{"id":3592,"date":"2023-02-10T16:21:37","date_gmt":"2023-02-10T16:21:37","guid":{"rendered":"https:\/\/pre-prod.roomz.io\/?post_type=blog&p=3592"},"modified":"2026-09-21T13:43:52","modified_gmt":"2026-09-21T13:43:52","slug":"flex-office-ein-schrittweiser-prozess-fuer-einen-kontrollierten-wandel","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/roomz.io\/de\/blog\/flex-office-ein-schrittweiser-prozess-fuer-einen-kontrollierten-wandel\/","title":{"rendered":"Flex Office: ein schrittweiser Prozess f\u00fcr einen kontrollierten Wandel"},"content":{"rendered":"

Mit der Zunahme der Arbeit im Homeoffice in den letzten zwei Jahren wurde das Interesse am Flex Office geweckt. Wenn die Mitarbeiter nicht vor Ort im B\u00fcro arbeiten, wollen immer mehr Unternehmen die frei gewordenen Quadratmeter optimieren.
\nMittlerweile arbeitet ein grosser Teil der Arbeitnehmer weltweit im Homeoffice und verf\u00fcgt somit zu Hause \u00fcber die notwendigen Ger\u00e4te zur Erf\u00fcllung der Aufgaben. Diese Praxis scheint sich langfristig durchzusetzen. Im Jahr 2021 gaben 86% der Arbeitnehmer an, dass sie nach der Pandemie weiterhin im Homeoffice arbeiten m\u00f6chten, und 66 % der F\u00fchrungskr\u00e4fte sind davon \u00fcberzeugt, dass das Arbeiten im Homeoffice auch in Zukunft ausgebaut wird.\u00b9<\/p>\n

Bei diesen neuen Formen der Zusammenarbeit ist es nicht mehr sinnvoll, in einem Unternehmen \u00fcber genauso viele B\u00fcros wie Mitarbeiter zu verf\u00fcgen. Es ist verlockend, die Anzahl der fest zugewiesenen B\u00fcros zu reduzieren, um gemeinsame nicht jedoch individuelle Arbeitsbereiche, weiterzuentwickeln.<\/p>\n

Die Herausforderung besteht nun darin, diese neuen Organisationsformen in den Unternehmen zu implementieren und dabei auf die richtige Weise vorzugehen. In dieser \u00dcbergangsphase, in der es auch darum geht, Akzeptanz zu erzielen, sollte ein flexibles und integratives Ver\u00e4nderungsmanagement in mehreren Etappen erfolgen. So l\u00e4sst sich ein \u00dcbergang gestalten, der von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verstanden und akzeptiert wird.<\/p>\n

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1. Die Integration einer Testphase in die Transformation Ihrer Arbeitsr\u00e4ume<\/strong><\/h1>\n

Wie vor jedem gr\u00f6sseren Projekt in einem Unternehmen und angesichts der Herausforderungen ist es sehr empfehlenswert, mit einer Testphase zu beginnen. Dabei wird ein repr\u00e4sentatives Pilotprojekt der L\u00f6sung implementiert.<\/p>\n

Die Idee ist, das Flex Office in einem kleinen Teil der Teams (5 bis 10 %), nur in einer Abteilung oder auf freiwilliger Basis zu integrieren. W\u00e4hrend des Pilotprojekts wird ausgebildet, getestet und insbesondere zugeh\u00f6rt. Wie wird das Konzept wahrgenommen? Welche Erwartungen gibt es? Welche Bef\u00fcrchtungen?<\/p>\n

Es gibt zahlreiche Messmethoden f\u00fcr diese A\/B-Testphase: Frageb\u00f6gen, pers\u00f6nliche Interviews, QR-Codes, die in den R\u00e4umen angebracht werden, damit die Mitarbeiter ein direktes Feedback \u00fcber ihre Gef\u00fchle geben und Verbesserungen vorschlagen k\u00f6nnen…
\nAuf der Grundlage der R\u00fcckmeldungen wird dann die Ausgestaltung angepasst und die technologische L\u00f6sung definiert, die am besten zur jeweiligen internen Organisation passt. Das Schl\u00fcsselwort dabei lautet: Integration.
\nIn dieser Phase ist es auch empfehlenswert, die \u00fcbrigen Teams \u00fcber das Projekt zu informieren, selbst wenn man sich noch in der Anfangsphase befindet. Erkl\u00e4ren Sie, dass sich diese Arbeitsmethode derzeit in der Beta-Testphase befindet, um alle Mitarbeiter und Abteilungen von Anfang an einzubeziehen und sie auf eine breitere Implementierung vorzubereiten.<\/p>\n

Sich Zeit zu nehmen, um die Gr\u00fcnde f\u00fcr diese Ver\u00e4nderung zu erkl\u00e4ren, ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Warum m\u00f6chten wir tendenziell weniger B\u00fcros einrichten? Wenn jeder mindestens zwei Tage pro Woche im Homeoffice arbeitet, welchen Vorteil hat es, ein B\u00fcro pro Mitarbeiter zu behalten? W\u00e4re es nicht sinnvoller, diese R\u00e4ume in Orte der Zusammenarbeit umzuwandeln, um noch bessere Erfahrungen zu erm\u00f6glichen?<\/p>\n

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2. Occupancy-Sensoren: eine einfache M\u00f6glichkeit, mit dem Flex Office zu beginnen<\/strong><\/h1>\n

Wenn man sich erst einmal mit dem Gedanken angefreundet hat, kein eigenes B\u00fcro mehr zu besitzen, und weiss, welche Art von Flex Office angestrebt wird, ist die Integration von Sensoren eine moderate M\u00f6glichkeit f\u00fcr den Start des Konzeptes.<\/p>\n

Durch die einfache Positionierung von Belegungssensoren unter den Schreibtischen, beispielsweise dem ROOMZ Desk Sensor<\/a>, und durch die Digitalisierung der Arbeitsbereiche auf einem Bildschirm, der an einem h\u00e4ufig frequentierten Ort angebracht wird, k\u00f6nnen die Mitarbeiter in wenigen Sekunden einen freien Platz in dem Bereich finden, in dem sie arbeiten m\u00f6chten.<\/p>\n

F\u00fcr diese Art des Flex Office ist keine Verwaltungsplattform zur Buchung von Arbeitsr\u00e4umen, auf die alle Zugriff haben m\u00fcssten, erforderlich. Dies greift daher in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter nur wenig ein.
\nMan kommt einfach ins B\u00fcro, schaut sich den Grundriss auf dem Bildschirm an, um einen freien Platz zu finden, und setzt sich an diesen Platz, um zu arbeiten. Sobald der Raum besetzt ist, wird er auf dem Grundrissplan rot dargestellt und steht anderen Mitarbeitern nicht mehr zur Verf\u00fcgung.<\/p>\n

Diese Methode, bei der man sozusagen einen Arbeitsplatz \u00abparkt\u00bb, hat jedoch ihre Grenzen. Denn es ist nicht m\u00f6glich, einen Arbeitsplatz im Voraus zu reservieren, um die B\u00fcroarbeit zu planen. Diese Methode gleicht dem \u00abFirst come, first serve\u00bb Prinzip und kann daher nur bei einem geringen Flex-Office-Anteil funktionieren, der in der Regel bei bis zu 20 % liegt.<\/p>\n

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3. Die Integration eines Arbeitsplatz-Buchungssoftware<\/strong><\/h1>\n

Um die Optimierung noch weiter voranzutreiben und vor allem, um eine echte Zusammenarbeit zwischen und innerhalb von Abteilungen zu erm\u00f6glichen, ist der Zugriff auf eine Plattform zur Buchung von Arbeitsr\u00e4umen erforderlich.<\/p>\n

Tools wie myROOMZ<\/a> erm\u00f6glichen den Arbeitnehmern eine pers\u00f6nlichere Erfahrung, da sie dank mehrerer wichtiger Funktionen ihre Arbeit zwischen Homeoffice und Pr\u00e4senz im B\u00fcro vollst\u00e4ndig selbst organisieren k\u00f6nnen:<\/p>\n