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Le rôle clé des espaces de travail dans l’engagement des collaborateurs

10 septembre 2021

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A la question fatidique : après la crise où allons-nous travailler ? Certains affirmaient il y a encore quelques mois que le bureau était mort. Aujourd’hui et après de longs mois à l’avoir abandonné, les salariés sont 63% à vouloir y retourner pour en refaire leur lieu « principal » de travail1. Alors que le télétravail présente de nombreux avantages (réduction du temps de trajet, hausse du temps personnel, meilleur équilibre vie privée / vie professionnelle…) on se rend aujourd’hui compte que la balance repenche du côté du bureau physique et que les collaborateurs ont besoin de reconnecter avec leur entreprise et leurs collègues.

 

1. Un sentiment d’appartenance réduit par la distance

Si le confinement a accéléré la mise en place du télétravail pour bon nombre d’entreprises, il a aussi sur le long terme, éveillé les consciences sur le rôle social majeur que jouent les bureaux. Pour preuve, en septembre 2020, 55% des salariés citaient « La vie sociale avec mes collègues » comme raison principale d’aller au bureau et 83% déclarent préférer échanger en face à face avec le reste de l’équipe2 plutôt qu’en virtuel.

Ainsi, le télétravail sur le long terme a tendance à transformer les relations entre les collègues, les rendant plus formelles et beaucoup ressentent un sentiment de « détachement et d’isolement » au fil des mois. Pour maintenir ce lien, les manager ont dû redoubler de créativité ces derniers mois en organisant par exemple des cyber-apéro ou encore des jeux à distance, mais il semblerait que nous arrivions au bout du schéma d’un modèle de travail basé à 100 % en télétravail.

Ce besoin d’aller au bureau pour se sentir appartenir à une entité est d’autant plus accentué chez les jeunes pour lesquelles les relations en face à face ne sont pas une option mais un réel besoin.

 

 

2. Conception des espaces de travail: levier d’engagement

Ce n’est désormais plus à prouver, il existe une forte corrélation entre bien être en entreprise et sentiment d’engagement. Peu à peu le concept de « lieu de travail » perd du terrain pour laisser place à une vision plus large s’apparentant davantage à un « lieu de vie », une transition dans laquelle le Facility Management doit se redéfinir.

Qui dit lieu de vie suppose donc plusieurs facteurs :

  • Où se situent les bureaux?
    La localisation impacte de plus en plus sur la satisfaction des employés et devient un critère de choix majeur chez les jeunes générations. En effet, au-delà des bureaux à proprement parler, le quartier dans lequel ils sont situés et ce qu’il a à offrir aux usagers (restaurants, espaces verts, salle de sport…) a lui aussi un impact sur leur quotidien.
  • Les locaux sont-ils agréables?
    Nous l’avons vu, les salariés viennent au bureau pour travailler certes mais aussi pour voir leurs collègues. Par conséquent, il est indispensable de mettre à disposition des collaborateurs des lieux de vie agréables afin qu’ils puissent se retrouver de manière informelle et ainsi développer un plus grand sentiment de connexion avec l’entreprise et les équipes.
    Qui dit espaces agréables, dit également espaces flexibles. Adopter du mobilier réglable et ergonome afin qu’il s’adapte à tous les collaborateurs selon leur besoin renforcera leur expérience professionnelle au quotidien.
  • Les bureaux sont-ils stimulants?
    Un concept qui existe déjà depuis plusieurs années et qui contribuent à accentuer l’engagement des salariés est celui de l’office branding.
    Considérant que les bureaux sont le miroir d’une entreprise, l’office branding consiste à aménager ses espaces en leur donnant l’identité de la marque. En plus de l’aspect visuel, il s’agit ici de lier les codes et la culture de l’entreprise à des univers utilisés quotidiennement par les salariés.
    Les plus grands groupes de la Silicon Valley, novateurs sur le sujet, l’ont adopté depuis longtemps et le phénomène se répand aujourd’hui jusqu’aux start up qui voient en l’office branding une manière d’affirmer leur identité naissante.
    Pour l’entreprise cela a un double intérêt : externe, vis-à-vis des clients, fournisseurs et distributeurs qui auront plus de faciliter à assimiler et retenir l’image de marque.
    Interne, vis-à-vis des employés qui se verront évoluer au sein d’un environnement plus stimulant imprégné de valeurs auxquelles ils peuvent s’identifier. Au-delà du collaborateur, le salarié devient alors ambassadeur de la marque.

 

“L’idée derrière l’office branding, c’est de « donner une âme » et une identité aux locaux d’une entreprise, dans le but de s’en saisir et de l’utiliser, de se l’approprier.” 3

 

 

3. Fonctions des espaces de travail: levier de productivité

Après de longs mois à travailler à distance, employeurs comme employés se sont donc rendu compte de l’importance de la collaboration au travail pour chacun et nombreuses sont les entreprises à replacer cet élément au centre de leur stratégie de développement en repensant les fonctions premières des espaces de travail afin de (ré)apprendre à travailler ensemble. Encore aujourd’hui, moins d’un quart des actifs estime que leur lieu de travail est parfaitement adapté à leurs besoins.4

Les nouveaux espaces de travail sont donc pensés pour stimuler et favoriser le travail en équipe. La clé de la réussite se trouve dans l’équilibre. Equilibre entre la productivité et la détente ainsi qu’entre la collaboration et le travail individuel. Afin d’en connaitre un peu plus sur les nouveaux espaces de travail qui apparaissent sur le marché, nous vous invitons à découvrir notre article à ce sujet : New Way of Working : 3 types d’espaces de collaboration qui s’émancipent.

Pour améliorer le taux d’engagement des collaborateurs au sein de l’entreprise, il est également important que ce dernier reprenne le contrôle sur son lieu de travail.
Comme le démontre l’étude ci-dessous réalisée par Steelcase, acteur novateur dans la conception des espaces de travail, il existe une forte corrélation entre la mise à disposition de lieux de travail hybride en fonction de la tâche à accomplir et le degré d’engagement: 5

 

espaces de travail et engagement collaborateurs

 

Ce chiffre témoigne bien de la nécessité pour les entreprises de créer une multitude d’espaces aux usages et finalités différentes au sein même des Open Space et de ne plus se contenter de mettre à disposition un grand espace ouvert aujourd’hui jugé trop bruyant, impersonnel et robotisé par les usagers.

Créer et penser des espaces est donc une première étape. La seconde résulte dans l’analyse du véritable usage que les personnes en ont au quotidien. Pour ce faire, les entreprises ont besoin de s’équiper d’outils de mesure et de data indispensables à leur prise de décision.

Pour exemple, les capteurs de présence ROOMZ (ROOMZ Sensor, Huddle Sensor et Desk Sensor) placés dans les lieux de travail partagés permettent de mesurer le taux réel d’utilisation d’un espace afin de se rendre compte s’il est réellement utile ou non. Dans le cas où l’espace est jugé sous exploité, il pourra alors être repensé pour correspondre d’avantage aux tâches quotidiennes des salariés. Avec de tels outils de mesure, le bureau peut se réinventer continuellement et sa flexibilité permet de satisfaire pleinement les besoins des collaborateurs.

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Les espaces de travail ont toujours joué un rôle majeur quant au bien-être et à l’engagement des collaborateurs mais il semblerait que leur rôle se soit décuplé maintenant que nous retournons au bureau. Nous revenons en effet avec de nouvelles méthodes de travail (ex : télétravail) et des motivations autre auxquelles le Facility Management doit répondre présent en mettant à disposition des espaces adaptés et évolutifs.

 

[1] Paris Workspace – Les employés jugent leurs bureaux – Baromètre 2020
[2] Idem
[3] Atypik – Office Branding: donnez une identité à votre bureau
[4] Observatoire ACTINEO 2019
[5] Rapport d’étude international Steelcase – L’engagement et l’espace de travail dans le monde

– Crédit photo:  myHQ Workspaces

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