5 conseils pour optimiser l’aménagement de vos espaces de travail

25 juin 2025

Un aménagement d’espaces de travail efficace combine flexibilité, technologie et bien-être pour créer un environnement qui booste la productivité des collaborateurs tout en s’adaptant aux nouveaux modes de travail hybrides.

Pourquoi repenser l’aménagement de vos espaces de travail en 2025 ?

Le cadre de travail proposé aux salariés est devenu un levier stratégique non négligeable pour les entreprises qui souhaitent :

Améliorer la collaboration de leurs équipes
Réduire le turnover et attirer de nouveaux talents
Optimiser les coûts immobiliers grâce à une meilleure utilisation des espaces

Voici 5 conseils pratiques pour transformer vos espaces de travail en véritables moteurs de performance :

1. Exploitez la data pour comprendre vos espaces de travail

Pourquoi mesurer avant d’aménager ?

Avant toute transformation, il est crucial de comprendre comment vos espaces sont réellement utilisés. Trop d’entreprises aménagent sans établir une réelle stratégie en amont et sans données concrètes sur l’occupation de leurs bureaux.

Quelles actions concrètes à mettre en place ?

Installez des capteurs de présence IoT pour collecter des données d’occupation fiables
Analysez les pics et creux d’utilisation sur plusieurs semaines et en fonction des espaces
Identifiez les espaces « fantômes » qui coûtent sans être utilisés
Corrélez les données d’occupation avec la satisfaction collaborateurs

2. Adoptez une politique d’inclusion des employés

L’importance d’impliquer les utilisateurs dans la conception

L’aménagement de vos bureaux doit correspondre aux besoins des collaborateurs. Ils sont les experts de leur propre expérience et peuvent fournir des retours d’expérience précieux pour optimiser les espaces.

La réussite d’un aménagement repose sur une consultation en amont avec des enquêtes de satisfaction, des groupes de travail représentatifs et des sessions de co-création impliquant directement les utilisateurs. Une communication transparente sur les objectifs, contraintes budgétaires et choix d’aménagement permet de créer l’adhésion nécessaire au projet.

Pour une conduite du changement douce, la mise en place d’espaces pilotes et de périodes d’essai garantit des ajustements pertinents avant le déploiement à grande échelle du projet d’aménagement.

Comment mesurer l’adhésion des espaces ?

Analyser le taux d’utilisation des nouveaux espaces
Faire des enquêtes de satisfaction post-aménagement
Organiser des discussions par petits groupes ou départements

3. Créez des espaces de travail variés pour couvrir tous les besoins

L’importance de la diversité dans l’offre

Il n’existe pas de modèle unique d’aménagement efficace : chaque organisation, en fonction de son secteur d’activité, de sa culture et de ses modes de travail, doit trouver l’équilibre qui lui correspond. Les environnements de travail doivent être pensés comme une palette d’espaces variés, à adapter selon les besoins spécifiques de. Cette diversité est essentielle pour favoriser la productivité et l’adhésion des équipes.

Des typologies d’espaces de travail à composer sur mesure

Plutôt que de suivre un modèle standard, les entreprises peuvent puiser dans différentes typologies d’espaces pour composer un environnement de travail cohérent et fonctionnel. On distingue généralement quatre grandes catégories d’espaces, à moduler selon les usages :

Espaces de concentration : bureaux individuels, alcôves silencieuses ou cabines téléphoniques, ils permettent de se concentrer pleinement ou d’effectuer des appels en toute confidentialité.
Espaces de collaboration : salles de réunion modulables, zones de brainstorming ou espaces informels favorisent l’intelligence collective et les échanges spontanés.
Espaces de détente : cafétérias chaleureuses, zones de pause confortables ou terrasses extérieures participent activement au bien-être des équipes.
Espaces techniques : ces espaces regroupent les ressources partagées essentielles au bon fonctionnement de l’organisation. Cela inclut les zones dédiées aux outils et équipements communs pour accompagner le travail collectif (visioconférences, matériel informatique, tableaux intelligents…)

4. Intégrez la durabilité comme pilier d’aménagement

L’éco-responsabilité un nouveau standard dans l’aménagement des bureaux

La durabilité n’est plus une option mais une nécessité. Les collaborateurs attendent des entreprises qu’elles incarnent leurs valeurs environnementales dans l’aménagement tant en termes d’équipements technologiques que de mobilier.

Choix des équipements :

Privilégiez les matériaux recyclables et qui durent pour encourager l’économie circulaire
Sélectionnez des fournisseurs locaux ou européens
Choisissez du matériel technologique reconditionné ou à faible consommation énergétique

Optimisation des espaces :

Optimisez chaque espace de travail pour qu’il soit utilisé de manière pertinente
Fermez temporairement les espaces inoccupés pour limiter les consommations énergétiques inutiles

5. Anticipez vos besoins grâce à la prédiction Data-Driven

Éviter les déménagements coûteux et non planifiés

Beaucoup d’entreprises se retrouvent contraintes à des déménagements précipités ou à des extensions de bail coûteuses faute d’avoir anticipé leur croissance. La planification spatiale prédictive permet d’éviter ces situations en s’appuyant sur l’analyse des tendances d’occupation.

Optimiser les investissements immobiliers :

ROI prévisionnel : Calculez la rentabilité d’un éventuel déménagement par rapport à un agrandissement ou réaménagement des espaces.
Détection des signaux faibles : Identifiez les tendances d’utilisation avant qu’elles ne deviennent problématiques. Si un espace est déjà surexploité aujourd’hui il le sera davantage demain à mesure que l’équipe s’agrandit.
Définition du ratio idéal : Définir un ratio de m²/collaborateur en fonction du taux de télétravail afin de garder une ligne directrice dans votre stratégie de planification

Des outils dotés de tableaux de bord intelligents tels que ROOMZ Advanced Analytics, vous permettent d’avoir une vision claire et continue de vos usages. Les données collectées jusqu’à deux ans en arrière permettent d’analyser finement les tendances, d’identifier les évolutions et de bâtir des scénarios prédictifs solides.

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