Effektiv udnyttelse af kontorplads er en voksende udfordring i moderne arbejdsmiljøer. Når medarbejdere skifter mellem hjemmearbejde og kontoret, kan ubrugte mødelokaler og overbookede rum føre til frustration, spild af ressourcer og tab af produktivitet.

Udfordringerne ved traditionel mødelokalehåndtering

At stole på manuelle bookingmetoder som regneark, e-mails eller papirkalendere skaber ofte forvirring:

• • Dobbeltbookinger eller aflysninger i sidste øjeblik
  • Vanskeligheder med at finde ledige lokaler
  • Øget arbejdsbyrde for facility- og IT-teams

Digitale mødelokaleløsninger: ROOMZ’ fordele

1. Opdateringer i realtid og fuldt overblik

Digitale mødelokaledisplays viser tilgængelighed i realtid og forhindrer misforståelser og unødvendige ture rundt i bygningen. Medarbejdere kan straks se, hvilke lokaler der er ledige, hvem der har booket dem, og hvor længe de er optaget.

To hovedtyper af displays gør det nemt at optimere pladsudnyttelsen:
.

Displays ved mødelokalernes indgang:

• • Monteres uden for hvert lokale og viser aktuel status i realtid
  • Viser igangværende og kommende møder
  • Daglig eller ugentlig visning
    .

.
Digitale flightboard-displays: centraliseret overblik

• • Ideelle til etage- eller bygningsniveau
  • Giver et klart fugleperspektiv over alle mødelokalers status
  • Viser møder på tværs af afdelinger
  • Hjælper medarbejdere med at finde vej effektivt på kontoret
    ..

.
2. Omkostningsbesparelser, bæredygtighed og minimal vedligehold

Holdbare, trådløse displays som ROOMZ, med en gennemsnitlig batterilevetid på 4 år, reducerer både vedligeholdelsesomkostninger og energiforbrug. Da de fungerer uden styresystem, kræver de hverken softwareopdateringer eller kompliceret IT-drift.
Ved at erstatte papirplaner og manuelle opdateringer understøtter løsningen bæredygtighedsmål og reducerer driftsomkostninger, hvilket gør administrationen af kontorplads både enklere og mere effektiv.

3. Bedre udnyttelse af kontoret og en stærkere medarbejderoplevelse – kundeudtalelser

Med tydelig information om tilgængelige lokaler kan medarbejdere træffe hurtige beslutninger og undgå at spilde tid på at lede efter et sted at mødes. Hybridteams får lettere ved at samarbejde, planlægge og undgår unødig frustration i hverdagen.

Schweiziske Røde Kors: fra manuel til digital mødelokalehåndtering

“In the past, we managed our meeting rooms exclusively within the Outlook resources calendar. Meetings with external partners were posted on the doors with a sheet of A4 paper. Then we discovered ROOMZ at another company. From that point, things moved at lightning speed to deployment within approximately two to three weeks.” Benno Stucki Department Head ICT Services

👉 Læs casen her: Schweiziske Røde Kors (english)

ABB: enhancing employee experience

“Easy instant booking: you go to the display, choose the desired reservation period, press the button, done! And the text on the display is readable from any angle. ROOMZ makes our working lives easier.”

👉 Læs casen her: ABB (english)

Du kunne også være interesseret i:

• ROOMZ Meeting Room Solution 
• Mødebooking system: derfor gør en bæredygtig og vedligeholdelsesfri løsning en reel forskel (Blog)