Gérer efficacement ses espaces de bureau est un défi croissant dans les environnements de travail modernes. Avec des employés partageant leur temps entre le domicile et le bureau, les salles de réunion inutilisées ou surbookées peuvent générer frustration, gaspillage de ressources et perte de productivité.

Les défis de la gestion traditionnelle des salles de réunion

S’appuyer sur des méthodes de réservation manuelles comme les tables Excel, les emails ou les calendriers papier crée souvent des situations de frustration dans le quotidien des collaborateurs :

• • Double réservation de salle ou annulations de dernière minute
  • Difficulté à trouver des salles disponibles
  • Charge de travail accrue pour les équipes IT et Facility

Système de réservation de salle de réunion: solutions et avantages de ROOMZ

1. Mises à jour en temps réel et visibilité des espaces de collaboration

Les écrans de salles de réunion offrent un affichage instantané de la disponibilité des salles, évitant les malentendus et les déplacements inutiles. Les employés peuvent voir quelles salles sont libres, qui les a réservées et pour combien de temps.

Deux types d’affichage principaux permettent d’optimiser l’utilisation des espaces:
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Écrans de réservation à l’entrée des salles de réunion :

• • Placés à l’extérieur de chaque salle pour afficher la disponibilité en temps réel
  • Affichage des réunions en cours et à venir
  • Vue quotidienne ou hebdomadaire
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Écrans flightboard : visibilité centralisée des salles

• • Idéal pour afficher un étage ou l’ensemble d’un bâtiment
  • Offre une vue d’ensemble claire de la disponibilité de toutes les salles de réunion
  • Offre une vue d’ensemble claire de la disponibilité de toutes les salles de réunion
  • Aide les employés à se repérer facilement dans les étages/bâtiments
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2. Économies, durabilité et faible maintenance

Les écrans longue durée et sans fil, comme ROOMZ, avec une autonomie moyenne de 4 ans, permettent de réduire les coûts de maintenance et la consommation d’énergie. Choisir un écran sans système d’exploitation diminue encore l’entretien, éliminant le besoin de mises à jour logicielles ou de gestion IT complexe.En remplaçant les plannings papier et les mises à jour manuelles, ces écrans soutiennent les objectifs de durabilité tout en réduisant les charges opérationnelles, simplifiant ainsi la gestion des espaces de travail.

3. Optimisation de l’espace et de l’expérience employé: retours clients

Grâce à une visibilité claire des salles, les employés peuvent prendre des décisions rapides et éviter de perdre du temps à chercher un espace disponible. Les équipes hybrides bénéficient d’une collaboration plus fluide, d’une meilleure planification et d’une réduction de la frustration au bureau.

Croix-Rouge Suisse : d’un management traditionnel à un management moderne des salles :

« Avant, nous ne gérions nos salles de réunion uniquement que par le biais du calendrier Outlook. Les réunions avec des partenaires externes étaient imprimées sur du papier A4 et postées sur la porte. Puis nous avons découvert ROOMZ dans une autre entreprise. À partir de là, c’est allé très vite et il nous a fallu 2 à 3 semaines pour la réalisation du projet. » Benno Stucki Responsable ICT Services

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ABB: améliorer l’expérience employé

« La réservation est simple et immédiate: vous allez sur l’écran, sélectionnez un créneau, appuyez sur un bouton et voilà! ROOMZ nous facilite la vie au travail. » Bartosz Patyna Chef de Projet du système d’information au siège social

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