Agendas pleins, salles vides : dans de nombreux bureaux, les salles de réunion sont occupées à moins de 40 % de leur capacité en moyenne, et pourtant personne ne trouve de salle libre au dernier moment. Un écran pour salle de réunion résout ce problème directement à l’entrée. Il affiche en temps réel si une salle est libre ou occupée et permet de la réserver sur place. Ce guide explique quelles fonctions propose un écran de réservation de salle de réunion, si une tablette de réservation peut suffire en fonction du besoin, et les points de vigilances à connaitre afin de choisir la bonne solution.

Qu’est-ce qu’un écran pour salle de réunion ?

Un écran pour salle de réunion est un dispositif de signalétique installé à l’entrée d’une salle, qui gère la réservation et affiche le statut d’occupation en temps réel. Il indique le statut d’occupation actuel, les prochaines réservations ainsi que des détails comme l’organisateur, le titre et la durée d’une réunion, mis à jour en direct. Les collaborateurs peuvent aussi réserver la salle sur place directement depuis l’écran (réservation instantanée), ou la libérer si une réunion se termine plus tôt que prévu.
Selon le fournisseur et le marché, différents termes désignent la même idée : panneau salle de réunion, signalétique salle de réunion, écran d’affichage pour salle de réunion ou encore tablette de réservation pour salle de réunion. Toutes ces solutions poursuivent le même objectif : rendre l’occupation des salles de réunion transparente et simplifier leur réservation.
Un écran pour salle de réunion désigne donc l’interface visible entre les collaborateurs et le système de réservation de salles de l’entreprise. L’écran salle de réunion puise ses données dans le calendrier existant, par exemple Microsoft Outlook ou Google Calendar, et reflète chaque changement en temps réel.

Les fonctions clés d’un écran pour salle de réunion au quotidien

Une bonne signalétique de salle de réunion réduit le temps de recherche, évite les frictions dans les couloirs, empêche les doubles réservations et rend l’utilisation des salles transparente pour tous. Les fonctions clés comprennent :
      • Statut d’occupation en un coup d’œil:
        Libre ou occupée, la salle est identifiable depuis l’extérieur, sans ouvrir la porte ni interrompre une réunion en cours.
      • Réservation instantanée sur place:
        La salle est libre ? Il suffit d’appuyer sur « réserver », de choisir la durée, et la réservation est faite. La réservation instantanée permet d’utiliser immédiatement les espaces disponibles pour des réunions spontanées.
      • Libération de la salle:
        Si une réunion se termine plus tôt, les participants libèrent la salle directement depuis l’écran, ce qui augmente le taux d’occupation des salles de réunion.
      • Vue journalière et hebdomadaire:
        Les prochaines réservations sont visibles directement à l’entrée de la salle, avec l’organisateur et le créneau horaire.
      • Informations toujours à jour:
        L’écran affiche de façon fiable les réunions en cours et à venir à tout moment, avec une mise à jour en temps réel.
      • Synchronisation automatique:
        Les réservations faites dans le calendrier apparaissent immédiatement sur l’écran, et les réservations faites sur l’écran mettent à jour le calendrier aussitôt.
Le ROOMZ Display ajoute à ces fonctions une fonctionnalité qui change réduit les frictions au quotidien. Combiné au ROOMZ Sensor, le système détecte les réunions fantômes, ces salles réservées mais non utilisées, et les libère automatiquement, sans check-in manuel.
 

Capteur d'occupation ROOMZ, associé à l'écran salle de réunion
Le capteur d’occupation ROOMZ mesure l’utilisation réelle des salles en temps réel et libère automatiquement les réservations lorsque les salles restent inoccupées.
Les entreprises qui souhaitent aussi visualiser toutes les réservations en un seul endroit peuvent les afficher sous forme d’affichage dynamique avec le ROOMZ Flightboard, une signalétique centralisée sur un écran TV à l’accueil ou dans les couloirs.
 

Le ROOMZ Flightboard regroupe les informations des écrans salle de réunion pour une vue d'ensemble de toutes les réunions

Avec le ROOMZ Flightboard, visualisez en temps réel l’état de toutes vos salles de réunion sur un seul écran.

Bénéfices pour les collaborateurs, le management et le facility management

Les écrans pour salle de réunion sont bénéfiques sur trois niveaux simultanés, ce qui rend l’investissement de départ rapidement optimisé.
        • Pour les collaborateurs:
          The daily friction disappears: no guessing in front of closed doors, no interrupting meetings already underway, no detour through the calendar at their desk. Anyone who needs a room sees its availability directly on the meeting room panel and books it in two taps.
        • Pour le  management:
          L’adoption est tout aussi importante que la productivité. Une solution intuitive est une solution que les collaborateurs utilisent réellement. Les solutions sans fil réduisent également les coûts d’installation, puisqu’elles ne nécessitent ni alimentation électrique ni câblage réseau. Elles offrent en outre une grande flexibilité: commencez avec un seul écran, puis déployez la solution à votre rythme. Si vos espaces évoluent, que les équipes changent de place ou que vous déménagez vers de nouveaux bureaux, les écrans se réinstallent en quelques minutes et s’adaptent facilement à leur nouvel environnement.
        • Pour le facility management:
          Les bénéfices sont considérables. L’espace de bureau est, après la force salariale, le deuxième poste de coût de l’entreprise. Une étude de l’analyste workplace Leesman montre que le vendredi, seuls 21 % des collaborateurs se rendent encore au bureau, et que de nombreuses entreprises pourraient réduire leur surface jusqu’à 40% sans nuire à la productivité. Les écrans pour salle de réunion, combinés à des capteurs d’occupation, fournissent les données nécessaires pour fonder ces décisions sur l’usage réel plutôt que sur l’intuition, par exemple en fermant des étages entiers certains jours de la semaine ou en regroupant équipes et départements sur moins d’étages.

Lire l’étude Leesman →

Écran salle de réunion : e-ink© ou LCD, quelle technologie choisir?

Deux catégories d’appareils se sont imposées sur le marché : les panneaux LCD filaires, généralement alimentés en Power over Ethernet (PoE), et les écrans e-ink© sans fil, alimentés par batterie et connectés en Wi-Fi. Ce choix a des conséquences de gestion plus importantes qu’il n’y paraît au premier abord.

Quelle est la rapidité d’installation d’un écran pour salles de réunion?

Un écran e-ink© sans fil se fixe sans câble sur du verre, du bois ou de la maçonnerie, et est opérationnel en quelques minutes. Un panneau LCD filaire nécessite, à l’inverse, un câble électrique ou réseau, ou du PoE, souvent associé à une installation électrique.
En bref: les solutions sans fil conviennent aux installations rapides sans électricien, tandis que les panneaux LCD conviennent aux projets où le câblage est déjà prévu ou installé.

 

Comment l’écran est-il alimenté?

Un écran e-ink© sans fil comme le ROOMZ Display fonctionne sur batterie, avec une autonomie d’environ quatre ans. Un panneau LCD, lui, nécessite une alimentation permanente par câble ou via un switch PoE.
En bref: qui veut éviter tout câblage ou frais supplémentaire profite d’une solution alimentée par batterie avec une autonomie de plusieurs années.

 

Quelle est la consommation d’énergie d’un écran en fonctionnement?

L’e-ink© ne consomme de l’énergie qu’au changement d’image, la consommation totale reste donc minime. Un panneau LCD nécessite une alimentation constante, plusieurs fois supérieure en comparaison.
En bref: sur plusieurs années et plusieurs salles, la différence de consommation énergétique et le coût deviennent significatifs.

 

Sous quels angles l’écran doit-il rester lisible?

Un écran e-ink© offre un angle de vue proche de 180 degrés et une image proche du papier. Un panneau LCD atteint généralement seulement 90 à 120 degrés.
En bref: dans les open spaces ou les longs couloirs, un angle de vue plus large est un confort significatif.

 

Avec quelle facilité la solution s’étend-elle à d’autres salles?

De nouvelles salles, étages ou bâtiments peuvent être équipés en quelques minutes avec un écran sans fil. Avec un panneau LCD, chaque extension nécessite un nouveau câblage.
En bref: les entreprises en croissance avec plusieurs sites ou étages profitent d’une solution qui n’ajoute aucun travail de câblage.

 

Quel niveau de maintenance pour les écrans pour salles de réunion?

Un écran e-ink© fonctionne sans système d’exploitation, et les mises à jour du firmware se font automatiquement. Un panneau LCD fonctionne avec un système d’exploitation qui nécessite des mises à jour et correctifs réguliers.
En bref: sans système d’exploitation, une grande partie de la maintenance IT classique disparaît simplement.

 

Quelles exigences de sécurité l’écran remplit-il?

Un écran sans système d’exploitation, sans câble, et avec une connexion Wi-Fi sécurisée de niveau entreprise, ne stocke aucune donnée personnelle sur l’appareil lui-même. Un panneau LCD, à l’inverse, fait tourner un système d’exploitation avec des vulnérabilités potentielles, dispose de câbles pouvant servir de points d’attaque, et stocke des données sur l’appareil.
En bref: pour les entreprises avec des exigences de sécurité IT élevées, une solution sans système d’exploitation et sans câble, comme le ROOMZ Display, réduit nettement la surface d’attaque.

 

Pour aller plus loin

La comparaison ROOMZ sur l’impact environnemental montre que les écrans pour salle de réunion filaires consomment jusqu’à 10 000 fois plus d’énergie qu’un modèle e-ink© alimenté par batterie, ce qui représente environ 14 tonnes de CO2 économisées sur 100 appareils en huit ans.

Lire le rapport ROOMZ →

Écran salle de réunion ROOMZ e-ink© Gestion des réservations

 

L’écran de réservation de salle ROOMZ durable, doté de la technologie e-ink©, s’installe sans fil et affiche l’état d’occupation de la salle pendant jusqu’à quatre ans sans recharge.

Tablette de réservation ou écran dédié : quelle solution choisir pour vos salles?

De nombreuses entreprises commencent avec une tablette de réservation : un iPad ou un appareil Android grand public équipé d’une application de réservation, fixé à la porte comme tablette de salle de réunion. Le prix unitaire paraît attractif, mais cet avantage s’estompe vite à l’usage.
      • Alimentation continue nécessaire:
        Les batteries de tablette ne sont pas conçues pour un fonctionnement continu 24 h/24, 7 j/7. En pratique, cela signifie un câble de charge ou une installation électrique à chaque porte.
      • Maintenance du système d’exploitation:
        Les appareils iOS et Android nécessitent des mises à jour, une gestion des applications et, le plus souvent, un MDM (mobile device management).
      • Protection contre le vol et la manipulation:
        Une tablette librement accessible nécessite des supports verrouillables et un mode kiosque.
      • Lisibilité et esthétique:
        Les surfaces LCD brillantes reflètent la lumière, marquent les traces de doigts et restent allumées en permanence.
Pour un projet pilote sur deux ou trois salles, une tablette de réservation peut suffire. Les entreprises qui souhaitent équiper des étages ou des sites entiers ont généralement intérêt à choisir un écran de réservation de salle dédié. Cette solution est moins coûteuse, plus sûre et demande moins de maintenance sur le long terme. Cet avantage est davantage marqué avec les écrans e-ink© sans fil fonctionnant sans système d’exploitation. Ils ne nécessitent ni alimentation électrique, ni gestion via MDM, ni dispositif antivol, ce qui évite que leur déploiement et leur maintenance ne deviennent un projet à part entière..

Intégration : Microsoft Teams, Outlook, Google et plus.

Un écran de salle de réunion n’est efficace que s’il s’intègre parfaitement à votre système de réservation existant. La compatibilité est donc un critère essentiel. ROOMZ se synchronise avec Microsoft 365, Exchange, Google Workspace et plus de 20 systèmes de réservation.
Pour les entreprises utilisant déjà Microsoft Teams Rooms, un écran installé à l’entrée de la salle apporte une information immédiatement visible : la salle est-elle disponible à cet instant et, si elle est occupée, jusqu’à quelle heure?
La mise en place d’un écran ROOMZ n’est pas un projet informatique. 90% des clients configurent leur première salle de réunion en moins d’une heure. Les réservations faites dans Outlook ou Teams apparaissent ensuite automatiquement sur la salle, et inversement.

Comment choisir votre écran pour salle de réunion?

Six critères se sont révélés déterminants dans la pratique:
  1. Installation:
    Avec quelle facilité le câblage peut-il être réalisé dans votre bâtiment ? Les ressources nécessaires sont-elles disponibles en interne ? Une autorisation de travaux est-elle même envisageable ? Ces questions déterminent souvent dès le départ si une solution LCD filaire ou une solution e-ink© sans fil est la mieux adaptée.
  2. Évolutivité:
    Mieux vaut anticiper. Que se passe-t-il en cas d’augmentation du nombre de salles de réunion, ou de déménagement ? Une solution filaire signifie la pose d’un nouveau câblage à chaque extension, tandis qu’une solution sans fil peut évoluer de façon flexible avec l’entreprise.
  3. Niveau de sécurité requis:
    Les données liées aux ressources comme les salles, les collaborateurs ou les réunions sont-elles sensibles ? Si oui, une solution sans système d’exploitation est recommandée. Vérifiez aussi la transmission chiffrée (HTTPS/TLS), un affichage économe en données, et un fournisseur certifié ISO 27001. Le traitement des données personnelles de réservation doit respecter le RGPD. Le ROOMZ Display ne stocke aucune information localement et ne fait tourner aucun système d’exploitation, ce qui réduit nettement la surface d’attaque.
  4. Intégration aux outils existants:
    La solution peut-elle se connecter aux outils de collaboration déjà utilisés, comme Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Teams ou Exchange ? Une intégration fluide est déterminante pour un déploiement simple et une bonne adoption de la solution dans l’entreprise.
  5. Adoption par les collaborateurs:
    Une utilisation intuitive et une disponibilité en temps réel, y compris depuis mobile, déterminent en grande partie si une solution est réellement adoptée au quotidien.
  6. Analyse de l’utilisation des espaces:
    Les entreprises qui souhaitent connaître l’usage réel de leurs surfaces de bureau, afin de construire une stratégie immobilière solide, doivent choisir une solution avec des données d’analyse des espaces de travail. Les données sur l’utilisation des salles, les pics d’affluence, le taux de no-show et les types de salles les plus demandés apportent des enseignements précieux. Un écran seul ne résout que le problème à la porte. Son plein bénéfice n’apparaît qu’une fois combiné à des capteurs et à des rapports : ROOMZ Advanced Analytics montre comment les salles sont réellement utilisées ce qui constitue la base de décisions immobilières éclairées.

Exemples concrets : UNESCO, ABB et Lonza

Au siège de l’UNESCO à Paris, l’organisation cherchait un moyen de moderniser efficacement la gestion de ses salles de réunion. La durabilité et l’efficacité énergétique du matériel ont été des critères déterminants : la très faible consommation d’énergie, la technologie e-ink© et le design épuré des écrans de réservation ROOMZ ont fait pencher la balance face aux autres solutions évaluées. Vincent Rudent, responsable du pôle téléphonie et son à l’UNESCO, résume : «L’absence de câbles et la longue autonomie des écrans nous ont convaincus de franchir le pas. Nous sommes ravis du choix que nous avons fait, et les utilisateurs apprécient le côté basse consommation des écrans.»
Chez le groupe industriel ABB, 62 écrans répartis sur 44 salles de réunion au siège de Zurich ont remplacé l’ancien système de réservation. Bartosz Patyna, chef de projet système d’information au siège, résume : «ROOMZ est à 100% la solution que nous recherchions. Le côté sans-fil est un avantage indéniable. La réservation est simple et immédiate: vous allez sur l’écran, sélectionnez un créneau, appuyez sur un bouton et voilà!»
Le fournisseur pharmaceutique Lonza a lui aussi fait le choix délibéré d’éviter le câblage, en optant pour un système qui évolue avec l’entreprise. D’autres exemples, de Pilatus à l’ETH Zurich en passant par l’Université de Bâle, sont disponibles dans les études de cas ROOMZ.

Découvrir toutes les études de cas →

Conclusion : la bonne signalétique pour salle de réunion rend vos espaces plus productifs

Un écran pour salle de réunion met fin aux incertitudes devant les salles, améliore l’utilisation des espaces disponibles et, associé à des capteurs d’occupation et à des données analytiques, fournit des informations précieuses pour optimiser la gestion des espaces de travail. Les critères de choix les plus importants restent l’intégration avec votre environnement, la sécurité, le coût total de possession et la capacité à évoluer avec vos besoins, bien plus que le prix d’achat ou les économies potentielles d’une tablette à court terme.
Le meilleur moyen d’évaluer une solution est de la tester dans votre propre environnement de travail. Avec les Starter Kits ROOMZ, équipez une première salle de réunion en moins d’une heure, sans câblage et sans travaux.

 

Auteurs et validation technique
Nadia OBEIDA ROOMZ Workspace Management

Nadia Obeida

Auteure

Rédige et développe les contenus ROOMZ consacrés à la réservation de salles, à la l’experience collaborateur et aux solutions numériques pour les espaces de travail.

Nadia Obeida est responsable marketing chez ROOMZ. Pour ce guide, elle a traduit les besoins des équipes IT, Facility Management et Office Management en une aide à la décision claire et accessible. Elle est également responsable de la stratégie SEO/GEO et de la structure éditoriale de cet article.

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Roger Meier CEO ROOMZ

Roger Meier

Co-auteur et validation technique

Apporte son expertise produit et son expérience acquise à travers les projets ROOMZ.

Roger Meier est fondateur et CEO de ROOMZ SA. Il a assuré la validation technique de cet article et l’a enrichi grâce à son expertise sur les technologies, les intégrations, la scalabilité des solutions et leur mise en œuvre sur le terrain.


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