Die Büros von morgen: mehr Flexibilität bei weniger Quadratmetern?
25 September 2022Die zunehmende Verbreitung der Arbeit im Home Office, die Vielfältigkeit der Collaboration Spaces, die Immobilienpreise… viele Faktoren zwingen Unternehmen heute dazu, ihre Art der Zusammenarbeit und ihre interne Organisation zu überdenken, um die Zufriedenheit der Mitarbeiterteams zu erhöhen und die Büroflächen zu verkleinern, so dass nur erforderliche Flächen beibehalten werden. In der Zukunft wird ein Quadratmeter Bürofläche für das Unternehmen nützlich sein – oder auch nicht.
Büroflächen im Unternehmen: Es ist wichtig, die wirklichen Bedürfnisse zu kennen
Im Hinblick auf die Fläche gibt es keine gesetzliche Regelung, die den Unternehmen eine Mindestfläche vorschreibt. Es wird jedoch davon ausgegangen, dass für das Wohlbefinden eines Mitarbeitenden in einem Büro mindestens 11 m2 und idealerweise 15 m2 erforderlich sind. Das Arbeitsumfeld und die angebotenen Räumlichkeiten haben direkten Einfluss auf die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen und tragen zu einem grossen Teil zum Wohlbefinden bei der Arbeit bei. Unabhängig von der Quadratmeterzahl ist es jedoch wichtig, die Nutzung der Räumlichkeiten zu kennen, um zu bestimmen, was wirklich benötigt wird. Entscheidend ist, dass die Raumgestaltung für die Art der ausgeübten Tätigkeit geeignet ist.
«Vor der Gesundheitskrise lag die durchschnittliche Leerstandsquote eines Büros bei 40 %.»1
Gründe für diesen Leerstand gibt es viele: Geschäftsreisen, Urlaub, Meetings, Krankheitsausfälle usw. In einigen Unternehmen wurde bereits im Home Office gearbeitet, aber mit der Gesundheitskrise hat die Arbeit im Home Office einen noch nie dagewesenen Anstieg erfahren. Die meisten Unternehmen waren von heute auf morgen gezwungen, ihre Tätigkeit im Home Office fortzusetzen und sich schnell zu organisieren und auszurüsten. Einige Branchen wie Banken und Versicherungen verzeichneten während des ersten Lockdowns einen Anstieg der Arbeit im Home Office um 64 %.
Und dieser Trend zur Arbeit im Home Office wird in den nächsten Jahren sicher nicht abnehmen. Denn dies wird zu einem festen Bestandteil unserer Arbeitsgewohnheiten werden und wird von den Mitarbeitenden aufgrund der Flexibilität, die diese Arbeitsform bietet, sehr geschätzt. Heute erklären 2/3 der Mitarbeitenden, dass sie dauerhaft mindestens zwei Home-Office-Tage pro Woche einbauen möchten.2
Für viele Unternehmen liegt die Zukunft darin, die richtige Balance zwischen Home Office und Arbeit im Gemeinschaftsbüro zu finden. Doch hierfür ist es unerlässlich, im Vorfeld die richtigen Fragen zu stellen. Welche Arten von Räumlichkeiten brauche ich? Weniger Einzelbüros? Mehr Orte für Austausch und Zusammenarbeit? Wonach suchen die Mitarbeitenden, wenn sie heute ins Büro kommen?
Raumkosten, der zweitgrösste Kostenfaktor in einem Unternehmen
Nach den Personalkosten sind die Raumkosten der zweitgrösste Kostenfaktor in einem Unternehmen. In den europäischen Grossstädten kann der Preis pro Quadratmeter manchmal in die Höhe schiessen, wie die folgende Karte von BNP Paribas aus dem Jahr 2018 zeigt.3 So liegt der Mietpreis pro Quadratmeter in einer Stadt wie München bei 444 €, in Paris bei 850 € und im Zentrum von London bei 1400 €.
Quelle: BNP Paribas – Report EOM – Real Estate of Changing the World – 2018
Da Raummieten ein echter Kostenfaktor sind, überdenken immer mehr Unternehmen ihre Strategie zur Raumoptimierung, um nur noch die Räume beizubehalten, die nützlich und für die Zusammenarbeit geeignet sind. Wenn wir darauf zurückkommen, dass durchschnittlich 11 m2 pro Mitarbeitender erforderlich sind, können die jährlichen Kosten für die Büromiete sehr schnell steigen. Ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitenden sollte eine Raumfläche von ca. 110 m2 in Betracht ziehen, wenn nur die Büroflächen berücksichtigt werden. Wenn es sich in München niederlässt, liegt die Jahresmiete demnach bei rund 49.000 €, in Paris bei 93.500 € und in London bei über 154.000 €. Zudem ist zu beachten, dass bei diesen Zahlen nur die Büroflächen berücksichtigt sind. Dazu kommen noch Collaboration Spaces (Besprechungsräume, Huddle Spaces) und Living Spaces (Pausenraum und Restaurant).
Die Frage nach der Optimierung der Quadratmeterzahl steht daher heute mehr denn je im Vordergrund und die Bereitstellung einer Shared-Office-Organisation ist eine Lösung, die immer häufiger gewählt wird.
«Die Organisation von Home Office und Desk-Sharing kann je nach Variation der Desk-Sharing-Quote (im Beispiel zwischen 10 und 50 %) zu einer Flächeneinsparung von bis zu 40 % führen.»4
Shared Offices (Flex office): über die richtigen Werkzeuge verfügen
Um Manager dabei zu unterstützen, die besten Entscheidungen im Hinblick auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und die Unternehmensstrategie zu treffen, gibt es Hard- und Softwaretools, die die tägliche Bereitstellung eines Raumbelegungssystems erleichtern und durch die bereitgestellten Daten bei der Entscheidungsfindung helfen.
Die Schreibtischsensoren, ROOMZ Desk Sensor, sind eine sehr gute Hilfe, die Sie in Echtzeit über die Belegungsrate eines bestimmten Büros informiert und Ihnen langfristig Daten liefert, um zu wissen, ob ein Raum richtig genutzt wird oder nicht. In ähnlicher Weise teilen Ihnen Sensoren für kleine Collaboration Spaces (Room Sensor und Huddle Sensor) mit, ob die Mitarbeiter den Raum wirklich benötigen oder es besser wäre, ihn umzugestalten, so dass er besser genutzt wird.
Bei der Software ist das Ziel, einfach zu bedienende Werkzeuge bereitzustellen, damit die Mitarbeitenden ihr Zeitmanagement selbst in die Hand nehmen können. Unsere Webanwendung myROOMZ ermöglicht, mit wenigen Klicks und auf sehr intuitive Weise ein Büro zu finden und zu reservieren. Es ist auch möglich, sich die Grundrisse der Räume anzusehen, um auf einen Blick einen verfügbaren Arbeitsplatz zu finden.
Wir erleben heute global ein Nachdenken rund um Büroräume, um einerseits die Bündelung von Kompetenzen (Zunahme von offenen Räumen und Zusammenarbeit zu Lasten geschlossener Büros) und andererseits die Reduzierung von Fixkosten zu ermöglichen. Wenn Sie heute in die richtigen Werkzeuge investieren, um die beste Strategie für Ihre Unternehmensstruktur zu wählen, können Sie eine langfristige Organisation entwickeln, die Ihren Bedürfnissen bestmöglich entspricht.
