Les organisations qui équipent leurs salles de réunion avec Microsoft Teams Rooms recherchent de plus en plus des alternatives aux écrans Teams Panel. Les écrans de réservation certifiés Microsoft Teams de Cisco, Neat, Poly, Logitech, Yealink et Crestron reposent tous sur le même principe : un écran tactile couleur, un câble d’alimentation et un abonnement Microsoft Teams Rooms Pro. Pour les responsables informatiques et les facility managers à la recherche d’un écran de réservation de salle plus simple et plus durable, ROOMZ propose une alternative basée sur la technologie e-ink©, sans câblage informatique et sans abonnement Microsoft Teams Rooms Pro supplémentaire.
Ce guide explique ce qu’est réellement un écran Teams Panel, pourquoi de nombreuses entreprises recherchent aujourd’hui une alternative aux écrans Teams Panel filaires, et comment un écran sans fil e-ink© se compare en matière de coût, de sécurité, d’installation et de durabilité. Certaines entreprises recherchent plus spécifiquement une alternative aux écrans de réservation Microsoft Teams ou à une tablette de réservation filaire, tandis que d’autres cherchent une alternative sans fil Teams Panel pour l’ensemble de leurs bureaux. Le besoin sous-jacent reste le même : retrouver les fonctionnalités d’un écran Teams Panel, mais sans câblage, sans switch PoE et sans abonnement Microsoft Teams Rooms Pro supplémentaire.
Qu’est-ce qu’un écran de réservation Microsoft Teams Panel, et quels sont les avantages des solutions alternatives ?
Un écran Microsoft Teams est un appareil certifié par Microsoft, fonctionnant sous Android et installé à l’extérieur d’une salle de réunion. Il permet d’afficher la disponibilité de la salle, les réunions à venir et de réserver immédiatement un créneau.
Selon la liste du matériel certifié par Microsoft, les fabricants certifiés incluent Cisco (Room Navigator), Neat (Pad Panel), Poly (TC10), Logitech (Tap Scheduler, Dock Flex), Yealink (RoomPanel et RoomPanel E2), Crestron (série TSS), AudioCodes (RX-Panel), Jabra (Scheduler), MaxHub (Panel SP10) et Q-SYS (Room Scheduling Panel).
Ces appareils partagent plusieurs caractéristiques. Ils fonctionnent sous Android et nécessitent une alimentation électrique permanente, généralement via Power over Ethernet (PoE) ou un adaptateur secteur. Ils intègrent également un écran tactile couleur, une configuration qui contribue au coût du matériel et à sa consommation électrique. Enfin, selon la documentation officielle de Microsoft sur les licences, les Teams Panels nécessitent une licence Microsoft Teams Rooms Pro. Teams Rooms Basic, l’offre gratuite, ne prend pas en charge les fonctionnalités de réservation sur Teams Panels.
Ces contraintes, liées au câblage, au coût du matériel et à l’abonnement Pro récurrent, expliquent pourquoi de nombreuses équipes IT et facility recherchent des alternatives aux Teams Panels. La sécurité peut également entrer en ligne de compte : un panneau fonctionnant sous Android repose sur un système d’exploitation et nécessite donc une gestion et des mises à jour logicielles, tandis qu’une solution sans système d’exploitation peut réduire la surface logicielle à administrer.
Le véritable coût d’un écran de réservation Microsoft Teams
Avant de choisir une alternative aux écrans Microsoft Teams, il est utile d’évaluer le coût réel d’un écran filaire au-delà de son seul prix d’achat. Si l’investissement initial peut sembler raisonnable, le coût total de possession (TCO) peut rapidement augmenter une fois pris en compte l’installation, les licences, la consommation énergétique et la maintenance.
- Installation. Les panneaux filaires nécessitent une alimentation permanente, avec des travaux de câblage et, selon l’installation, des équipements réseau PoE. Dans les bâtiments anciens ou les salles de réunion vitrées, la mise en place d’une nouvelle infrastructure électrique et réseau peut être particulièrement complexe et coûteuse.
- Abonnement. Les écrans Teams Panel nécessitent une licence Microsoft Teams Rooms Pro. Chaque écran supplémentaire implique donc un coût de licence récurrent, en plus de l’achat du matériel.
- Durée de vie et remplacement. Comme tout équipement électronique, les écrans filaires doivent être remplacés à terme. Les évolutions de gammes peuvent également accélérer les cycles de renouvellement. Par exemple, Yealink a arrêté la production de son RoomPanel original fin 2024 et propose désormais le RoomPanel E2.
- Consommation énergétique. Un écran filaire rétroéclairé consomme environ 10 000 fois plus d’énergie qu’un écran e-ink© ROOMZ sur une période équivalente.
- Maintenance. Les appareils fonctionnant sous Android nécessitent un suivi logiciel, notamment pour les mises à jour et les correctifs de sécurité. Ces opérations peuvent représenter une charge supplémentaire pour les équipes IT.
Aucun de ces coûts n’apparaît sur une fiche technique, ce qui explique pourquoi de plus en plus d’équipes achats évaluent désormais le coût d’une solution alternative complète et sans fil avant de renouveler leur équipement de salle de réunion. Pour de nombreuses équipes IT, ces cinq catégories de coûts, cumulées sur plusieurs années, peuvent largement dépasser le prix d’achat initial d’un écran sans fil.
Filaire ou sans fil : ce qui change vraiment avec une alternative aux écrans Microsoft Teams
Lorsque les équipes IT et facility évaluent une alternative à un écran de réservation Microsoft Teams filaire, trois critères déterminent généralement le choix final : l’installation, le coût de l’abonnement et la durée de vie. Le tableau ci-dessous présente les principales différences entre un écran Microsoft Teams filaire traditionnel et ROOMZ, une alternative sans fil basée sur la technologie e-ink©.
| Critère | Écran Microsoft Teams Panel filaire | Écran sans fil e-ink© ROOMZ |
|---|---|---|
| Installation | Nécessite un électricien, du câblage et un switch PoE | Aucun câblage nécessaire, installation en moins d’une heure, y compris sur du verre |
| Alimentation | Connexion électrique permanente | Batterie avec une autonomie moyenne de 4 ans sur une seule charge, en veille 99 % du temps |
| Système d’exploitation | Système Android, à corriger et à administrer | Aucun système d’exploitation, aucune donnée stockée sur l’appareil |
| Licence Microsoft | Licence Microsoft Teams Rooms Pro requise | Aucun abonnement MTR supplémentaire requis |
| Durée de vie | Environ 4 ans, avec des composants générant de la chaleur qui réduisent la durée de vie du matériel | Jusqu’à 10 ans, grâce à des matériaux Swiss Made de haute qualité et une très faible consommation |
| Sécurité | Risques de sécurité liés au système d’exploitation et surface d’attaque étendue | Certifié ISO 27001, conforme au RGPD, aucune donnée stockée sur l’appareil |
| Design | Écran tactile couleur, boîtier plastique | Aluminium brossé et verre véritable, zone d’affichage non tactile, fabrication suisse |
| Scalabilité | Câblage requis pour chaque salle, ce qui complexifie le déploiement sur de nouveaux sites | 90 % des clients équipent leur première salle en moins d’une heure; ajout facile de salles ou d’étages |
ROOMZ : l’alternative sans fil aux écrans Teams filaires, conçue avec l’e-ink©
ROOMZ est une entreprise suisse qui conçoit ses solutions comme une alternative aux écrans Microsoft Teams filaires. L’écran e-ink© ROOMZ ne nécessite ni câblage, ni switch PoE, ni abonnement Microsoft Teams Rooms supplémentaire. Il répond ainsi aux principales contraintes qui poussent les entreprises à rechercher une alternative aux écrans Teams Panel. ROOMZ se connecte directement à Microsoft Teams et à plus de 20 autres systèmes de réservation, dont Outlook, Exchange et Google Workspace, pour afficher la disponibilité des salles et gérer leur réservation.
Découvrir la solution de réservation de salles ROOMZ →
ROOMZ propose également les principales fonctionnalités d’un écran certifié Microsoft Teams, sans les contraintes liées au câblage :
Réservation instantanée de salle
Les collaborateurs peuvent réserver une salle disponible directement depuis l’écran, la libérer lorsqu’une réunion se termine ou est annulée, et consulter les disponibilités à la journée ou à la semaine pour planifier à l’avance.
Visibilité par étage et par bâtiment
Le plan interactif étend la visibilité au-delà de l’écran de réservation, en permettant aux collaborateurs de trouver une salle disponible à l’échelle d’un étage ou d’un bâtiment avant de s’y rendre.
Vue d’ensemble des réunions à l’échelle du bâtiment
Le ROOMZ Flightboard affiche les réunions en cours et à venir sur un seul écran, offrant une vue d’ensemble de l’occupation des salles et facilitant la gestion des espaces de travail.
Synchronisation automatique
ROOMZ synchronise les informations de réservation avec plus de 20 systèmes, dont Microsoft 365 et Google Workspace, afin que les disponibilités affichées restent à jour et que les collaborateurs puissent conserver leurs outils habituels.
Libération automatique de salle
Associé au ROOMZ Sensor, l’écran peut libérer automatiquement une salle réservée lorsqu’une réunion ne débute pas. Cette fonctionnalité limite les réservations non utilisées sans obliger les collaborateurs à effectuer un check-in manuel ou à libérer eux-mêmes la salle.
Plusieurs caractéristiques expliquent pourquoi l’écran de réservation ROOMZ constitue une alternative directe aux panneaux de réservation filaires :
- Technologie e-ink© offrant un angle de vision proche de 180 degrés, contre environ 90 à 120 degrés pour un écran tactile LCD classique, et garantissant une excellente lisibilité dans tous les environnements lumineux de bureau.
- Design Swiss Made, en aluminium brossé et verre véritable et non en plastique, offrant l’écran le plus fin du marché.
- Autonomie moyenne de 4 ans, pour une durée de vie totale du produit pouvant atteindre 10 ans, soit bien au-delà du cycle de renouvellement d’environ 4 ans généralement associé aux panneaux filaires.
- Aucun système d’exploitation ni aucune donnée stockée sur l’écran, avec une infrastructure certifiée ISO 27001 et conforme au RGPD. Cette architecture réduit la surface d’attaque par rapport à un panneau fonctionnant sous Android.
- Le capteur ROOMZ Sensor détecte automatiquement l’absence d’occupants et libère une salle réservée lorsqu’une réunion ne débute pas, sans nécessiter de check-in manuel.
- Le ROOMZ Flightboard, une vue d’ensemble en couleur des réunions d’un étage ou d’un bâtiment, affichée sur n’importe quel écran standard.
Conseil pratique : Comme il n’y a ni câblage ni infrastructure PoE à planifier, les équipes facility peuvent piloter la solution dans une seule salle avant de la déployer sur l’ensemble d’un parc immobilier.
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Écran ROOMZ e-ink© installé sur une paroi vitrée de salle de réunion. |
Une alternative aux écrans Teams filaires qui réduit aussi l’empreinte carbone
Les objectifs de durabilité deviennent un moteur supplémentaire dans la recherche d’une alternative plus responsable aux écrans Microsoft Teams Panel. Choisir une solution sans fil plutôt qu’un écran de réservation filaire peut ainsi contribuer à réduire l’empreinte environnementale du parc informatique. Selon l’analyse du cycle de vie réalisée par ROOMZ sur son matériel e-ink©, un écran filaire génère environ 205 kg d’équivalent CO2 sur 8 ans, contre 64,5 kg pour un écran ROOMZ sur la même période, soit environ trois fois moins. Cette différence s’explique notamment par une durée de vie plus longue du matériel ROOMZ, qui évite des remplacements plus fréquents.
À l’échelle d’un parc immobilier, cette différence s’accumule. Équiper 100 salles avec ROOMZ plutôt qu’avec des écrans filaires permet d’éviter environ 14 050 kg de CO2 sur 8 ans, soit l’équivalent de 71 327 kilomètres parcourus par une voiture de gamme moyenne, de 5 854 cycles de lave-linge ou de la capacité annuelle de stockage de carbone de 639 arbres. Pour les équipes facility et développement durable qui suivent leurs objectifs environnementaux, ces données constituent un argument concret et mesurable en faveur d’une solution de réservation basse consommation. Plus de détails sont disponibles sur le rapport green solution de ROOMZ.
Par ailleurs, les études sur l’évolution des espaces de travail renforcent le besoin d’une gestion plus intelligente des salles. Selon la dernière étude de CBRE, le taux d’occupation des bureaux dans le monde a atteint 53 % en 2025, contre 38 % l’année précédente, tandis que 57 % des directeurs immobiliers d’entreprise (CRE) prévoient une contraction de leur parc de bureaux sur un horizon de trois ans. Les salles de réunion se trouvent au cœur de cette évolution : les entreprises cherchent à mieux exploiter leur espace existant tout en maîtrisant leurs coûts et leur empreinte carbone. Dans ce contexte, des écrans de réservation de salle fiables, basse consommation et faciles à maintenir peuvent contribuer à une gestion plus efficace des espaces de travail.
Des entreprises qui adoptent déjà l’écran de réservation de salle sans fil
L’intérêt pour un écran de réservation de salle sans fil ne relève pas uniquement de la théorie. Plusieurs organisations déjà équipées de Microsoft 365 ou de Teams, à la recherche d’une alternative durable aux écrans Microsoft Teams Panel, ont remplacé leurs équipements de réservation filaires par ROOMZ. Pour la plupart, la simplicité d’installation a été le premier critère de sélection. Mais le véritable bénéfice s’est confirmé sur le long terme : après plusieurs années d’utilisation quotidienne, les écrans e-ink© ROOMZ ont démontré leur durabilité et leur fiabilité.
Le Parlement écossais à Édimbourg a remplacé ses écrans de réservation LED qui arrivaient en fin de vie par 35 écrans ROOMZ, associés à des capteurs de salle et de bureau, connectés directement à son environnement M365.
« Le principal avantage de la proposition ROOMZ réside dans les écrans et la possibilité de les installer n’importe où. Ils sont très faciles à configurer et leur design est également très réussi. »
— Gary Gibson, Strategy and Performance Manager, Parlement écossais
Pilatus Aircraft utilise ROOMZ depuis 2017 et exploite aujourd’hui 57 écrans sur l’ensemble de ses sites, ayant prolongé son partenariat jusqu’en 2028, un signal fort de fiabilité à long terme pour un déploiement sans fil à échelle industrielle.
À l’ETH Zurich, plus de 800 écrans ROOMZ ont été installés depuis 2016, avec seulement 15 cas de RMA enregistrés, un niveau de fiabilité opérationnelle difficile à atteindre avec du matériel nécessitant une alimentation active et une gestion des micrologiciels.
D’autres références sont disponibles sur la page des études de cas ROOMZ →
Comment passer d’un écran de réservation Teams Panel filaire à ROOMZ ?
Passer d’un écran Microsoft Teams Panel filaire à une alternative flexible et sans fil comme ROOMZ ne nécessite pas de refonte complète de l’infrastructure de vos espaces de travail. Le déploiement peut se faire progressivement, salle par salle ou étage par étage, tout en conservant votre environnement de réservation existant.
- Testez la solution dans une véritable salle de réunion. Demandez un essai gratuit de ROOMZ pour évaluer la solution dans vos propres espaces. L’offre de test comprend un écran de réservation ROOMZ, un ROOMZ Sensor, un support de fixation murale, une heure de support et un abonnement d’un mois.
- Connectez ROOMZ à votre système de réservation existant. ROOMZ s’intègre à Microsoft Teams ainsi qu’à plus de 20 autres plateformes. Aucune migration de calendriers ni modification des habitudes de réservation des collaborateurs n’est nécessaire.
- Installez l’écran sans câblage, sur un mur, une porte ou directement sur une surface vitrée. Selon les données de ROOMZ, 90 % des clients installent leur premier écran en moins d’une heure.
- Déployez progressivement. Vous pouvez équiper les salles au fur et à mesure de vos besoins, sans avoir à planifier une infrastructure PoE pour chaque nouvel écran. ABB a ainsi équipé 40 salles de réunion avec ROOMZ en moins de deux jours.
- Bénéficiez d’un support dédié en cas de besoin. Les problèmes techniques sont généralement résolus le jour même via un appel de 15 minutes avec un technicien ROOMZ, et 95% des clients considèrent le support comme rapide et efficace.
Les équipes envisageant un déploiement plus large peuvent également réserver un rendez-vous avec un spécialiste ROOMZ afin de planifier un déploiement multisite et d’étudier l’intégration avec un environnement Microsoft Teams Rooms existant.
| Auteurs et validation technique |
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Nadia ObeidaAuteure Rédige et développe les contenus ROOMZ consacrés à la réservation de salles, à la l’experience collaborateur et aux solutions numériques pour les espaces de travail. Nadia Obeida est responsable marketing chez ROOMZ. Pour ce guide, elle a traduit les besoins des équipes IT, Facility Management et Office Management en une aide à la décision claire et accessible. Elle est également responsable de la stratégie SEO/GEO et de la structure éditoriale de cet article. |
Roger MeierCo-auteur et validation technique Apporte son expertise produit et son expérience acquise à travers les projets ROOMZ. Roger Meier est fondateur et CEO de ROOMZ SA. Il a assuré la validation technique de cet article et l’a enrichi grâce à son expertise sur les technologies, les intégrations, la scalabilité des solutions et leur mise en œuvre sur le terrain. |
