Les nouveaux espaces de travail: plus de flexibilité pour moins de mètres carrés?
25 September 2022Démocratisation du télétravail, diversification des espaces de collaboration, prix de l’immobilier… de nombreux facteurs poussent aujourd’hui les entreprises à repenser leur manière de collaborer et leur organisation en interne pour augmenter la satisfaction des équipes et revoir les dimensions des espaces bureaux à la baisse afin de ne garder que l’essentiel. Demain, le mètre carré au bureau sera donc utile, ou ne sera pas.
Espace de travail en entreprise, l’importance de connaitre ses besoins réels
En matière de taille d’espace il n’existe pas de cadre légal qui impose un minimum aux entreprises. Cependant, on considère que pour qu’un employé se sente à l’aise à son bureau il aurait besoin d’un minimum de 11 m2 et idéalement de 15m2.
Le cadre de travail et les locaux proposés sont un facteur direct d’influence sur l’engagement des salariés à leur entreprise et contribuent en grande partie au bien-être au travail. Cependant, au-delà des mètres carrés, ce qui prime avant tout est de connaitre ses usages pour déterminer ce dont nous avons réellement besoin. L’essentiel est avant tout que l’aménagement des locaux soit adapté au type d’activité que l’on exerce.
« Avant la crise sanitaire, le taux de vacance moyen d’un bureau était en moyenne de 40%. »1
Les raisons qui expliquent ce manque d’occupation sont nombreuses: déplacements professionnels, vacances, réunions, arrêts maladie…
Déjà présent dans certaines entreprises, le télétravail a connu une hausse sans précédent avec la crise sanitaire. La majorité des entreprises se sont en effet trouvées contrainte du jour au lendemain de poursuivre leur activité à distance et de s’organiser et s’équiper rapidement. Certains secteurs d’activités comme celui des banques et assurances ont enregistré un pique de 64% de télétravailleurs durant le premier confinement.
Et cette tendance du travail à distance ne diminuera certainement pas ces prochaines années puisque, très apprécié des salariés pour la flexibilité qu’il offre, le télétravail est en train de s’ancrer dans nos habitudes de collaborations. Aujourd’hui, 2/3 des salariés déclarent vouloir intégrer au moins deux jours de télétravail par semaine de manière pérenne.2
Pour bon nombre d’entreprises, le futur se trouve donc dans la recherche du bon équilibre entre télétravail et bureaux partagés mais pour ce faire il est indispensable de se poser les bonnes questions en amont.
De quels types d’espaces ai-je besoin? Moins de bureaux individuels? Plus de lieux d’échanges et de collaboration? Que recherchent les collaborateurs lorsqu’ils se rendent au bureau aujourd’hui ?
L’immobilier, deuxième source de dépense au sein d’une entreprise
Après la masse salariale, l’immobilier représente la deuxième dépense la plus importante au sein d’une entreprise. Dans les plus grandes villes d’Europe, le prix du mètre carré peut parfois s’envoler comme en témoigne la carte ci-dessous établie par la BNP Paribas en 2018.3 Ainsi, le prix de la location au mètre carré dans une ville comme Munich s’élève 444€, Paris avoisine les 850€ et les chiffres grimpent jusqu’à 1400€ dans le centre de Londres.
Source: BNP Paribas – Rapport EOM – Real Estate of Changing the World – 2018
Véritable centre de coûts, les entreprises sont donc de plus en plus nombreuses à repenser leur stratégie pour optimiser leurs espaces afin de ne conserver que des espaces utiles et qui servent à la collaboration. Si l’on reprend la théorie en se basant sur 11 m2 en moyenne par salarié, les chiffres annuels d’une location de bureau peuvent monter très vite. Une entreprise de 10 personnes devrait considérer des locaux d’environ 110 m2 en ne comptant que les surfaces bureaux. Si elle souhaite s’implanter à Munich, son loyer annuel avoisinera donc les 49 000€, 93 500€ à Paris et plus de 154 000€ à Londres. Ajoutons également que ces chiffres ne concernent que les espaces bureaux à proprement parler. A cela s’ajoute par exemple les espaces de collaborations (salles de réunion, Huddle Spaces) et les lieux de vie (salle de pause et de restauration).
Aujourd’hui plus que jamais, la question de l’optimisation des mètres carrés est donc prépondérante et la mise en place d’une organisation de bureaux partagés est une solution de plus en plus adoptée.
« L’organisation du télétravail avec le desk sharing peut permettre des économies de surfaces pouvant aller jusqu’à 40 %, selon la variation du taux de desk sharing (entre 10 et 50 % dans l’exemple) ».4
Bureaux partagés (Flex office): l’importance d’avoir les bons outils
Afin d’aider les managers à prendre les meilleures décisions pour le confort des salariés et la stratégie de l’entreprise, il existe des outils hardware et software qui facilitent la mise en place au quotidien d’un système de roulement des usagers et aident à la prise de décision grâce aux données qu’ils fournissent.
Les capteurs de bureaux, ROOMZ Desk Sensor représentent un allier de taille qui vous informent en temps réel du taux d’occupation d’un bureau spécifique et vous fournit des données sur le long terme afin de savoir si un espace est utilisé à bon escient ou pas. De même, les capteurs pour les petits espaces de collaboration (Room Sensor et Huddle Sensor) vous permettront de savoir si les collaborateurs ont réellement besoin de cet espace ou s’il ne vaudrait pas mieux le repenser pour lui donner une meilleure utilité.
Côté Software, l’objectif est avant tout de fournir des outils simples d’utilisation afin que les salariés puissent être autonomes dans leur gestion d’emploi du temps. Notre application web myROOMZ permet de trouver et réserver un bureau en quelques clics et de manière tout à fait intuitive. Il est également possible de visualiser les plans d’étages des espaces afin de trouver en un coup d’œil un poste disponible.
Nous assistons donc aujourd’hui à une réflexion globale autour de l’immobilier de bureaux afin de permettre d’une part la mutualisation des compétences (augmentation des espaces ouverts et de collaboration au détriment des bureaux fermés) et d’autre part la réduction des coûts fixes.
Investir aujourd’hui dans les bons outils afin d’adopter la meilleure stratégie en fonction de sa structure peut permettre de développer une organisation sur le long terme qui convienne le plus possible aux besoins de chacun.
