Employee Experience 2026: Zentrale Erwartungen an den Arbeitsplatz

Ein gereifter Markt für hybrides Arbeiten

2025 hat die hybride Arbeitsform ihren Höhepunkt erreicht. Unternehmen und Mitarbeitende haben ein relativ stabiles Gleichgewicht zwischen mobilem Arbeiten und Präsenzzeiten gefunden. Laut der aktuellen Leesman-Studie, kommen 29 Prozent der Mitarbeitenden zwei bis drei Tage pro Woche ins Büro, während 28 Prozent keine feste Routine haben.
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Leesman-Studie The New Rhythms of Work 2025 ©

In diesem Kontext werden die Erwartungen klarer. Mitarbeitende wünschen sich mehr Autonomie bei der Gestaltung ihrer Büropräsenz. Die Möglichkeit, die Woche im Voraus zu planen, einen freien Schreibtisch oder einen Kollaborationsplatz zu finden, einen Schreibtisch neben einem Kollegen zu reservieren, um gemeinsam zu arbeiten – all das muss einfach und zeitsparend möglich sein. Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit der Arbeitsbereiche werden zu den Grundlagen der Mitarbeitererfahrung, während von Arbeitgebern erwartet wird, dass sie die Teameffizienz unterstützen, anstatt neue Einschränkungen zu schaffen.

Um dies zu ermöglichen, entwickelt sich die Rolle der Workplace Managers weiter. Sie sind nicht mehr nur für die Verfügbarkeit von Büroflächen verantwortlich. Sie entwickeln sich zu wichtigen Mitgestaltern des täglichen Mitarbeitererlebnisses und schaffen ein konsistentes, flexibles Umfeld, das für ein breites Spektrum an Anwendungsfällen ausgelegt ist.

Vielfalt und Qualität der Arbeitsbereiche als Erfolgsfaktor

Mitarbeitende benötigen mehr als nur einen physischen Arbeitsplatz. Sie erwarten Räume, die auf ihre jeweiligen Aktivitäten zugeschnitten sind. Konzentriertes Arbeiten, informeller Austausch, kurze Meetings, schnelle Telefonate, kreative Sessions – jeder Anwendungsfall erfordert ein spezifisches Umfeld.

Dies erklärt die wachsende Zahl kleiner Kollaborationsräume, wie etwa Akustikkabinen für zwei, vier oder sechs Personen. Diese Räume sind kostengünstiger und flexibler als herkömmliche Besprechungsräume und eignen sich perfekt für die kurzfristige, spontane Nutzung im Tagesverlauf. Sie fördern Nähe und Agilität, ihre Effektivität hängt jedoch von einer reibungslosen Integration und intuitiven Bedienung ab.

Ohne die richtigen Tools für den Echtzeit-Zugriff auf die Auslastung entstehen schnell Probleme. Wie erkennt man, welche Kabine frei ist? Wie gewährleistet man eine effiziente Belegungsplanung?

Reduzierung von Problemen durch intuitive Technologie

Die Lösung für diese kleinen Hürden liegt in diskreter, nutzerzentrierter Technologie, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden integriert und jeden Schritt vereinfacht – von der Suche nach einem freien Platz über die Buchung eines Schreibtisches bis hin zur Freigabe eines ungenutzten Arbeitsplatzes.

Durch die Automatisierung der Freigabe bestimmter Workspaces können Unternehmen beispielsweise:

• durch Belegungssensoren und Buchungssynchronisierung ungenutzte Besprechungsräume automatisch freigeben, um Geisterbesprechungen zu vermeiden und anderen Mitarbeitenden die Nutzung zu ermöglichen
• kleine Kabinen oder Telefonzellen optimal nutzen, indem sie sofort nach Gebrauch wieder verfügbar gemacht werden
• grössere Kabinen für vier oder mehr Personen mithilfe von Buchungsdisplays und Belegungssensoren als Mini-Besprechungsräume verwalten. Dies bietet mehr Struktur bei gleichzeitiger Flexibilität

So wird Technologie als strategisches Werkzeug genutzt, das Reibungsverluste reduziert, Arbeitsabläufe verbessert und die Zusammenarbeit aktiv fördert.

Echtzeit-Visualisierung – der Schlüssel zu einem erfolgreichen Erlebnis

Mit zunehmender Vielfalt an Räumlichkeiten ist es für Mitarbeitende unerlässlich, jederzeit Zugriff auf Informationen zu haben.
Je nach Bürostruktur bieten sich zwei Hauptansätze an:

• Interaktive Grundrisse bieten einen Gesamtüberblick über die Räume, erleichtern die Orientierung und ermöglichen die Einrichtung von Zonen nach Team, Abteilung oder Arbeitsplatztyp zur Stärkung der Zusammenarbeit.
• Dynamische Listen zeigen den Echtzeit-Status von Besprechungsräumen oder Akustikkabinen mit präzisen Standortinformationen an – besonders effektiv in mehrgeschossigen Büros.

Diese Tools reduzieren unnötige Wege und gewährleisten, dass alle Teams Zugriff auf alle nötigen Informationen haben.

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ROOMZ Workspace Digital Floorplan

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ROOMZ: Employee Experience managen, nicht nur Fläche verwalten

In diesem Kontext geht ROOMZ weit über eine einfache Raumbuchungslösung hinaus. Durch Buchungssynchronisation, intelligente Automatisierung von Belegungsstatus und Echtzeitvisualisierung ermöglicht die Lösung Workplace Managern, Büros auf Basis der tatsächlichen Nutzung zu steuern, statt auf Annahmen zu vertrauen.

Im Jahr 2026 wird die Effektivität eines Arbeitsplatzes nicht mehr allein an seiner Grösse oder den Möbeln gemessen. Sie definiert sich durch jede Interaktion, jede Raumwahl und jede beseitigte Einschränkung im hybriden Arbeitsalltag.

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👉 FAQ Häufige Fragen zur Employee Experience 2026

Wie steigern hybride Arbeitsplätze die Produktivität?
Hybride Arbeitsplätze erhöhen die Produktivität, indem sie Mitarbeitenden die Flexibilität geben, ihren Arbeitsort je nach Bedarf zu wählen. Durch die Kombination von Büropräsenz und Remote Work können Teams zwischen konzentrierter Einzelarbeit und kollaborativen Aufgaben wechseln. Die Arbeitsplätze sind vielfältiger, und die Planung wird effizienter und auf jede Aktivität zugeschnitten, wodurch die Employee Experience insgesamt verbessert wird.

Welche Rolle spielt Technologie in modernen Arbeitsumgebungen?
Technologie ist entscheidend für einen modernen, flexiblen Arbeitsplatz. ROOMZ Displays, digitale Grundrisse und Belegungs-Sensoren ermöglichen es Mitarbeitenden, Meetingräume, geteilte Schreibtische und Kollaborationsbereiche einfach zu buchen. Diese Tools reduzieren Reibungspunkte, liefern Echtzeitinformationen über die Nutzung der Räume und helfen Workplace Managern, die Büroauslastung zu optimieren. Integrierte Technologien verbessern die Employee Experience und unterstützen effizientes hybrides Arbeiten.

Warum sind kleine Kollaborationsräume in Büros wichtig?
Kleine Räume wie akustische Kabinen oder Huddle Rooms eignen sich ideal für kurze Meetings, konzentrierte Arbeit oder Telefonate. Sie erhöhen die Flexibilität, fördern die Nähe zwischen Teams und maximieren die Büroauslastung, insbesondere wenn sie mit Echtzeit-Raumbuchungssystemen und Belegungsdaten integriert werden.

Wie können Workplace Manager die Employee Experience verbessern?
Workplace Manager sind nicht nur für die Fläche zuständig. Mit datenbasierten Tools, Echtzeitvisualisierung und Belegungsanalysen schaffen sie intuitive Arbeitsumgebungen, die die Zusammenarbeit im Team fördern, Reibungspunkte reduzieren und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden insgesamt erhöhen.