Desk sharing: définition, avantages, exemples et mise en œuvre

10 septembre 2026

Le desk sharing est un concept d’organisation du travail dans lequel les collaborateurs ne disposent pas d’un bureau attitré de manière permanente. Ils partagent au contraire un ensemble de postes de travail et choisissent une place adaptée en fonction de leur présence, de leur activité ou de la composition de leur équipe. Ce modèle est particulièrement adapté aux modes de travail hybrides, puisque tous les collaborateurs ne sont pas présents au bureau au même moment.

Pour que le desk sharing fonctionne, il ne suffit toutefois pas de retirer les noms des bureaux. Les espaces de travail partagés nécessitent un équipement adapté, des règles claires, une visibilité transparente sur les disponibilités et une analyse continue de leur utilisation réelle. Ce sont précisément ces éléments qui déterminent si le desk sharing apporte davantage de flexibilité ou si la recherche quotidienne d’une place devient une source de stress pour les collaborateurs.

Qu’est-ce que le desk sharing ? Définition

La définition la plus simple du desk sharing est la suivante : les postes de travail ne sont plus attribués de manière permanente à une seule personne, mais peuvent être utilisés de manière flexible par plusieurs collaborateurs. Les systèmes de réservation, les plans de bureaux numériques et les données d’occupation permettent de visualiser les places disponibles et de gérer les espaces de travail en fonction des besoins.

En français, on utilise principalement le terme « desk sharing », mais aussi « bureau partagé ». Des termes anglais comme « flex office » ou « hot desking » désignent le même concept général.

Il est important de distinguer le desk sharing de la simple possibilité de choisir librement sa place. Le desk sharing désigne le modèle d’organisation des postes de travail dans son ensemble. La manière dont un shared desk est concrètement utilisé peut être organisée de différentes façons : réservation préalable, disponibilité spontanée ou utilisation au sein d’une zone dédiée à une équipe.

Desk sharing, hot desking et desk booking : quelles différences ?

Les termes ne sont pas toujours utilisés de manière uniforme sur le marché. Pour faciliter la mise en place concrète de ces modèles, voici les principales différences :

Modèle	Principe	Utilisation typique
Desk sharing	Modèle global de partage des postes de travail, sans attribution personnelle permanente.	Les équipes flexibles ou hybrides partagent un pool de postes de travail.
Hot desking	Utilisation spontanée d’un poste de travail libre, souvent sans réservation préalable.	Adapté à une présence ponctuelle et difficile à planifier, parfait pour la gestion des visiteurs.
Desk booking	Le poste de travail est réservé avant la journée au bureau ou pour une période donnée.	Adapté pour planifier les journées au bureau, organiser les jours d’équipe et optimiser l’occupation.
Activity-based working	L’espace de travail est choisi en fonction de l’activité réalisée.	Zones de calme, espaces d’équipe, postes dédiés au travail concentré, espaces huddle et autres zones.

Dans de nombreux bureaux, une combinaison de ces modèles peut être pertinente : des postes partagés réservables pour les journées au bureau planifiées, quelques postes en hot desking pour les présences spontanées et des zones supplémentaires dédiées au travail concentré ou à la collaboration.

Au moment de choisir une solution de gestion des espaces de travail, il est important de vérifier qu’elle répond à vos besoins actuels, mais aussi aux différents modes d’utilisation de vos postes de travail. Un bureau attitré ne se gère pas de la même manière qu’un poste réservable, qu’un poste réservable au sein d’une zone ou qu’un hot desk.

ROOMZ permet de gérer ces quatre types de postes de travail au sein d’un même écosystème : bureaux alloués, réservables, réservables dans une zone et non réservables (hot desks). Les différents modèles peuvent également être combinés en fonction de l’organisation de l’entreprise et des besoins des collaborateurs.

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Quels sont les avantages du desk sharing ?

Les avantages du desk sharing apparaissent surtout lorsque le concept est adapté à la présence réelle et aux activités des équipes. Le principal levier ne réside pas dans le partage des postes de travail en lui-même, mais dans une meilleure adéquation entre les espaces, les équipements et leur utilisation.

Avantage	Bénéfice	Pour y parvenir
Une meilleure utilisation des espaces	Les bureaux inoccupés deviennent visibles et les postes de travail peuvent être davantage adaptés aux besoins réels.	Mesurer l’occupation et tenir compte des journées de forte affluence.
Davantage de flexibilité	Les collaborateurs choisissent un poste de travail adapté à leur activité, à leur équipe ou à l’environnement souhaité.	Proposer différents types de postes de travail et différentes zones.
Des journées d’équipe plus faciles à planifier	Avec le desk booking, il est possible de voir à l’avance qui sera au bureau et où des places sont disponibles.	Simplifier la recherche de collègues et la réservation.
Une planification basée sur les données	Les données de réservation et d’occupation montrent quelles zones sont utilisées et où des ajustements peuvent être pertinents.	Distinguer les réservations de l’utilisation réelle.
Un potentiel de réduction des coûts liés aux espaces	Lorsque les besoins en espace diminuent durablement, les coûts de location, d’énergie et d’équipement peuvent également baisser.	Ne prendre des décisions concernant les espaces qu’après une analyse fiable de leur utilisation.

Une collaboration accrue grâce au changement de voisins de bureau est souvent citée comme l’un des avantages du desk sharing. Cet effet n’est toutefois pas automatique. Une enquête de l’IAG de la Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV), l’organisme allemand d’assurance contre les accidents du travail et les maladies professionnelles, menée auprès de 1 996 participants, montre des résultats nuancés : environ la moitié des participants ne percevait aucun impact sur la productivité, près de 30 % percevaient un impact négatif et 20 % un impact positif. La collaboration n’a pas non plus été évaluée comme clairement meilleure. Pour la mise en place du desk sharing, cela signifie que l’organisation, les rituels d’équipe et l’environnement de travail sont plus déterminants que le simple fait d’adopter le modèle.

Quels sont les inconvénients et les défis du desk sharing ?

Un modèle de postes de travail partagés peut générer de la frustration lorsque les collaborateurs ne savent pas, en arrivant le matin, s’ils trouveront une place adaptée, ou lorsque des règles différentes s’appliquent au sein de l’entreprise. Des environnements de travail changeants, le bruit, le manque d’espaces permettant de s’isoler ou du mobilier difficilement réglable peuvent également réduire l’adhésion au modèle.

Défi	Cause fréquente	Mesure à prendre
Incertitude lors de la recherche d’une place	Les places disponibles ne sont pas visibles de manière transparente.	Réservation, données d’occupation en temps réel et plan de bureaux numérique.
No-shows	Des bureaux réservés restent inoccupés tout en étant bloqués.	Mesurer l’occupation réelle et ajuster les règles de réservation.
Comportement territorial	Certains postes sont informellement considérés comme attitrés de manière permanente.	Mettre en place des règles uniformes et compréhensibles.
Perte de personnalisation	Les effets personnels ne peuvent pas rester en permanence sur le bureau.	Prévoir des casiers, des espaces d’équipe et des espaces communs favorisant l’identité collective.
Bruit et difficultés de concentration	Les changements de voisins et le bruit des espaces ouverts perturbent le travail nécessitant de la concentration.	Prévoir des zones calmes, une stratégie acoustique et des espaces permettant de s’isoler.
Problèmes d’ergonomie	Le poste de travail ne convient pas aux différentes morphologies et aux différentes tâches.	Prévoir du mobilier réglable en hauteur, facilement adaptable, ainsi qu’une formation adaptée.
Hygiène	Plusieurs personnes utilisent les mêmes surfaces et périphériques informatiques.	Mettre en place des règles claires de clean desk et de nettoyage.

En France, l’ergonomie n’est pas une option. L’INRS, institut encadrant la santé et la sécurité au travail, et le Code du travail imposent de concevoir les postes de travail sur écran de manière sûre et adaptée à la santé des collaborateurs. Le Code du travail précise notamment les exigences relatives à la surface de travail, au mobilier, à l’organisation du travail et aux aspects d’hygiène lors de l’utilisation de postes de travail sur écran par plusieurs collaborateurs. Pour les sites situés en dehors de France, il convient de vérifier les exigences locales applicables en matière de santé et de sécurité au travail.

Organiser le desk sharing : 8 étapes pour réussir sa mise en place

Organiser le desk sharing signifie concevoir ensemble les espaces de travail, les règles, les technologies et les usages. Suivre les étapes dans cet ordre permet d’éviter de réduire le nombre de bureaux avant d’identifier les problèmes qui pourraient en découler.

Étape 1 : analyser la présence et l’occupation réelle

Commencez par vous appuyer sur les données plutôt que sur un taux de desk sharing défini arbitrairement. Mesurez combien de personnes sont réellement présentes au bureau lors des journées habituelles et des journées de forte affluence. Faites la distinction entre les réservations et l’utilisation réelle, car les no-shows et les présences spontanées peuvent modifier considérablement la situation.

L’écosystème ROOMZ apporte ici une réelle valeur ajoutée. Il intègre notamment ses propres capteurs d’occupation, qui permettent de mesurer la présence réelle sur les postes de travail et de la comparer aux données de réservation. Vous disposez ainsi d’une vision plus fiable de l’utilisation des espaces et pouvez baser vos décisions sur les usages réels, et pas uniquement sur les réservations.

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Les capteurs ROOMZ mesurent l’occupation réelle des postes de travail, de manière totalement anonyme.

Étape 2 : définir les objectifs et le taux de desk sharing

Déterminez ce que vous souhaitez atteindre : davantage de flexibilité, moins de postes inoccupés, une meilleure coordination des équipes ou une nouvelle organisation des espaces. Le taux de desk sharing correspond au nombre de postes partagés disponibles divisé par le nombre de personnes faisant partie du pool de partage. Par exemple, 70 postes flexibles pour 100 utilisateurs correspondent à un taux de 0,70. Le taux adapté doit être défini à partir des données d’occupation relevées lors des journées de forte affluence.

Étape 3 : définir les types de postes et les zones

Tous les postes de travail ne doivent pas nécessairement fonctionner de la même manière. Combinez postes réservables, hot desks disponibles spontanément, zones d’équipe, espaces dédiés au travail concentré et espaces permettant de s’isoler. Le poste de travail peut ainsi être adapté à l’activité plutôt qu’uniquement à sa disponibilité. La clé du succès réside dans le bon équilibre entre les besoins quotidiens des collaborateurs, la diversité des types d’espaces proposés et la quantité d’espaces disponibles.

Pour aller plus loin, consultez notre article sur la corrélation entre la diversité des espaces de travail et la satisfaction des employés.

Lire l’article →

Étape 4 : standardiser l’équipement des postes partagés

Standardisez l’équipement de base et rendez les différences visibles. Si un poste dispose de deux écrans, d’une station d’accueil spécifique ou de caractéristiques ergonomiques particulières, les collaborateurs doivent pouvoir le savoir avant de le réserver.

Pour ce faire, des solutions de gestion du flex office telles que myROOMZ permettent de configurer les espaces de travail à l’aide de tags personnalisables, par exemple selon les équipements disponibles, la zone ou le type de bureau. Les collaborateurs trouvent ainsi en quelques clics l’espace de travail qui correspond le mieux à leurs besoins.

myROOMZ : choisir et réserver un poste de travail selon son emplacement et ses équipements.

Étape 5 : associer réservation et occupation en temps réel

Une réservation répond à la question « Qui a réservé ? ». Un capteur d’occupation répond à la question « Le poste est-il réellement utilisé ? ». Ces deux perspectives combinées constituent une base fiable pour prendre des décisions concernant les espaces.

Étape 6 : définir des règles claires

Définissez les plages de réservation, les modalités d’annulation, le check-in, la gestion des no-shows, les règles de clean desk, les effets personnels, les postes prioritaires ainsi que les comportements attendus dans les zones d’équipe ou les espaces calmes. Les règles doivent être compréhensibles par tous et les exceptions justifiées de manière transparente.

Étape 7 : impliquer les collaborateurs dès le début et tester le modèle

Commencez par tester le modèle dans une zone clairement délimitée. Recueillez les retours sur la réservation, l’équipement, le bruit, l’orientation dans les espaces et le choix des postes. La DGUV recommande d’impliquer les collaborateurs dès la phase de planification.

Étape 8 : mesurer l’utilisation et optimiser en continu

Après le lancement, comparez les réservations, l’occupation réelle, les périodes de forte affluence et l’utilisation des différentes zones. Adaptez le nombre de postes, les règles et la répartition des espaces en conséquence. Le desk sharing n’est pas un projet d’aménagement ponctuel, mais un modèle d’organisation des espaces de travail qui se pilote et s’ajuste en continu.

Conseil pratique : ne réduisez jamais le nombre de bureaux avant d’avoir mesuré une baseline. Relevez l’occupation réelle pendant quelques semaines, identifiez les journées de forte affluence, puis fixez votre taux de desk sharing sur ces pics plutôt que sur une moyenne.

Poste de travail en desk sharing : quel équipement prévoir ?

Un poste de travail en desk sharing doit pouvoir être rapidement ajustable pour différents utilisateurs et rester fiable au quotidien. Moins les collaborateurs perdent de temps le matin avec les câbles, les adaptateurs ou les réglages du mobilier, plus le poste est efficient.

Élément	Recommandation	Objectif
Bureau	Réglable en hauteur ou adapté aux besoins ergonomiques, avec une surface de travail suffisante et peu réfléchissante.	Faciliter les réglages individuels et l’alternance entre les positions assise et debout.
Chaise de bureau	Hauteur d’assise, dossier et autres réglages importants facilement ajustables.	Adapter rapidement le poste aux différentes morphologies.
Écran	Un ou deux écrans externes selon l’activité, facilement réglables.	Éviter de travailler uniquement sur un ordinateur portable pendant plusieurs heures.
Station d’accueil et connectique	Station d’accueil standardisée ou solution USB-C, alimentation et réseau ou Wi-Fi.	Réduire au maximum les adaptateurs et les problèmes de configuration.
Périphériques	Clavier et souris séparés, faciles à nettoyer si nécessaire.	Garantir un travail ergonomique et cohérent.
Acoustique	Zones calmes, espaces permettant de s’isoler ou solutions d’isolation acoustique.	Préserver la concentration malgré les changements d’utilisateurs.
Rangement	Casiers personnels, caddies ou autres solutions de rangement flexibles.	Éviter que les effets personnels restent sur les postes partagés.
Informations de réservation	Caractéristiques du poste, disponibilité et emplacement visibles numériquement sur le plan des espaces.	Permettre de choisir un poste adapté avant son arrivée au bureau.
Mesure de l’occupation	La mesure anonyme de la présence peut compléter les données disponibles.	Distinguer le taux de réservation de l’occupation réelle.

Un point mérite une attention particulière : un poste de travail partagé n’est pas automatiquement ergonomique simplement parce qu’il a un aspect moderne. Son équipement doit pouvoir être adapté à l’activité et aux différents utilisateurs. Une courte formation est également importante afin que les collaborateurs sachent régler correctement leur bureau, leur chaise et leur écran.

Exemples de desk sharing en pratique

Exemple 1 : des postes partagés réservables pour planifier les journées au bureau

Les collaborateurs planifient leur journée au bureau à l’avance et réservent un poste de travail via un plan des espaces digitalisé. Ils voient les places disponibles et peuvent choisir un poste en fonction de leurs collègues, de son emplacement ou de son équipement. Avec myROOMZ, ce processus se fait en quelques clics.

Exemple 2 : des hot desks pour les présences spontanées

Une partie des postes de travail reste volontairement non réservable, notamment pour les personnes qui viennent spontanément au bureau pour quelques heures seulement.

Pour éviter qu’elles aient à chercher dans plusieurs zones, l’occupation réelle peut être affichée en temps réel sur les plans d’étage via les ROOMZ Viewers, connectés aux capteurs ROOMZ Desk Sensors, qui détectent la présence de manière anonyme.

Les ROOMZ Viewers affichent la disponibilité des postes de travail directement sur le plan d’étage.

Exemple 3 : analyser ensemble les données de réservation et d’occupation

Un poste de travail peut être réservé sans être utilisé. À l’inverse, un hot desk non réservé peut être occupé spontanément. Avec Advanced Analytics, les données relatives aux postes de travail peuvent être analysées par bâtiment ou par étage. Cela permet de faire évoluer les zones, les capacités et les équipements en fonction de l’utilisation réelle.

Exemple 4 : Altares-D&B gère 183 postes de travail avec myROOMZ

Un exemple concret montre comment passer d’une planification manuelle à un processus structuré de gestion des postes partagés. Chez Altares-D&B, 183 postes de travail en France et en Belgique ainsi que 26 places de parking sont aujourd’hui gérés avec myROOMZ. Avant sa mise en place, les équipes utilisaient des calendriers partagés. L’étude de cas décrit le manque de visibilité comme un défi majeur et met en avant la simplicité de la réservation, le choix du poste et la disponibilité des équipements comme principaux bénéfices.

Lire l’étude de cas Altares-D&B →

Réserver, identifier et analyser les postes partagés avec ROOMZ

Pour mettre en place un concept de desk sharing fiable, nous combinons trois niveaux : la planification, l’utilisation réelle et l’analyse. Avec myROOMZ, vos collaborateurs réservent des postes de travail et coordonnent leurs journées au bureau. Les capteurs de présence ROOMZ complètent les réservations avec des données d’occupation anonymes en temps réel. Avec ROOMZ Advanced Analytics, vous analysez l’utilisation, visualisez les no-shows et identifiez les espaces qui sont réellement nécessaires.

Un cycle complet se met ainsi en place : planifier les postes de travail → utiliser les postes de travail → mesurer l’occupation → analyser les données → adapter les espaces.

Cette approche est particulièrement pertinente si vous souhaitez non seulement mettre en place le desk sharing, mais aussi améliorer la qualité de vos décisions concernant la configuration et les types d’espaces proposés aux collaborateurs. Les données de réservation montrent la demande. Les données d’occupation montrent les usages réels. Ensemble, ces deux perspectives offrent une base fiable pour décider.

Expérience et pratique : nous développons des solutions de gestion des espaces de travail depuis 2015. Aujourd’hui, plus de 1 800 clients nous font confiance et plus de 50 000 espaces de travail sont équipés. En 2024, myROOMZ a dépassé le million de réservations.

Vous souhaitez planifier votre desk sharing sur la base de l’utilisation réelle de vos espaces ? Prenez rendez-vous avec nous.

FAQ sur le desk sharing

Que signifie le desk sharing en français ?

Le desk sharing signifie que plusieurs collaborateurs utilisent les mêmes postes de travail à des moments différents. Il n’y a pas d’attribution personnelle permanente. Des termes comme desksharing, desk-sharing, shared desk et shared desks désignent des concepts similaires.

Quelle est la différence entre le desk sharing et le hot desking ?

Le desk sharing est le modèle global de partage des postes de travail. Le hot desking désigne souvent l’utilisation spontanée d’un poste actuellement disponible, sans réservation préalable. Les termes ne sont toutefois pas utilisés de manière uniforme sur le marché.

Comment calculer le taux de desk sharing ?

Le taux de desk sharing correspond au rapport entre le nombre de postes de travail flexibles disponibles et le nombre de personnes faisant partie du pool de partage. Par exemple, 70 postes de travail partagés pour 100 utilisateurs correspondent à un taux de 0,70. Le taux adapté doit être déterminé à partir des données réelles de présence et des périodes de forte affluence, et non sur la base d’une valeur moyenne définie pour le secteur.

Quel équipement prévoir pour un poste de travail en desk sharing ?

Il est recommandé de prévoir du mobilier ergonomique facilement réglable, des écrans externes, un clavier et une souris séparés, une solution de station d’accueil standardisée, une connectivité fiable et des caractéristiques d’équipement clairement visibles. Selon les bureaux, des casiers, des zones acoustiques et des espaces permettant de s’isoler peuvent également être nécessaires.

Comment organiser le desk sharing sans conflits ?

Un desk sharing réussi nécessite une visibilité transparente sur les disponibilités, des règles uniformes, des zones adaptées, des règles claires de clean desk et l’implication des collaborateurs dès le début. Les données de réservation et d’occupation permettent d’identifier les périodes de forte affluence et les no-shows.

Le desk sharing nécessite-t-il un système de réservation ?

Tous les postes de travail partagés ne doivent pas nécessairement être réservables. Pour les journées au bureau planifiables et lorsque le taux d’occupation est plus élevé, le desk booking apporte toutefois davantage de visibilité et de sécurité dans la planification. Pour les hot desks utilisés spontanément, un affichage en temps réel de l’occupation réelle peut également être pertinent.

Comment mesurer le taux d’occupation réel des postes de travail partagés ?

Les données de réservation indiquent les postes réservés, mais pas automatiquement leur utilisation réelle. Des capteurs de présence peuvent détecter de manière anonyme si un poste de travail est effectivement occupé. En comparant les réservations et l’occupation, il est possible d’identifier les no-shows, les utilisations spontanées et les véritables périodes de forte affluence.

Quelles règles d’ergonomie s’appliquent au desk sharing ?

En France, les exigences du Code du travail s’appliquent également aux postes de travail partagés. La section Santé et sécurité au travail (articles R4121-1 à R4823-6) précise notamment les exigences relatives au poste de travail, aux équipements de travail, à l’organisation du travail et à l’hygiène. Les postes de travail partagés doivent donc pouvoir être adaptés aux différents utilisateurs.

Autrice & validation technique
Nadia Obeida Autrice Rédige et pilote les contenus ROOMZ sur la réservation de salles, la workplace experience et les solutions de gestion des espaces de travail. Nadia Obeida est responsable marketing chez ROOMZ. Pour ce guide, elle a traduit les besoins des équipes IT, facility et office en une aide à la décision concrète et a défini la structure SEO/GEO de l’article. Profil LinkedIn de Nadia Obeida
Roger Meier Co-auteur & validation technique Apporte la vision produit et le retour terrain issus des projets ROOMZ. Roger Meier est fondateur et CEO de ROOMZ SA. Il a validé l’article sur les aspects technologie, intégration, évolutivité et applicabilité sur le terrain. Profil LinkedIn de Roger Meier

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Roger Meier est fondateur et CEO de ROOMZ SA. Il a validé l’article sur les aspects technologie, intégration, évolutivité et applicabilité sur le terrain.

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