Die Ereignisse des Jahres 2020 und insbesondere die Gesundheitskrise, die wir gerade durchleben, haben Unternehmen dazu gebracht, ihre ureigene Art der Zusammenarbeit zu überdenken. Zu den wichtigsten Elementen gehören das Arbeiten im Homeoffice, was immer mehr genutzt wird, und die verschiedenen Arten von Räumen für die Zusammenarbeit. Open Space, Flex Office, Coworking, Business Hub… viele Konzepte etablieren sich und es liegt an den Unternehmen, das Organisationskonzept zu finden, das der eigenen Identität am besten entspricht. Dabei sollten vor allem die Fragen nach der Nutzung beantwortet werden: wo, wann und warum? Seit einigen Jahren wird die Zahl der Einzelarbeitsplätze stark reduziert. Stattdessen entstehen vermehrt Orte für den Austausch und für Diskussionen. Das herkömmliche abgeschlossene Büro öffnet sich gegenüber dem Unternehmen und den anderen Mitarbeitern, um Raum für Interaktion und kollektive Kreativität zu schaffen.

« Vor fünfzehn Jahren wurden 80 % der Arbeitszeit für individuelle Aufgaben und 20 % für den kollektiven Austausch aufgewendet. Im Jahr 2025 wird es genau andersherum sein. » ¹

Diese neuen Räume sind dynamisch, lebendig und müssen im Einklang mit den Bedürfnissen und Werten des Unternehmens stehen.

Lange Zeit haben sich die Mitarbeiter an den Raum angepasst. Wenn man heute an «neue Einrichtungsmöglichkeiten» denkt, wird eine gegenteilige Herangehensweise forciert. Der Benutzer wird in den Mittelpunkt der Strategie gestellt und der Fokus liegt auf der Schaffung von Räumen, die seinen Bedürfnissen und neuen Wünschen nach Zusammenarbeit entsprechen.

In diesem Artikel möchten wir uns auf drei neue Konzepte der Zusammenarbeit konzentrieren, die in der Welt des kollaborativen Arbeitens von morgen Normalität werden könnten.

1. Der Einzug des Flex Office oder Shared Desks

Auf halbem Weg zwischen Einzel- und Gemeinschaftsbüro ist das Flex Office in aller Munde, wenn es um neue Räume der Zusammenarbeit geht. Die Mobilität ermöglicht es den Mitarbeitern, besser zusammenzuarbeiten, und das Unternehmen kann seine Arbeitsbereiche erheblich optimieren. Im Jahr 2017 gaben 61 % der Unternehmen an, dass sie bereit sind, diese neue Form der Organisation zu testen.²

Vorbei sind die Zeiten des herkömmlichen Kleinbüros mit persönlichen Fotos. Heute können sich die Mitarbeiter frei im Unternehmen bewegen und vor allen Dingen jeden Tag wählen, an welchem Ort sie arbeiten möchten. Für ein optimales Benutzererlebnis ist es notwendig, eine adäquate Ausstattung bereitzustellen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, in wenigen Sekunden die Verbindung zu einem Arbeitsplatz gemäss ATAWAD-Logik («Any Time, Any Where, Any Device») herzustellen / zu trennen.

Unter den verschiedenen Flex-Office-Varianten unterscheiden wir 3 aufkommende Typen:

• Nomadentum: Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Schreibtisch, kann aber innerhalb des Unternehmens arbeiten, wo er möchte.
• Desk Sharing: Es wird kein Arbeitsplatz zugewiesen und die Anzahl der verfügbaren Plätze ist geringer als die Anzahl der Mitarbeiter. Unserer Expertise und dem Feedback unserer Kunden zufolge liegt die durchschnittliche Auslastung eines Arbeitsplatzes bei nur 37 %, sodass Desk Sharing dem Unternehmen ermöglicht, Kosten zu sparen und leere Büros zu optimieren, insbesondere wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Dieser Prozentsatz dürfte durch die neuesten Homeoffice-Richtlinien, die die Unternehmen in diesem Jahr einführen mussten und die grösstenteils in die zukünftige Organisation der Arbeitswelt voll integriert sein werden, noch erheblich steigen.
• Bookable Desk: Auf halbem Weg zwischen festem und gemeinsam genutztem Schreibtisch ermöglicht der Bookable Desk den Mitarbeitern, einen Schreibtisch im Voraus von zu Hause aus zu buchen – über immer raffiniertere Tools und mit dem Ziel, den Benutzern mehr Flexibilität zu bieten. Die Ergebnisse sind ziemlich überzeugend. Tatsächlich sagen viele Mitarbeiter, die den Bookable Desk in Unternehmen getestet haben, dass der regelmässige Orts- und Kollegenwechsel den Austausch sowohl intern innerhalb eines Teams als auch extern zwischen den verschiedenen Geschäftsbereichen verbessert.

« 84 % der Mitarbeiter sagen, dass sie mit ihrer neuen Arbeitsumgebung zufrieden sind. » ³

Diese neuen agilen Arbeitserfahrungen ermöglichen es den Mitarbeitern daher, all die verschiedenen Aufgaben und Projekte, die das Unternehmen ausmachen, besser zu verstehen, sodass ihr Interesse und das Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen erhöht werden.

2. Hybride Arbeitsbereiche

Sportflächen, Grünflächen, Loungebereiche… sind nunmehr in die Büroflächen integriert. Diese kleinen Inseln der Entspannung ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Batterien wieder aufzuladen und während einer kurzen Pause abzuschalten. Denn es ist eine Illusion zu glauben, dass wir in der Lage sind, acht Stunden am Stück konzentriert und produktiv zu arbeiten. Viele Unternehmen haben dies bereits verstanden und bieten ihren Mitarbeitern soziale Räume an, wo sie entspannen und abschalten können. Schliesslich wissen wir alle, dass die besten Ideen nicht unbedingt im Büro entstehen, sondern eher dann, wenn man das Büro verlässt und dem Verstand eine Pause gönnt.

Diese hybriden Lebensräume ermöglichen es Unternehmen auch, Platz und Kosten zu sparen, indem sie Einrichtungen anbieten, die mehrere Nutzungen und Bedürfnisse an einem Ort erfüllen und so eine bessere Flächenoptimierung ermöglichen.

3. Arbeitsbereiche von Dritten (öffentliche Räume, Business Hub, Coworking)

Nicht im Büro, nicht zu Hause, sondern an einem dritten Ort. Dieser neue Trend der Zusammenarbeit wird den immer mobiler werdenden Mitarbeitern angeboten und durch die massenhafte Verbreitung der neuen Informations- und Kommunikationstechnologien ermöglicht.

So lassen sich je nach Bedarf zwei Arten von Dritträumen unterscheiden. Räume für individuelle Arbeit wie öffentliche Orte (z. B. eingerichtete Cafés) und solche, die für die Zusammenarbeit gedacht sind, wie die bereits weit verbreiteten Coworking Spaces oder Business Hubs.

Was ist ein Business Hub?

Die Daseinsberechtigung des Business Hub basiert auf dem Prinzip der Zusammenarbeit. Im Gegensatz zum Coworking, bei dem in der Regel grosse Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, in denen alle Berufe oder Mitglieder eines Teams im selben Raum arbeiten, ist bei Business Hubs mehr Privatsphäre gefragt.

Um die Zusammenarbeit weiter voranzutreiben, werden in einem Business Hub Mitglieder desselben Projekts oder Themas zusammengebracht, um zusammen auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Die Mischung von Erfahrungen und beruflichen Hintergründen in Kombination mit einer gemeinsamen Wissensbasis lassen Business Hubs zu einem wahren Ort der Kreativität und des fachlichen Fortschritts werden.

Und das Konzept trifft den Nerv der Zeit. Überall auf der Welt kann man sehen, wie diese neuen Räume für die unterschiedlichsten Bedürfnisse geschaffen werden. Ob es darum geht, einem Unternehmen zu ermöglichen, sich mit seinen Kunden in einem «neutralen» Raum zu treffen, um an Verbesserungsmöglichkeiten zu arbeiten, oder ob die Krebsforschung vorangetrieben werden soll, indem Forscher, Ärzte und Patienten zusammengebracht werden – dieses neue Modell der Zusammenarbeit scheint eine effektive Antwort für viele Aktivitätsbereiche zu sein.

Unabhängig davon, welche Art von Konzept Sie in Ihrem Unternehmen implementieren möchten, ist es wichtig, den Menschen in den Mittelpunkt des Projekts zu stellen. Zu diesem Zweck ist eine kontinuierliche Bewertung wichtig, bei der das Feedback der Mitarbeiter als Teil des Best-Practice-Vorgehens von Beginn des Restrukturierungsplans an berücksichtigt wird.

Sich mit den richtigen Werkzeugen auszustatten, um die Büros von morgen zu gestalten, ist daher ein wichtiger Erfolgsfaktor, der nicht übersehen werden darf. Räume stehen im Dienst der Menschen und erfüllen deren Bedürfnisse und nicht umgekehrt. Unser Kunde isolutions AG, der die ROOMZ-Lösungen getestet und übernommen hat, bringt diese Philosophie auf den Punkt: «ROOMZ passt perfekt in unser Konzept des Workplace as a Service» – Roman Feierabend – Leiter Managed Services bei der isolutions AG.

Zudem sollten diese Räume so gestaltet werden, dass sie veränderbar sind, um in Zukunft immer wieder neue Anpassungen zu ermöglichen, bis die perfekte Balance zwischen individueller Arbeit, Zusammenarbeit und Entspannung gefunden wurde.

Für die Optimierung Ihrer neuen Arbeitsräume werden Daten Ihr bester Verbündeter sein. Denn wie können Sie wissen, ob ein Raum nützlich ist, wenn Sie die Rate der Belegung oder Nichtbelegung bzw. die Anzahl der Personen, von denen ein Raum jede Woche genutzt wird, nicht kennen? ROOMZ hat eine Reihe von Lösungen entwickelt, mit denen Sie die Nutzung Ihrer Räume maximieren können, indem Ihnen grundlegende, konkrete Daten für die Entscheidungsfindung zur Verfügung gestellt werden.

Quellen:

[1] Studie- greenworking.fr “Futur of work”
[2] Studie Parella-Esquisse (2017)
[3] Studie JLL « The Flex-Office practices of big companies»

Foto von Proxyclick Visitor Management System from Pexels