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Das ROOMZ-Ökosystem: Viele Herausforderungen, eine Lösung

24 Oktober 2022

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Das Büro passt sich den Unternehmen an und nicht umgekehrt – das ist die Philosophie, auf der wir unsere Lösung aufgebaut und entwickelt haben. Dazu ist es jedoch notwendig, dass die Werkzeuge für die Arbeitsraumverwaltung in Unternehmen sehr flexibel sind.
Die Stärke der ROOMZ-Lösung liegt darin, dass sich ihre Werkzeug je nach Situation gegenseitig ergänzen und personalisiert werden können – mit dem Ziel, dass die Mitarbeiter die für die Zusammenarbeit bestmöglichen Arbeitsräume erhalten.

Auf der Grundlage unserer Erfahrung und des Feedbacks unserer Kunden haben wir vier hauptsächliche Schreibtischtypologien definiert, die alle miteinander kombiniert werden können und deren Ziele jeweils unterschiedlich sind. Von der «starrsten» bis zur «flexibelsten» Lösung werden in diesem Artikel konkrete Situationen aufgezeigt, um Ihnen erste Denkanstösse zu bieten, welches Modell zur Arbeitsraumverwaltung am besten zu Ihrer Struktur passen könnte.

flex office hot desk

1. Zugewiesene Schreibtische

Die am wenigsten flexible Lösung ist, bestimmte Schreibtische bestimmten Personen oder Arbeitskontexten zuzuweisen. Sobald ein Schreibtisch zugewiesen wurde, kann er von den übrigen Benutzern nicht mehr gebucht werden, sondern nur noch auf dem digitalen Plan der Arbeitsbereiche angezeigt werden. Hier können nur Administratoren Buchungen vornehmen, die Mitarbeiter können die Schreibtische jedoch wieder freigeben, wenn sie sie nicht mehr benötigen (z. B. Urlaubstag, Ferien, Krankheitstage usw.).

Der Hauptvorteil dieses Modells besteht darin, dass die Flexibilität grösser ist als bei der klassischen Organisation, bei der jeder seinen eigenen festen Schreibtisch hat. Denn wenn jemand im Urlaub oder krank ist, wird der Schreibtisch frei und kann von den anderen Mitarbeitern genutzt werden.

Wann werden zugewiesene Schreibtische eingesetzt (nicht erschöpfende Liste)?

  • Wenn die Mitarbeiter 60 % ihrer Arbeitszeit im Büro verbringen.
  • Wenn ein Mitarbeiter einen Schreibtisch an bestimmten festen Tagen in der Woche nutzt (z. B. Mittwoch und Donnerstag), in der übrigen Zeit kann er dann von anderen Mitarbeitern gebucht werden.
  • Wenn ein Mitarbeiter sehr regelmässig im Büro arbeitet, muss er nicht jedes Mal eine Buchung vornehmen.
  • Für bestimmte Führungspositionen, für die ein fester Schreibtisch erforderlich ist (z. B.: CEO).
  • Für ein bestimmtes Projekt.
  • Um den Reinigungsdienst für die Schreibtische zu organisieren.

Welche ROOMZ Lösungen sind nützlich?

  • Die Buchungsanwendung myROOMZ
  • Der ROOMZ Desk Sensor, um zu analysieren, ob der Arbeitsplatz im zugewiesenen oder buchbaren Status nützlicher ist (optional).

2. Buchbare Schreibtische

Hier haben die Mitarbeiter viel Freiheit, da sie einen Schreibtisch in einem Raum ihrer Wahl buchen können. Dieses Modell ermöglicht es den Mitarbeitern auch, ihre Arbeitswoche im Voraus zu planen und sicherzustellen, dass sie einen Schreibtisch zur Verfügung haben, der ihren Bedürfnissen entspricht (z. B. neben einem bestimmten Kollegen).

Eine der grossen Stärken dieses Modells ist es, dass die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams gefördert wird. Denn es gibt den Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand, mit denen sie ihre Arbeitstage eigenständig organisieren können (z. B. nach einem Kollegen suchen, Kollegen als «Favoriten» angeben usw.).

Wann werden buchbare Schreibtische eingesetzt (nicht erschöpfende Liste)? 

  • Um den Zusammenhalt zwischen Abteilungen zu fördern: Personen, die eigentlich nicht zusammenarbeiten, können nebeneinander sitzen, wenn sie es wünschen.
  • Um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich selbst zu organisieren.
  • Um sicherzustellen, dass es nicht mehr Mitarbeiter als Schreibtische gibt.
  • Um die Auslastung bestimmter Arbeitsbereiche zu analysieren, damit diese optimiert werden können.

Welche ROOMZ Lösungen sind nützlich?

  • Die Buchungssanwendung myROOMZ.
  • Der Anwesenheitssensor ROOMZ Desk Sensor, um zu analysieren, ob es genügend buchbare Arbeitsplätze gibt oder nicht (optional).

3. Buchbare Schreibtische in einem Bereich

Mit dieser Option nähern wir uns einer Flex Office-Organisation an, behalten aber trotzdem eine gewisse Kontrolle. Hier geht es darum, Schreibtischkontingente zu schaffen, die sich die Mitarbeiter teilen und die sie buchen können, obwohl sie nicht wissen, wo sie sitzen werden. Da die Buchungen auf dem Plan nicht mit Namen versehen sind, sind sie anonym. Der Vorteil dieses Modells ist auch, dass sich die Teams mischen, da niemand wählen kann, die ganze Zeit am selben Platz zu sitzen.

Dies ist eine effektive Lösung, wenn ein Unternehmen keine genauen Etagenpläne aufstellen möchte, aber seinen Mitarbeitern trotzdem garantieren will, dass sie bei ihrer Ankunft einen Schreibtisch vorfinden.

Wie beim vorherigen Modell trägt diese Organisation dazu bei, die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern zu stärken, indem sie ihnen Werkzeuge anbietet, um sich zu treffen und auszutauschen.

Wann werden buchbare Schreibtische in einer Zone eingesetzt (nicht erschöpfende Liste)? 

  • Um die Zusammenarbeit innerhalb einer Gruppe von Personen zu erhöhen.
  • Um sicherzustellen, dass es nicht mehr Mitarbeiter als Schreibtische gibt.
  • Für das Projektmanagement: Ermöglicht, die Gesamtzahl der buchbaren Schreibtische für das Team festzulegen.
  • Um buchbare Schreibtische für die einzelnen Abteilungen (Vertrieb, Marketing, Buchhaltung…) festzulegen.
  • Um einen gewissen Grad an Anonymität bei den Buchungen zu wahren.

Welche ROOMZ Lösungen sind nützlich?

  • Die Buchungssanwendung myROOMZ.
  • ROOMZ Analytics, um Daten über die tatsächliche Nutzung des Bereichs zu erhalten (optional).

4. Nicht buchbare Schreibtische

In dieser letzten Organisationskategorie ist die Flexibilität am grössten. Hier gibt es keine Anwendung zur Buchung oder Vorausplanung, die Schreibtische sind für alle nach dem Prinzip «First come, first serve» verfügbar. Unter jedem Arbeitsplatz befindet sich ein Anwesenheitssensor, der den Schreibtisch-Belegungsstatus ändert, wenn jemand Platz nimmt. Das Kommen und Gehen der Mitarbeiter erfolgt so völlig anonym.

Die Lösung wird in der Regel durch die Anzeige eines Etagen- oder Gebäudeplans ergänzt, der den Status der Arbeitsplätze in Echtzeit bekannt gibt.

Das Modell der nicht buchbaren Schreibtische ist besonders wirksam, wenn es darum geht, den Zustrom von Personen zu steuern, die nicht zum Unternehmen gehören oder nur für kurze Zeit im Unternehmen verweilen.

Wann werden nicht buchbare Schreibtische eingesetzt (nicht erschöpfende Liste)?

  • Um die Grösse der Arbeitsbereiche zu reduzieren und die optimale Flex-Office-Rate zu finden.
  • Um die mögliche Überbelegung bestimmter Räume zu verwalten.
  • Um die Arbeitszeit externer Besucher zu organisieren, die trotzdem für einige Stunden/Tage einen Arbeitsplatz benötigen.

Welche ROOMZ Lösungen sind nützlich?

  • Der ROOMZ Desk Sensor, um den Belegungsstatus der Büros in Echtzeit anzuzeigen.
  • Dynamische Anzeige des Status der Arbeitsplätze auf Smart TVs, damit die Mitarbeiter leicht einen freien Platz finden können (optional).
  • ROOMZ Analytics, um die Auslastung der Räume zu erfassen und sie bei Bedarf anzupassen (optional).

Unabhängig von der Art des Modells sollte berücksichtigt werden, dass alle Modelle miteinander kombinierbar sind. Ein Unternehmen kann sich beispielsweise durchaus für 100 buchbare Schreibtische entscheiden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter einen Arbeitsplatz finden, und für 20 nicht buchbare Schreibtische (mit Installation von Sensoren) für sehr mobile Mitarbeiter oder Besucher.

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Es gibt kein allgemein gültiges Modell. Die Herausforderung besteht darin, die richtige Balance zwischen den verschiedenen Optionen zu finden. Das wiederum gehört zu unserem Kerngeschäft und wir werden Sie dabei unterstützen, insbesondere drei Ziele zu erreichen: die Förderung der Zusammenarbeit, die Verbesserung des Mitarbeitererfahrung und die Steigerung der Produktivität.

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