Die Datenerfassung ist heute allgegenwärtig und hat sich auch auf Arbeitsbereiche ausgedehnt. Auf diese Weise gewinnt man ein besseres Verständnis und kann so die Einrichtung flexibler und skalierbarer Umgebungen ermöglichen.

1. Was kann die Analyse von Arbeitsräumen leisten?

• Nutzung eigener Räume besser verstehen:

Die Optimierung von Arbeitsräumen setzt in erster Linie ein gutes Verständnis der Nutzung und der Arbeitsgewohnheiten voraus.

Die erfassten Daten ermöglichen die Analyse von Personenströmen und die Beantwortung einer Reihe von Fragen: Wie ist die Belegungsquote eines Besprechungsraums, inwieweit wird ein bestimmter Ausstattungstyp tatsächlich genutzt oder wie sieht der Auslastungsgrad durch die Mitarbeitenden an bestimmten Wochentagen oder zu bestimmten Uhrzeiten aus.

All diese Daten bilden die Grundlage, um die Stärken und Schwächen von Arbeitsräumen zu ermitteln.

Wenn wir beispielsweise feststellen, dass ein Besprechungsraum nicht ausgelastet ist, ein anderer aber immer gebucht wird, dann entspricht der Besprechungsraum nicht den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden. Die Gründe dafür können vielfältig sein: Die Grösse ist nicht angemessen, die Lage ist nicht optimal, der Raum ist nicht angemessen ausgestattet usw. Die Entscheidungsträger können sich dann dafür entscheiden, den Raum zu verändern oder neu zu gestalten, um ihn produktiver zu machen.

• Eigenen Bedarf frühzeitig erkennen:

Die Daten zur Belegung und Nutzung von Arbeitsbereichen ermöglichen einen Einblick in deren Leistungsfähigkeit. Ein Überblick in Echtzeit, aber auch über einen längeren Zeitraum hinweg ist möglich, da Informationen über einen längeren Zeitraum erfasst werden können, um Vorhersagen treffen zu können.
Durch die Überwachung der Nutzung von Arbeitsbereichen können Sie Trends erkennen und die Entwicklung Ihres Gebäudebestands im Hinblick auf Ihre mittel- und langfristigen Wachstumsziele planen.

2. Investitionsrendite durch Immobilien- und Energieoptimierung

• Bessere Verwaltung des eigenen Gebäudebestands:

Durch das Erfassen und Analysieren von Nutzungsdaten lässt sich in vielen Fällen die zweitgrösste Kostenstelle eines Unternehmens, die Ausgaben für Arbeitsflächen, erheblich reduzieren.
Die Informationen über das Verhalten und die Gewohnheiten der Mitarbeitenden ermöglichen es, fundierte Entscheidungen über die intelligente Nutzung der Arbeitsbereiche zu treffen.

Aufgrund von Homeoffice sind die Räume eines Unternehmens, das einen festen Arbeitsplatz pro Mitarbeitendem anbietet, heute Schätzungen zufolge durchschnittlich nur zu 60 % ausgelastet. Die Kosten für einen Arbeitsplatz werden hingegen auf 16.500 EUR pro Jahr geschätzt.¹

Lassen Sie uns anhand eines konkreten Beispiels vorrechnen, wie viel die unbesetzten Arbeitsplätze Unternehmen im Durchschnitt pro Jahr kosten.
Für ein Unternehmen mit 100 Arbeitsplätzen bedeutet eine Reduzierung der Arbeitsplätze um nur 10 %, dass pro Jahr die folgenden Einsparungen bei den nicht genutzten Flächen erzielt werden:

(100 x 16,500€) (ursprüngliche Kosten) – (90 x 16,500€) (neue Kosten) = 165,000€ mögliche Einsparungen.

> Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Blogbeitrag: Die Büros von morgen: mehr Flexibilität bei weniger Quadratmetern?

• Optimierung des Energieverbrauchs:

Die Neuorganisation der Arbeitsflächen, bei der nur das behalten wird, was wirklich genutzt wird, ermöglicht auch eine bessere Kontrolle der Energiekosten, da der Energieverbrauch optimiert wird. Die Analyse der Personenströme ermöglicht es, in dreifacher Weise ökologische Hebel anzusetzen (Liste nicht erschöpfend):

– Schliessen Sie eine Etage oder einen Bereich, wenn Sie wissen, dass die Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten. Warum sollte ein Stockwerk weiterhin beleuchtet, belüftet oder beheizt werden, wenn man weiss, dass es an bestimmten Tagen der Woche nicht besetzt ist?
– Organisieren Sie einen flexiblen Homeoffice-/Anwesenheitszeitplan, um die Anwesenheitstage der Mitarbeitenden zu verteilen und so «Nutzungsspitzen» zu vermeiden.
– Gruppieren Sie die Mitarbeitenden an bestimmten Wochentagen oder in der Ferienzeit neu, sodass eine kleinere Fläche belegt wird.

Angesichts der heutigen Energiepreise und der weltweiten Klimasituation sind diese Fragen aktueller denn je.

• Höhere Produktivität:

Eine bessere Nutzung leerer Räume muss nicht auf Kosten der Mitarbeitenden gehen, ganz im Gegenteil. Die Umwandlung traditioneller Büros in Smart Offices, die durch die Auswertung von Daten ermöglicht wird, trägt dazu bei, die tagtäglichen Produktivitätsbremsen in Arbeitsteams zu verringern.
Wenn die verfügbaren Flächen sichtbar sind und je nach Bedarf angepasst werden, haben die Mitarbeitenden den Kopf frei, um sich auf das konzentrieren zu können, was sie am besten können: sich austauschen und kreativ sein.

Dies ist die Marktlücke des sogenannten Activity Based Working². Dieser Ansatz besteht darin, den Mitarbeitenden Räume zur Verfügung zu stellen, die sie entsprechend ihrer Aufgaben während des Tages nutzen können:

– Austausch zwischen den Teams unterstützen (Besprechungs- und Konferenzräume).
– Kreativität anregen (Brainstorming-Bereich und Semi-Lounge).
– Konzentration fördern (individuelle Räume, Huddle Spaces).

Nur eine gründliche Analyse der Nutzung von Arbeitsräumen kann zeigen, ob diese drei Bedürfnisse von der bestehenden Organisation unterstützt werden oder ob es Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

3. ROOMZ Advanced Analytics: ein datenbasiertes Werkzeug zur Entscheidungsunterstützung

Mit ROOMZ Advanced Analytics können Sie flexible, benutzerdefinierte Berichte erstellen, die auf den für Sie relevanten Daten basieren:

• Welchen Umfang soll die Analyse abdecken?

Wählen Sie zwischen Analysen für das gesamte Gebäude oder für einzelne Stockwerke:

Vorteile: Eine Verwaltung nach Stockwerken ermöglicht es, einen digitalen Plan der Verteilung der verschiedenen Arten von Arbeitsräumen zu erhalten (z.B. feste Büros, buchbare Büros, Huddle Spaces), während eine Verwaltung nach Gebäude ermöglicht, globale Trends zu bestimmen (z.B. Analysen nach Zonen oder Abteilungen).

• Welchen Zeitraum?

ROOMZ Advanced Analytics ermöglicht es, Ihre Analysezeiträume genau zu bestimmen. Sie können einen benutzerdefinierten Zeitraum, einen bestimmten Monat oder auch nur bestimmte Wochentage auswählen.

Vorteile: Heben Sie die Zeiten hervor, in denen Ihre Büros stark frequentiert sind, und planen Sie flexible Arbeitszeiten für die Mitarbeitenden, die sich an den Personenströmen orientieren.

• Welche Arten von Arbeitsräumen?

Erstellen Sie Ihre Analysen, indem Sie die Art des Arbeitsbereichs auswählen, der Sie interessiert: Besprechungsraum, Büro oder Huddle Space.

Vorteile: Analysieren Sie die Nutzung von Arbeitsräumen nach der Art des Arbeitsbereichs. Anhand der Daten können Sie das Verhältnis zwischen Einzel- und Teamarbeitsplätzen neu ausrichten, um den Bedürfnissen besser gerecht zu werden.

• Welchen Bedarf hat mein Unternehmen?

Wie genau die Analysen sein sollen, hängt davon ab, was Sie für Ihr Unternehmen herausfinden möchten. Mit ROOMZ Advanced Analytics können Sie zum Beispiel Analysen zu den Arten von Arbeitsräumen oder zur Ausstattung von Besprechungsräumen oder Büros erstellen.

Vorteile: Erkennen Sie die wahren Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Wenn z.B. ein Arbeitsplatz ständig ausgebucht ist und über einen Doppelbildschirm verfügt, sollten Sie vielleicht auch andere Arbeitsplätze entsprechend ausstatten.

• Schutz der Privatsphäre

Schliesslich ist es wichtig zu erwähnen, dass die ROOMZ-Technologie im Allgemeinen und die IoT-Sensoren so konzipiert wurden, dass die Anonymität der Mitarbeitenden gewahrt bleibt. Ein ROOMZ-Sensor weiss, ob ein Besprechungsraum besetzt ist oder nicht, aber er weiss nicht, wer sich darin befindet. Das Ziel ist, eine diskrete und verantwortungsvolle Technologie zu installieren, die den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden nicht beeinträchtigt und Belegungsdaten auf völlig anonymisierte Weise erfasst.

> Wenn Sie mehr erfahren möchten, besuchen Sie unsere Website unter ROOMZ Advanced Analytics.

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Ob Sie Ihre Räume besser verstehen, sie optimieren oder ihre Weiterentwicklung frühzeitig erkennen wollen – die Rolle von Analysedaten ist unbestritten. Die Umgestaltung von Büros, um den Herausforderungen durch neue Arbeitsmethoden gerecht zu werden, ist für Unternehmen von grösster Bedeutung.

Quellen:

[1]  Wisenet I The utilization imperative report. (Original in USD).
[2] CBRE I The Complete Guide to Activity Based Working.