Verwaltung von Besprechungsräumen: Wie lassen sich Geistermeetings mit IoT-Präsenzsensoren vermeiden?
18 Juli 2025Was ist ein Geistermeeting?
Ein Geistermeeting ist ein Meeting, für das ein Besprechungsraum reserviert, aber nicht genutzt wurde. Diese Räume verursachen erhebliche versteckte Kosten, frustrieren die Teams und beeinträchtigen die Effizienz von Unternehmen.
Das Problem stellt eine grosse Herausforderung für die Optimierung moderner Arbeitsbereiche dar.
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Das Übel der Geistermeetings in modernen Unternehmen
Laut Studien aus dem Arbeitsbereichssektor werden durchschnittlich 30 % der Reservierungen für Besprechungsräume nicht wahrgenommen. Das Problem betrifft insbesondere wachsende Unternehmen, in denen die Nachfrage nach Kollaborationsräumen das verfügbare Angebot übersteigt.
Diese Problematik hat verschiedene Ursachen, die sich im Büroalltag wiederfinden lassen:
- Abgesagte Besprechungen, die weiterhin im Kalender angezeigt werden
- Mitarbeitende, die vergessen, den Raum freizugeben, obwohl sie ihn nicht mehr benötigen
- Nicht wahrgenommene wiederkehrende Besprechungen, die ein Problem darstellen, das durch hybride Arbeitsgewohnheiten noch verstärkt wird: Eine wiederkehrende Teams-Besprechung mit mehreren Teilnehmern kann manchmal aus der Ferne stattfinden, aber der Raum bleibt trotzdem unnötig blockiert
Die Verwalter von Arbeitsbereichen stellt diese Situation vor ein echtes operatives Problem.
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Die Problematik von schlecht genutzten Besprechungsräumen
Das Problem der schlecht genutzten Besprechungsräume beruht auf einer eklatanten Diskrepanz zwischen der Buchungsrate und der tatsächlichen Auslastung der Räume. Auf den ersten Blick scheinen die Räume ständig belegt und die Kalender voll zu sein.
Tatsächlich bleibt jedoch ein Grossteil der Räume leer oder ungenutzt. Diese Diskrepanz führt zu einer frustrierenden Situation: Die Mitarbeitenden beschweren sich, dass sie nie einen Raum finden, und die Unternehmen glauben fälschlicherweise, dass ihnen Platz fehlt, obwohl es sich in erster Linie um ein Verwaltungsproblem handelt.
Diese Kluft zwischen theoretischer und tatsächlicher Nutzung führt zu einer erheblichen Verschwendung von Immobilienressourcen und beeinträchtigt gleichzeitig die Effizienz und das Wohlbefinden der Teams. Eine genaue Analyse des Prozentsatzes der Reservierungen im Vergleich zur tatsächlichen Auslastung verdeutlicht diese Diskrepanz, die auf organisatorische und technologische Mängel hinweist.
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Die Lösung von ROOMZ: Belegungssensoren und automatische Freigabe von Besprechungsräumen
Die ROOMZ Belegungssensoren revolutionieren die Verwaltung von Besprechungsräumen, indem sie automatisch die An- oder Abwesenheit von Personen erkennen. Die diskrete und anonymisierte passive Infrarottechnologie gibt ungenutzte Räume sofort frei, sodass sie sofort für andere Mitarbeitende verfügbar sind.
Das System funktioniert nach einem einfachen, aber effektiven Prinzip: Wenn innerhalb der nach Beginn der Besprechung festgelegten Zeitspanne keine Anwesenheit erkannt wird, wird die Reservierung automatisch aufgehoben und der Raum steht wieder für andere Mitarbeitende zur Verfügung.
Die automatische Freigabezeit kann je nach Raumtyp angepasst werden.
Zum Beispiel:
- Kleine Besprechungsräume: automatische Freigabe nach 15 Minuten.
- Grosser Besprechungsraum (15–20 Personen, oft für einen halben Tag reserviert): automatische Freigabe nach 1 Stunde.
Durch diese Automatisierung entfällt der manuelle Aufwand für Raumverwalter und eine optimale Auslastung des Bestands an Besprechungsräumen ist gewährleistet.
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© ROOMZ Occupancy Sensor
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Welche konkreten Vorteile ergeben sich für die Optimierung von Arbeitsbereichen?
Die Implementierung von ROOMZ Sensoren in Verbindung mit Reservierungs-Displays verändert die Verwaltung von Besprechungsräumen mit sofort messbaren Vorteilen:
- Reibungsloser Arbeitsablauf: weniger Hin- und Herlaufen in den Fluren auf der Suche nach freien Arbeitsbereichen
- Zeitersparnis und weniger Frust: sofortiges Auffinden freier Räume ohne Zeitverlust und Stress für die Mitarbeitenden
- Echtzeit-Transparenz: sofortige und aktuelle Anzeige der Raumverfügbarkeit auf speziellen Displays
- Automatische Freigabe: sofortige Wiederverfügbarkeit von Räumen für spontane (Ad-hoc-)Besprechungen
- Präzise Nutzungsdaten: Detaillierte Analysen ermöglichen es Unternehmen, ihren tatsächlichen Bedarf an Besprechungsräumen und Kollaborationsbereichen zu ermitteln
Die Vermeidung von Geistermeetings ermöglicht es Unternehmen, die Kollaborationsbereiche wieder reibungslos zu verwalten, Immobilieninvestitionen zu optimieren und den Teams eine erstklassige Arbeitserfahrung zu bieten.
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