Les événements de l’année 2020 et notamment la crise sanitaire que nous traversons ont poussé les entreprises à repenser leur manière intrinsèque de collaborer. Parmi les éléments clés, on retiendra bien entendu le déploiement majeur du télétravail et la multiplication des différents types d’espaces de collaboration. Open Space, Flex Office, Coworking, Business hub… de nombreux concepts s’émancipent et il appartient à chaque entreprise de trouver l’organisation qui correspond le mieux à son identité en répondant avant tout à la question des usages : où, quand et pourquoi ?

On observe depuis plusieurs années une réduction majeure des espaces de travail individuels au profit de la création de lieux d’échanges et de discussions. Le traditionnel bureau fermé s’ouvre sur l’entreprise et les autres collaborateurs pour laisser place à l’interaction et la créativité collective.

« Il y a 15 ans, 80% du temps de travail était consacré à des tâches individuelles et 20% à des échanges collectifs. En 2025, ce sera exactement l’inverse. » ¹

Ces nouveaux espaces sont dynamiques, vivants et doivent correspondre aux besoins et aux valeurs de l’entreprise.

Longtemps, les collaborateurs se sont adaptés à l’espace. Aujourd’hui, lorsque l’on pense « nouveaux aménagements » c’est la logique inverse qui est poussée. L’utilisateur est placé au centre de la stratégie et l’on cherche avant tout à créer des espaces qui répondent à ses besoins et nouvelles envies de collaboration.

Nous vous proposons dans cet article de mettre l’accent sur 3 concepts de collaboration émergeants et qui pourraient, à terme, devenir une normalité dans le monde collaboratif de demain.

1. L’avènement du Flex Office ou bureaux partagés

A mi-chemin entre le bureau individuel et partagé, le Flex Office est aujourd’hui sur toutes les lèvres lorsque l’on parle des nouveaux espaces de collaboration. Être nomade permet aux salariés une meilleure collaboration et à l’entreprise une optimisation des espaces de travail non négligeable. En 2017, 61% des entreprises se disaient déjà prêtes à tester cette nouvelle organisation. ²

Fini le bureau attitré avec sa petite plante et ses photos personnalisées, aujourd’hui le salarié est libre de se déplacer dans l’entreprise et surtout de choisir à quel endroit il souhaite travailler pour la journée. Pour que l’expérience utilisateur soit optimale, il est nécessaire de fournir un équipement adéquat qui permet aux salariés se connecter / déconnecter en quelques secondes d’un poste de travail selon la logique ATAWAD (« Any Time, Any Where, Any Device »).

Parmi les différentes variantes du Flex Office, on distingue 3 types émergents :

• Le Nomadisme : chaque collaborateur possède son propre bureau mais est libre de travailler où il le souhaite au sein de l’entreprise.
• Le Desk Sharing : Aucun poste de travail n’est attitré et le nombre d’emplacements disponibles est inférieur au nombre de salariés.
  D’après notre expertise et les retours de nos clients, le taux d’occupation moyen d’un poste de travail se situerait en moyenne à 37% uniquement, le Desk Sharing permet donc à l’entreprise de réaliser des économies de coûts et d’optimiser les bureaux vides notamment lorsque les employés sont en télétravail. Ce pourcentage sera surement amené à augmenter considérablement suite aux dernières politiques de télétravail que les entreprises ont du mettre en place cette année et qui seront pour la majorité pleinement intégrées dans les futures organisations du monde du travail.
• Le Bookable Desk : A mi chemin entre le bureau fixe et partagé, le Bookable Desk permet aux salariés de réserver un bureau à l’avance depuis leur domicile à travers des outils toujours plus élaborés et dans le but d’offrir une meilleure flexibilité aux usagers. Et les retours sont plutôt concluants. En effet, bon nombre de collaborateurs ayant testé le Bookable Desk en entreprise affirment que changer de place et de collègues régulièrement enrichit les échanges en interne au sein d’une équipe mais également en externe entre les différents métiers.

« 84 % des salariés se déclarent satisfaits de leur nouvel environnement de travail »³

Ces nouvelles expériences de travail Agile permettent donc aux salariés de mieux comprendre l’ensemble des différents métiers et projets qui font vivre l’entreprise ce qui accroit leur intérêt et le sentiment d’appartenance à l’entité.

2. Les espaces de collaboration hybrides

Salles de sport, espaces verdure, salon lounge… viennent aujourd’hui se nicher au sein même des espaces bureaux. Ces petites bulles de détente permettent aux salariés de se ressourcer et de déconnecter le temps d’une pause café. Il est en effet illusoire de penser que nous sommes capables de rester concentrés et productifs 8h d’affilé. Beaucoup d’entreprises l’ont déjà compris et offrent à leurs collaborateurs des espaces sociaux destinés à la relaxation et la déconnection. Après tout, nous savons tous que les meilleures idées n’arrivent pas forcément au bureau mais au contraire lorsque l’on sort de son cadre de travail et que l’on accorde un peu de répit à son esprit.

Ces lieux de vie hybrides permettent aussi aux entreprises de réaliser des économies d’espaces et de coûts en proposant des aménagements qui répondent à plusieurs usages et besoins dans un même endroit, permettant ainsi une meilleure optimisation des étages.

3. Les espaces de travail tiers (espaces publics, Business hub, Coworking)

Pas au bureau, ni à la maison mais dans un espace tier. Cette nouvelle tendance de collaboration est proposée à des employés de plus en plus nomades et est rendue possible grâce à la massification des nouvelles technologies d’information et de communication.

Ainsi, on distingue deux types d’espaces tiers en fonction du besoin. Les espaces pour le travail individuel comme les lieux publics (ex : les cafés aménagés) et ceux destinés à la collaboration comme les espaces de coworking déjà fortement répandus ou encore les Business hub.

Le Business hub, qu’est-ce que c’est ?

La raison d’être du Business hub repose sur le principe de collaboration. Contrairement aux coworking qui sont en général de grands locaux où tous les métiers ou membres d’une équipe évoluent dans le même espace, les Business hub appellent à plus d’intimité.

Pour aller plus loin dans la collaboration, les Business hub rassemblent les membres d’un même projet ou d’une même thématique afin d’avancer ensemble dans un but commun.
La mixité des expériences et parcours professionnels alliée à une base de connaissance partagée permettent aux Business hub de devenir de véritables lieux de création et d’avancées disciplinaires.

Et le concept fait mouche, partout dans le monde nous voyons naitre ces nouveaux espaces pour des besoins très variés. Que ce soit pour permettre à une entreprise de rencontrer ses clients dans un espace « neutre » afin de travailler sur des axes d’amélioration ou encore pour faire avancer la recherche contre le cancer en rassemblant chercheurs, médecins et patients, ce nouveau modèle de collaboration semble être une réponse efficace à de nombreux secteurs d’activité.

Quel que soit le type d’aménagements que vous choisissez de mettre en place au sein de votre entreprise, il est primordial de placer l’humain au centre du projet.
Pour ce faire, la mise en place d’une évaluation continue afin de prendre en compte les retours d’expériences des collaborateurs fait partie des bonnes pratiques à adopter dès le lancement du plan de restructuration.

S’équiper des bons outils pour construire les bureaux de demain est donc un facteur clé de succès non négligeable. Les espaces sont au service des personnes et répondent à leurs besoins et non l’inverse. Notre client isolutions AG, qui a testé et adopté les solutions ROOMZ, résume très bien cette philosophie : « ROOMZ s’harmonise parfaitement avec notre concept de « Workplace as a Service » – Roman Feierabend – Head of Managed Services chez isolutions AG.

Gardons également à l’esprit que ces espaces doivent être pensés pour être malléables puisqu’ils sont amenés à évoluer dans le futur pour sans cesse se réadapter jusqu’à trouver l’équilibre parfait entre travail individuel, collaboration et détente.

Pour terminer et afin d’optimiser au mieux vos nouveaux espaces de travail, la data sera votre meilleure alliée. En effet, comment savoir si un espace est utile si l’on ne connait pas son taux d’occupation, d’absentéisme ou encore le nombre de personnes qui l’occupent chaque semaine ?
ROOMZ a développé un ensemble de solutions qui vous permettent de maximiser au mieux l’utilisation de vos espaces en vous fournissant des données tangibles fondamentales lors de la prise de décision.

Sources:

[1] Etude greenworking.fr «Futur of work »
[2] Etude Parella-Esquisse (2017)
[3] Etude JLL « Les pratiques des grands groupes en matière de Flex-Office »

Photo:  Proxyclick Visitor Management System from Pexels