Écran salle de réunion: comment choisir le meilleur système de réservation de salle

Un écran pour salle de réunion est un dispositif de signalétique installé à l’entrée d’une salle, qui gère la réservation et affiche le statut d’occupation en temps réel. Il indique le statut d’occupation actuel, les prochaines réservations ainsi que des détails comme l’organisateur, le titre et la durée d’une réunion, mis à jour en direct. Les collaborateurs peuvent aussi réserver la salle sur place directement depuis l’écran (réservation instantanée), ou la libérer si une réunion se termine plus tôt que prévu.

Selon le fournisseur et le marché, différents termes désignent la même idée : panneau salle de réunion, signalétique salle de réunion, écran d’affichage pour salle de réunion ou encore tablette de réservation pour salle de réunion. Toutes ces solutions poursuivent le même objectif : rendre l’occupation des salles de réunion transparente et simplifier leur réservation.
Un écran pour salle de réunion désigne donc l’interface visible entre les collaborateurs et le système de réservation de salles de l’entreprise. L’écran salle de réunion puise ses données dans le calendrier existant, par exemple Microsoft Outlook ou Google Calendar, et reflète chaque changement en temps réel.

Une bonne signalétique de salle de réunion réduit le temps de recherche, évite les frictions dans les couloirs, empêche les doubles réservations et rend l’utilisation des salles transparente pour tous. Les fonctions clés comprennent :

Le ROOMZ Display ajoute à ces fonctions une fonctionnalité qui change réduit les frictions au quotidien. Combiné au ROOMZ Sensor, le système détecte les réunions fantômes, ces salles réservées mais non utilisées, et les libère automatiquement, sans check-in manuel.

Les entreprises qui souhaitent aussi visualiser toutes les réservations en un seul endroit peuvent les afficher sous forme d’affichage dynamique avec le ROOMZ Flightboard, une signalétique centralisée sur un écran TV à l’accueil ou dans les couloirs.

Les écrans pour salle de réunion sont bénéfiques sur trois niveaux simultanés, ce qui rend l’investissement de départ rapidement optimisé.

• • • • Pour les collaborateurs:
        The daily friction disappears: no guessing in front of closed doors, no interrupting meetings already underway, no detour through the calendar at their desk. Anyone who needs a room sees its availability directly on the meeting room panel and books it in two taps.
      • Pour le  management:
        L’adoption est tout aussi importante que la productivité. Une solution intuitive est une solution que les collaborateurs utilisent réellement. Les solutions sans fil réduisent également les coûts d’installation, puisqu’elles ne nécessitent ni alimentation électrique ni câblage réseau. Elles offrent en outre une grande flexibilité: commencez avec un seul écran, puis déployez la solution à votre rythme. Si vos espaces évoluent, que les équipes changent de place ou que vous déménagez vers de nouveaux bureaux, les écrans se réinstallent en quelques minutes et s’adaptent facilement à leur nouvel environnement.
      • Pour le facility management:
        Les bénéfices sont considérables. L’espace de bureau est, après la force salariale, le deuxième poste de coût de l’entreprise. Une étude de l’analyste workplace Leesman montre que le vendredi, seuls 21 % des collaborateurs se rendent encore au bureau, et que de nombreuses entreprises pourraient réduire leur surface jusqu’à 40 % sans nuire à la productivité. Les écrans pour salle de réunion, combinés à des capteurs d’occupation, fournissent les données nécessaires pour fonder ces décisions sur l’usage réel plutôt que sur l’intuition, par exemple en fermant des étages entiers certains jours de la semaine ou en regroupant équipes et départements sur moins d’étages.

Écran salle de réunion : e-ink© ou LCD, quelle technologie choisir?

Quelle est la rapidité d’installation d’un écran pour salles de réunion?

 

Comment l’écran est-il alimenté?

 

Quelle est la consommation d’énergie d’un écran en fonctionnement?

 

Sous quels angles l’écran doit-il rester lisible?

 

Avec quelle facilité la solution s’étend-elle à d’autres salles?

 

Quel niveau de maintenance pour les écrans pour salles de réunion?

 

Quelles exigences de sécurité l’écran remplit-il?

 

Pour aller plus loin

Lire le rapport ROOMZ →

De nombreuses entreprises commencent avec une tablette de réservation : un iPad ou un appareil Android grand public équipé d’une application de réservation, fixé à la porte comme tablette de salle de réunion. Le prix unitaire paraît attractif, mais cet avantage s’estompe vite à l’usage.

Pour un projet pilote sur deux ou trois salles, une tablette de réservation peut suffire. Les entreprises qui souhaitent équiper des étages ou des sites entiers ont généralement intérêt à choisir un écran de réservation de salle dédié. Cette solution est moins coûteuse, plus sûre et demande moins de maintenance sur le long terme. Cet avantage est davantage marqué avec les écrans e-ink© sans fil fonctionnant sans système d’exploitation. Ils ne nécessitent ni alimentation électrique, ni gestion via MDM, ni dispositif antivol, ce qui évite que leur déploiement et leur maintenance ne deviennent un projet à part entière..

Un écran de salle de réunion n’est efficace que s’il s’intègre parfaitement à votre système de réservation existant. La compatibilité est donc un critère essentiel. ROOMZ se synchronise avec Microsoft 365, Exchange, Google Workspace et plus de 20 systèmes de réservation.
Pour les entreprises utilisant déjà Microsoft Teams Rooms, un écran installé à l’entrée de la salle apporte une information immédiatement visible : la salle est-elle disponible à cet instant et, si elle est occupée, jusqu’à quelle heure?

La mise en place d’un écran ROOMZ n’est pas un projet informatique. 90 % des clients configurent leur première salle de réunion en moins d’une heure. Les réservations faites dans Outlook ou Teams apparaissent ensuite automatiquement sur la salle, et inversement.

Comment choisir votre écran pour salle de réunion?

1. Installation:
   Avec quelle facilité le câblage peut-il être réalisé dans votre bâtiment ? Les ressources nécessaires sont-elles disponibles en interne ? Une autorisation de travaux est-elle même envisageable ? Ces questions déterminent souvent dès le départ si une solution LCD filaire ou une solution e-ink© sans fil est la mieux adaptée.
2. Évolutivité:
   Mieux vaut anticiper. Que se passe-t-il en cas d’augmentation du nombre de salles de réunion, ou de déménagement ? Une solution filaire signifie la pose d’un nouveau câblage à chaque extension, tandis qu’une solution sans fil peut évoluer de façon flexible avec l’entreprise.
3. Niveau de sécurité requis:
   Les données liées aux ressources comme les salles, les collaborateurs ou les réunions sont-elles sensibles ? Si oui, une solution sans système d’exploitation est recommandée. Vérifiez aussi la transmission chiffrée (HTTPS/TLS), un affichage économe en données, et un fournisseur certifié ISO 27001. Le traitement des données personnelles de réservation doit respecter le RGPD. Le ROOMZ Display ne stocke aucune information localement et ne fait tourner aucun système d’exploitation, ce qui réduit nettement la surface d’attaque.
4. Intégration aux outils existants:
   La solution peut-elle se connecter aux outils de collaboration déjà utilisés, comme Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Teams ou Exchange ? Une intégration fluide est déterminante pour un déploiement simple et une bonne adoption de la solution dans l’entreprise.
5. Adoption par les collaborateurs:
   Une utilisation intuitive et une disponibilité en temps réel, y compris depuis mobile, déterminent en grande partie si une solution est réellement adoptée au quotidien.
6. Analyse de l’utilisation des espaces:
   Les entreprises qui souhaitent connaître l’usage réel de leurs surfaces de bureau, afin de construire une stratégie immobilière solide, doivent choisir une solution avec des données d’analyse des espaces de travail. Les données sur l’utilisation des salles, les pics d’affluence, le taux de no-show et les types de salles les plus demandés apportent des enseignements précieux. Un écran seul ne résout que le problème à la porte. Son plein bénéfice n’apparaît qu’une fois combiné à des capteurs et à des rapports : ROOMZ Advanced Analytics montre comment les salles sont réellement utilisées ce qui constitue la base de décisions immobilières éclairées.

Exemples concrets : UNESCO, ABB et Lonza

Découvrir toutes les études de cas →

Un écran pour salle de réunion met fin aux incertitudes devant les salles, améliore l’utilisation des espaces disponibles et, associé à des capteurs d’occupation et à des données analytiques, fournit des informations précieuses pour optimiser la gestion des espaces de travail. Les critères de choix les plus importants restent l’intégration avec votre environnement, la sécurité, le coût total de possession et la capacité à évoluer avec vos besoins, bien plus que le prix d’achat ou les économies potentielles d’une tablette à court terme.

Le meilleur moyen d’évaluer une solution est de la tester dans votre propre environnement de travail. Avec les Starter Kits ROOMZ, équipez une première salle de réunion en moins d’une heure, sans câblage et sans travaux.