{"id":4341,"date":"2024-02-21T07:25:04","date_gmt":"2024-02-21T07:25:04","guid":{"rendered":"https:\/\/pre-prod.roomz.io\/blog\/flex-office-beyond-cost-optimisation-towards-an-employee-experience-focus\/"},"modified":"2026-09-21T13:37:14","modified_gmt":"2026-09-21T13:37:14","slug":"flex-office-favorisez-lexperience-collaborateur","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/roomz.io\/fr\/blog\/flex-office-favorisez-lexperience-collaborateur\/","title":{"rendered":"Flex office: au-del\u00e0 de l\u2019optimisation, l’importance de l\u2019exp\u00e9rience collaborateur"},"content":{"rendered":"

Qu\u2019est-ce que le flex office\u202f?<\/h2>\n

Le flex office est un mode d\u2019organisation du travail o\u00f9 les employ\u00e9s n\u2019ont pas de bureau attitr\u00e9, mais choisissent librement leur poste en fonction de leurs besoins et des disponibilit\u00e9s. Ce mod\u00e8le favorise le travail hybride, am\u00e9liore l\u2019efficacit\u00e9 des espaces et limite le gaspillage de surface. Il s\u2019appuie g\u00e9n\u00e9ralement sur des outils num\u00e9riques, comme la r\u00e9servation de bureaux et les capteurs d\u2019occupation, pour optimiser la gestion des espaces en temps r\u00e9el.<\/p>\n

Au d\u00e9part pens\u00e9 pour optimiser ses espaces et les r\u00e9duire afin de faire des \u00e9conomies de co\u00fbts, le Flex Office s\u2019\u00e9tend d\u00e9sormais \u00e0 une nouvelle notion: celle de rendre l\u2019exp\u00e9rience collaborateur meilleure. En effet, bien que 77% des entreprises admettent que la raison principale de leur passage en Flex Office demeure la r\u00e9duction des co\u00fbts\u00b9, nous voyons de plus en plus apparaitre une volont\u00e9 de coupler cette transformation avec l\u2019envie d\u2019apporter une r\u00e9elle plus-value aux usagers. Il ne s\u2019agit donc plus simplement de dire, nous passons en Flex Office pour r\u00e9duire nos espaces ou les repenser mais aussi de profiter de ce r\u00e9am\u00e9nagement pour rendre les bureaux plus agr\u00e9ables, adaptables et proposer de vrais services suppl\u00e9mentaires qui in fine contribueront \u00e0 renforcer l\u2019exp\u00e9rience sur site et le bien-\u00eatre au travail.<\/p>\n

1. Allier flexibilit\u00e9 et qualit\u00e9 des service propos\u00e9s par les espaces de travail<\/h2>\n

Au-del\u00e0 de la notion de Flex Office, on parle d\u00e9sormais de plus en plus souvent, et au sens plus large, de Smart Office. Autrement dit, des bureaux connect\u00e9s aux collaborateurs pour proposer de nouveaux services, diminuer les frictions au quotidien et apporter une vraie valeur ajout\u00e9e.<\/p>\n

Si le bureau devient donc flexible avec la possibilit\u00e9 de pouvoir r\u00e9server un espace \u00e0 n\u2019importe quel moment de la journ\u00e9e et en fonction de ses besoins, ce sont aussi tous les autres services propos\u00e9s par une entreprise qui le deviennent.
\nAinsi, des fonctionnalit\u00e9s \u00e0 la base propre \u00e0 la gestion du flex office comme par exemple l\u2019acc\u00e8s \u00e0 une cartographie interactive en temps r\u00e9el pour trouver un espace de travail disponible, s\u2019\u00e9tendent \u00e0 d\u2019autres services comme la localisation des ressources (ex\u00a0: \u00e9quipements, casiers, place de parking\u2026) ou encore la participation \u00e0 des activit\u00e9s propos\u00e9es par l\u2019entreprise (ex\u00a0: r\u00e9servation d\u2019un cours de sport). Avec l\u2019apparition de ce nouveau type de services et des outils collaboratifs interconnect\u00e9s qui les rendent possible, c\u2019est donc toute la journ\u00e9e du collaborateur qui devient flexible.<\/p>\n

L\u2019analyse de la data fournit par les diff\u00e9rents outils de management des espaces, permettra \u00e9galement de faire \u00e9voluer et d\u2019adapter les services propos\u00e9s en fonction des besoins r\u00e9els des employ\u00e9s.<\/p>\n

2. Une qualit\u00e9 de service qui profite aux entreprises et aux espaces de coworking<\/h2>\n

Proposer un bureau qui s\u2019adapte aux collaborateurs est aussi une mani\u00e8re de les fid\u00e9liser. En effet, avec le d\u00e9veloppement du t\u00e9l\u00e9travail, les entreprises cherchent d\u00e9sormais \u00e0 donner envie aux personnes de revenir au bureau. Et pour cela, il faut leur apporter un cadre et des prestations qu\u2019ils ne retrouvent pas lorsqu\u2019ils travaillent depuis leur domicile.
\nCette notion de flexibilit\u00e9 et de services repr\u00e9sente \u00e9galement pour les ressources humaines un avantage concurrentiel non n\u00e9gligeable compar\u00e9 \u00e0 des entreprises au fonctionnement plus traditionnel. En effet, l\u2019espace de travail fait partie int\u00e9grante de la marque employeur et de l\u2019identit\u00e9 de l\u2019entreprise. Il refl\u00e8te ses valeurs, sa vision et sa mani\u00e8re de fonctionner. Il s\u2019agit d\u2019une \u00ab\u00a0vitrine\u00a0\u00bb de plus en plus regard\u00e9e par les candidats \u00e0 la recherche d\u2019un emploi.<\/p>\n

Chez les mill\u00e9niaux (n\u00e9s entre le d\u00e9but des ann\u00e9es 80 et la fin des ann\u00e9es 90) qui repr\u00e9senteront d\u2019ici 2025 environ 75% de la population active dans le monde2<\/sup>, cette notion est particuli\u00e8rement importante. Connue pour accorder une grande importance \u00e0 son bien-\u00eatre et son d\u00e9veloppement personnel, cette g\u00e9n\u00e9ration est relativement difficile \u00e0 recruter, et encore plus \u00e0 fid\u00e9liser. Le sentiment d\u2019appartenance \u00e0 l\u2019entreprise et le bien-\u00eatre au travail favoris\u00e9s par des locaux stimulants contribuent donc \u00e0 attirer de nouveaux talents.<\/p>\n

En forte hausse ces derni\u00e8res ann\u00e9es et encore plus suite au d\u00e9veloppement du travail hybride, les espaces de coworking s\u2019inscrivent \u00e9galement dans cette d\u00e9marche du New Ways of Working et profitent de ces innovations pour se positionner de mani\u00e8re p\u00e9renne sur le march\u00e9 des espaces de travail de demain. Le d\u00e9veloppement de ces structures repose sur les m\u00eames enjeux: proposer des prestations de qualit\u00e9 et des environnements adapt\u00e9s aux besoins r\u00e9els que l\u2019on ne retrouve pas lorsque l\u2019on travaille chez soi. Ils repr\u00e9sentent \u00e9galement une alternative avantageuse pour les personnes qui n\u2019ont pas un cadre optimis\u00e9 pour le travail chez eux, en t\u00e9moignent les nombreux espaces de coworking qui s\u2019implantent dans les provinces afin d\u2019\u00eatre toujours plus proches des usagers.<\/p>\n

3. La collaboration de Cobot et ROOMZ<\/h2>\n

\"ROOMZ<\/a><\/p>\n

La r\u00e9cente collaboration entre Cobot et ROOMZ repr\u00e9sente un bel exemple de deux solutions qui s\u2019associent pour cr\u00e9er des bureaux plus intelligents et proposer des services de qualit\u00e9.<\/p>\n

Cobot, logiciel de gestion d\u2019espaces de coworking destin\u00e9 \u00e0 automatiser et centraliser toutes les t\u00e2ches relatives au bon fonctionnement des bureaux partag\u00e9s (gestion administrative, gestion des ressources, paiements\u2026) souhaitait \u00e9tendre ses services afin de proposer une meilleure exp\u00e9rience \u00e0 ses utilisateurs.
\nParmi les axes de d\u00e9veloppement, il y avait notamment la volont\u00e9 de proposer une visualisation en temps r\u00e9el de l\u2019occupation des espaces de travail afin d\u2019en faciliter l\u2019utilisation. Cobot et ROOMZ se sont donc rapproch\u00e9s pour unir leurs deux solutions afin de cr\u00e9er un outil interactif et interconnect\u00e9.<\/p>\n

Cette visualisation d\u2019ensemble des espaces de travail offre de la flexibilit\u00e9 \u00e0 plusieurs niveaux\u00a0:<\/p>\n