Auch 2024 werden sich Arbeitsbereiche weiterentwickeln, um sich an die sich ändernden Bedürfnisse der Mitarbeiter und an neue Arbeitsmethoden anzupassen. In diesem Jahr liegt der Schwerpunkt auf der Gestaltung noch intelligenterer Arbeitsbereiche, dem Wohlbefinden der Mitarbeiter, hybriden Arbeitsformen und Nachhaltigkeit.

1. Priorisierung von kleinen, aber intelligenten Arbeitsbereichen

Dieser Trend hat sich in den letzten Jahren immer mehr durchgesetzt und wird sich auch 2024 fortsetzen. Unter den priorisierten Handlungsschwerpunkten sind zwei wichtige Bestrebungen bei den Unternehmen zu erkennen:

• Optimierung von Arbeitsbereichen durch die Agile-Methode:
  Maximierung der Büronutzung durch effizientere und vor allem flexible Designkonzepte. Modulare Möbel, Schaffung kombinierbarer Umgebungen statt nach Berufen segmentierter Arbeitsbereiche, Schaffung von Arbeitsbereichen mit Mehrfachnutzung statt Einzelnutzung, Integration von Gemeinschaftsbüros usw. Kurz gesagt: Die Idee ist, «Büros in Büros» zu schaffen, um Räume jederzeit an die Vorlieben und Aktivitäten der Teams anpassen zu können.

• Integration fortschrittlicher Technologien:
  In dieser Marktnische nimmt das Internet der Dinge (IoT) eine Schlüsselposition ein, um eine Verbindung zwischen Ausstattungen und Arbeitsbereichen herzustellen und so Daten zu erfassen, Prozesse zu automatisieren und die tägliche Erfahrung vor Ort zu verbessern.

«2024 werden IoT-aktivierte Bürolösungen zunehmend eingesetzt, um Mitarbeitern personalisierte Erlebnisse zu bieten, die auf ihre Vorlieben zugeschnitten sind. Die von IoT-Geräten generierten Daten werden für fundierte Entscheidungen genutzt, so dass Ressourcen effizienter genutzt werden und eine höhere Produktivität am Arbeitsplatz möglich wird.»¹

2. Mitarbeiterwohlbefinden als Wachstumsmotor

Das Wohlbefinden der Mitarbeiter ist für Unternehmen zu einer strategischen Priorität geworden, da sich dieser Faktor direkt auf die Produktivität, die Gewinnung und Bindung von Talenten sowie die Unternehmenskultur auswirkt. Auch in diesem Jahr werden die Teams in Unternehmen weiterhin bei neuen Arbeitsmethoden unterstützt, insbesondere durch:

• Weiterer Ausbau der Flexibilität in den Arbeitsorganisationen, damit die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit und ihren Arbeitsort an ihre individuellen Bedürfnisse und die ihnen zugewiesenen Aufgaben anpassen können: Homeoffice, flexible Arbeitszeiten, flexible Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind die wichtigsten Handlungsfelder.
• Investitionen in Instrumente, die mit den Arbeitstrends Schritt halten: Bereitstellung von Lösungen für die Reservierung von Arbeitsbereichen, Verbesserung der Tools für die Zusammenarbeit, um Remote-Mitarbeiter optimal zu integrieren, optimale Ausstattung der Besprechungsräume usw.

3. Hybrides Arbeiten bleibt die bevorzugte Methode

Die Vorteile des hybriden Arbeitens sind unbestritten und Unternehmen wie auch Mitarbeiter werden dieses Jahr ihren Weg in diese Richtung fortsetzen:

• Vorteile des hybriden Arbeitens für Mitarbeiter: 
  79 % der Arbeitnehmer, die hybride Arbeitsformen für sich übernommen haben, geben an, dass sie produktiver sind als vorher². Diese Zahl wird durch eine bessere Work-Life-Balance und kürzere Fahrtzeiten begründet. Auch 2024 wird diese Arbeitsorganisation von den Mitarbeitern bevorzugt werden.
• Vorteile des hybriden Arbeitens für Unternehmen:  
  Hybrides Arbeiten wirkt sich direkt auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens aus, indem es zur Bindung von Talenten beiträgt und somit zur Senkung der Kosten, die durch eine Neueinstellung verursacht werden. Gleichzeitig fördert es die Produktivität. Dies kann mit einer Verringerung der Grösse der Arbeitsbereiche einhergehen, da das klassische Modell eines Arbeitsplatzes pro Mitarbeiter nicht mehr angemessen ist. Diese Optimierung ist jedoch nur möglich, wenn sie mit den richtigen Werkzeugen zur Unterstützung flexibler Arbeitsorganisationen einhergeht (z. B. einer Anwendung zur Buchung von Arbeitsbereichen für Mitarbeiter wie z. B. myROOMZ).

4. Nachhaltige und verantwortungsvolle Arbeitsbereiche

Die ESG-Leistung von Unternehmen (Environmental, Social und Governance) wird ein integraler Bestandteil der Strategie für die Gestaltung von Arbeitsbereichen sein. Dies umso mehr, wenn es um die Schaffung neuer Arbeitsbereiche geht. Obwohl die Standards für Energieeinsparungen von Land zu Land unterschiedlich sind, werden Unternehmen zunehmend aufgefordert, anspruchsvolle Umweltzertifizierungen wie ISO 50001 im Zusammenhang mit der Energieeffizienz von Gebäuden zu erwerben. Dies bedeutet nicht nur, dass Unternehmen umweltfreundliche Baumaterialien für ihre Büros wählen, sondern auch, dass sie ihren Energieverbrauch auf globaler Ebene senken wollen.

Bei dieser zweiten Priorität stehen zwei Handlungsfelder besonders im Vordergrund:

• Optimierte Energienutzung:
  Die Nutzung der Verbrauchsquellen, ob Beleuchtung, Heizung oder Belüftung, kann verbessert werden. Ein Ansatz besteht darin, Daten über die tatsächliche Nutzung von Arbeitsbereichen mithilfe von Tools wie ROOMZ Advanced Analytics zu erfassen. Durch den Zugriff auf die Nutzungsdaten jedes Arbeitsbereichs ist es möglich, zu analysieren, wie die Mitarbeiter die Büros nutzen, um dann entsprechend zu handeln (z. B. Verkleinerung der Arbeitsbereiche, Schliessung einer Etage an Freitagen wegen geringer Auslastung, weniger Büros, aber mehr Besprechungsräume usw.).

• Effiziente Nutzung der Ausstattung:
  Durch die Sensibilisierung der Mitarbeiter für den Verbrauch ihrer IT-Geräte und insbesondere die Aufforderung, ihre Geräte auszuschalten, wenn sie nicht benutzt werden.
  Durch eine IT-Beschaffungsstrategie, die Lösungen mit geringerem Energieverbrauch bevorzugt.

Durch die Kombination dieser Vorgehensweisen und durch einen ganzheitlichen Ansatz im Bereich Energiemanagement können Unternehmen ihren CO2-Fussabdruck deutlich reduzieren und gleichzeitig erhebliche Einsparungen erzielen.

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2024 wird die Weiterentwicklung von Arbeitsbereichen in bedeutendem Mass fortgesetzt: durch Integration einer Fusion aus Flexibilität, Mitarbeiterwohlbefinden und Nachhaltigkeit. Erste Studien sind ein Beleg für einen Ansatz, bei dem vermehrt der Mensch und der technologische Fortschritt im Mittelpunkt stehen. Durch die Kombination dieser Elemente können Unternehmen Umgebungen schaffen, die Innovation, Zusammenarbeit und langfristigen Erfolg begünstigen.

Quellen:

[1]  AIS Top Office Technology Trends for 2024: What To Keep Your Eye On.
[2]  IWG plc Work study April 2023