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COVID-19 und nun? Wie Sie die Rückkehr Ihrer Mitarbeiter ins Büro organisieren

23 Februar 2021

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Das Jahr 2020 hat die Arbeitswelt und die Art der Arbeitsorganisation auf den Prüfstand gestellt. Überrascht vom erzwungenen Homeoffice mussten sich die Unternehmen in aller Eile anpassen und sich entsprechend ausrüsten, um ihre Aktivitäten trotz der erlebten Einschränkungen aufrechtzuerhalten.

Zu Beginn eines neuen Aufschwungs und während sich die Mitarbeiter allmählich auf die Rückkehr ins Büro vorbereiten, stellt sich die Frage nach der Sinnhaftigkeit des physischen Büros und seiner Zukunft. Bei genauerer Betrachtung der Frage stellt man fest, dass im kollektiven Bewusstsein, ob auf Arbeitgeber- oder Arbeitnehmerseite, das physische Büro noch sehr präsent ist. Es erfindet sich einfach neu, um die neuen Bedürfnisse aller Beteiligten bestmöglich zu erfüllen.

Es geht also nicht um die Abschaffung des Büros, sondern um seine Neuorganisation, um erfolgreich eine «Brücke» zwischen Homeoffice und Arbeit im Büro zu schaffen – und all das in einem immer noch sehr angespannten gesundheitlichen Umfeld.

Bei Betrachtung der Zunahme der Arbeit im Homeoffice 2020 sieht man natürlich einen deutlichen Anstieg. Von einer «Revolution» der Arbeitswelt kann man aber eigentlich nicht sprechen, da diese Art der Zusammenarbeit schon vor der Gesundheitskrise von den Mitarbeitern gut genutzt und gefordert wurde.

Im September 2020 wünschten sich bereits 87% der Mitarbeiter mindestens einen Homeoffice-Tag pro Woche1.

Geändert hat sich jedoch die Anzahl der geforderten Homeoffice-Tage, die durchschnittlich von einem auf zwei Tage gestiegen ist.

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Bedeutet die allgemeine Verbreitung von Homeoffice das Ende des physischen Büros?

Eine Frage, die man sich berechtigterweise stellen kann, ist auch: Werden Mitarbeiter, die jetzt die «Freuden des Homeoffice» gekostet haben, jemals wieder ins Büro zurückkehren wollen?

Auch hier geht die Antwort nicht in Richtung Revolution, sondern eher in Richtung einer Neugewichtung unserer verschiedenen Arbeitsbereiche.

In der Tat ist es klar, dass der Mensch ein soziales Wesen bleibt, das ein Minimum an Interaktion mit anderen benötigt. Tools für Videokonferenzen sind zwar sehr nützlich, haben aber ihre Grenzen und können das Vergnügen, sich zu treffen, nicht ersetzen. So geben 34% der Mitarbeiter, die in einem Unternehmen zu 100% im Homeoffice arbeiten, an, dass sie es am meisten vermissen, ihre Kollegen nicht von Angesicht zu Angesicht sehen zu können, und nur 16% würden gerne weiterhin nur von zu Hause aus arbeiten2. Auf Unternehmensseite hat sich ausserdem gezeigt, dass Mitarbeiter, die im selben physischen Raum zusammenarbeiten, eine engere Beziehung aufbauen und im Durchschnitt produktiver und zufriedener mit ihren Arbeitsbedingungen sind.

Nein, das Büro ist nicht tot und wir werden auch weiterhin dort arbeiten, aber wenn wir zu unserem Arbeitsplatz gehen, dann eher auf der Suche nach Teamarbeit als nach Einzelarbeit.

 

Zurück im Büro: Wie organisiert man sich als Führungskraft?

Wie wir es verstanden haben, wird die Herausforderung der nächsten Monate darin bestehen, die Rückkehr der Mitarbeiter ins Büro in Ruhe und unter guten hygienischen Bedingungen zu organisieren. Soziale Distanz, das Tragen einer Maske, Hygienemassnahmen… sind Begriffe, die aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken sind und die auch Unternehmen in ihrer Organisation und in den Rahmenbedingungen für ihre Mitarbeiter übernehmen müssen.

Bei ROOMZ ergab sich diese Problematik bereits nach dem ersten Lockdown im vergangenen März. Unser Kunde Lonza, der weltweit grösste Vertragshersteller in der pharmazeutischen Industrie und der Biotechnologie, der bereits ROOMZ-Bildschirme für die Verwaltung seiner Besprechungsräume einsetzt, wandte sich an uns, um eine effektive Lösung zu finden, mit der das Konzept des Flex Office in die Arbeitsorganisation integriert werden konnte. Diesem Wunsch folgend haben wir myROOMZ entwickelt, eine intuitive Webanwendung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, von zu Hause aus ein verfügbares Büro für die kommenden Tage zu finden und zu buchen, wobei die vorgeschriebenen Hygienemassnahmen eingehalten werden. Lonza hat myROOMZ schnell in seine Arbeitsorganisation integriert. Die Lösung hat die Organisation der Mitarbeiterfluktuation nach dem Lockdown erheblich erleichtert.

Finden Sie hier weitere Informationen zu der Erfolgsgeschichte von Lonza.

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Um eine sichere Rückkehr ins Büro zu gewährleisten, stehen Manager von Coworking Spaces vor neuen Herausforderungen. Für die meisten sind dies neue Themen, auf die sie nicht vorbereitet sind und für die sie nicht geschult wurden. Wir fassen die Problematik in 3 wesentlichen Schritten zusammen:

 

1. Nachdenken

Die Neugestaltung von Coworking Spaces beinhaltet vor allem eine Phase des Nachdenkens, wobei versucht wird, die Frage nach dem Nutzen zu beantworten. Warum kommen die Mitarbeiter ins Büro? Um zusammenzuarbeiten? Um mit ihren Kollegen zu diskutieren? Um Meetings abzuhalten? Die Analyse von Verhaltensdaten kann dazu mehrere Antworten liefern. Es gilt daher, zwei Arten von Daten zu unterscheiden, die berücksichtigt werden müssen:

  • Reservierungsdaten zur Beantwortung der Frage «Welche Fläche wird in meinem Unternehmen genutzt oder nicht genutzt?»
  • Nutzungsdaten, die z.B. von Sensoren gewonnen werden können und Aufschluss darüber geben, welche Räume in einer Organisation am meisten genutzt werden und auf welche Weise sie genutzt werden.

All diese Informationen ermöglichen es, die richtigen Entscheidungen zu treffen und die Konturen des Büros von morgen zu zeichnen, indem die strategischen Flächen definiert werden, die in ihrer Struktur weiterentwickelt werden sollen.

 

2. Anpassen

Ein zweiter Schritt besteht darin, die Organisation an die neuen geltenden Normen anzupassen, wie z.B.: die Einhaltung der sozialen Abstände zwischen den Büros/Mitarbeitern gemäss den gesetzlichen Vorschriften, die Einführung einer maximalen Belegungsrate pro Etage, ein effizienter Reinigungsservice, der es ermöglicht, nach jeder Nutzung desinfizierte Räume bereitzustellen… Für diesen Schritt ist die Ausstattung mit leistungsfähiger Software erforderlich, die Sie während des gesamten Übergangsprozesses begleitet und sich insbesondere an die Entwicklung der Situation anpassen lässt. Funktionen wie die Möglichkeit, eines von zwei Büros zu reservieren, die Digitalisierung der Gebäudepläne oder eine Echtzeit-Ansicht der Situation sind Werkzeuge, die es Ihnen ermöglichen, eine sichere Arbeitsumgebung zu schaffen.

 

3. Sensibilisieren

Laut einer aktuellen Umfrage befürchten 49% der Mitarbeiter, sich im Büro mit dem Virus anzustecken3. Um keine Ängste zu erzeugen, ist es daher entscheidend, die Mitarbeiter so weit wie möglich in den Übergangsprozess zu integrieren, um ihr Vertrauen zu gewinnen. Um von den Mitarbeitern akzeptiert zu werden, müssen Änderungen transparent erfolgen. Zögern Sie nicht, über die Tools zu informieren, die Sie einführen wollen, geben Sie aktuelle Daten an die verschiedenen Mitarbeiter weiter (z.B. durchschnittliche Belegungsrate pro Etage) und zeigen Sie, dass Sie die notwendigen Massnahmen ergreifen, damit sich Mitarbeiter keine Sorgen um ihre Sicherheit am Arbeitsplatz machen müssen.

Das Jahr 2021 wird von einer Fortsetzung der digitalen Transformation in den Unternehmen geprägt sein, um die verschiedenen Arbeitsbereiche zu koordinieren. Der Schwerpunkt liegt auf der Anpassung der Nutzung von Coworking Spaces, wobei gleichzeitig für eine sichere Umgebung für alle gesorgt wird. Wenn Sie während dieser Übergangszeit Unterstützung benötigen und in Ihrem Unternehmen eine Komplettlösung einsetzen wollen, zögern Sie nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen, damit wir Ihre Fragestellungen gemeinsam besprechen können.

 

[1] Paris WORKPLACE « Employees evaluate their office » Baromètre 2020
[2] Kaspersky Report «Own Your Futur» 2020
[3]  Barometer « BNP Paribas Real Estate »
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