In den letzten Jahren hat sich die Rolle von Büros stark gewandelt. Sie sind zu einem sozialen Knotenpunkt geworden, der nur dann sinnvoll ist, wenn er den Menschen dient. Die grösste Herausforderung für Unternehmen besteht heute darin, die richtige Balance zwischen Mitarbeitererfahrung und Gestaltung der Arbeitsbereiche zu finden.
Um zu verstehen, in welche Richtung sich Arbeitsbereiche weiterentwickeln müssen, bieten wir Ihnen in diesem Blog einen Überblick über die Erwartungen und Herausforderungen der drei Säulen, die täglich zum Erfolg eines Unternehmens beitragen: Mitarbeiter, Geschäftsführer und Facility Manager.

1. Die Erwartungen der Mitarbeiter an Arbeitsräume

Die Mitarbeitererfahrung spielt eine immer wichtigere Rolle in der Unternehmensstrategie zur Gestaltung von Arbeitsbereichen – dies, um ein einfaches Ziel zu erreichen: Bereiche zu schaffen, die den Erwartungen der Mitarbeiter entsprechen.

Zu den wichtigsten Anforderungen, die in den Studien genannt werden, steht bessere Zusammenarbeit immer ganz oben auf der Liste. Trotz aller Vorteile, die die Arbeit im Homeoffice mit sich bringt, kann Remote-Arbeit niemals die physischen Beziehungen ersetzen. Es geht nun darum, sich zwar weniger zu treffen, dafür jedoch besser.

Im Jahr 2022 erwarteten 61 % der Mitarbeiter, dass ihr Unternehmen Instrumente für eine bessere Zusammenarbeit einführt, um neue Arbeitsmethoden zu implementieren¹.

Für Unternehmen stellt sich also nicht mehr die Frage, ob ein Übergang zu hybriden Arbeitsmethoden stattfinden soll, sondern wann und mit welchen Werkzeugen er erfolgen sollte. Die Bereitstellung einfacher und innovativer Lösungen ist daher zu einer wichtigen Säule der Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch der Produktivität geworden.

ROOMZ- Nutzenversprechen für Mitarbeiter:

• Verfügbare Bereiche besser zugänglich machen.
  Verbessern Sie die Sichtbarkeit verfügbarer Arbeitsbereiche und sparen Sie Mitarbeiterzeit, indem Sie den Belegungsstatus in Echtzeit und auf allen Kanälen bekannt geben:

> Angeschlossener TV-Bildschirm
> Digitaler Plan nach Stockwerk oder Gebäude
> Mobile und PC-Anwendung

• Besprechungsräume auf einfache Weise finden.
  Vermeiden Sie Unsicherheit in den Gängen und Zeitverlust, indem Sie jedem ermöglichen, seine Meetings zu verwalten und einen Raum im Voraus oder «spontan» direkt über das ROOMZ Display zu reservieren. Mit dem ROOMZ Sensor werden Geister-Meetings automatisch erkannt und der Raum freigegeben, wenn niemand erschienen ist.
• Mehr Autonomie für Mitarbeiterteams.
  Ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, ihre Ankunft vor Ort selbstständig zu planen, indem sie über die myROOMZ App ein Büro oder einen Parkplatz im Voraus buchen können. Dank der personalisierbaren Tags wird die Ausstattung jedes Bereichs in der App angegeben, um die Teams bei ihren individuellen und gemeinsamen Aufgaben zu unterstützen.
  
  

2. Perspektive der Geschäftsführung bei der Optimierung von Arbeitsräumen

Die Erwartungen, die vonseiten der Mitarbeiterteams an die Manager gestellt werden, gehen in zwei Richtungen: Sie sollen die Arbeitsorganisation flexibler gestalten und die Zusammenarbeit vor Ort, die durch die Pandemie beeinträchtigt wurde, wieder etablieren.
Aus Sicht der Geschäftsführung müssen die Arbeitsbereiche auch der Produktivität dienen.

Daher ist es entscheidend, eine Umgebung zu schaffen, die sich an die neuen Gewohnheiten der Mitarbeiter anpasst, und Werkzeuge bereitzustellen, die von allen gut angenommen werden. Wie bei allen Übergangsprozessen ist die Benutzerakzeptanz ein zentrales Thema. Es ist sehr wichtig, sich vor einer grösseren Implementierung Zeit zu nehmen, um die Werkzeuge zu testen und genehmigen zu lassen. Sonst besteht die Gefahr, dass die Zusammenarbeit beeinträchtigt wird.

Die Bereitstellung von Bereichen, die für hybride Arbeitsmethoden geeignet sind, ist auch ein Mittel, um die eigene Marke als Arbeitgeber zu stärken und neue Talente anzuziehen, wie Flore Pradere, Research Director, Global Work Dynamics Research bei JLL, betont:

«Arbeitgeber, die sich sträuben, ihre Arbeitsumgebung um die von den Arbeitnehmern nunmehr erwarteten Erfahrungen herum neu zu gestalten, werden es schwer haben, die besten Talente ihrer Branche zu rekrutieren und an sich zu binden […] Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für Arbeitgeber, Wohlbefinden und Leistung in Einklang zu bringen.»² 

ROOMZ- Nutzenversprechen für Manager:

• Eine nahtlose Erfahrung bieten.
  Die Verwaltung verschiedener Arbeitsbereiche kann Kopfzerbrechen bereiten, da je nach Typologie oft unterschiedliche Werkzeuge erforderlich sind. Diese Art der Organisation führt zu einer fragmentierten Benutzererfahrung und unter Umständen zur Verschwendung von wertvoller Zeit.
  ROOMZ ermöglicht den Benutzern eine einfache Erfahrung, da sie – je nachdem, wie sich ihre Aufgaben im Laufe des Tages verändern – mit einer einzigen Lösung den richtigen Arbeitsbereich finden können.
  
• Produktivität erhöhen.
  myROOMZ unterstützt die tägliche Zusammenarbeit durch Funktionen wie «Kollegen suchen», «Kollegen als Favoriten angeben» oder «Bereich für einen Kollegen reservieren». Die Mitarbeiter sind autonom und können einen Bereich in der Nähe eines Kollegen ihrer Wahl reservieren.
• Schrittweise Veränderungen.
  Da die ROOMZ-Lösung 100 % kabellos ist, ist sie perfekt skalierbar: Sie können mit einem einzigen Reservierungsbildschirm starten. Sobald sich die Benutzer daran gewöhnt haben, ist es sehr einfach, in dem von Ihnen gewünschten Tempo weitere Bildschirme zu installieren.
  Auch bei unserer Flex-Office-Lösung ist es möglich, nur mit Schreibtischsensoren und ohne die Einführung der Buchungsanwendung zu beginnen, um so einen schrittweisen Übergang zu ermöglichen.

3. Sichtweise des Facility Managements

Als zweitgrösste Kostenstelle nach den Gehältern stellen Arbeitsräume eine grosse Kostenbelastung für Unternehmen dar. Eine Ausgabe, die immer problematischer wird, da die Büros aufgrund der Zunahme der Arbeit im Homeoffice noch nie so leer waren wie heute.

Eine kürzlich veröffentlichte Studie von Leesman³, einem Spezialisten für die Messung der Mitarbeitererfahrung, zeigt, dass nur noch 19 % der Mitarbeiter am Freitag im Büro arbeiten und montags nur noch jeder dritte Mitarbeiter (31 %) im Büro anwesend ist.
Viele Bereiche werden daher an mehreren Tagen der Woche nicht genutzt, wodurch für die Unternehmen zusätzliche Kosten entstehen. Laut der gleichen Studie wird geschätzt, dass die meisten Unternehmen ihre Fläche um 40 % reduzieren könnten, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.

Die Rolle des Facility Managements oder der IT-Manager besteht darin, das richtige Verhältnis zwischen Fläche und Anzahl der Mitarbeiter zu finden, ohne das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu beeinträchtigen.
Um dies auf effiziente Weise zu erreichen, muss man zunächst die Nutzung der Arbeitsbereiche verstehen. Wie werden sie genutzt? Welche Leistung erbringen die einzelnen Bereiche? Welche Gewohnheiten haben die Mitarbeiter?

Die Datenanalyse ist der beste Weg, um eine nachhaltige Strategie zur Umgestaltung zu entwickeln, die den aktuellen Anforderungen und zukünftigen Entwicklungen gerecht wird. Entscheidungen, die auf fundierten Analysen basieren, ermöglichen eine realitätsnahe Arbeitsbereichsverwaltung.

ROOMZ- Nutzenversprechen für Facility Management:

• Immobilienkosten senken.
  ROOMZ Advanced Analytics ermöglicht die Einrichtung von Arbeitsbereichen, die auf Daten basieren, indem es einen genauen Echtzeit-Überblick über die Belegung Ihrer Flächen bietet.
  Unsere auf Microsoft Power BI basierende Plattform ermöglicht eine hohe Flexibilität bei der Art der Daten, die analysiert werden können – dies pro Stockwerk oder pro Gebäude.
  
• Wachstum vorhersehen.
  Unsere Analyselösung bietet Zugang zu Daten, die bis zu zwei Jahre zurückreichen. Diese historischen Daten helfen Ihnen, die Entwicklung der Raumnutzung besser zu verstehen und vorausschauende Strategien zu entwickeln, um zukünftige Anforderungen vorherzusehen.
• Verstehen, wie Arbeitsbereiche genutzt werden.
  Personalisierbare Tags eignen sich hervorragend, um zu verstehen, welche Bereiche aufgrund ihrer Typologie oder Ausstattung besonders erfolgreich oder weniger erfolgreich sind. So können Entscheidungen zur Umgestaltung getroffen werden, um die Nachfrage effektiver zu befriedigen.

—————————————————————————————————————————————————————–

Die Wahl von Werkzeugen für die Arbeitsbereichsverwaltung ist nichts anderes als die Wahl einer Lösung, die möglichst für alle Beteiligten eines Unternehmens nützlich ist.
Genau das ist der Anspruch des ROOMZ-Ökosystems und unser Wertversprechen: Ihnen eine umfassende Lösung für die Verwaltung Ihrer Arbeitsbereiche anzubieten, die sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Geschäftsführung Vorteile bringt.

Quellen:

[1] Workforce Preferences Barometer – 2022
[2] Article «3 things workers now want from the office .» JLL.com
[3] Leesman Days in Workplace module, 2022