Meeting Room Display: So finden Sie die passende Lösung für Ihre Besprechungsräume

• • • • Für Mitarbeitende:
        verschwindet die tägliche Reibung: kein Rätselraten vor verschlossenen Türen, keine Unterbrechung laufender Meetings, kein Umweg über den Kalender am Arbeitsplatz. Wer einen Raum braucht, sieht die Verfügbarkeit direkt an der Besprechungsraum Anzeige und bucht mit zwei Berührungen.
      • Für das Management:
        zählt neben der Produktivität vor allem die Akzeptanz: Ein System, das niemand erklärt bekommen muss, wird auch tatsächlich genutzt. Kabellose Lösungen senken zudem die Installationskosten erheblich, da weder Strom- noch Netzwerkkabel verlegt werden müssen. Gleichzeitig bieten sie maximale Flexibilität für zukünftige Veränderungen: Starten Sie mit einem einzigen Display und erweitern Sie die Lösung im eigenen Tempo. Werden Büros umgestaltet, Abteilungen verlegt oder ganze Standorte umgezogen, lassen sich die Displays innerhalb weniger Minuten versetzen und an die neue Umgebung anpassen.
      • Für das Facility Management:
        ist der Hebel am grössten: Büroflächen sind nach den Löhnen der zweitgrösste Kostenblock im Unternehmen. Gleichzeitig zeigt eine Studie des Workplace-Analysten Leesman, dass freitags nur noch 21 Prozent der Mitarbeitenden ins Büro kommen und viele Unternehmen ihre Fläche um bis zu 40 Prozent reduzieren könnten, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Meeting Room Displays liefern zusammen mit Belegungssensoren die Daten, um solche Entscheidungen auf Basis der tatsächlichen Nutzung statt nach Bauchgefühl zu treffen, etwa indem an einzelnen Wochentagen ganze Etagen geschlossen oder Teams und Abteilungen auf weniger Stockwerken gebündelt werden.

Conference Room Display: E-Ink® oder LCD, welche Technologie ist die richtige?

Wie schnell lässt sich ein Display für Meetingräume installieren?

Wie wird das Display mit Strom versorgt?

Wie hoch ist der Energieverbrauch im Betrieb?

Aus welchen Winkeln muss das Display gut ablesbar sein?

Wie einfach lässt sich die Lösung auf weitere Räume ausdehnen?

Wie viel Wartungsaufwand entsteht im laufenden Betrieb?

Welche Sicherheitsanforderungen erfüllt das Display?

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Worauf Sie bei der Auswahl eines Meeting Room Displays achten sollten

1. Installation:
   Wie einfach lässt sich die Verkabelung im eigenen Gebäude umsetzen, stehen die nötigen Ressourcen intern zur Verfügung, und ist überhaupt eine bauliche Genehmigung möglich? Diese Fragen entscheiden oft schon vorab, ob eine kabelgebundene LCD-Lösung oder eine kabellose E-Ink®-Lösung infrage kommt.
2. Skalierbarkeit:
   Ein Blick in die Zukunft lohnt sich: Was passiert bei einer wachsenden Anzahl an Meetingräumen oder einem Umzug? Eine kabelgebundene Lösung bedeutet bei jeder Erweiterung neuen Verkabelungsaufwand, eine kabellose Lösung lässt sich dagegen flexibel mitwachsen.
3. Erforderliches Sicherheitsniveau:
   Sind die Daten zu Ressourcen wie Räumen, Mitarbeitenden oder Meetings sensibel? Wenn ja, empfiehlt sich eine Lösung ohne Betriebssystem. Achten Sie zudem auf verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS), eine datensparsame Anzeige und einen nach ISO 27001 zertifizierten Anbieter. Die Verarbeitung personenbezogener Buchungsdaten muss den Vorgaben der DSGVO entsprechen. Das ROOMZ Display speichert keine Informationen lokal und hat kein Betriebssystem, was die Angriffsfläche deutlich reduziert.
4. Integration in bestehende Tools:
   Lässt sich die Lösung mit bereits genutzten Kollaborationstools verbinden, etwa Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Teams oder Exchange? Eine reibungslose Integration ist entscheidend für eine einfache Einführung und eine gute Akzeptanz der Lösung im Unternehmen.
5. Akzeptanz bei den Mitarbeitenden:
   Eine intuitive Bedienung und die Verfügbarkeit in Echtzeit, inklusive mobilem Zugriff, entscheiden massgeblich darüber, ob eine Lösung im Arbeitsalltag tatsächlich angenommen wird.
6. Analyse der Arbeitsplatznutzung:
   Wer die tatsächliche Nutzung seiner Büroflächen kennen möchte, um eine fundierte Flächenstrategie zu entwickeln, sollte auf eine Lösung mit Workspace Analytics setzen. Angaben zur Raumnutzung, zu Stosszeiten, zur No-Show-Rate und zu den beliebtesten Raumtypen liefern wertvolle Erkenntnisse. Ein Display allein löst nur das Problem an der Tür, den vollen Nutzen bringt erst die Kombination mit Sensorik und Auswertung: Advanced Analytics zeigt, wie Räume tatsächlich genutzt werden, die Basis für fundierte Flächenentscheidungen.

Praxisbeispiele: UNESCO, ABB und Lonza

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