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Die wichtige Rolle des Arbeitsplatzes für das Engagement von Mitarbeitern

10 September 2021

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Auf die schicksalhafte Frage: Wo werden wir nach der Krise arbeiten? hiess es vor einigen Monaten noch, das Büro sei tot. Heute, nach vielen Monaten der Abwesenheit, wollen 63 % der Mitarbeiter zu ihrem «Hauptarbeitsplatz» zurückkehren.1 Arbeiten im Homeoffice hat zwar viele Vorteile (weniger Fahrtzeiten, mehr Zeit für sich, bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben usw.), aber wir stellen fest, dass sich das Pendel wieder in Richtung physisches Büro bewegt und Mitarbeiter wieder eine Verbindung zu ihrem Unternehmen und ihren Kollegen haben möchten.

 

1. Ein Gefühl der Zugehörigkeit, das durch die Entfernung verringert wurde

Die Massnahmen zur Eindämmung der Pandemie haben zwar die Einführung von Homeoffice in vielen Unternehmen beschleunigt, aber langfristig auch das Bewusstsein für die wichtige soziale Rolle von Büroräumen geschärft. So nannten im September 2020 55 % der Mitarbeiter das «soziale Leben mit den Kollegen» als Hauptgrund ins Büro zu gehen, 83 % gaben an, dass sie lieber von Angesicht zu Angesicht mit dem Rest des Teams interagieren als virtuell.2

So verändert Homeoffice langfristig die Beziehung zwischen den Kollegen. Sie wird formeller, sodass sich Kollegen im Laufe der Monate «losgelöst und isoliert» fühlen. Um die Verbindung zu pflegen und aufrecht zu erhalten, mussten Manager in den letzten Monaten kreativer werden und beispielsweise Cyber-Apéros oder Remote-Spiele organisieren. Es scheint jedoch, dass das Modell vom 100% igen Homeoffice ein Ende erreicht hat.

Vor allem junge Menschen, für die persönliche Beziehungen ein unabdingbares Kriterium sind, haben ein verstärktes Bedürfnis, ins Büro zu gehen, um sich als Teil einer Organisation zu fühlen.

 

 

2. Gestaltung des Arbeitsplatzes: ein Hebel für mehr Engagement

Es ist inzwischen erwiesen, dass es einen engen Zusammenhang zwischen dem Wohlbefinden am Arbeitsplatz und persönlichem Engagement gibt. Das klassische Konzept des «Arbeitsplatzes» verliert allmählich an Bedeutung, und entwickelt sich zu einem umfassenderen Konzept, das man als «Lebensraum» bezeichnen könnte: ein Wandel, bei dem sich das Facility Management neu definieren muss.

Der Begriff «Lebensraum» impliziert eine Reihe von Faktoren:

  • Wo sollte sich das Büro befinden?
    Der Ort des Büros hat einen zunehmenden Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit und wird für die jüngere Generation zu einem wichtigen Auswahlkriterium. Neben den Büros selbst hat auch die Umgebung, in welcher sie sich befinden, und das bestehende Angebot für die Mitarbeiter (Restaurants, Grünflächen, Sporthalle usw.) einen Einfluss auf ihren Alltag.

 

  • Sind die Räumlichkeiten angenehm?
    Wie wir gesehen haben, kommen die Mitarbeiter nicht nur ins Büro, um zu arbeiten, sondern auch, um ihre Kollegen zu treffen. Daher ist es wichtig, den Mitarbeitern angenehme Räume zur Verfügung zu stellen, in denen sie sich zwanglos treffen und ein stärkeres Gefühl der Verbundenheit mit dem Unternehmen und den Teams entwickeln können.  Angenehme Räume sind auch flexible Räume. Die Bereitstellung von verstellbaren und ergonomischen Möbeln, die an die Bedürfnisse aller Mitarbeiter angepasst werden können, wird deren tägliche Arbeitserfahrung verbessern.

 

  • Sind die Büros inspirierend?
    Ein Konzept, das bereits seit einigen Jahren existiert und zur Steigerung des Mitarbeiterengagements beiträgt, ist das Office Branding. In Anbetracht der Tatsache, dass Büros das Abbild eines Unternehmens darstellen, besteht Office Branding darin, Büroräumen bei der Gestaltung eine Markenidentität zu verleihen. Neben dem visuellen Aspekt geht es darum, die Kultur des Unternehmens mit den Welten, in denen sich die Mitarbeitenden täglich bewegen, in Einklang zu bringen. Die grossen Unternehmen aus dem Silicon Valley, Vorreiter in diesem Bereich, haben dies schon vor langer Zeit eingeführt. Das Phänomen breitet sich heute bis hin zu Start-ups aus, die das Office Branding als eine Möglichkeit sehen, ihre entstehende Identität geltend zum Vorschein zu bringen. Für das Unternehmen ist das Interesse von doppelter Bedeutung: nach aussen im Hinblick auf Kunden, Lieferanten und Händler, denen es leichter fällt, das Markenimage zu assimilieren und zu bewahren. Nach innen im Hinblick auf die Mitarbeiter, die sich in einem inspirierenden Umfeld mit Werten, mit denen sie sich identifizieren können, weiterentwickeln werden. Über das Mitarbeiter-Sein hinaus werden Mitarbeitende so zum Botschafter der Marke.

 

“Die Idee hinter dem Office Branding ist es, den Räumlichkeiten eines Unternehmens eine «Seele» und eine Identität zu geben, mit dem Ziel, sie besser zu erschliessen und zu nutzen, sie sich zu eigen machen.” 3

 

 

3. Funktionen des Arbeitsbereichs: ein Hebel für mehr Produktivität

Nach vielen Monaten im Homeoffice haben sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter die Wichtigkeit der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz für alle Beteiligten erkannt. Viele Unternehmen rücken dies wieder in den Mittelpunkt ihrer Entwicklungsstrategie, indem sie die ursprüngliche Funktionen von Arbeitsbereichen überdenken, um das gemeinsame Arbeiten (wieder neu) zu lernen. Schon heute ist weniger als ein Viertel der Erwerbstätigen der Meinung, dass ihr Arbeitsplatz perfekt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.4

Die neuen Arbeitsbereiche sind daher so konzipiert, dass sie Teamarbeit anregen und fördern. Der Schlüssel zum Erfolg ist Ausgewogenheit. Ein Gleichgewicht zwischen Produktivität und Entspannung, sowie zwischen Zusammenarbeit und Einzelarbeit. Um mehr über die neuen Arbeitsräume zu erfahren, die auf dem Markt entstehen, laden wir Sie ein, unseren Artikel zu diesem Thema zu lesen: New Way of Working: 3 Arten von Räumen, die sich für die Zusammenarbeit etablieren.

Um das Engagement der Mitarbeitenden in einem Unternehmen zu verbessern, ist es auch wichtig, dass diese die Kontrolle über ihren Arbeitsplatz zurückgewinnen. Wie die folgende Studie von Steelcase, führendes Unternehmen  im Bereich der Arbeitsplatzgestaltung, zeigt, besteht eine starke Korrelation zwischen der Bereitstellung aufgabenspezifischer hybrider Arbeitsplätze und Engagement:5

 

 

Die Abbildung zeigt deutlich, dass Unternehmen selbst im Grossraumbüro eine Vielzahl von Räumen mit unterschiedlichen Nutzungen und Zwecken schaffen müssen und nicht nur einen grossen offenen Raum innehaben, der von den Nutzern derzeit als zu laut, unpersönlich und roboterhaft empfunden wird.

Räume zu schaffen und über deren Gestaltung nachzudenken ist daher der erste Schritt. Der zweite Schritt besteht darin, zu analysieren, wie die Mitarbeiter sie tatsächlich im Alltag nutzen. Dazu müssen die Unternehmen mit Messinstrumenten und Daten ausgestattet werden, die für ihre Entscheidungsfindung unerlässlich sind.

Die ROOMZ-Anwesenheitssensoren (ROOMZ Sensor, Huddle Sensor und Desk Sensor), die an gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen installiert werden, ermöglichen es beispielsweise, die tatsächliche Nutzungsrate eines Arbeitsbereich zu messen, um festzustellen, ob er wirklich genutzt wird oder nicht. Wenn der Arbeitsbereich nicht ausreichend genutzt wird, kann er so umgestaltet werden, dass er den täglichen Aufgaben der Mitarbeitenden besser gerecht wird. Mit solchen Messinstrumenten kann das Büro immer wieder neu definiert werden, und seine Flexibilität ermöglicht es, den Bedürfnissen der Mitarbeitenden in vollem Umfang gerecht zu werden.

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Arbeitsräume haben schon immer eine wichtige Rolle für das Wohlbefinden und das Engagement der Mitarbeitenden gespielt, aber es scheint, dass deren Rolle jetzt, durch die Rückkehr ins Büro, an immenser Bedeutung gewonnen hat. Wir kehren mit neuen Arbeitsformen (z. B. Homeoffice) und neuer Motivation zurück, auf die das Facility Management mit der Bereitstellung geeigneter und sich weiterentwickelnder Arbeitsbereiche reagieren muss.

 

[1] Paris Workspace – Mitarbeiter beurteilen ihre Büros –  2020
[2] Dieselbe
[3] Atypik – Office Branding: geben Sie Ihrem Büro eine Identität
[4] Sternwarte ACTINEO 2019
[5] Internationaler Studienbericht Steelcase – Engagement und Arbeitsraum in der Welt

– Bildnachweis:  myHQ Workspaces

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