Ces dernières années, le rôle des bureaux a considérablement évolué pour devenir progressivement un véritable hub social qui ne prend sens que lorsqu’il sert l’humain. Aujourd’hui le principal défi pour les entreprises revient à trouver le bon équilibre entre expérience employé et aménagement des espaces.
Pour comprendre quelle direction doivent prendre les espaces de travail en termes d’évolution, nous vous proposons à travers ce blog un tour d’horizon des attentes et challenges de trois piliers qui contribuent quotidiennement à la vie d’une entreprise à savoir: les employés, les managers et les Facility Managers.

1. Les attentes des employés envers les espaces de travail

L’expérience employé prend de plus en plus de place dans la stratégie d’aménagement des bureaux des entreprises afin d’atteindre un objectif simple: proposer des espaces qui correspondent aux attentes de chacun.

Parmi les besoins prioritaires qui apparaissent dans les études, celui de mieux collaborer revient toujours en haut de la liste. En effet, et malgré tous les avantages qu’apporte le télétravail, travailler à distance ne pourra jamais remplacer les liens physiques. Il est désormais question de se retrouver moins, certes, mais mieux.

En 2022, les employés étaient 61% à attendre que leur entreprise mette en place des outils pour mieux collaborer afin d’intégrer les nouvelles méthodes de travail¹.

La question pour les entreprises n’est donc plus de savoir si elles doivent passer à des méthodes de travail hybrides mais plutôt quand et avec quels outils.  Proposer des solutions simples et innovantes est donc devenu un pilier essentiel à la satisfaction employé et donc de surcroit, à la productivité.

La proposition de valeur de ROOMZ:

• Rendre les espaces disponibles plus accessibles.
  Boostez la visibilité des espaces de travail disponibles et faites gagner du temps aux collaborateurs en diffusant leur statut d’occupation en temps réel et sur tous les canaux:

> Ecran TV connecté
> Plan digitalisé par étage ou bâtiment
> Application mobile et PC

• Trouver une salle de réunion facilement.
  Diminuez la frustration dans les couloirs et la perte de temps en permettant à chacun de gérer ses réunions en réservant une salle à l’avance ou « sur le pouce » directement depuis le ROOMZ Display. Avec le ROOMZ Sensor, les réunions fantômes sont gérées automatiquement et la salle libérée si personne ne s’est présenté.
• Donner de l’autonomie aux équipes.
  Permettez aux employés d’anticiper leur venue sur site de manière autonome en réservant un bureau ou une place de parking à l’avance via l’application myROOMZ. Grâce aux tags personnalisables, les équipements de chaque espace sont référencés dans l’application pour soutenir les équipes dans leurs taches individuelles et collectives.
  
  

2. La perspective managériale dans l’optimisation des bureaux

Les managers sont aujourd’hui confrontés à une double attente de la part de leurs équipes: rendre l’organisation du travail plus flexible et renouer avec la collaboration humaine que la crise sanitaire à mise à mal.
D’un point de vue managériale, les espaces de travail doivent également être au service de la productivité.

Il est donc primordial de pouvoir fournir un environnement qui s’adapte aux nouvelles habitudes des employés couplé avec des outils qui soient bien accueillis par tous. En effet, comme dans tous processus de transition, l’adoption par les utilisateurs est un enjeu majeur. Prendre le temps de tester et faire approuver les outils avant un grand déploiement est donc essentiel au risque de nuire à la collaboration.

Proposer des espaces adaptés aux méthodes de travail hybrides est également un moyen de renforcer sa marque employeur et d’attirer de nouveaux talents comme le souligne Flore Pradere, Research Director, Global Work Dynamics Research chez JLL:

«Les employeurs qui rechignent à repenser leurs environnements de travail autour des expériences désormais attendues par les salariés peineront à recruter et à retenir les meilleurs talents de leur secteur […] C’est le moment où jamais pour les employeurs de réconcilier bien-être et performance.»² 

La proposition de valeur de ROOMZ:

• Offrir une expérience plus fluide.
  La gestion des différents espaces de travail peut être un casse-tête puisque souvent gérée à travers des outils différents en fonction de leur typologie. Ce genre d’organisation rend l’expérience employé fragmentée et peut faire perdre un temps précieux.
  ROOMZ propose aux utilisateurs une expérience simplifiée en leur permettant de trouver l’espace adapté en fonction de l’évolution de leurs tâches dans la journée à travers une solution unique.
  
• Renforcer la productivité.
  myROOMZ soutient la collaboration au quotidien grâce à des fonctionnalités telles que «rechercher un collègue», «placer un collègue en favoris» ou «réserver un espace pour un collègue». Les employés sont autonomes et peuvent réserver un espace près du collègue de leur choix.
• Mettre en place un changement graduel.
  100% sans-fil, la solution ROOMZ est parfaitement évolutive puisqu’elle permet de démarrer avec un seul écran de réservation. Une fois que les utilisateurs sont accommodés, il est très facile d’installer d’autres écrans, au rythme de votre choix.
  De même pour notre solution de gestion du Flex Office, il est possible de démarrer uniquement avec des capteurs de bureaux sans l’introduction de l’application de réservation pour une transition modérée.

3. La vision du Facility Management: perspectives sur la gestion des installations

Second centre de coûts après les salaires, les espaces de travail représentent une charge importante pour les entreprises. Une dépense qui devient d’autant plus problématique aujourd’hui que les bureaux n’ont jamais été aussi vides, notamment à cause du développement du télétravail.

Pour preuve, la récente étude publiée par Leesman³ , spécialiste dans la mesure de l’expérience employés, qui indique que les collaborateurs ne sont aujourd’hui plus que 19% à se rendre au bureau le vendredi et le lundi n’accueille en moyenne qu’un collaborateur sur trois (31%).
De nombreux espaces se retrouvent donc sous exploités plusieurs jours par semaine, ce qui représente autant de coûts supplémentaires pour les entreprises. Toujours d’après la même étude, on estime que la majorité des entreprises pourraient réduire de 40% leurs surfaces sans entraver la productivité.

Le rôle du Facility Management ou des IT Managers est de donc de proposer le bon ratio surface/nombre d’employés sans nuire au bien être collaborateur.
Pour y parvenir de manière efficace, il nécessaire de passer par une phase de compréhension des espaces. Comment sont-ils utilisés? Quelle est la performance de chaque espace? Quelles sont les habitudes des collaborateurs?

L’analyse de données s’avère être le meilleur moyen pour construire une stratégie de réaménagement pérenne qui sache répondre aux besoins présents et aux évolutions futures. Des décisions fondées sur des analyses tangibles permettront une gestion des bureaux au plus proche de la réalité.

La proposition de valeur de ROOMZ:

• Réduire les coûts immobiliers.
  ROOMZ Advanced Analytics permet de créer des bureaux basés sur les données en fournissant un aperçu précis et en temps réel de l’occupation de vos espaces. Développée sur Microsoft Power BI, notre plateforme offre une grande flexibilité dans le type de donnée que analysables et ce, par étage ou bâtiment.
  
• Anticiper la croissance.
  Notre solution d’analyse donne accès à des données allant jusqu’à deux ans d’ancienneté. Cet historique aide à mieux comprendre les évolutions d’utilisation des espaces et afin d’établir des stratégies prédictives et anticiper les besoins futurs.
• Comprendre comment sont utilisés les espaces.
  Les tags personnalisables sont un excellent atout pour comprendre les espaces qui ont le plus/moins de succès en fonction de leur typologie ou équipement. Certaines décisions de réaménagement peuvent alors être prise pour répondre de manière efficace à la demande.

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Choisir des outils pour la gestion des espaces de travail revient à choisir une solution qui servira si possible à toutes les parties prenantes d’une entreprise.
C’est exactement l’ambition de l’écosystème ROOMZ et notre proposition de valeur: vous proposer une solution complète pour la gestion intégrale de vos espaces de travail qui servira aux collaborateurs comme à la direction.

Sources:

[1] Workforce Preferences Barometer – 2022
[2] Article «3 things workers now want from the office .» JLL.com
[3] Leesman Days in Workplace module, 2022