Akustikkabinen : mehr produktivitaet und employee experience in Open Spaces
In hybriden Arbeitsumgebungen, in denen Mitarbeitende je nach Aufgabe zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen wechseln, haben sich Akustikkabinen zu strategisch wichtigen Elementen moderner Bueros entwickelt. Sie sind kosteneffizienter und flexibler als klassische Besprechungsräume und bieten Bereiche für vertrauliche Gespräche und konzentriertes Arbeiten, ein klarer Mehrwert für die Employee Experience.
Gleichzeitig stellt die Verwaltung dieser Kabinen viele Facility Manager vor Herausforderungen. Ziel ist es, eine optimale Nutzung sicherzustellen, ohne Frustration oder Zeitverlust zu verursachen. Voraussetzung dafuer sind drei zentrale Faktoren: Echtzeit-Transparenz, eine an den jeweiligen Raumtyp angepasste Konfiguration und eine kontinuierliche Analyse der Nutzungsdaten.
Bedarfe verstehen: unterschiedliche Typen von Akustikkabinen
Nicht alle Akustikkabinen sind für dieselben Nutzungen ausgelegt. Eine klare Definition ihrer Funktion sowie eine entsprechend angepasste Ausstattung sind entscheidend für eine effiziente Bewirtschaftung.
- Kleine Akustikpods oder Telefonkabinen für 1–2 Personen: Diese Kabinen bieten ein hohes Mass an Privatsphaere. Dank ihres kompakten Formats lassen sie sich leicht in Open Spaces integrieren oder in Korridoren platzieren Sie eignen sich ideal fuer kurze Telefonate, One to One Meetings oder konzentriertes Arbeiten zwischendurch. Aufgrund der spontanen Nutzung und der hohen Fluktuation ist eine automatisierte Verwaltung dringend empfohlen.
Hier ist ein Praesenzsensor wie der ROOMZ Huddle Sensor optimal geeignet. Er erkennt die Belegung automatisch, ganz ohne Nutzerinteraktion, und gibt den Raum 15 Minuten nach dem Verlassen selbststaendig wieder frei. Der aktuelle Status, rot oder gruen, wird automatisch auf einem interaktiven Grundrissplan angezeigt, abrufbar ueber einen Smart TV oder die myROOMZ Web und Mobile App. So erhalten alle Teams jederzeit einen aktuellen Ueberblick.
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Beispiel: Eine Zwei-Personen-Kabine wird in der myROOMZ App als verfuegbar angezeigt..
- Mittelgrosse Akustikkabinen fuer 4 bis 6 Personen: Diese Kabinen funktionieren eher wie kompakte Besprechungsraeume und werden fuer kurze kollaborative Sessions genutzt. In diesem Fall ist der Einsatz eines Buchungsdisplays sinnvoll. Es ermoeglicht Vorab- oder Spontanbuchungen, was eine formellere Nutzung ermoeglicht.
Die kabellosen ROOMZ Buchungsdisplays bieten hier einen entscheidenden Vorteil. Sie lassen sich in wenigen Minuten installieren, eignen sich ideal fuer Glasflaechen und ermoeglichen eine flexible und skalierbare Ausstattung kollaborativer Bereiche.
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Nicht alle Akustikkabinen sind für dieselben Nutzungen ausgelegt
Neben der Echtzeitsteuerung benötigen Facility Manager fundierte Einblicke in die tatsächliche Nutzung der Akustikkabinen. Nur so lässt sich beurteilen, ob Anzahl, Lage und Typ der Kabinen den Anforderungen der Teams entsprechen. ROOMZ Advanced Analytics liefert in Kombination mit Präsenzsensoren verlässliche Daten, um über- oder untergenutzte sowie ungünstig verteilte Räume zu identifizieren, wodurch eine klare Übersicht über die Effizienz dieser Mikroflächen entsteht.
Diese Erkenntnisse helfen unter anderem dabei:
- Die Anzahl der Kabinen pro Etage oder Zone anzupassen
- Überfüllte Bereiche zu vermeiden
- Das optimale Verhältnis zwischen Kollaborationsräumen und Einzelarbeitsplätzen zu definieren
- Eine Vielfalt an Räumen bereitzustellen, die dem realen Nutzungsverhalten entsprechen
Wenn die Analyse beispielsweise zeigt, dass zwei Akustikkabinen im dritten Stock zu 90 Prozent ausgelastet sind, kann dies die Installation einer dritten Kabine rechtfertigen. Im Gegenzug können selten genutzte Flächen umkonfiguriert oder in stärker nachgefragte Bereiche verlagert werden. Dieser datenbasierte Ansatz ersetzt subjektive Einschätzungen durch fundierte Entscheidungen und optimiert die Investition in Büroflächen.
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Kundenreferenz: lastminute.com optimiert 27 Telefonkabinen auf 10 Etagen
Der Hauptsitz von lastminute.com in Chiasso, Schweiz, veranschaulicht diesen Ansatz sehr deutlich. Vor der Einführung von myROOMZ standen 450 Mitarbeitende vor der Herausforderung, in zwei Gebäuden mit mehreren Etagen schnell eine freie Telefonkabine zu finden, oft verbunden mit langen Wegen und Zeitverlust.
Stefano Poli, End User Service Team Leader, erklärt:
„Diese kleinen Arbeitsbereiche, die für kurze Telefonate oder vertrauliche Gespräche genutzt werden, sind wichtig, doch ihr Belegungsstatus ändert sich ständig. Auch wenn wir unsere Mitarbeitenden dazu ermutigen, sich mehr zu bewegen, war es Zeitverschwendung, von Etage zu Etage zu laufen, um einen ruhigen Platz zu finden.“
Die Lösung bestand in einer individuellen Konfiguration der myROOMZ App. Anstelle eines klassischen Grundrissplans zeigt eine Listenansicht alle Telefonkabinen mit ihrem Echtzeitstatus, Standort und relevanten Informationen. Mitarbeitende finden so mit wenigen Klicks eine verfügbare Akustikkabine.
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Eine effiziente Verwaltung von Akustikkabinen basiert auf dem Zusammenspiel von Automatisierung, Transparenz und Datenanalyse. Durch eine passgenaue Ausstattung je je nach Kabinentyp, Sensoren für Einzelkabinen, ROOMZ-Buchungsdisplays für grössere Flächen sowie die Auswertung von Nutzungsdaten gewinnen Facility Manager an operativer Effizienz. Gleichzeitig profitieren Mitarbeitende von einer intuitiven und reibungslosen Nutzung. Das Beispiel lastminute.com zeigt, wie durchdachte Konfigurationen Akustikkabinen zu einem zentralen Baustein produktiver Arbeitsumgebungen machen.
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Was ist eine Akustikkabine?
Eine Akustikkabine ist ein geschlossener oder halbgeschlossener Raum, der in Open Spaces Privatsphäre und Konzentration bietet. Sie eignet sich für Telefonate, kleine Meetings oder kurze Phasen individueller Arbeit.
Warum Akustikkabinen in Open Spaces installieren?
Sie steigern Produktivität und Employee Experience, indem sie vertrauliche Bereiche schaffen, Lärm reduzieren und die Nutzung von Büroflächen effizient gestalten, ohne klassische Besprechungsräume erweitern zu müssen.
Was ist der Unterschied zwischen einer kleinen Kabine und einer Kabine für 4–6 Personen?
Kleine Kabinen sind ideal für 1–2 Personen für kurze Telefonate oder individuelle Arbeit, während mittelgroße Kabinen wie kompakte Besprechungsräume für kurze kollaborative Sessions funktionieren und im Voraus buchbar sind.
Wie lässt sich die Nutzung von Akustikkabinen optimieren?
ROOMZ Präsenzsensoren und Buchungsdisplays erleichtern die Verwaltung von Akustikkabinen, reduzieren Konflikte bei der Nutzung und erhöhen die operative Effizienz für Facility Manager.
