{"id":3580,"date":"2023-02-10T16:21:37","date_gmt":"2023-02-10T16:21:37","guid":{"rendered":"https:\/\/pre-prod.roomz.io\/?post_type=blog&p=3580"},"modified":"2026-09-21T13:43:04","modified_gmt":"2026-09-21T13:43:04","slug":"le-flex-office-un-processus-graduel-pour-un-changement-maitrise","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/roomz.io\/fr\/blog\/le-flex-office-un-processus-graduel-pour-un-changement-maitrise\/","title":{"rendered":"Le Flex office: un processus graduel pour une transition maitris\u00e9e"},"content":{"rendered":"

L\u2019essor du Flex Office avec le Home Office<\/h2>\n

Avec le d\u00e9veloppement du t\u00e9l\u00e9travail ces deux derni\u00e8res ann\u00e9es, le Flex Office suscite l\u2019int\u00e9r\u00eat de plus en plus de structures, d\u00e9sireuses d\u2019optimiser les m\u00e8tres carr\u00e9s rendus disponibles lorsque les salari\u00e9s ne sont pas pr\u00e9sents sur site.<\/p>\n

Une adoption massive du t\u00e9l\u00e9travail<\/h2>\n

C\u2019est d\u00e9sormais un fait, une grande partie des travailleurs dans le monde a adopt\u00e9 le t\u00e9l\u00e9travail ce qui signifie que la grande majorit\u00e9 des salari\u00e9s poss\u00e8dent d\u00e9sormais les \u00e9quipements n\u00e9cessaires chez eux pour assurer leurs fonctions et cette pratique semble bien partie pour s\u2019installer dans la dur\u00e9e. En effet, en 2021 pr\u00e8s de 86% des salari\u00e9s d\u00e9clarent vouloir poursuivre le t\u00e9l\u00e9travail apr\u00e8s la crise sanitaire et 66% des dirigeants sont convaincus que le t\u00e9l\u00e9travail continuera de se d\u00e9velopper.\u00b9<\/p>\n

Repenser l\u2019am\u00e9nagement des bureaux<\/h2>\n

Avec ces nouvelles pratiques de collaboration, conserver le m\u00eame nombre de bureaux que de salari\u00e9s pour une entreprise n\u2019a plus vraiment de sens et il devient tentant de r\u00e9duire le nombre de bureaux attitr\u00e9s pour penser espaces de travail communs et non plus individuels.<\/p>\n

Accompagner la transition par la conduite du changement<\/h2>\n

Toute la probl\u00e9matique repose d\u00e9sormais sur ces nouvelles organisations et sur la mani\u00e8re de les impl\u00e9menter au sein des entreprises. Dans cette p\u00e9riode de transition et pour r\u00e9ussir le d\u00e9fi de l’adh\u00e9sion, plusieurs \u00e9tapes devraient \u00eatre mises en place afin de mener une conduite du changement souple et inclusive et d\u2019avoir une transition comprise et accept\u00e9e par les collaborateurs et collaboratrices:<\/p>\n

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1. Int\u00e9grer une phase de test dans la transformation de vos espaces de travail<\/strong><\/h2>\n

Comme avant tout lancement de projet majeur en entreprise et compte tenu des enjeux il est fortement recommand\u00e9 de d\u00e9marrer par une phase de test en impl\u00e9mentant un pilote repr\u00e9sentatif\u00a0de la solution.<\/p>\n

L\u2019id\u00e9e est ici d\u2019int\u00e9grer le Flex Office sur une petite partie des \u00e9quipes (5 \u00e0 10%), sur un service seulement ou sur la base du volontariat. On \u00e9duque, on teste et surtout, on \u00e9coute. Comment le concept est-il per\u00e7u ? Quelles sont les attentes ? Les craintes ?<\/p>\n

Les m\u00e9thodes de mesures afin de mettre en place cette \u00e9tape d\u2019A\/B testing sont nombreuses: questionnaires, entretiens individuels, QR codes plac\u00e9s dans les espaces pour que les salari\u00e9s puissent faire un retour direct sur leurs ressentis et proposer des axes d\u2019am\u00e9lioration\u2026
\nEn fonction des retours, on adapte alors les am\u00e9nagements et on d\u00e9finit les solutions technologiques les plus adapt\u00e9es \u00e0 notre organisation interne, le maitre mot \u00e9tant: l\u2019int\u00e9gration.
\nAinsi, durant cette phase, il est aussi conseill\u00e9 de communiquer sur le projet au reste des \u00e9quipes et ce, m\u00eame si nous n\u2019en sommes qu\u2019au d\u00e9but. Expliquer que cette m\u00e9thode de travail est actuellement en phase de beta testing afin d\u2019int\u00e9grer tous les collaborateurs et tous les services d\u00e8s la gen\u00e8se du processus et de les pr\u00e9parer en amont \u00e0 un d\u00e9ploiement plus large.<\/p>\n

Prendre \u00e9galement le temps d\u2019expliquer les raisons de ce changement est primordial. Pourquoi souhaitons-nous tendre vers moins de bureaux\u00a0? Si tout le monde est en t\u00e9l\u00e9travail au moins deux jours par semaine, quel est l\u2019int\u00e9r\u00eat de conserver un bureau par salari\u00e9\u00a0? Ne vaut-il pas mieux transformer ces espaces pour en cr\u00e9er des lieux de collaboration o\u00f9 l\u2019exp\u00e9rience n\u2019en sera que meilleure\u00a0?<\/p>\n

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2. Les capteurs d’occupation : une approche simple pour d\u00e9marrer avec le Flex Office<\/strong><\/h2>\n

Une fois que l\u2019id\u00e9e de ne plus poss\u00e9der son bureau attitr\u00e9 a fait son chemin et que l\u2019on sait vers quel type de Flex Office on souhaite aller, une mani\u00e8re mod\u00e9r\u00e9e de d\u00e9marrer avec le concept est l\u2019int\u00e9gration de capteurs.<\/p>\n

En positionnant simplement des capteurs d\u2019occupation sous les bureaux tels que le ROOMZ Desk Sensor<\/a> et en digitalisant les espaces de travail sur un \u00e9cran plac\u00e9 dans un lieu de passage, les salari\u00e9s pourront trouver en quelques secondes un espace disponible dans la zone o\u00f9 ils souhaitent travailler.<\/p>\n

\"Desk<\/a>
\u00a9 ROOMZ Desk occupancy sensor<\/figcaption><\/figure>\n

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\nCette m\u00e9thode de Flex Office ne n\u00e9cessite en rien l\u2019int\u00e9gration d\u2019une plateforme de gestion de r\u00e9servation d\u2019espaces de travail \u00e0 laquelle tout le monde devrait adh\u00e9rer et est donc moins \u00ab\u00a0intrusive\u00a0\u00bb dans la vie quotidienne des collaborateurs.
\nIl s\u2019agit simplement d\u2019arriver au bureau, de visualiser le plan d\u2019\u00e9tage sur \u00e9cran pour trouver un espace disponible et d\u2019aller s\u2019y installer pour travailler. Une fois occup\u00e9, l\u2019espace apparaitra alors en rouge sur le plan g\u00e9n\u00e9ral et ne sera plus disponible pour les autres collaborateurs.<\/p>\n

Aussi surnomm\u00e9e la m\u00e9thode \u00ab parking \u00bb cette organisation a tout de m\u00eame ses limites. Ici, il n\u2019est pas possible de r\u00e9server un poste \u00e0 l\u2019avance pour anticiper sa venue. C\u2019est un peu la th\u00e9orie du \u00ab premier arriv\u00e9 premier servi \u00bb et c\u2019est pour cela que cette politique ne peut fonctionner que sur des taux de Flex Office l\u00e9gers se situant en g\u00e9n\u00e9ral entre 80 et 90%.<\/p>\n

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3. L\u2019int\u00e9gration d’un syst\u00e8me de r\u00e9servation des espaces de travail
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Pour pousser l\u2019optimisation plus loin et surtout, pour permettre une vraie collaboration inter et intra services, l\u2019adh\u00e9sion \u00e0 une plateforme de r\u00e9servation d\u2019espaces de travail est n\u00e9cessaire.<\/p>\n

Des outils tels que myROOMZ<\/a> vont en effet permettent aux salari\u00e9s de cr\u00e9er une exp\u00e9rience plus personnalis\u00e9e et de pouvoir pleinement s\u2019organiser entre t\u00e9l\u00e9travail et pr\u00e9sentiel gr\u00e2ce \u00e0 plusieurs fonctions cl\u00e9s\u00a0:<\/p>\n