Datenschutzerklärung

1 Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung („Datenschutzerklärung“) erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und schützen, wenn Sie folgende Websites und Apps nutzen:

• https://roomz.local
• https://www.roomz.io
• https://portal.roomz.io (zusammenfassend „Website“) und
• die myROOMZ Web-App sowie die im Apple App Store und Google Play Store verfügbare myROOMZ Mobile App (die „App“, zusammen mit der Website der „Service“).

ROOMZ SA mit Sitz in Passage du Cardinal 11, 1700 Freiburg, Schweiz (nachfolgend „wir“, „unser“ oder „uns“) betreibt den Service.

Bei ROOMZ SA legen wir höchsten Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre und halten bei der Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten alle geltenden Datenschutzgesetze ein. Wir sind ein Schweizer Unternehmen und bieten unsere Services im B2B-Bereich an. Wir halten die Bestimmungen der EU-DSGVO und des Schweizer Datenschutzgesetzes (nachfolgend „DSG“) ein.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über unsere Grundsätze bezüglich der Erhebung, Nutzung und Weitergabe personenbezogener Daten bei Nutzung unseres Services sowie über Ihre diesbezüglichen Rechte.

Soweit in dieser Datenschutzerklärung nicht anders definiert, haben die verwendeten Begriffe die gleiche Bedeutung wie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf www.roomz.io.

2 Personenbezogene Daten

Wir respektieren Ihre Privatsphäre und verarbeiten keine anderen als die hier offengelegten personenbezogenen Daten. Wir erheben und speichern keine besonders schützenswerten Personendaten im Sinne des geltenden Datenschutzrechts.

2.1 Kontaktdaten

Wir verarbeiten bestimmte personenbezogene Daten, mit denen Sie kontaktiert oder identifiziert werden können (nachfolgend „Kontaktdaten“). Dazu gehören insbesondere:

• E-Mail-Adresse
• Vorname und Nachname
• Telefonnummer
• Adresse, Kanton/Bundesland, Postleitzahl, Ort

2.2 Buchungsdaten

Wenn Sie unseren Service zur Verwaltung von Raum- oder Arbeitsplatzbuchungen und damit verbundenen Funktionen am Standort Ihres Arbeitgebers nutzen („Buchungsdaten“). Diese Buchungsdaten verarbeiten wir ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach den Weisungen Ihres Arbeitgebers.

2.3 Nutzungsdaten

Beim Aufruf der Website oder der Nutzung unserer App sendet Ihr Endgerät bzw. Browser automatisch Informationen an unseren Server. Diese Informationen werden vorübergehend in einer Protokolldatei (Logfile) gespeichert (nachfolgend „Nutzungsdaten“). Zu den Nutzungsdaten können IP-Adresse, Gerätetyp, Browsertyp, Browserversion, besuchte Seiten, Uhrzeit und Datum des Zugriffs, Verweildauer, Gerätekennungen und Diagnosedaten gehören. Diese Daten werden automatisch erfasst und bis zur Löschung gespeichert.

3 Wie wir personenbezogene Daten erfassen

Wir erfassen Daten über Sie, wenn Sie unseren Service nutzen oder mit unserer Website interagieren.

Direkt

• Wenn Sie auf unseren Service zugreifen oder diesen nutzen.
• Wenn Sie auf elektronischem Weg mit uns in Kontakt treten.
• Wenn Sie sich für unseren Newsletter oder Marketingmaterialien anmelden.

Indirekt

• Von Ihrem Arbeitgeber, der Kontaktdaten zur Registrierung an uns übermittelt.
• Von Dritten wie Social-Media-Plugins und Drittanbieter-Cookies.

4 Rechtsgrundlagen und Zweck

Die Rechtsgrundlage für die Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten richtet sich nach der Art der Daten und dem jeweiligen Zweck:

Vertrag: Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber.

• Buchungsdaten: Wir verarbeiten Buchungsdaten ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag Ihres Arbeitgebers. Für Details wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber.
• Kontakt- und Nutzungsdaten: Zur Bereitstellung unserer Services und des Kundensupports.

Einwilligung: Wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.

• Kontaktdaten: Für den Versand von Newslettern, Angeboten und Produktinformationen.

Berechtigte Interessen: Basierend auf unseren überwiegenden berechtigten Interessen.

• Kontaktdaten: Zur Einholung von Kundenfeedback oder Direktmarketing im Einklang mit Ihren Rechten.
• Nutzungsdaten: Zur Überwachung, Sicherheit, Wartung und Optimierung unserer Services.
• Jegliche Daten: Zum Schutz unserer Rechte und zur Verhinderung oder Untersuchung von Missbrauch.

Öffentliches Interesse: Zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben.

• Jegliche Daten: Gesetzliche Auskunftspflichten gegenüber Behörden.

5 Aufbewahrung von Daten

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie dies zur Erbringung des Services und für die in dieser Erklärung genannten Zwecke erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Nach Wegfall des Zwecks werden die Daten innerhalb eines Monats gelöscht.

6 Dienstleister & Datenübermittlung

Wir können externe Dienstleister mit der Unterstützung unserer Services beauftragen (nachfolgend „Dienstleister“).

Derzeit arbeiten wir mit Dienstleistern in der Schweiz, der EU und für Newsletter/Vertrieb in den USA zusammen.

Diese Dritten haben nur für die genannten Aufgaben Zugriff auf Ihre Daten und sind vertraglich streng an den Datenschutz und genehmigte Standardvertragsklauseln gebunden.

6.1 Einhaltung der Google Limited Use Policy

Die Nutzung und Übertragung von Informationen aus Google-APIs durch ROOMZ entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited Use Anforderungen.

7 Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Alle Daten werden auf sicheren, passwort- und firewallgeschützten Servern gespeichert.

8 Webanalyse

Wir setzen Webanalysedienste wie Google Analytics sowie Social-Plugins (z. B. LinkedIn) ein.

Google Analytics (Google LLC, USA) erfasst Daten zur Websitenutzung unter Verwendung anonymisierter IP-Adressen (IP-Masking). Die Daten werden in der Regel an Server in den USA übertragen.

Sie können die Erfassung durch Google Analytics über das Browser-Add-on deaktivieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter https://policies.google.com/privacy?hl=de.

9 Soziale Medien

Auf unserer Website sind Plugins von LinkedIn Corporation (USA) eingebunden. Bei Aufruf wird eine Verbindung zu LinkedIn-Servern hergestellt. Details entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von LinkedIn auf www.linkedin.com.

10 Links zu anderen Websites

Unser Service kann Links zu externen Websites enthalten. Wir übernehmen keine Verantwortung für deren Inhalte oder Datenschutzpraktiken.

11 Schutz von Minderjährigen

Unser Service richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjährigen.

12 Ihre Datenschutzrechte

Gemäß DSGVO und Schweizer DSG haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Datenverarbeitung sowie das Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen.

In der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB, www.edoeb.admin.ch) zuständig.

Wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an: info@roomz.io (unter Beilage eines Identitätsnachweises).

13 Urheberrecht

Die Inhalte dieser Website unterliegen dem Urheberrecht. Vervielfältigung, Bearbeitung und Verbreitung bedürfen unserer schriftlichen Zustimmung.

14 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf dieser Seite veröffentlicht.

15 Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an: info@roomz.io.