Zurück
Desk Sharing: Definition, Vorteile, Beispiele und Umsetzung
10 September 2026
Share:
Desk Sharing ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende keinen dauerhaft zugewiesenen Schreibtisch haben. Stattdessen teilen sie sich einen Pool an Arbeitsplätzen und wählen je nach Anwesenheit, Aufgabe oder Teamkonstellation einen passenden Platz. Das Modell passt besonders zu hybriden Arbeitsformen, weil nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro sind.
Damit Desk Sharing funktioniert, reicht es jedoch nicht, persönliche Namensschilder von den Tischen zu entfernen. Shared Desks brauchen eine durchdachte Ausstattung, klare Regeln, transparente Verfügbarkeit und eine laufende Auswertung der tatsächlichen Nutzung. Genau diese Punkte entscheiden darüber, ob Flexibilität entsteht oder ob die tägliche Platzsuche zur Belastung wird.
Was ist Desk Sharing? Definition auf Deutsch
Die einfachste Desk Sharing Definition lautet: Mehrere Mitarbeitende nutzen dieselben Büroarbeitsplätze zu unterschiedlichen Zeiten. Es gibt also weniger fest zugeordnete Schreibtische als Personen, die grundsätzlich im Büro arbeiten können. Im Deutschen werden neben Desk Sharing auch Schreibweisen wie Desksharing und Desk-Sharing verwendet. Englische Begriffe wie Shared Desk oder Shared Desks beschreiben denselben Grundgedanken.
Wichtig ist die Abgrenzung zur reinen freien Platzwahl. Desk Sharing ist das übergeordnete Arbeitsplatzmodell. Wie ein Shared Desk konkret genutzt wird, kann unterschiedlich organisiert sein: reservierbar, spontan verfügbar oder innerhalb einer Teamzone.
Desk Sharing, Hot Desking und Desk Booking im Vergleich
Die Begriffe werden im Markt nicht immer einheitlich verwendet. Für die praktische Planung hilft folgende Einordnung:
| Modell | Kernidee | Typische Nutzung |
|---|---|---|
| Desk Sharing | Übergeordnetes Modell für gemeinsam genutzte Arbeitsplätze ohne dauerhafte persönliche Zuweisung. | Flexible oder hybride Teams teilen einen Arbeitsplatzpool. |
| Hot Desking | Spontane Nutzung eines aktuell freien Arbeitsplatzes, häufig ohne Vorabreservierung. | Gut für kurzfristige Präsenz und nicht planbare Nutzung. Perfekt für die Besucherverwaltung. |
| Desk Booking | Arbeitsplatz wird vor dem Bürotag oder für ein Zeitfenster reserviert. | Gut für Planungssicherheit, Teamtage und hohe Auslastung. |
| Activity-Based Working | Arbeitsbereich wird passend zur Tätigkeit gewählt. | Ruhezonen, Teamflächen, Fokusplätze, Huddle Spaces und weitere Zonen. |
In vielen Büros ist eine Kombination sinnvoll: reservierbare Shared Desks für planbare Bürotage, einige Hot Desks für spontane Anwesenheit und zusätzliche Zonen für konzentrierte Arbeit oder Zusammenarbeit.
Bei der Auswahl einer Lösung für das Workspace Management ist es wichtig, darauf zu achten, dass sie nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen erfüllt, sondern auch die unterschiedlichen Nutzungsarten Ihrer Arbeitsplätze abbilden kann. Ein fest zugewiesener Arbeitsplatz wird anders verwaltet als ein buchbarer Arbeitsplatz, ein buchbarer Arbeitsplatz innerhalb einer Zone oder ein nicht buchbarer Arbeitsplatz (Hot Desk).
ROOMZ ermöglicht die Verwaltung dieser vier Arbeitsplatztypen innerhalb eines einzigen Ökosystems: fest zugewiesene, buchbare, innerhalb einer Zone buchbare und nicht buchbare Arbeitsplätze (Hot Desks). Die verschiedenen Modelle können je nach Organisation des Unternehmens und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden auch miteinander kombiniert werden.
Entdecken Sie unsere Shared-Desk-Lösung →
Welche Vorteile bietet Desk Sharing?
Desk Sharing Vorteile entstehen vor allem dann, wenn das Konzept zur tatsächlichen Anwesenheit und zu den Aufgaben der Teams passt. Der grösste Hebel liegt nicht im Teilen an sich, sondern in einer besseren Abstimmung von Fläche, Ausstattung und Nutzung.
| Vorteil | Nutzen | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Bessere Flächennutzung | Leere Schreibtische werden sichtbar und Arbeitsplätze können stärker am realen Bedarf ausgerichtet werden. | Belegung messen und Spitzentage berücksichtigen. |
| Mehr Flexibilität | Mitarbeitende wählen einen Arbeitsplatz passend zu Aufgabe, Team oder gewünschter Umgebung. | Unterschiedliche Arbeitsplatztypen und Zonen anbieten. |
| Planbarere Teamtage | Mit Desk Booking lässt sich vorab sehen, wer im Büro ist und wo freie Plätze verfügbar sind. | Kollegensuche und Reservierung einfach halten. |
| Datenbasierte Planung | Buchungs- und Belegungsdaten zeigen, welche Bereiche genutzt werden und wo Anpassungen sinnvoll sind. | Buchung und tatsächliche Nutzung getrennt betrachten. |
| Potenzial für geringere Flächenkosten | Wenn dauerhaft weniger Fläche benötigt wird, können Miet-, Energie- und Ausstattungskosten sinken. | Erst nach belastbarer Nutzungsanalyse Flächenentscheidungen treffen. |
Ein oft genannter Vorteil ist mehr Zusammenarbeit durch wechselnde Sitznachbarn. Dieser Effekt ist jedoch nicht automatisch gegeben. Eine IAG-Befragung der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung mit 1.996 Teilnehmenden zeigt ein gemischtes Bild: Rund die Hälfte sah keinen Einfluss auf die Produktivität, knapp 30 Prozent einen negativen und 20 Prozent einen positiven Einfluss. Auch die Zusammenarbeit wurde nicht eindeutig besser bewertet. Für die Planung bedeutet das: Organisation, Teamrituale und Arbeitsumgebung sind entscheidender als das Label Desk Sharing.
Welche Nachteile und Herausforderungen gibt es?
Ein Shared-Desk-Modell kann Frust erzeugen, wenn Mitarbeitende morgens nicht wissen, ob ein geeigneter Platz verfügbar ist oder wenn unterschiedliche Regeln für verschiedene Gruppen gelten. Auch wechselnde Umgebungen, Lärm, fehlende Rückzugsräume oder schlecht einstellbare Möbel können die Akzeptanz senken.
| Herausforderung | Typische Ursache | Gegenmassnahme |
|---|---|---|
| Unsicherheit bei der Platzsuche | Freie Plätze sind nicht transparent. | Buchung, Live-Belegung und digitaler Grundriss. |
| No-Shows | Reservierte Tische bleiben leer und sind trotzdem blockiert. | Reale Belegung erfassen und Buchungsregeln nachschärfen. |
| Territorialverhalten | Einzelne Plätze werden informell dauerhaft beansprucht. | Einheitliche, nachvollziehbare Regeln. |
| Verlust von Persönlichkeit | Persönliche Gegenstände können nicht dauerhaft am Tisch bleiben. | Locker, Teamflächen und identitätsstiftende Gemeinschaftsbereiche. |
| Lärm und Konzentrationsprobleme | Wechselnde Sitznachbarn und Open-Space-Lärm stören Fokusarbeit. | Ruhezonen, Akustikkonzept und Rückzugsmöglichkeiten. |
| Ergonomische Probleme | Arbeitsplatz passt nicht zu unterschiedlichen Körpermassen und Aufgaben. | Höhenverstellbare, leicht anpassbare Möbel und Unterweisung. |
| Hygiene | Mehrere Personen nutzen dieselben Oberflächen und Eingabegeräte. | Klare Clean-Desk- und Reinigungsregeln. |
Für Deutschland ist die Ergonomie nicht optional. Die Arbeitsstättenverordnung verlangt, Bildschirmarbeitsplätze sicher und gesundheitsgerecht zu gestalten. Die ASR A6 Bildschirmarbeit konkretisiert unter anderem Arbeitsfläche, Mobiliar, Arbeitsorganisation und hygienische Aspekte bei der Nutzung von Bildschirmarbeitsplätzen durch mehrere Beschäftigte. Für Standorte ausserhalb Deutschlands sind die jeweils geltenden lokalen Arbeitsschutzanforderungen zu prüfen.
Desk Sharing organisieren: 8 Schritte zur erfolgreichen Einführung
Desk Sharing organisieren bedeutet, Arbeitsplätze, Regeln, Technik und Verhalten gemeinsam zu gestalten. Die folgende Reihenfolge vermeidet, dass zuerst Tische reduziert werden und erst danach die Probleme sichtbar werden.
Schritt 1: Anwesenheit und reale Belegung analysieren
Starten Sie mit Daten statt mit einer pauschalen Desk-Sharing-Quote. Erfassen Sie, wie viele Personen an typischen Tagen und an Spitzentagen tatsächlich im Büro sind. Unterscheiden Sie dabei Buchungen von realer Nutzung, denn No-Shows und spontane Anwesenheit verändern das Bild.
Das ROOMZ Ökosystem bietet hier einen echten Mehrwert. Es umfasst unter anderem eigene Belegungssensoren, mit denen die tatsächliche Anwesenheit an den Arbeitsplätzen erfasst und mit den Buchungsdaten verglichen werden kann. So erhalten Sie einen zuverlässigeren Überblick über die tatsächliche Nutzung Ihrer Flächen und können Ihre Entscheidungen auf Basis der realen Nutzung treffen, nicht nur auf Grundlage der Buchungen.
Mehr erfahren über die ROOMZ Sensoren →
Die ROOMZ Sensoren erfassen die reale Belegung der Arbeitsplätze vollständig anonym. |
Schritt 2: Ziel und Desk-Sharing-Quote definieren
Legen Sie fest, was Sie erreichen wollen: mehr Flexibilität, geringere Leerstände, bessere Teamkoordination oder eine veränderte Flächenstruktur. Die Desk-Sharing-Quote berechnet sich als Anzahl nutzbarer Shared Desks geteilt durch die Anzahl der Personen im jeweiligen Sharing-Pool. Beispiel: 70 flexible Plätze für 100 Nutzer entsprechen einer Quote von 0,70. Die passende Quote sollte aus Ihren Peak-Daten abgeleitet werden.
Schritt 3: Arbeitsplatztypen und Zonen festlegen
Nicht jeder Arbeitsplatz muss gleich funktionieren. Kombinieren Sie buchbare Plätze, spontane Hot Desks, Teamzonen, Fokusbereiche und Rückzugsräume. So kann der Arbeitsplatz zur Aufgabe passen statt nur zur Verfügbarkeit.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der richtigen Balance zwischen den täglichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden, der Vielfalt der vom Unternehmen angebotenen Arbeitsbereiche und der Anzahl der verfügbaren Arbeitsplätze.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über den Zusammenhang zwischen der Vielfalt von Arbeitsbereichen und der Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Schritt 4: Shared Desks einheitlich ausstatten
Standardisieren Sie die Grundausstattung und machen Sie Unterschiede sichtbar. Wenn ein Platz zwei Monitore, eine bestimmte Dockingstation oder besondere ergonomische Merkmale hat, sollten Mitarbeitende das vor der Buchung erkennen können.
Dafür ermöglichen Flex-Office-Management-Lösungen wie myROOMZ, die Arbeitsbereiche mithilfe anpassbarer Tags zu konfigurieren, beispielsweise nach verfügbarer Ausstattung, Zone oder Arbeitsplatztyp. So finden Mitarbeitende mit wenigen Klicks den Arbeitsbereich, der am besten zu ihren Bedürfnissen passt.
|
myROOMZ: Arbeitsplätze nach Lage, Team und Ausstattung auswählen und buchen. |
Schritt 5: Buchung und Echtzeit-Belegung verbinden
Eine Reservierung beantwortet die Frage «Wer hat gebucht?». Ein Belegungssensor beantwortet die Frage «Wird der Arbeitsplatz tatsächlich genutzt?». Beide Perspektiven zusammen schaffen eine belastbare Grundlage für Flächenentscheidungen.
Schritt 6: Klare Regeln vereinbaren
Definieren Sie Buchungsfenster, Stornierung, Check-in, Umgang mit No-Shows, Clean Desk, persönliche Gegenstände, priorisierte Plätze und Verhalten in Team- oder Ruhezonen. Regeln sollten für alle nachvollziehbar sein und Ausnahmen transparent begründet werden.
Schritt 7: Mitarbeitende früh beteiligen und pilotieren
Testen Sie das Modell zunächst in einem klar abgegrenzten Bereich. Holen Sie Feedback zu Buchung, Ausstattung, Lärm, Orientierung und Arbeitsplatzwahl ein. Die DGUV empfiehlt, Beschäftigte bereits in der Planungsphase einzubeziehen.
Schritt 8: Nutzung messen und laufend optimieren
Vergleichen Sie nach dem Start Buchungen, tatsächliche Belegung, Peak-Zeiten und die Nutzung einzelner Zonen. Passen Sie Arbeitsplatzanzahl, Regeln und Flächenmix an. Desk Sharing ist kein einmaliges Möblierungsprojekt, sondern ein steuerbares Workplace-Modell.
Praxis-Tipp: Reduzieren Sie niemals die Anzahl der Tische, bevor eine Baseline vorliegt. Messen Sie die reale Belegung über einige Wochen, identifizieren Sie Ihre Spitzentage und leiten Sie die Desk-Sharing-Quote aus diesen Peaks ab, nicht aus einem Durchschnittswert.
Desk Sharing Arbeitsplatz: Welche Ausstattung ist sinnvoll?
Ein Desk Sharing Arbeitsplatz muss für unterschiedliche Personen schnell einstellbar und zuverlässig nutzbar sein. Je weniger Zeit Mitarbeitende morgens mit Kabeln, Adaptern oder Möbeleinstellungen verlieren, desto höher ist die Alltagstauglichkeit.
| Bereich | Empfehlung | Ziel |
|---|---|---|
| Tisch | Höhenverstellbar oder ergonomisch passend, mit ausreichend Arbeitsfläche und reflexionsarmer Oberfläche. | Individuelle Einstellung und Wechsel zwischen Sitz- und Stehposition erleichtern. |
| Bürostuhl | Sitzhöhe, Rückenlehne und weitere relevante Einstellungen leicht anpassbar. | Schnelle Anpassung an unterschiedliche Körpermasse. |
| Monitor | Ein oder zwei externe Bildschirme je nach Aufgabe, leicht einstellbar. | Notebook-only-Arbeit über viele Stunden vermeiden. |
| Docking und Anschlüsse | Einheitliche Dockingstation oder USB-C-Lösung, Strom und Netzwerk beziehungsweise WLAN. | Möglichst wenige Adapter und Setup-Probleme. |
| Eingabegeräte | Separate Tastatur und Maus, bei Bedarf hygienisch gut zu reinigen. | Ergonomisches und konsistentes Arbeiten. |
| Akustik | Ruhezonen, Rückzugsmöglichkeiten oder akustische Abschirmung. | Konzentration trotz wechselnder Belegung sichern. |
| Stauraum | Persönliche Locker, Caddies oder andere flexible Aufbewahrung. | Private Gegenstände müssen nicht am Shared Desk bleiben. |
| Buchungsinformation | Ausstattungsmerkmale, Verfügbarkeit und Lage im Grundriss digital sichtbar. | Passenden Arbeitsplatz vor Ankunft auswählen. |
| Belegungserfassung | Anonyme Präsenzmessung kann die tatsächliche Nutzung ergänzen. | Buchungsquote und reale Belegung voneinander unterscheiden. |
Besonders wichtig: Ein Shared Desk Arbeitsplatz ist nicht automatisch ergonomisch, nur weil er modern aussieht. Die Ausstattung muss sich an die Arbeitsaufgabe und an unterschiedliche Nutzer anpassen lassen. Ebenso wichtig ist eine kurze Einweisung, damit Mitarbeitende Tisch, Stuhl und Bildschirm korrekt einstellen können.
Desk Sharing Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1: Buchbare Shared Desks für planbare Bürotage
Mitarbeitende planen ihren Bürotag im Voraus und reservieren einen Arbeitsplatz über einen digitalen Grundriss. Dabei sehen sie verfügbare Plätze und können den Arbeitsplatz passend zu Team, Lage oder Ausstattung wählen. Mit myROOMZ lässt sich dieser Ablauf mit wenigen Klicks abbilden.
Beispiel 2: Hot Desks für spontane Anwesenheit
Ein Teil der Arbeitsplätze bleibt bewusst nicht buchbar, insbesondere für Mitarbeitende, die spontan nur für einige Stunden ins Büro kommen.
Damit sie nicht in mehreren Zonen nach einem freien Arbeitsplatz suchen müssen, kann die tatsächliche Belegung in Echtzeit auf den Grundrissen über die ROOMZ Viewers angezeigt werden. Diese sind mit den ROOMZ Desk Sensors verbunden, die die Anwesenheit anonym erfassen.
Die ROOMZ Viewers zeigen die Verfügbarkeit der Arbeitsplätze direkt auf dem Grundriss. |
Beispiel 3: Buchungsdaten und Belegung gemeinsam auswerten
Ein Arbeitsplatz kann reserviert, aber ungenutzt sein. Umgekehrt kann ein nicht reservierter Hot Desk spontan belegt werden. Mit Advanced Analytics lassen sich Arbeitsplatzdaten nach Gebäude oder Etage analysieren. Das hilft, Zonen, Kapazitäten und Ausstattung auf Basis der tatsächlichen Nutzung weiterzuentwickeln.
Beispiel 4: Altares-D&B organisiert 183 Arbeitsplätze mit myROOMZ
Ein konkretes Praxisbeispiel zeigt, wie aus manueller Planung ein strukturierter Shared-Desk-Prozess werden kann. Bei Altares-D&B werden heute 183 Arbeitsplätze in Frankreich und Belgien sowie 26 Parkplätze über myROOMZ verwaltet. Vor der Einführung nutzten die Teams geteilte Kalender. Die Case Study beschreibt fehlende Übersicht als zentrale Herausforderung und hebt die einfache Reservierung, Arbeitsplatzwahl und sichtbare Ausstattung als Nutzen hervor.
Shared Desks mit ROOMZ buchen, erkennen und auswerten
Um ein zuverlässiges Desk-Sharing-Konzept umzusetzen, verbinden wir drei Ebenen: Planung, tatsächliche Nutzung und Analyse. Mit myROOMZ reservieren Ihre Mitarbeitenden Arbeitsplätze und koordinieren ihre Bürotage. Die ROOMZ Desk Sensoren ergänzen die Buchungen mit anonymen Echtzeit-Belegungsdaten. Mit ROOMZ Advanced Analytics analysieren Sie die Nutzung, visualisieren No-Shows und erkennen, welche Flächen tatsächlich benötigt werden.
So entsteht ein geschlossener Regelkreis: Arbeitsplatz planen → Arbeitsplatz nutzen → Belegung messen → Daten auswerten → Fläche anpassen.
Dieser Ansatz ist besonders relevant, wenn Sie nicht nur Desk Sharing einführen, sondern die Qualität Ihrer Flächenentscheidungen verbessern wollen. Buchungsdaten allein zeigen Nachfrage. Belegungsdaten zeigen Verhalten. Zusammen liefern beide Perspektiven die bessere Entscheidungsgrundlage.
Praxis und Erfahrung: Wir entwickeln seit 2015 Lösungen für das Workspace Management. Heute vertrauen uns mehr als 1.800 Kunden, mehr als 50.000 Workspaces sind ausgestattet. myROOMZ hat 2024 die Marke von einer Million Buchungen überschritten.
Sie möchten Desk Sharing auf Basis Ihrer realen Nutzung planen? Vereinbaren Sie einen Termin mit uns.
FAQ zu Desk Sharing
| Was bedeutet Desk Sharing auf Deutsch?
Desk Sharing bedeutet auf Deutsch, dass mehrere Mitarbeitende dieselben Arbeitsplätze zu unterschiedlichen Zeiten nutzen. Es gibt keine dauerhaft persönliche Zuordnung. Begriffe wie Desksharing, Desk-Sharing, Shared Desk und Shared Desks werden für ähnliche Konzepte verwendet.
|
| Was ist der Unterschied zwischen Desk Sharing und Hot Desking?
Desk Sharing ist das übergeordnete Modell gemeinsam genutzter Arbeitsplätze. Hot Desking bezeichnet häufig die spontane Nutzung eines aktuell freien Platzes ohne Vorabreservierung. Die Begriffe werden im Markt allerdings nicht überall gleich verwendet.
|
| Wie berechnet man die Desk-Sharing-Quote?
Die Desk-Sharing-Quote ist das Verhältnis der verfügbaren flexiblen Arbeitsplätze zur Anzahl der Personen im Sharing-Pool. 70 Shared Desks für 100 Nutzer ergeben beispielsweise eine Quote von 0,70. Die passende Quote sollte aus realen Anwesenheits- und Peak-Daten abgeleitet werden, nicht aus einem pauschalen Branchenwert.
|
| Welche Ausstattung braucht ein Shared Desk Arbeitsplatz?
Sinnvoll sind leicht einstellbare ergonomische Möbel, externe Monitore, separate Tastatur und Maus, eine einheitliche Dockinglösung, stabile Konnektivität und klar sichtbare Ausstattungsmerkmale. Je nach Büro kommen Locker, Akustikzonen und Rückzugsräume hinzu.
|
| Wie lässt sich Desk Sharing ohne Konflikte organisieren?
Erfolgreiches Desk Sharing braucht transparente Verfügbarkeit, einheitliche Regeln, passende Zonen, klare Clean-Desk-Vorgaben und frühzeitige Beteiligung der Mitarbeitenden. Buchungs- und Belegungsdaten helfen, Engpässe und No-Shows zu erkennen.
|
| Braucht Desk Sharing ein Buchungssystem?
Nicht jeder Shared Desk muss reservierbar sein. Bei planbaren Bürotagen und höherer Auslastung schafft Desk Booking jedoch Planungssicherheit. Für spontane Hot Desks kann zusätzlich eine Echtzeit-Anzeige der tatsächlichen Belegung sinnvoll sein.
|
| Wie misst man die tatsächliche Auslastung von Shared Desks?
Buchungsdaten zeigen reservierte Plätze, aber nicht automatisch die reale Nutzung. Präsenzsensoren können anonym erfassen, ob ein Arbeitsplatz tatsächlich belegt ist. Durch den Vergleich von Buchung und Belegung werden No-Shows, spontane Nutzung und echte Peak-Zeiten sichtbar.
|
| Welche Regeln gelten für Ergonomie beim Desk Sharing?
In Deutschland gelten die Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung auch für gemeinsam genutzte Bildschirmarbeitsplätze. Die ASR A6 konkretisiert unter anderem Anforderungen an Arbeitsplatz, Arbeitsmittel, Arbeitsorganisation und Hygiene. Shared Desks sollten deshalb an unterschiedliche Nutzer anpassbar sein.
|
| Autorin & fachliche Prüfung |
|---|
Nadia ObeidaAutorin Schreibt und kuratiert ROOMZ-Content rund um Raumbuchung, Workplace Experience und digitale Arbeitsplatzlösungen. Nadia Obeida ist Marketingmanagerin bei ROOMZ. Für diesen Ratgeber hat sie die Anforderungen von IT-, Facility- und Office-Teams in eine verständliche Entscheidungshilfe übersetzt und die SEO-/GEO-Struktur des Artikels verantwortet. |
Roger MeierCo-Autor & fachliche Prüfung Bringt die Produkt- und Praxissicht aus ROOMZ-Projekten in den Artikel ein. Roger Meier ist Founder und CEO von ROOMZ SA. Er hat den Artikel fachlich mit Blick auf Technologie, Integration, Skalierbarkeit und Praxistauglichkeit geprüft und ergänzt. |
