Avec le développement du télétravail ces deux dernières années, le Flex Office suscite l’intérêt de plus en plus de structures, désireuses d’optimiser les mètres carrés rendus disponibles lorsque les salariés ne sont pas présents sur site.
C’est désormais un fait, une grande partie des travailleurs dans le monde a adopté le télétravail ce qui signifie que la grande majorité des salariés possèdent désormais les équipements nécessaires chez eux pour assurer leurs fonctions et cette pratique semble bien partie pour s’installer dans la durée. En effet, en 2021 près de 86% des salariés déclarent vouloir poursuivre le télétravail après la crise sanitaire et 66% des dirigeants sont convaincus que le télétravail continuera de se développer.¹

Dans ces nouvelles pratiques de collaboration, conserver le même nombre de bureaux que de salariés pour une entreprise n’a plus vraiment de sens et il devient tentant de réduire le nombre de bureaux attitrés pour penser espaces de travail communs et non plus individuels.

Toute la problématique repose désormais sur ces nouvelles organisations et sur la manière de les implémenter au sein des entreprises. Dans cette période de transition et pour réussir le défi de l’adhésion, plusieurs étapes devraient être mises en place afin de mener une conduite du changement souple et inclusive et d’avoir une transition comprise et acceptée par les collaborateurs et collaboratrices.

1. Intégrer une phase de test dans la transformation de vos espaces de travail

Comme avant tout lancement de projet majeur en entreprise et compte tenu des enjeux il est fortement recommandé de démarrer par une phase de test en implémentant un pilote représentatif de la solution.

L’idée est ici d’intégrer le Flex Office sur une petite partie des équipes (5 à 10%), sur un service seulement ou sur la base du volontariat. On éduque, on teste et surtout, on écoute. Comment le concept est-il perçu ? Quelles sont les attentes ? Les craintes ?

Les méthodes de mesures afin de mettre en place cette étape d’A/B testing sont nombreuses: questionnaires, entretiens individuels, QR codes placés dans les espaces pour que les salariés puissent faire un retour direct sur leurs ressentis et proposer des axes d’amélioration…
En fonction des retours, on adapte alors les aménagements et on définit les solutions technologiques les plus adaptées à notre organisation interne, le maitre mot étant: l’intégration.
Ainsi, durant cette phase, il est aussi conseillé de communiquer sur le projet au reste des équipes et ce, même si nous n’en sommes qu’au début. Expliquer que cette méthode de travail est actuellement en phase de beta testing afin d’intégrer tous les collaborateurs et tous les services dès la genèse du processus et de les préparer en amont à un déploiement plus large.

Prendre également le temps d’expliquer les raisons de ce changement est primordial. Pourquoi souhaitons-nous tendre vers moins de bureaux ? Si tout le monde est en télétravail au moins deux jours par semaine, quel est l’intérêt de conserver un bureau par salarié ? Ne vaut-il pas mieux transformer ces espaces pour en créer des lieux de collaboration où l’expérience n’en sera que meilleure ?

2. Les capteurs d’occupation : une approche simple pour démarrer avec le Flex Office

Une fois que l’idée de ne plus posséder son bureau attitré a fait son chemin et que l’on sait vers quel type de Flex Office on souhaite aller, une manière modérée de démarrer avec le concept est l’intégration de capteurs.

En positionnant simplement des capteurs d’occupation sous les bureaux tels que le ROOMZ Desk Sensor et en digitalisant les espaces de travail sur un écran placé dans un lieu de passage, les salariés pourront trouver en quelques secondes un espace disponible dans la zone où ils souhaitent travailler.

Cette méthode de Flex Office ne nécessite en rien l’intégration d’une plateforme de gestion de réservation d’espaces de travail à laquelle tout le monde devrait adhérer et est donc moins « intrusive » dans la vie quotidienne des collaborateurs.
Il s’agit simplement d’arriver au bureau, de visualiser le plan d’étage sur écran pour trouver un espace disponible et d’aller s’y installer pour travailler. Une fois occupé, l’espace apparaitra alors en rouge sur le plan général et ne sera plus disponible pour les autres collaborateurs.

Aussi surnommée la méthode « parking » cette organisation a tout de même ses limites. Ici, il n’est pas possible de réserver un poste à l’avance pour anticiper sa venue. C’est un peu la théorie du « premier arrivé premier servi » et c’est pour cela que cette politique ne peut fonctionner que sur des taux de Flex Office légers se situant en général entre 80 et 90%.

3. L’intégration d’un système de réservation des espaces de travail

Pour pousser l’optimisation plus loin et surtout, pour permettre une vraie collaboration inter et intra services, l’adhésion à une plateforme de réservation d’espaces de travail est nécessaire.

Des outils tels que myROOMZ vont en effet permettent aux salariés de créer une expérience plus personnalisée et de pouvoir pleinement s’organiser entre télétravail et présentiel grâce à plusieurs fonctions clés :

• Trouver et réserver un espace disponible sur le moment
• Réserver un espace à l’avance pour une future venue au bureau
• Rechercher un collègue pour venir le même jour que lui et collaborer
• Réserver un bureau pour un collègue / visiteur
• Placer ses plus proches collaborateurs en favoris pour les retrouver plus facilement etc…

Toutes ces approches rendues possibles grâce aux outils vont offrir une réelle flexibilité aux utilisateurs en leur permettant d’avoir la main mise sur leur emploi du temps afin d’organiser leur semaine en fonction de leurs tâches à accomplir et des différents membres de leur équipe.

Couplée à des capteurs, cette dernière phase d’intégration du Flex Office permettra aux décisionnaires d’obtenir des données précieuses sur le taux d’occupation des espaces afin de prendre les bonnes décisions en matière d’optimisation et de toujours les faire évoluer en fonction des besoins tout en respectant la sphère privée des collaborateurs en utilisant des données complètement anonymisées. Lorsqu’une plateforme de réservation est intégrée, le taux de Flex Office au sein d’une structure peut atteindre les 50%.

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Et pour aller plus loin ?

Au-delà de la data et des données tangibles, il est important de rester concentré sur l’humain et de conserver ou développer une culture d’entreprise forte. C’est grâce à cette synergie commune, notamment rendue possible avec la création d’espaces plus hybrides et de véritables lieux de vie que chacun va alors penser collectif plutôt qu’individuel.
Au final, mettre en commun un environnement et du mobilier, permet à l’entreprise de devenir un lieu d’apprentissage et d’échanges où l’on centralise les compétences afin de faire avancer la performance du groupe.

Sources:

[1] Baromètre annuel Télétravail 2021 – Malakoff Humanis