Die effiziente Verwaltung von Büroräumen wird in modernen Arbeitsumgebungen immer wichtiger. Mit Mitarbeitenden, die ihre Zeit zwischen Homeoffice und Büro aufteilen, können ungenutzte oder überbuchte Besprechungsräume zu Frustration, Ressourcenverschwendung und Produktivitätsverlust führen.

Die Herausforderungen traditioneller Besprechungsraumverwaltung

Manuelle Buchungsmethoden wie Excel-Tabellen, E-Mails oder Papierkalender führen häufig zu Problemen:

• • Doppelte Buchungen oder kurzfristige Absagen
  • Schwierigkeit, verfügbare Räume zu finden
  • Hohe Arbeitsbelastung für IT- und Facility-Teams

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Digitale Raumbuchungssysteme: Lösungen und Vorteile von ROOMZ

1. Echtzeit-Updates und Transparenz der Besprechungsräume

ROOMZ-Raumplanungsdisplays liefern sofortige Informationen zur Raumverfügbarkeit. Mitarbeitende sehen auf einen Blick, welche Räume frei sind, wer sie gebucht hat und wie lange.

Zwei Hauptanzeigearten helfen, die Nutzung der Räume zu optimieren:
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Raumbuchungsdisplays am Eingang der Besprechungsräume:

• • Anzeige der Verfügbarkeit in Echtzeit direkt am Raum
  • Zeigt laufende und bevorstehende Meetings
  • Tägliche oder wöchentliche Ansicht

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Flightboard-Displays: zentrale Übersicht über alle Besprechungsräume

• • Ideal für ein Stockwerk oder ein ganzes Gebäude
  • Klare Gesamtübersicht aller Meeting Rooms
  • Zeigt laufende und kommende Meetings in allen Abteilungen
  • Hilft Mitarbeitenden, sich im Büro schnell zurechtzufinden

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2. Kosteneinsparungen, Nachhaltigkeit und geringer Wartungsaufwand

Langlebige, kabellose Displays wie ROOMZ, deren Batterien eine durchschnittliche Lebensdauer von 4 Jahren haben, reduzieren Wartungskosten und Energieverbrauch. Die robuste Hardware sorgt für eine langfristige Nutzung, während Displays ohne Betriebssystem den Wartungsaufwand zusätzlich minimieren, da Software-Updates und komplexe IT-Verwaltung entfallen.
Die digitale Raumverwaltung ersetzt gedruckte Stundenpläne und manuelle Updates, unterstützt Nachhaltigkeitsziele und senkt die Betriebskosten, wodurch die Verwaltung der Büroflächen deutlich einfacher und effizienter wird.

3. Optimierung der Raumnutzung und Mitarbeitererfahrung – Kundenfeedback

Dank klarer Raumverfügbarkeit können Mitarbeitende schnelle Entscheidungen treffen und Zeitverluste bei der Raumsuche vermeiden. Teams profitieren von reibungsloseren Abläufen, besserer Planung und einem angenehmeren Arbeitsalltag.

Schweizerisches Rotes Kreuz: vom traditionellen zum modernen Raummanagement

„In the past, we managed our meeting rooms exclusively within the Outlook resources calendar. Meetings with external partners were posted on the doors with a sheet of A4 paper. Then we discovered ROOMZ at another company. From that point, things moved at lightning speed to deployment within approximately two to three weeks.“ Benno Stucki Department Head ICT Services

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ABB: Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses

„Easy instant booking: you go to the display, choose the desired reservation period, press the button, done! And the text on the display is readable from any angle. ROOMZ makes our working lives easier.“

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