Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Meetingraum-Analytics helfen Organisationen zu verstehen, wie Mitarbeitende Arbeitsräume tatsächlich täglich nutzen. Durch die Erfassung von Echtzeit-Belegungs- und Buchungsdaten können Ineffizienzen erkannt und fundiertere Entscheidungen getroffen werden.

Analytics helfen Unternehmen dabei:

• Spitzenzeiten der Nachfrage zu identifizieren (Tage oder Stunden)
• No-Shows und Ghost Meetings zu erkennen
• Die Raumauslastung über die Zeit zu messen
• Untergenutzte Räume und deren Ursachen zu verstehen
• Arbeitsplatzlayouts und Raumverteilung zu optimieren
• Das Meeting-Erlebnis der Mitarbeitenden zu verbessern

Diese Insights unterstützen die langfristige Arbeitsplatzplanung und helfen Organisationen, ihre Büroumgebung an reale Mitarbeitendenbedürfnisse anzupassen.

Moderne Workplace-Management-Technologien helfen Organisationen dabei, die Nutzung von Meetingräumen über den gesamten Arbeitstag hinweg zu verbessern.

Die wichtigsten Tools sind:

• Meetingraum-Buchungsdisplays
• Belegungssensoren für Räume und Huddle Spaces
• Interaktive Live Maps zur Darstellung der gesamten Raumverfügbarkeit
• Desk-Booking-Software
• Workplace-Analytics-Dashboards

Diese Technologien ermöglichen die Echtzeit-Überwachung der Auslastung, reduzieren No-Shows, geben nicht genutzte Räume automatisch frei und optimieren die gesamte Flächennutzung.

Viele Organisationen verbessern die Raumnutzung, indem sie Mitarbeitende dabei unterstützen, Räume entsprechend der tatsächlichen Teilnehmerzahl auszuwählen.

Ein praktischer Ansatz umfasst:

• Nicht buchbare Meetingräume wie Phone Booths oder Huddle Rooms für kurze und spontane Meetings anbieten
• Die Sichtbarkeit aller verfügbaren Räume über Live Floorplans und interaktive Office Maps erhöhen, um Mitarbeitenden zu helfen, einen passenden Raum zu finden
• Tags und Filter im Buchungssystem nach Grösse, Kapazität und Ausstattung verwenden
• Kleinere Meetingräume mit denselben grundlegenden Ausstattungen wie größere Räume bereitstellen

Dieser Ansatz verhindert, dass große Konferenzräume von kleinen Gruppen blockiert werden, und verbessert gleichzeitig die Gesamteffizienz der Büroflächen.

Schlechtes Meetingraum-Management erzeugt häufig unnötige Reibung im Arbeitsalltag und reduziert die Produktivität.

Häufige Probleme sind:

• Große Meetingräume werden für kleine Gruppen gebucht
• Mitarbeitende wählen Räume aus Gewohnheit statt nach Bedarf
• Wiederkehrende Meetings blockieren Räume, auch ohne Teilnahme
• Eingeschränkter Zugang zu bestimmten Ausstattungen in einzelnen Räumen
• Buchungsprozesse mit Genehmigungspflicht durch Führungskräfte
• Hybride Meetings reservieren grosse Räume trotz geringer Vor-Ort-Belegung

Ohne verlässliche Daten und flexible Tools fällt es Organisationen schwer, Meetingräume effizient zu nutzen.

Das ROOMZ Flightboard bietet Mitarbeitenden eine Echtzeit-Übersicht über die Verfügbarkeit aller Meetingräume und hilft ihnen, schneller ihr nächstes Meeting oder einen verfügbaren Raum zu finden.

Durch die Zentralisierung der Rauminformationen in Fluren oder Eingangsbereichen verbessert es die tägliche Zusammenarbeit und reduziert die Zeit, die für die Suche nach freien Räumen verloren geht.

Moderne Bürogestaltung muss die Vielfalt der täglichen Aufgaben der Mitarbeitenden widerspiegeln.

In einer Flex-Office-Umgebung hilft eine Auswahl unterschiedlicher Arbeitsbereiche dabei, effizienter zu arbeiten und die allgemeine Zufriedenheit zu steigern. Das Büro ist nicht mehr nur eine Ansammlung fester Schreibtische, sondern ein Ökosystem aus verschiedenen Zonen für unterschiedliche Bedürfnisse.

Typische Arbeitsbereiche sind:

• Arbeitsplätze für konzentriertes Einzelarbeiten
• Besprechungsräume für die Zusammenarbeit vor Ort
• Akustikboxen für Anrufe und Videokonferenzen
• Informelle Bereiche für Brainstorming und Teamarbeit
• Ruhige Zonen für fokussiertes Arbeiten
• Gemeinschaftsbereiche für Pausen und informellen Austausch

Diese Vielfalt stellt sicher, dass Mitarbeitende stets den passenden Raum für ihre Aufgaben finden.

Mit der Anwendung myROOMZ können Unternehmen ihre Arbeitsplätze je nach Arbeitsweise der Teams unterschiedlich strukturieren.

Die wichtigsten Arbeitsplatztypen sind:

• Zugewiesene Arbeitsplätze: Feste Schreibtische für bestimmte Mitarbeitende zur regelmäßigen Nutzung
• Hot Desks: Nicht reservierte Arbeitsplätze für flexible oder gelegentliche Nutzung
• Reservierbare Arbeitsplätze: Schreibtische, die im Voraus gebucht werden können, um die Arbeitswoche zu planen oder mit Kolleginnen und Kollegen zusammenzuarbeiten
• Zonenbasierte reservierbare Arbeitsplätze: Arbeitsplätze innerhalb eines definierten Bereichs, oft verbunden mit einem Team, einer Abteilung oder einem Projekt (z. B. Sales, Accounting, HR)

Eine erfolgreiche Umstellung auf Flex Office erfordert einen schrittweisen Ansatz, der Testphasen, Kommunikation und geeignete Workplace-Tools kombiniert.

Unternehmen starten häufig mit einer Pilotphase in einem kleinen Team oder einer Abteilung, um das Modell zu testen, Feedback zu sammeln und die Einrichtung vor einer breiteren Einführung anzupassen.

Die Umstellung kann anschließend durch einfache Lösungen wie Belegungssensoren und Live-Visualisierung der Arbeitsplätze unterstützt werden, sodass Mitarbeitende verfügbare Schreibtische leicht finden können, ohne ein komplexes Buchungssystem zu benötigen.

Belegungssensoren spielen eine zentrale Rolle in Flex-Office-Umgebungen, da sie Echtzeitdaten zur tatsächlichen Nutzung von Arbeitsplätzen liefern.

Sie erkennen, ob Schreibtische, Besprechungsräume oder kleine Kollaborationsbereiche belegt sind, und stellen diese Informationen über digitale Plattformen oder interaktive Grundrisse bereit. Dadurch können Mitarbeitende schnell verfügbare Arbeitsplätze finden, auch ohne feste Zuordnung.

Durch die Kombination von Echtzeit-Transparenz und Nutzungsdaten können Unternehmen Shared Workspaces effizienter verwalten und flexible Arbeitsmodelle besser unterstützen.

Desk Sharing trägt direkt zur Optimierung der Büroflächen bei, indem weniger Arbeitsplätze benötigt werden als Mitarbeitende im Unternehmen vorhanden sind.

Da Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch mehr haben, können Unternehmen kleinere und effizientere Büroflächen gestalten, die sich am tatsächlichen Bedarf statt an der Mitarbeiteranzahl orientieren.

Dies reduziert den Flächenbedarf erheblich und wirkt sich direkt auf die Immobilienkosten aus. In vielen Fällen ermöglicht Desk Sharing in Kombination mit hybriden Arbeitsmodellen deutliche Einsparungen, abhängig vom Anwesenheitsgrad im Büro und dem Sharing-Modell.