{"id":10958,"date":"2026-08-12T10:37:05","date_gmt":"2026-08-12T10:37:05","guid":{"rendered":"https:\/\/pre-prod.roomz.io\/?post_type=blog&p=9630"},"modified":"2026-09-21T10:24:28","modified_gmt":"2026-09-21T10:24:28","slug":"workplace-management","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/roomz.io\/de\/blog\/workplace-management\/","title":{"rendered":"Workplace Management, Digital Workplace und IT Workplace Management im Vergleich"},"content":{"rendered":"

 <\/p>\n

Die Suchbegriffe werden oft synonym verwendet, meinen aber nicht dasselbe. F\u00fcr Strategie und Software-Auswahl ist die Abgrenzung wichtig.<\/div>\n

 <\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Begriff<\/th>\nFokus<\/th>\nTypische Themen<\/th>\nHauptverantwortung<\/th>\n<\/tr>\n
Workplace Management \/ Arbeitsplatzmanagement<\/strong><\/td>\nPhysische und digital unterst\u00fctzte Arbeitsumgebung<\/td>\nArbeitspl\u00e4tze, R\u00e4ume, Buchungen, Belegung, Services, Workplace Experience<\/td>\nWorkplace, Facility, CRE, HR, IT<\/td>\n<\/tr>\n
Digital Workplace Management<\/strong><\/td>\nDigitale Arbeitsumgebung und digitale Zusammenarbeit<\/td>\nIntranet, Kollaboration, Wissen, Workflows, digitale Employee Experience<\/td>\nIT, Digital Workplace, Internal Communications<\/td>\n<\/tr>\n
IT Workplace Management<\/strong><\/td>\nTechnischer Arbeitsplatz und Ger\u00e4te-Lifecycle<\/td>\nEndpoints, Betriebssysteme, Anwendungen, Patches, Security, Support, UEM<\/td>\nIT Operations, Service Desk, Security<\/td>\n<\/tr>\n
Modern Workplace Management<\/strong><\/td>\n\u00dcbergreifendes Zielbild f\u00fcr flexibles, vernetztes Arbeiten<\/td>\nCloud, Collaboration, Automatisierung, hybride Policies sowie teilweise physische Workplace-Services<\/td>\nIT, HR, Workplace, Management<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n
F\u00fcr Suchende mit dem Keyword \u00abwhat is workplace management\u00bb ist diese Unterscheidung besonders relevant: Wer Schreibtische, R\u00e4ume und Belegungsdaten steuern m\u00f6chte, braucht andere Funktionen als ein IT-Team, das Ger\u00e4te, Softwareverteilung und Sicherheitsupdates verwaltet. In einer modernen Organisation m\u00fcssen beide Welten miteinander sprechen \u2013 sie bleiben aber fachlich unterschiedliche Disziplinen:<\/div>\n

Warum Workplace Management f\u00fcr hybride Organisationen wichtig ist<\/h2>\n
Hybride Arbeit ver\u00e4ndert die Nachfrage nach B\u00fcrofl\u00e4chen. Anwesenheit schwankt st\u00e4rker nach Wochentag, Team, Rolle und Aufgabe. Gleichzeitig bleibt das B\u00fcro wichtig f\u00fcr Zusammenarbeit, soziale Bindung, Lernen und den Zugang zu spezialisierten R\u00e4umen.
\nEine randomisierte Studie mit 1.612 Mitarbeitenden zeigte, dass zwei Homeoffice-Tage pro Woche die K\u00fcndigungsrate um rund ein Drittel reduzierten, ohne die Leistungsbewertungen zu verschlechtern. Das Ergebnis stammt aus einem konkreten Technologieunternehmen und ist nicht automatisch auf jede Organisation \u00fcbertragbar. Es zeigt jedoch, dass hybride Modelle nicht zwangsl\u00e4ufig Leistung kosten. Zur Studie in Nature<\/a>Auch die digitale Zusammenarbeit ist l\u00e4ngst Teil des Betriebsmodells: 2024 f\u00fchrten 52,9 Prozent der Unternehmen mit mindestens zehn Besch\u00e4ftigten in der EU Online-Meetings durch.<\/div>\n

Eurostat ordnet diese Entwicklung ein<\/a> \u2192<\/p>\n

Workplace Management schafft daf\u00fcr einen operativen Rahmen. Es beantwortet nicht nur die Frage, wie viele Arbeitspl\u00e4tze vorhanden sind, sondern auch:Welche Arten von Arbeitsbereichen werden tats\u00e4chlich ben\u00f6tigt, zum Beispiel Besprechungsr\u00e4ume, Telefonkabinen, Shared Desks oder Einzelb\u00fcros? Zu welchen Zeiten und an welchen Wochentagen sind die B\u00fcros am st\u00e4rksten ausgelastet? Finden Mitarbeitende schnell einen verf\u00fcgbaren Arbeitsplatz oder Besprechungsraum? Wie hoch ist die No-Show-Rate, also die Differenz zwischen gebuchten und tats\u00e4chlich genutzten R\u00e4umen? Gibt es Bereiche, die dauerhaft untergenutzt sind?<\/div>\n
Die Herausforderung besteht darin, Flexibilit\u00e4t und Verl\u00e4sslichkeit auszubalancieren. Eurofound<\/a> weist darauf hin, dass hybride Arbeit Work-Life-Balance und Produktivit\u00e4t unterst\u00fctzen kann, zugleich aber Risiken wie l\u00e4ngere Arbeitszeiten, verschwimmende Grenzen und weniger soziale Interaktion mit sich bringt. Workplace Management kann diese Spannungen nicht allein l\u00f6sen, aber es liefert Strukturen, R\u00e4ume und Daten f\u00fcr bessere Entscheidungen.<\/div>\n

Ziele und Aufgaben im Arbeitsplatzmanagement<\/h2>\n
Ein professionelles Workplace Management verfolgt mehrere Ziele gleichzeitig. Die Gewichtung sollte aus der Unternehmensstrategie abgeleitet werden.<\/div>\n

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Ziel<\/th>\nKonkreter Beitrag<\/th>\n<\/tr>\n
Workplace Experience verbessern<\/strong><\/td>\nR\u00e4ume und Arbeitspl\u00e4tze schnell finden, buchen und nutzen; Reibungsverluste reduzieren.<\/td>\n<\/tr>\n
Fl\u00e4chen bedarfsgerecht einsetzen<\/strong><\/td>\n\u00dcber- und Unterversorgung erkennen und Raumtypen anhand der tats\u00e4chlichen Nutzung von Arbeitsbereichen optimieren.<\/td>\n<\/tr>\n
Zusammenarbeit unterst\u00fctzen<\/strong><\/td>\nEine vielf\u00e4ltige Arbeitsumgebung schaffen, die unterschiedliche T\u00e4tigkeiten im Arbeitsalltag unterst\u00fctzt, zum Beispiel Teammeetings, konzentriertes Arbeiten oder kurze Telefonate.<\/td>\n<\/tr>\n
Betrieb vereinfachen<\/strong><\/td>\nBuchung, Freigabe, Visualisierung, Support und Datenanalyse in klare Prozesse \u00fcberf\u00fchren.<\/td>\n<\/tr>\n
Kosten und Ressourcen steuern<\/strong><\/td>\nMiet-, Energie- und Betriebskosten anhand der Analyse von Belegungsdaten aus Sensoren fundiert bewerten.<\/td>\n<\/tr>\n
Nachhaltigkeit f\u00f6rdern<\/strong><\/td>\nFl\u00e4chen, Energieverbrauch und Ausstattung auf Basis der tats\u00e4chlichen Nutzung optimieren und gleichzeitig nachhaltige sowie ressourcenschonende L\u00f6sungen einsetzen.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

 <\/p>\n

Nicht jedes Ziel l\u00e4sst sich mit derselben Kennzahl messen. Eine h\u00f6here Auslastung kann wirtschaftlich sinnvoll sein, darf aber nicht zu fehlenden R\u00fcckzugsr\u00e4umen oder dauerhaftem Suchaufwand f\u00fchren. Deshalb geh\u00f6rt die Workplace Experience genauso in das Zielsystem wie Fl\u00e4cheneffizienz.<\/div>\n

Die zentralen Bausteine eines modernen Workplace Managements<\/h2>\n
\n
Sechs Kriterien haben sich in der Praxis als entscheidend erwiesen:<\/div>\n
    \n
  1. \n
      \n
    1. Strategie und Governance<\/strong>:
      \nAm Anfang stehen ein klares Zielbild, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsregeln. Workplace, Facility, HR, IT, Datenschutz, Corporate Real Estate und gegebenenfalls die Arbeitnehmervertretung sollten fr\u00fch eingebunden werden. So entstehen gemeinsame Definitionen f\u00fcr Ressourcen, Daten, KPIs und Entscheidungen zur Fl\u00e4chenplanung.<\/li>\n
    2. Buchung und Orientierung: <\/strong>
      \nMitarbeitende m\u00fcssen Arbeitspl\u00e4tze, Besprechungsr\u00e4ume oder Telefonkabinen schnell und einfach finden und buchen k\u00f6nnen. Interaktive Geb\u00e4ude- und Etagenpl\u00e4ne, eine Buchungs-App f\u00fcr Desktop und Smartphone, wie beispielsweise myROOMZ<\/a> sowie eine Echtzeitanzeige der Belegung helfen dabei, den Suchaufwand deutlich zu reduzieren.
      \nEntscheidend ist, dass sich diese Funktionen nahtlos in die bereits genutzten Arbeitswerkzeuge wie Kalender, Microsoft 365 oder Google Workspace integrieren<\/li>\n
    3. Belegung und tats\u00e4chliche Nutzung:<\/strong>
      \nBuchungsdaten zeigen Absicht, nicht zwingend Nutzung. Ein reservierter Raum kann leer bleiben; ein nicht buchbarer Huddle Space kann stark genutzt werden. Belegungssensorik erg\u00e4nzt deshalb das Bild. Sie sollte nur die Daten erfassen, die f\u00fcr den definierten Zweck erforderlich sind.
      \nErst der Vergleich von Buchungs- und Belegungsdaten liefert ein verl\u00e4ssliches Bild der tats\u00e4chlichen Nutzung von Arbeitsbereichen. So werden No-Shows, reservierte, aber ungenutzte R\u00e4ume sowie Bereiche sichtbar, die h\u00e4ufig spontan genutzt werden und dadurch m\u00f6glicherweise \u00fcberlastet sind.<\/li>\n
    4. Workplace Analytics:<\/strong>
      \nWorkplace Analytics verdichten Buchungs- und Belegungsdaten zu Mustern. Verantwortliche k\u00f6nnen Geb\u00e4ude, Etagen, Zonen oder Raumtypen vergleichen, Spitzenzeiten erkennen und Ver\u00e4nderungen \u00fcber einen l\u00e4ngeren Zeitraum bewerten. Gute Dashboards beantworten konkrete Fragen, statt m\u00f6glichst viele Diagramme zu zeigen.
      \nDurch den Einsatz von Tags, zum Beispiel nach Abteilung, Ausstattung, Zone, Geb\u00e4ude oder anderen relevanten Kriterien, lassen sich individuelle Dashboards erstellen. So wird auf einen Blick sichtbar, welche Arbeitsbereiche besonders stark oder nur wenig genutzt werden und welche Faktoren diese Unterschiede beeinflussen.
      \nDiese Analysen schaffen eine fundierte Grundlage f\u00fcr Entscheidungen zur Fl\u00e4chenplanung. So kann beispielsweise die Anzahl der Telefonkabinen erh\u00f6ht werden, wenn Fokusbereiche dauerhaft ausgelastet sind, zus\u00e4tzliche kleine Besprechungsr\u00e4ume geschaffen oder wenig genutzte Fl\u00e4chen einer neuen Nutzung zugef\u00fchrt werden. Investitionen orientieren sich damit an den tats\u00e4chlichen Bed\u00fcrfnissen der Mitarbeitenden statt an Annahmen.<\/li>\n
    5. Integrationen und Betrieb:<\/strong>
      \nWorkplace-Management-Software muss in die bestehende IT- und Geb\u00e4udelandschaft passen. Dazu geh\u00f6ren Kalender, Microsoft 365, Google Workspace, SSO, WLAN, digitale Anzeigen, gegebenenfalls Zutrittssysteme und Reporting.
      \nEine native Integration in die bereits genutzten Arbeitswerkzeuge erleichtert nicht nur die Einf\u00fchrung und Verwaltung der L\u00f6sung, sondern f\u00f6rdert auch ihre Akzeptanz im Arbeitsalltag. Mitarbeitende k\u00f6nnen Besprechungsr\u00e4ume oder Arbeitspl\u00e4tze direkt \u00fcber ihre gewohnten Anwendungen buchen, ohne ihre bestehenden Arbeitsabl\u00e4ufe \u00e4ndern zu m\u00fcssen.
      \nCloud- oder On-Premise-Modelle sind anhand von Sicherheit, Betrieb, Updatef\u00e4higkeit und internen Ressourcen zu bewerten.<\/li>\n
    6. Change Management und kontinuierliche Verbesserung:<\/strong>
      \nNeue Buchungsregeln oder Desk-Sharing-Konzepte ver\u00e4ndern Routinen. Pilotgruppen, verst\u00e4ndliche Kommunikation, Feedback und sichtbare Verbesserungen erh\u00f6hen die Akzeptanz. Workplace Management ist kein einmaliges Einrichtungsprojekt, sondern ein Regelkreis.<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
       <\/p>\n

       <\/p>\n

      \"ROOMZ<\/a><\/p>\n

      ROOMZ Advanced Analytics erfasst die tats\u00e4chliche Nutzung von R\u00e4umen und Arbeitspl\u00e4tzen und macht Workplace Management damit messbar.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

      So funktioniert datenbasiertes Workplace Management<\/h2>\n
      Datenbasiertes Workplace Management verbindet Planung, Nutzung und Verbesserung. Ein praxistauglicher Regelkreis sieht so aus:<\/div>\n
        \n
      1. Nachfrage verstehen<\/strong>:
        \nTeams, T\u00e4tigkeiten, Anwesenheitsmuster und ben\u00f6tigte Raumtypen erfassen..<\/li>\n
      2. Ressourcen visualisieren: <\/strong>
        \nArbeitspl\u00e4tze, Besprechungsr\u00e4ume und weitere Arbeitsbereiche auf interaktiven Etagenpl\u00e4nen \u00fcbersichtlich darstellen.<\/li>\n
      3. Buchungen erm\u00f6glichen:<\/strong>
        \nMitarbeitenden die M\u00f6glichkeit geben, passende Arbeitsbereiche direkt \u00fcber das Raumplanungsdisplay oder ihr gewohntes Buchungssystem einfach zu reservieren.<\/li>\n
      4. Tats\u00e4chliche Belegung erfassen:<\/strong>
        \nMithilfe von Belegungssensoren und Buchungsdaten erkennen, welche Arbeitsbereiche tats\u00e4chlich genutzt werden.<\/li>\n
      5. Verbesserungen und Fl\u00e4chenanpassungen umsetzen:<\/strong>
        \nBuchungsregeln, Raumtypen (zum Beispiel Besprechungsr\u00e4ume, Telefonkabinen oder Arbeitspl\u00e4tze) sowie die Ausstattung (zum Beispiel Doppelbildschirme oder Videokonferenztechnik) auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse an den tats\u00e4chlichen Bedarf anpassen.<\/li>\n
      6. Ergebnisse messen:<\/strong>
        \n\u00dcberpr\u00fcfen, ob sich Workplace Experience, Verf\u00fcgbarkeit der Arbeitsbereiche, Fl\u00e4chennutzung und betriebliche Effizienz tats\u00e4chlich verbessert haben. In dieser Phase ist es wichtig, das Feedback aller Beteiligten, von Mitarbeitenden \u00fcber Facility und IT bis hin zum Management, systematisch einzuholen und in die weitere Optimierung einzubeziehen.<\/li>\n<\/ol>\n<\/div>\n\n\n\n
         <\/p>\n

         <\/p>\n

        \"ROOMZ<\/p>\n

        ROOMZ Floorplans \u2013 Verf\u00fcgbarkeit aller Arbeitspl\u00e4tze in Echtzeit im Blick.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

        Die wichtigste Unterscheidung lautet: Reservierung ist nicht Belegung. Erst der Vergleich beider Datenarten macht No-Shows, spontane Nutzung und unpassende Kapazit\u00e4ten sichtbar. Daraus entstehen handlungsf\u00e4hige Entscheidungen \u2013 zum Beispiel Auto-Release f\u00fcr ungenutzte Buchungen, mehr kleine Besprechungsr\u00e4ume oder eine andere Verteilung von Fokus- und Kollaborationsfl\u00e4chen.<\/div>\n

        Die wichtigsten KPIs im Workplace Management<\/h2>\n
        Kennzahlen sollten immer mit einer Entscheidungsfrage verkn\u00fcpft sein. Eine hohe Datenmenge ist kein Qualit\u00e4tsmerkmal. Diese KPIs bilden einen sinnvollen Startpunkt:<\/div>\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
        Kennzahl<\/th>\nBeispielhafte Berechnung<\/th>\nEntscheidungsfrage<\/th>\n<\/tr>\n
        Belegungsquote<\/strong><\/td>\nBelegte Zeit \u00f7 verf\u00fcgbare Zeit<\/td>\nWie stark wird eine Ressource tats\u00e4chlich genutzt?<\/td>\n<\/tr>\n
        Buchungsquote<\/strong><\/td>\nGebuchte Zeit \u00f7 verf\u00fcgbare Zeit<\/td>\nWie hoch ist die geplante Nachfrage?<\/td>\n<\/tr>\n
        No-Show-Rate<\/strong><\/td>\nGebuchte, aber nicht belegte Termine \u00f7 alle Buchungen<\/td>\nWie viel Kapazit\u00e4t wird blockiert, ohne genutzt zu werden?<\/td>\n<\/tr>\n
        Ad-hoc-Nutzung<\/strong><\/td>\nBelegte, aber nicht gebuchte Zeit<\/td>\nWelche Arbeitsbereiche und Raumtypen werden h\u00e4ufig ohne vorherige Reservierung genutzt?<\/td>\n<\/tr>\n
        Spitzenbelegung<\/strong><\/td>\nH\u00f6chste Belegung in definierten Zeitfenstern<\/td>\nReicht die Kapazit\u00e4t an kritischen Tagen und Zeiten?
        \nWann sind die Auslastungsspitzen (Wochentage, Uhrzeiten)?<\/td>\n<\/tr>\n
        Nutzung nach Raumtyp<\/strong><\/td>\nBelegung nach Desk, Meetingraum, Huddle, Fokuszone<\/td>\nPasst der Fl\u00e4chenmix zur tats\u00e4chlichen Arbeit?
        \nBietet das Arbeitsplatzangebot ausreichend vielf\u00e4ltige Arbeitsbereiche f\u00fcr die unterschiedlichen Bed\u00fcrfnisse der Mitarbeitenden?<\/td>\n<\/tr>\n
        Freigabequote<\/strong><\/td>\nAutomatisch oder manuell freigegebene Buchungen<\/td>\nWie wirksam sind Auto-Release und Nutzerregeln?<\/td>\n<\/tr>\n
        Adoption<\/strong><\/td>\nAktive Nutzende oder Buchungen im Verh\u00e4ltnis zur Zielgruppe<\/td>\nWird das System im Alltag angenommen?<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

         <\/p>\n

        Vergleichen Sie Kennzahlen nicht isoliert. Eine geringe durchschnittliche Belegung kann mit hohen Spitzen an einzelnen Tagen einhergehen. Ebenso kann eine hohe Belegung negativ sein, wenn Mitarbeitende regelm\u00e4ssig keinen passenden Raum finden. Zeitverlauf, Raumtyp, Etage und Nutzerfeedback liefern den n\u00f6tigen Kontext.<\/div>\n

        Workplace Management in sieben Schritten einf\u00fchren<\/h2>\n
        Kennzahlen sollten immer mit einer Entscheidungsfrage verkn\u00fcpft sein. Eine hohe Datenmenge ist kein Qualit\u00e4tsmerkmal. Diese KPIs bilden einen sinnvollen Startpunkt:<\/div>\n

        Schritt 1: Ziele und Use Cases festlegen<\/h3>\n
        Definieren Sie zuerst, welches Problem gel\u00f6st werden soll: No-Shows reduzieren, Desk Sharing verl\u00e4sslich organisieren, freie Huddle Spaces sichtbar machen oder eine Fl\u00e4chenentscheidung vorbereiten. Legen Sie messbare Zielgr\u00f6ssen fest.<\/div>\n
        \n

        Schritt 2: Stakeholder und Governance bestimmen<\/h3>\n
        Binden Sie Workplace, Facility, HR, IT, Datenschutz, Corporate Real Estate und gegebenenfalls die Arbeitnehmervertretung ein. Kl\u00e4ren Sie Datenverantwortung, Betrieb, Support und Entscheidungsrechte.<\/div>\n
        \n

        Schritt 3: Baseline und Datenqualit\u00e4t pr\u00fcfen<\/h3>\n
        Analysieren Sie Ihre bestehenden Arbeitsbereiche und die Nutzungsm\u00f6glichkeiten, die sie bieten. Inwieweit erf\u00fcllen sie die Anforderungen der Mitarbeitenden?
        \nWelche L\u00f6sungen f\u00fcr die Raum- und Arbeitsplatzbuchung sowie f\u00fcr die Zusammenarbeit sind bereits im Einsatz?
        \nWelche allt\u00e4glichen Herausforderungen berichten die Nutzenden, zum Beispiel lange Suchzeiten nach einem freien Besprechungsraum oder reservierte, aber ungenutzte R\u00e4ume?<\/div>\n
        \n

        Schritt 4: Datenschutz und Sicherheit gestalten<\/h3>\n
        Legen Sie fest, welche Daten sensibel sind, zum Beispiel Besprechungstitel oder die Namen der Organisatoren. Definieren Sie Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrollen und Transparenz gegen\u00fcber den Mitarbeitenden. Bewerten Sie gemeinsam mit den zust\u00e4ndigen Fachbereichen, ob Cloud oder On-Premise besser geeignet sind und welche Anforderungen an SSO, WLAN und Integrationen bestehen.<\/div>\n
        \n

        Schritt 5: Einen repr\u00e4sentativen Pilot starten<\/h3>\n
        W\u00e4hlen Sie eine Etage oder einen Bereich mit typischen Raumarten und einer engagierten Nutzergruppe. Der Pilot sollte die Buchungsprozesse unter realen Bedingungen testen, Abweichungen zwischen Buchungsdaten und der tats\u00e4chlichen Belegung mithilfe von Sensoren sichtbar machen und bewerten, wie gut die L\u00f6sung im Arbeitsalltag von den Mitarbeitenden angenommen wird.<\/div>\n
        \n

        Schritt 6: Nutzung begleiten und Feedback auswerten<\/h3>\n
        Erkl\u00e4ren Sie Regeln und Nutzen, bieten Sie kurze Hilfen an und beobachten Sie Akzeptanz, Datenqualit\u00e4t und Supportf\u00e4lle. Kombinieren Sie quantitative Kennzahlen mit qualitativen R\u00fcckmeldungen.<\/div>\n
        \n

        Schritt 7: Wirkung messen und kontrolliert skalieren<\/h3>\n
        Vergleichen Sie die Ergebnisse mit der Baseline. Skalieren Sie nur Funktionen, die nachweislich funktionieren, und etablieren Sie einen festen Rhythmus f\u00fcr Reviews und Anpassungen.
        \nMit der ROOMZ Experience Box<\/a> k\u00f6nnen Sie die L\u00f6sung in einer realen Arbeitsumgebung testen und Ihren ersten Besprechungsraum dank der kabellosen Installation in weniger als einer Stunde ausstatten.<\/div>\n
        \n

        Die Bedeutung vielf\u00e4ltiger Arbeitsbereiche f\u00fcr eine erfolgreiche Fl\u00e4chenstrategie<\/h2>\n
        Der Erfolg einer Workplace-Management-Strategie h\u00e4ngt nicht allein von der Anzahl der verf\u00fcgbaren Arbeitspl\u00e4tze ab. Entscheidend ist vielmehr, ob die Arbeitsumgebung die unterschiedlichen Anforderungen der Mitarbeitenden im Arbeitsalltag unterst\u00fctzt. Ein typischer Arbeitstag umfasst Teammeetings, konzentriertes Arbeiten, Videokonferenzen, informellen Austausch oder kreative Zusammenarbeit. Kein einzelner Arbeitsbereich kann all diese Anforderungen gleichermassen erf\u00fcllen.<\/div>\n
        Die Daten aus Workplace-Management-L\u00f6sungen helfen dabei, den tats\u00e4chlichen Bedarf der Mitarbeitenden sichtbar zu machen. Durch die Analyse von Buchungen, tats\u00e4chlicher Belegung und Nutzungsmustern erkennen Unternehmen, welche Arbeitsbereiche besonders gefragt sind, welche nur selten genutzt werden und wo Kapazit\u00e4ten fehlen. Auf dieser Grundlage lassen sich Fl\u00e4chen gezielt weiterentwickeln, beispielsweise durch zus\u00e4tzliche Telefonkabinen, kleine Besprechungsr\u00e4ume oder kollaborative Arbeitsbereiche, wenn die Daten einen steigenden Bedarf zeigen.<\/div>\n
        Diese Erkenntnisse werden durch die Leesman-Studie \u201e The Value of Variety<\/a>\u201c best\u00e4tigt. Demnach erreichen 65% der Arbeitsumgebungen mit einer vielf\u00e4ltigen Auswahl an Arbeitsbereichen einen Leesman Index (Lmi) von mindestens 70, verglichen mit nur 17% der Arbeitsumgebungen mit geringer Vielfalt. Entscheidend f\u00fcr eine positive Workplace Experience ist somit nicht allein ein Flex-Office-Konzept, sondern das Angebot passender Arbeitsbereiche f\u00fcr unterschiedliche T\u00e4tigkeiten.<\/div>\n
        Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Blogartikel:<\/div>\n

        Wie Vielfalt am Arbeitsplatz die Mitarbeiterzufriedenheit steigert<\/a> \u2192<\/p>\n

        Auswahlkriterien f\u00fcr Workplace-Management-Software<\/h2>\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
        Kriterium<\/th>\nPr\u00fcffrage<\/th>\n<\/tr>\n
        Passender Funktionsumfang<\/strong><\/td>\nUnterst\u00fctzt die L\u00f6sung genau die Ressourcen und Prozesse, die Sie ben\u00f6tigen, ohne unn\u00f6tige Komplexit\u00e4t?<\/td>\n<\/tr>\n
        Nutzerfreundlichkeit<\/strong><\/td>\nK\u00f6nnen Mitarbeitende R\u00e4ume und Arbeitspl\u00e4tze mit wenigen Schritten finden, buchen und freigeben?<\/td>\n<\/tr>\n
        Buchung plus Belegung<\/strong><\/td>\nLassen sich geplante Reservierungen und tats\u00e4chliche Nutzung gemeinsam auswerten?<\/td>\n<\/tr>\n
        Integrationen<\/strong><\/td>\nPasst die L\u00f6sung zu Kalendern, Teams, Outlook, Google Workspace, SSO und bestehender Infrastruktur?<\/td>\n<\/tr>\n
        Digitale Grundrisse<\/strong><\/td>\nSind Geb\u00e4ude, Etagen, Raumtypen und Live-Status verst\u00e4ndlich visualisierbar?<\/td>\n<\/tr>\n
        Datenschutz und Sicherheit<\/strong><\/td>\nSind die Grunds\u00e4tze f\u00fcr Datenanonymisierung, Verschl\u00fcsselung, Zugriffsmanagement und Compliance im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO klar definiert?<\/td>\n<\/tr>\n
        Cloud oder On-Premise<\/strong><\/td>\nEntspricht das Modell den internen Anforderungen und verf\u00fcgbaren Betriebsressourcen?<\/td>\n<\/tr>\n
        Skalierbarkeit<\/strong><\/td>\nKann der Pilot auf weitere Etagen, Standorte und Ressourcen erweitert werden?<\/td>\n<\/tr>\n
        Analytics<\/strong><\/td>\nLiefert das System verst\u00e4ndliche, exportierbare und handlungsf\u00e4hige Auswertungen?<\/td>\n<\/tr>\n
        Hardware und Wartung<\/strong><\/td>\nWie hoch sind Installationsaufwand, Verkabelung, Energiebedarf, Batterielaufzeit und Wartung?<\/p>\n
        <\/div>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

        Aufgaben eines Workplace Managers<\/h2>\n
        Ein Workplace Manager verbindet Strategie und Alltag. Die Rolle koordiniert nicht nur R\u00e4ume, sondern \u00fcbersetzt Gesch\u00e4ftsziele und Mitarbeitendenbed\u00fcrfnisse in konkrete Services, Regeln und Verbesserungen.<\/div>\n
        \n