5 praktische Tipps zur Arbeitsbereichsoptimierung

25 Juni 2025

Bei einer effektiven Arbeitsplatzgestaltung geht es darum, die richtige Balance zwischen Flexibilität, Technologie und dem Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu finden und Büroumgebungen zu schaffen, die Zusammenarbeit, Fokus und Erfolg in einer hybriden Welt erleichtern.

Warum sollten Sie Ihre Bürogestaltung im Jahr 2025 überdenken?

Die Arbeitsumgebung ist zu einem wichtigen strategischen Faktor für Unternehmen geworden, die Folgendes erreichen möchten:

Verbesserung der Zusammenarbeit im Team
Verringerung der Fluktuation und Gewinnung neuer Talente
Optimierung der Immobilienkosten durch bessere Nutzung der Büroflächen

Hier sind fünf praktische Tipps, mit denen Sie Ihre Büroräume in echte leistungssteigernde Faktoren verwandeln können:
.

1. Nutzen Sie Daten, um zu verstehen, wie Ihre Arbeitsbereiche genutzt werden

Warum sollten Sie vor einer Büroneugestaltung Daten zur Verfügung haben?

Bevor Sie Änderungen an Ihrer Bürogestaltung vornehmen, ist es wichtig zu verstehen, wie Ihre Räume tatsächlich genutzt werden. Allzu oft beginnen Unternehmen mit der Neugestaltung ihrer Arbeitsplätze, ohne eine klare datengestützte Strategie oder konkrete Erkenntnisse über die Auslastungsraten zu haben.

So fangen Sie an:

Installieren Sie IoT-Präsenzsensoren, um zuverlässige Daten zur Raumnutzung zu erhalten
Analysieren Sie über mehrere Wochen hinweg die Nutzungsmuster in verschiedenen Räumen
Identifizieren Sie «Geisterflächen»: Bereiche, die Geld kosten, aber nicht genutzt werden
Gleichen Sie die Belegungsdaten mit dem Feedback zur Mitarbeiterzufriedenheit ab

2. Beziehen Sie die Mitarbeitenden in den Prozess ein

Warum es einen entscheidenden Unterschied macht, wenn Sie die Mitarbeiterteams einbeziehen

Ihre Mitarbeitenden wissen besser als jeder andere, was sie brauchen, um gut zu arbeiten. Indem Sie sie in den Prozess einbeziehen, stellen Sie sicher, dass Ihre Büroräume wirklich ihren Bedürfnissen entsprechen, was die Zufriedenheit und das Engagement erhöht.

Sammeln Sie Feedback durch Umfragen, repräsentative Fokusgruppen und Co-Creation-Workshops. Transparenz hinsichtlich der Ziele, Budgetbeschränkungen und Designentscheidungen fördert die Akzeptanz und eine reibungslose Umsetzung.
Sie möchten einen reibungslosen Veränderungsprozess?

Beginnen Sie mit Piloträumen und Testphasen, bevor Sie grössere Veränderungen einführen. So können Sie während des Prozesses Tests durchführen, Feedback einholen und Anpassungen vornehmen.

So messen Sie den Erfolg:

Verfolgen Sie die Nutzungsraten der neu gestalteten Räume.
Führen Sie Folgeumfragen zur Zufriedenheit durch.
Organisieren Sie Feedback-Runden in kleinen Gruppen auf Team- oder Abteilungsebene.

3. Bieten Sie verschiedene Räume für unterschiedliche Arbeitsanforderungen

Warum eine Mischung aus verschiedenen Räumen zu besserer Arbeit führt

Bei der Optimierung von Büroräumen geht es nicht darum, einer Vorlage zu folgen, sondern darum, herauszufinden, was für Ihr Unternehmen funktioniert. Die richtige Einrichtung hängt von der Kultur Ihres Unternehmens, den Arbeitsgewohnheiten und den Geschäftszielen ab. Das moderne Büro sollte eine vielseitige Umgebung sein, die alle Arten von Aufgaben unterstützt, die Ihre Mitarbeitenden erledigen müssen.

Welche Arten von Räumen sollten Sie einplanen?

Fokus-Zonen: ruhige Arbeitsnischen, Einzelarbeitsplätze oder Telefonkabinen für konzentriertes Arbeiten oder private Telefonate
Kollaborationsbereiche: flexible Besprechungsräume, Brainstorming-Zonen oder informelle Lounges für Teamarbeit und spontane Gespräche
Pausenbereiche: gemütliche Cafés, komfortable Pausenbereiche oder Aussenterrassen zur Entspannung und Förderung des Wohlbefindens
Technische Räume: ausgestattet mit den Tools, die die Mitarbeitenden für die Zusammenarbeit benötigen (Videokonferenzsysteme, Smartboards, IT-Ausstattung usw.)

4. Machen Sie Nachhaltigkeit zu einem zentralen Bestandteil Ihrer Bürostrategie

Nachhaltigkeit ist der neue Standard

Nachhaltigkeit ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Mitarbeitende erwarten von Unternehmen, dass sie ihre Umweltwerte in der Gestaltung des Arbeitsplatzes zum Ausdruck bringen, sowohl in Bezug auf die Technologie als auch auf die Einrichtung.

Auswahl der Ausstattung:

Wählen Sie langlebige, recycelbare Materialien, um eine Kreislaufwirtschaft zu unterstützen.
Arbeiten Sie mit lokalen oder europäischen Lieferanten zusammen, um den CO2-Fussabdruck zu reduzieren.
Wählen Sie nach Möglichkeit generalüberholte Technik und energieeffiziente Geräte.

Arbeitsbereichseffizienz

Optimieren Sie jeden Bereich, um eine effiziente Nutzung sicherzustellen, bevor Sie expandieren.
Schliessen Sie ungenutzte Räume vorübergehend, um den Energieverbrauch zu senken

5. Planen Sie für die Zukunft mit vorausschauenden, datengestützten Erkenntnissen

Vermeiden Sie kostspielige Umzüge und ungeplante Erweiterungen

Viele Unternehmen stehen vor teuren Umzügen oder überstürzten Mietvertragsverlängerungen, weil sie das zukünftige Wachstum nicht richtig eingeschätzt haben. Mit einer vorausschauenden Planung auf Basis intelligenter Datenanalysen können Sie solche Probleme vermeiden.

Optimierung von Immobilieninvestitionen:

Prognose des ROI: Berechnen Sie die Kosten und den Nutzen einer Verlagerung im Vergleich zur Neugestaltung Ihrer bestehenden Arbeitsbereiche.
Erkennen Sie Frühwarnzeichen: Identifizieren Sie Nutzungstrends, bevor sie zu Problemen werden. Wenn ein Raum heute bereits überbelegt ist, wird er morgen mit der Erweiterung des Teams noch stärker ausgelastet sein.
Legen Sie die ideale Fläche pro Mitarbeitendem fest: Legen Sie auf der Grundlage des Anteils der Remote-Arbeit ein Verhältnis von Quadratmetern pro Mitarbeitendem fest, um eine klare Richtlinie für Ihre Planungsstrategie zu erhalten

Intelligente Dashboards wie ROOMZ Advanced Analytics bieten Ihnen einen langfristigen Überblick über die Nutzung Ihrer Büros. Mit historischen Daten aus bis zu zwei Jahren können Sie Trends erkennen, zukünftige Bedürfnisse vorhersagen und fundierte Entscheidungen für Ihre Immobilienstrategie treffen.

Das könnte Sie auch interessieren: