Gestion des salles de réunion : pourquoi choisir du matériel durable et sans maintenance ?

Choisir du matériel durable et sans maintenance pour gérer les réservations de ses salles de réunion permet d’optimiser les coûts, d’éviter les contraintes techniques et d’offrir une expérience fluide aux utilisateurs.

Lors du choix d’un système de réservation de salles de réunion, on pense souvent à l’interface, aux fonctionnalités ou encore à l’intégration logicielle avec Microsoft 365 ou Google Workspace. Pourtant, un aspect fondamental est régulièrement sous-estimé : la durée de vie et la simplicité de la solution.

Dans certains projets, le matériel de réservation peut parfois révéler ses limites: écrans tactiles qui surchauffent, installations de câblage complexes, mises à jour logicielles, besoins d’assistance technique réguliers, consommation énergétique élevée…
Ce qui est pensé pour simplifier la gestion des espaces de travail peut ainsi, à terme, générer des contraintes opérationnelles et budgétaires.
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Les bénéfices concrets d’un matériel IT basse consommation :

• Optimisation des coûts opérationnels
  Moins de remplacements et d’interventions techniques : un matériel durable comme les écrans à encre électronique (e-ink) permet d’optimiser les investissements sur le long terme grâce à une durée de vie largement supérieure aux solutions classiques.
  Pour les Facility Managers, cela signifie une meilleure prévisibilité budgétaire et la possibilité de réallouer les ressources vers d’autres priorités stratégiques.
• Expérience utilisateur optimale
  Un système autonome assure une utilisation fluide, sans interruptions. Les collaborateurs gagnent en confort et en efficacité dans la gestion quotidienne de leurs réservations, tandis que les IT Managers voient leur charge de travail allégée.
• Engagement environnemental
  Au-delà des considérations économiques, choisir des équipements durables s’inscrit dans une démarche RSE cohérente. Réduire la fréquence de remplacement du matériel limite significativement la production de déchets électroniques et l’empreinte carbone des espaces de travail.

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Sécurité IT : éviter les risques des systèmes de réservation embarqués

Beaucoup de solutions sur le marché fonctionnent comme de petits ordinateurs avec un système d’exploitation embarqué (Android, Linux…). Cette technologie connectée à un réseau implique deux facteurs à prendre en considération lors du choix du matériel :

• Gestion des mises à jour : chaque appareil connecté nécessite un suivi régulier des correctifs. Multiplié par des dizaines ou centaines d’écrans, cela représente une charge de travail supplémentaire.
• Des failles de sécurité potentielles sont à envisager, notamment en raison du stockage temporaire d’informations telles que les calendriers, les noms des salles ou les adresses mail. Chaque point d’accès constitue une porte d’entrée potentielle pour des cyberattaques, particulièrement problématique dans des secteurs réglementés.

Choisir des équipements qui fonctionnent sans système d’exploitation c’est donc réduire les risques d’une attaque à la source afin de protéger les données de l’entreprise et des employés.

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ROOMZ : un choix durable confirmé par l’ETH de Zurich

Cette philosophie de durabilité guide le développement des solutions ROOMZ. Nos écrans fonctionnent de manière totalement autonome, sans système d’exploitation, et ne nécessitent aucune maintenance préventive le tout sans compromis sur l’efficacité ni sur l’expérience des collaborateurs.

Grâce à leur consommation énergétique très faible (10 000 fois moins qu’une tablette de réservation câblée), ils offrent une autonomie de batterie jusqu’à 4 ans et une durée de vie de 10 à 20 ans.

Comment cette faible consommation est-elle rendue possible ? Dépourvus de système d’exploitation, les écrans ROOMZ ne se connectent au serveur que pour récupérer les informations de réservation de la salle. Cette technologie leur permet de fournir la même valeur ajoutée tout en restant en veille 99 % du temps.

Le retour d’expérience de l’École polytechnique de Zurich (ETH de Zurich), notre premier client est à ce titre emblématique :

« Après 7 ans de fonctionnement, les écrans ne présentent pratiquement aucune dégradation visible, et nous pouvons nous attendre à ce qu’ils durent encore 10 ans. »
Armin Brunner, Responsable ITS Infrastructure

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