Système de réservation de salles de réunion : 6 critères essentiels pour faire le bon choix
30 juin 2025Pour choisir son outil de gestion des salles de réunion, 6 critères sont essentiels : simplicité d’installation, évolutivité, intégration aux outils existants, durabilité du matériel, données d’occupation et libération automatique. Ces paramètres garantissent une solution adaptée aux besoins actuels et futurs de l’entreprise.
1. Evaluer l’installation du système de réservation
La facilité d’installation constitue le premier critère à examiner lors du choix d’une solution de réservation de salles. Une installation complexe génère non seulement des coûts supplémentaires, mais peut également perturber l’activité de l’entreprise pendant la phase de déploiement.
Les solutions modernes privilégient l’installation d’écrans sans câblage, utilisant la connectivité WiFi pour se relier au calendrier des utilisateurs. Cette approche présente plusieurs avantages :
- Une réduction significative des coûts d’installation
- Une mise en service immédiate et sans travaux
- Une flexibilité maximale pour repositionner les équipements si nécessaire.
2. Prioriser les solutions évolutives
L’évolutivité du matériel IT est un critère essentiel pour accompagner la croissance d’une organisation. La solution de réservation choisie doit pouvoir s’adapter facilement aux mutations : ajout de nouvelles salles de réunion ou espaces de collaboration, déménagements, restructurations des espaces de travail.
Les solutions câblées traditionnelles posent des contraintes en matière d’évolutivité. Toute extension ou réaménagement implique souvent des travaux de câblage coûteux et chronophages. À l’inverse, les systèmes modulaires et sans-fil offrent une flexibilité optimale :
- Installation d’un nouvel écran en quelques minutes au parc existant pour gérer un nouvel espace
- Déplacement des équipements en fonction de l’évolution des espaces, sans intervention complexe
- Gestion des investissements mieux maitrisée dans le temps
Cette flexibilité permet d’optimiser son retour sur investissement tout en gardant une longueur d’avance sur les besoins futurs.
3. Vérifier l’adaptation aux outils de collaboration existants
Il est essentiel que la solution s’intègre de manière fluide aux outils de collaboration utilisés au quotidien par les équipes. Cette interopérabilité évite les doubles saisies, limite les erreurs de réservation et favorise l’adoption par les utilisateurs.
L’intégration avec Microsoft Teams, Outlook ou encore Google Workspace représente aujourd’hui un standard incontournable. Cette compatibilité permet une :
- Réservation directe depuis l’interface habituelle des collaborateurs
- Synchronisation automatique des calendriers avec une gestion centralisée des réunions
- Expérience utilisateur fluide et intuitive sans changer leurs habitudes de travail
4. Miser sur du matériel IT à la durée de vie prolongée
La durabilité des équipements a un impact direct sur le Total Cost of Ownership (TCO). Investir dans du matériel robuste et à basse consommation permet de réaliser des économies substantielles sur le long terme.
Un équipement qui ne surchauffe pas présente une durée de vie significativement supérieure et nécessite moins d’interventions de maintenance. Cette approche évite les remplacements fréquents et les interruptions de service qui impactent la productivité des équipes.
5. Privilégier les solutions qui vous fournissent des données d’occupation des espaces de travail
L’analyse des espaces représente un levier stratégique pour optimiser votre gestion immobilière. Les données d’occupation permettent de prendre des décisions éclairées sur le dimensionnement des bureaux et aident à identifier le bon nombre d’espaces nécessaire.
Les indicateurs clés à surveiller comprennent :
- Le taux d’occupation réel des salles par créneaux horaires/jours de la semaine
- Le taux de no-show ou réservation fantômes : pourcentage d’espace réservés mais non utilisés
- L’identification des espaces de travail sous-utilisés ou au contraire en tension
- Les habitudes d’usage par départements, étages ou bâtiments
6. Opter pour la libération automatique des salles de réunion
La libération automatique des salles constitue une fonctionnalité clé pour une gestion fluide de vos espaces. L’installation de capteurs de présence permet de résoudre de manière fiable le problème des « réunions fantômes » qui représentent environ 30% du total des réservations.
A l’aide de la libération automatique des salles il est possible de :
- Gérer simplement les salles non utilisées après un délai paramétrable pour les remettre à disposition des collaborateurs
- Réduire les frustrations liées aux salles réservées mais vides et augmenter l’expérience employé
- Augmenter le taux d’occupation réel de chaque espace de collaboration
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Entre l’augmentation des coûts immobiliers et l’évolution des modes de travail hybrides, disposer d’outils performants pour réserver les salles de réunion devient indispensable. Ces solutions permettent de supprimer le temps perdu à chercher un espace disponible, tout en optimisant l’utilisation des locaux et en améliorant l’expérience collaborateur.
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