Aujourd’hui omniprésente, la collecte de données s’est étendue aux espaces de travail, permettant entre autres, de mieux les comprendre afin de proposer des environnements flexibles et évolutifs.

1. L’analyse des espaces de travail : un atout pour l’optimisation

• Mieux comprendre ses espaces de travail:

Optimiser ses espaces de travail passe en premier lieu par une bonne compréhension des usages et des habitudes de travail.

Les données collectées vont permettre d’analyser les flux de personnes et de répondre à un certain nombre de questions comme le taux d’occupation d’une salle de réunion, l’utilisation réelle d’un type de matériel ou encore le degré d’affluence des collaborateurs en fonction du jour de la semaine ou de l’horaire.

Toutes ces données, représentent la base qui permettra de définir les points forts et les points faibles des espaces de travail.

Si nous constatons par exemple qu’une salle de réunion est sous exploitée et qu’une autre, au contraire est toujours réservée, c’est que la première ne répond pas aux besoins réels des employés. Les raisons peuvent être multiples: la taille n’est pas adaptée, la localisation n’est pas optimum, elle n’est pas équipée correctement… Les décideurs peuvent alors choisir de la moduler ou de repenser l’espace pour le rendre productif.

• Anticiper ses besoins futurs:

Les données d’occupation et d’utilisation des lieux de travail permettent donc d’obtenir un aperçu de leur performance. Un aperçu en temps réel, mais également historique puisqu’il est possible de récolter des informations à long terme afin de pouvoir établir des prédictions.
En suivant l’évolution de l’utilisation des espaces de travail, vous serez à même de faire ressortir des tendances et d’anticiper l’évolution de votre portefeuille immobilier en fonction de vos objectifs de croissance à moyen et long terme.

2. Les retours sur investissement par l’optimisation immobilière et énergétique

• Optimisation de la gestion du parc immobilier:

La récolte et l’analyse des données d’occupation permettent dans de nombreux cas de réduire considérablement le second centre de coût d’une entreprise, à savoir, les dépenses liées aux espaces de travail.
En effet, les informations sur les comportements et habitudes des collaborateurs permettent de prendre des décisions éclairées sur la manière d’utiliser ses espaces de travail de manière intelligente.

Avec le télétravail, on estime aujourd’hui en moyenne à 60% le taux d’utilisation des bureaux d’une entreprise qui propose un poste fixe par employé. Le coût d’un poste de travail est lui estimé à 16 500€ par an.¹

Afin de se rendre compte de combien coûtent en moyenne les postes inoccupés à une entreprise chaque année, prenons un exemple concret:
Pour une entreprise qui possède 100 postes de travail, une réduction de seulement 10% des postes revient à réaliser par année les économies suivantes sur les espaces inoccupés:

(100 x €16 500) (coût initial) – (90 x €16 500) (nouveau coût) = 165 000€ d’économies potentielles réalisées.

> Pour approfondir le sujet, nous vous invitons à consulter notre article de blog dédié: Les bureaux de demain: plus de flexibilité pour moins de mètres carrés?

• Optimisation de la consommation énergétique:

Réorganiser ses surfaces au sol pour ne garder que ce dont on a besoin est aussi une manière de mieux contrôler ses dépenses énergétiques en optimisant sa consommation. L’analyse des flux de personnes permet alors d’agir sur trois leviers écologiques (liste non exhaustive):

– Fermer un étage ou une zone quand on sait que les effectifs sont en télétravail. En effet, pourquoi continuer d’éclairer, ventiler ou chauffer un étage si l’on sait qu’il n’est pas occupé certains jours de la semaine?
– Organiser un emploi du temps télétravail/présence sur site flexible de manière à étaler les jours de présence des collaborateurs pour éviter les «pics de consommation».
– Regrouper les salariés sur une plus petite surface certains jours de la semaine ou en période de vacances.

Au vu du coup de l’énergie aujourd’hui et de la situation climatique mondiale, ces questionnements sont plus que jamais d’actualité.

• Amélioration de la productivité:

Une meilleure utilisation des espaces inoccupés ne doit pas se faire au détriment des employés, bien au contraire. La transformation des bureaux traditionnels en Smart Offices rendue possible grâce à l’exploitation de données contribue à diminuer les freins quotidiens à la productivité des équipes.
Rendre les espaces disponibles visibles et les moduler en fonction des besoins permet de libérer les esprits afin que les collaborateurs puissent se concentrer sur ce qu’ils savent faire de mieux: échanger et créer.
C’est le créneau de ce que l’on appelle l’Activity Based Working². Cette approche consiste à fournir aux employés des espaces à la carte en fonction de leurs tâches durant la journée afin de:

– Soutenir les échanges entre les équipes (salles de réunion et de conférence).
– Stimuler la créativité (espace de brainstorming et semi-lounge).
– Favoriser la concentration (espaces individuels, Huddle).

Seule une analyse poussée de l’utilisation des espaces de travail permettra de savoir si ces trois besoins sont soutenus par l’organisation en place ou si des axes d’amélioration sont à envisager.

3. ROOMZ Advanced Analytics: un outil d’aide à la décision basé sur les données.  

ROOMZ Advanced Analytics vous permet de créer des rapports personnalisés et flexibles en fonction des données qui vous intéressent:

• Quel périmètre d’analyse?

Optez pour des analyses pour un bâtiment complet ou par étage:

Avantages: une gestion par étage permet d’obtenir un plan digitalisé de la répartition des types d’espaces de travail (ex: bureau fixes, réservables, huddle …) tandis que la gestion par bâtiment aide à déterminer des tendances plus globales (ex: analyses par zones ou département).

• Quelle période?

ROOMZ Advanced Analytics vous permet d’être précis dans vos périodes d’analyses. Vous pouvez choisir une période personnalisable, un mois en particulier ou encore certains jours de la semaine seulement.

Avantages: faites ressortir les périodes d’affluence de vos bureaux et organisez des emplois du temps flexibles pour les collaborateurs en fonction des flux de personnes.

• Quels types d’espaces de travail?

Créez vos analyses en sélectionnant le type d’espace de travail qui vous intéresse: salle de réunion, bureaux ou Huddle.

Avantages: analysez la fréquentation des espaces de travail en fonction de leur typologie. En fonction des données, vous pourrez rééquilibrer le ratio espaces de travail individuels/collaboratifs afin de mieux répondre aux besoins.

• Quels besoins pour mon organisation?

Le degré de précision des analyses dépend de ce que vous souhaitez faire ressortir en fonction de votre organisation. ROOMZ Advanced Analytics vous permet par exemple de créer des analyses liées aux types d’espace de travail ou encore à l’équipement des salles de réunion ou des bureaux.

Avantages: faites ressortir les vrais besoins des salariés. Par exemple, si un poste de travail est tout le temps réservé et qu’il possède un double écran, peut-être faudrait-il équiper d’autres postes de la même manière?

• Le respect de la vie privée

Enfin, il est important de noter que la technologie ROOMZ en général et les capteurs IoT ont été conçus afin de respecter l’anonymat des collaborateurs. Un capteur ROOMZ sait si une salle de réunion est occupée ou non mais ne sait pas qui se trouve à l’intérieur. Le but est ici d’installer une technologie discrète et responsable qui n’entrave pas le quotidien des employés et de récolter des données d’occupation de manière totalement anonymisée.

> Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre page web ROOMZ Advanced Analytics.

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Que ce soit pour comprendre ses espaces, les optimiser ou anticiper leur évolution, le rôle des données d’analyse n’est plus à prouver. Transformer ses bureaux pour répondre aux nouveaux challenges des méthodes de travail est devenu primordial pour les entreprises qui doivent veiller à toujours placer l’humain au centre de leurs stratégies de développement.

Sources:

[1]  Wisenet I The utilization imperative report. (Original in USD).
[2] CBRE I The Complete Guide to Activity Based Working.