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Flex Office: ein schrittweiser Prozess für einen kontrollierten Wandel

10 Januar 2022

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Mit der Zunahme der Arbeit im Homeoffice in den letzten zwei Jahren wurde das Interesse am Flex Office geweckt. Wenn die Mitarbeiter nicht vor Ort im Büro arbeiten, wollen immer mehr Unternehmen die frei gewordenen Quadratmeter optimieren.
Mittlerweile arbeitet ein grosser Teil der Arbeitnehmer weltweit im Homeoffice und verfügt somit zu Hause über die notwendigen Geräte zur Erfüllung der Aufgaben. Diese Praxis scheint sich langfristig durchzusetzen. Im Jahr 2021 gaben 86 % der Arbeitnehmer an, dass sie nach der Pandemie weiterhin im Homeoffice arbeiten möchten, und 66 % der Führungskräfte sind davon überzeugt, dass das Arbeiten im Homeoffice auch in Zukunft ausgebaut wird.¹

Bei diesen neuen Formen der Zusammenarbeit ist es nicht mehr sinnvoll, in einem Unternehmen über genauso viele Büros wie Mitarbeiter zu verfügen. Es ist verlockend, die Anzahl der fest zugewiesenen Büros zu reduzieren, um gemeinsame nicht jedoch individuelle Arbeitsbereiche, weiterzuentwickeln.

Die Herausforderung besteht nun darin, diese neuen Organisationsformen in den Unternehmen zu implementieren und dabei auf die richtige Weise vorzugehen. In dieser Übergangsphase, in der es auch darum geht, Akzeptanz zu erzielen, sollte ein flexibles und integratives Veränderungsmanagement in mehreren Etappen erfolgen. So lässt sich ein Übergang gestalten, der von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verstanden und akzeptiert wird.

 

1. Eine Testphase integrieren

Wie vor jedem grösseren Projekt in einem Unternehmen und angesichts der Herausforderungen ist es sehr empfehlenswert, mit einer Testphase zu beginnen. Dabei wird ein repräsentatives Pilotprojekt der Lösung implementiert.

Die Idee ist, das Flex Office in einem kleinen Teil der Teams (5 bis 10 %), nur in einer Abteilung oder auf freiwilliger Basis zu integrieren. Während des Pilotprojekts wird ausgebildet, getestet und insbesondere zugehört. Wie wird das Konzept wahrgenommen? Welche Erwartungen gibt es? Welche Befürchtungen?

Es gibt zahlreiche Messmethoden für diese A/B-Testphase: Fragebögen, persönliche Interviews, QR-Codes, die in den Räumen angebracht werden, damit die Mitarbeiter ein direktes Feedback über ihre Gefühle geben und Verbesserungen vorschlagen können…
Auf der Grundlage der Rückmeldungen wird dann die Ausgestaltung angepasst und die technologische Lösung definiert, die am besten zur jeweiligen internen Organisation passt. Das Schlüsselwort dabei lautet: Integration.
In dieser Phase ist es auch empfehlenswert, die übrigen Teams über das Projekt zu informieren, selbst wenn man sich noch in der Anfangsphase befindet. Erklären Sie, dass sich diese Arbeitsmethode derzeit in der Beta-Testphase befindet, um alle Mitarbeiter und Abteilungen von Anfang an einzubeziehen und sie auf eine breitere Implementierung vorzubereiten.

Sich Zeit zu nehmen, um die Gründe für diese Veränderung zu erklären, ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Warum möchten wir tendenziell weniger Büros einrichten? Wenn jeder mindestens zwei Tage pro Woche im Homeoffice arbeitet, welchen Vorteil hat es, ein Büro pro Mitarbeiter zu behalten? Wäre es nicht sinnvoller, diese Räume in Orte der Zusammenarbeit umzuwandeln, um noch bessere Erfahrungen zu ermöglichen?

 

2. Sensoren: eine einfache Möglichkeit, mit dem Flex Office zu beginnen

Wenn man sich erst einmal mit dem Gedanken angefreundet hat, kein eigenes Büro mehr zu besitzen, und weiss, welche Art von Flex Office angestrebt wird, ist die Integration von Sensoren eine moderate Möglichkeit für den Start des Konzeptes.

Durch die einfache Positionierung von Belegungssensoren unter den Schreibtischen, beispielsweise dem ROOMZ Desk Sensor, und durch die Digitalisierung der Arbeitsbereiche auf einem Bildschirm, der an einem häufig frequentierten Ort angebracht wird, können die Mitarbeiter in wenigen Sekunden einen freien Platz in dem Bereich finden, in dem sie arbeiten möchten.

Für diese Art des Flex Office ist keine Verwaltungsplattform zur Buchung von Arbeitsräumen, auf die alle Zugriff haben müssten, erforderlich. Dies greift daher in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter nur wenig ein.
Man kommt einfach ins Büro, schaut sich den Grundriss auf dem Bildschirm an, um einen freien Platz zu finden, und setzt sich an diesen Platz, um zu arbeiten. Sobald der Raum besetzt ist, wird er auf dem Grundrissplan rot dargestellt und steht anderen Mitarbeitern nicht mehr zur Verfügung.

Diese Methode, bei der man sozusagen einen Arbeitsplatz «parkt», hat jedoch ihre Grenzen. Denn es ist nicht möglich, einen Arbeitsplatz im Voraus zu reservieren, um die Büroarbeit zu planen. Diese Methode gleicht dem «First come, first serve» Prinzip und kann daher nur bei einem geringen Flex-Office-Anteil funktionieren, der in der Regel bei bis zu 20 % liegt.

 

3. Integration einer Buchungsplattform

Um die Optimierung noch weiter voranzutreiben und vor allem, um eine echte Zusammenarbeit zwischen und innerhalb von Abteilungen zu ermöglichen, ist der Zugriff auf eine Plattform zur Buchung von Arbeitsräumen erforderlich.

Tools wie myROOMZ ermöglichen den Arbeitnehmern eine persönlichere Erfahrung, da sie dank mehrerer wichtiger Funktionen ihre Arbeit zwischen Homeoffice und Präsenz im Büro vollständig selbst organisieren können:

  • Einen momentan verfügbaren Raum finden und reservieren
  • Einen Raum im Voraus für eine zukünftige Anwesenheit im Büro reservieren
  • Nach einem Kollegen suchen, um am selben Tag zusammenzuarbeiten
  • Ein Büro für einen Kollegen/Besucher reservieren
  • Seine engsten Mitarbeiter als Favoriten auswählen, um sie leichter zu finden usw.

All diese Ansätze, die durch die Tools ermöglicht werden, bieten den Benutzern echte Flexibilität, da sie ihre Zeitplanung selbst in die Hand nehmen können. Sie können so ihre Woche entsprechend ihren Aufgaben und gemäss der Anwesenheit der verschiedenen Team-Mitglieder organisieren.

In Verbindung mit Sensoren wird diese letzte Phase der Flex-Office-Integration den Entscheidungsträgern wertvolle Daten über die Auslastung der Räume liefern, damit sie die richtigen Entscheidungen zur Optimierung treffen und die Räume immer an den Bedarf anpassen können. Die Privatsphäre der Mitarbeiter bleibt durch die Verwendung vollständig anonymisierter Daten gewahrt. Wenn eine Buchungsplattform integriert ist, kann der Flex-Office-Anteil in einem Unternehmen bis zu 50 – 60 % erreichen.

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Und wie kann es weitergehen?

Jenseits von Big Data und auswertbaren Daten ist es wichtig, sich auf die Menschen zu konzentrieren und eine starke Unternehmenskultur beizubehalten oder zu entwickeln. Dank der gemeinsamen Synergie, die insbesondere durch die Schaffung hybrider Räume und echter Lebensräume ermöglicht wird, werden die Mitarbeiter im Sinne der Gemeinschaft und nicht mehr als Einzelpersonen denken.
Letztendlich wird das Unternehmen durch die gemeinsame Nutzung von Umgebung und Mobiliar zu einem Ort des Lernens und des Austausches, an dem die Kompetenzen zentralisiert werden, um die Leistung der Gruppe zu steigern.

[1] Baromètre annuel Télétravail 2021 (Jährliches Homeoffice-Barometer 2021) – Malakoff Humanis

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