Écrans de réservation de salle: le guide complet pour les bureaux, l’enseignement et les administrations

Qu’est-ce qu’un écran de réservation de salle?

Domaines d’application: de la salle de réunion à la salle de classe

• • • Salles de salle de réunion en entreprise
      L’écran affiche l’état d’occupation et permet d’effectuer une réservation à la volée (instant booking) directement à l’entrée de la salle. Les panneaux de porte numériques pour le bureau font ainsi partie intégrante de la solution d’affichage numérique pour la salle de réunion et améliorent l’expérience des collaborateurs à l’instar du ROOMZ Display.
      
      En savoir plus sur le ROOMZ Display →
    • Établissements scolaires
      Les écoles, universités et campus peuvent remplacer les emplois du temps imprimés par un affichage numérique toujours à jour. L’écran affiche automatiquement les horaires des cours, les changements de salle ou les réservations.  Les informations sont synchronisées avec le logiciel de gestion des emplois du temps ou le système de réservation. C’est notamment ce que propose la solution Education de ROOMZ.
      
      En savoir plus sur la solution ROOMZ Education →
    • Secteur public, administration et établissement de santé
      Les changements d’utilisation des salles, les consultations et les réunions sont affichés en temps réel sur l’écran de réservation de la salle améliorant l’orientation des visiteurs comme l’organisation des équipes.

Les principaux avantages des écrans de réservation de salle

• • • Des informations toujours à jour
      Toute modification apportée au calendrier ou à l’emploi du temps est immédiatement affichée sur l’écran. Plus besoin d’imprimer, de remplacer ou de vérifier des affichages papier, et les utilisateurs ne se retrouvent plus devant une salle avec des informations obsolètes.
    • Une meilleure utilisation des espaces
      Dans de nombreuses entreprises, les salles de réunion sont occupées moins de 40 % du temps en moyenne. Un écran de réservation de salle affiche instantanément les créneaux disponibles et permet, selon la solution utilisée, d’effectuer une réservation de dernière minute directement devant la salle.
    • Une gestion simplifiée et moins de formalité administrative
      Tous les écrans sont administrés depuis un portail central, qu’il s’agisse de la configuration, de la personnalisation de l’affichage ou des mises à jour du firmware. Cette gestion centralisée réduit considérablement les tâches répétitives liées aux affichages papier ou aux plaques signalétiques traditionnelles.
    • Une image plus professionnelle
      Des écrans au design homogène et élégant valorisent les couloirs, les espaces d’accueil et les zones de réunion. Ils offrent une signalétique claire et moderne, aussi bien pour les visiteurs que pour les collaborateurs.
    • Une solution plus durable
      Plus besoin de papier ni de supports plastifiés. Associés à la technologie E Ink®, les écrans de réservation de salle consomment très peu d’énergie. Nous reviendrons plus loin sur les différentes technologies d’affichage.

Comment fonctionnent les écrans de réservation de salle ?

Le capteur ROOMZ détecte l’occupation réelle des salles de réunion et libère automatiquement les réservations des salles restées inoccupées.

E-Ink® ou LCD: comparaison des technologies

Installation: une signalétique numérique de salle sans câblage

Les écrans E Ink®, comme le ROOMZ Display, se fixent facilement et proprement sur les surfaces lisses grâce à un système de fixation adhésif.

Quels critères prendre en compte avant de choisir un écran de réservation de salle?

1. Compatibilité avec les outils de collaboration existants
   Assurez-vous que la solution est compatible avec vos calendriers et systèmes de réservation, tels que Outlook, Exchange, Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Teams ou encore des logiciels métiers, comme les systèmes de gestion des établissements scolaires tels que Untis.
2. Installation et évolutivité
   Évaluez le temps nécessaire pour équiper une salle et la facilité avec laquelle vous pourrez étendre le déploiement. Les solutions sans fil permettent d’équiper plusieurs sites rapidement, sans intervention d’un électricien.
3. Sécurité et protection des données
   Privilégiez une solution utilisant des communications chiffrées (HTTPS/TLS), limitant l’affichage des données personnelles et proposée par un fournisseur certifié ISO 27001. Le traitement des données doit également être conforme aux normes RGPD. Le ROOMZ Display ne stocke ni ne traite de données personnelles en local et ne dispose d’aucun système d’exploitation, ce qui le rend particulièrement résistant à l’installation de logiciels malveillants.
4. Coût total de possession (TCO)
   Ne vous limitez pas au prix d’achat. Prenez en compte le coût global sur toute la durée de vie de la solution : matériel, licences, câblage, switches PoE, consommation électrique, maintenance, installation et remplacement des équipements en fin de vie. Les travaux de câblage représentent généralement un coût d’environ 500 à 1 000 € par câble.
5. Design et matériaux
   Les écrans de réservation de salle contribuent à l’image des bureaux et des espaces d’accueil. Des matériaux comme le verre véritable et l’aluminium offrent un rendu plus haut de gamme que le plastique. Une surface E Ink® mate améliore également le confort de lecture en limitant les reflets et les traces de doigts.
6. Évolutivité des fonctionnalités
   Le potentiel d’une solution de gestion des espaces de travail est pleinement exploité lorsqu’elle est associée à des capteurs d’occupation, par exemple pour éliminer les réservations non utilisées (no-shows), ainsi qu’à des outils d’analyse. Des fonctionnalités comme ROOMZ Advanced Analytics permettent de comprendre l’utilisation réelle des espaces et d’appuyer les décisions liées à l’aménagement des bureaux ou à l’organisation des emplois du temps.

En savoir plus sur ROOMZ Advanced Analytics →

Avant un déploiement à grande échelle, il est recommandé de réaliser un projet pilote sur quelques salles. Les équipes IT et Facility Management peuvent ainsi vérifier en conditions réelles la couverture Wi-Fi, l’intégration avec les calendriers, la simplicité d’installation, les options d’affichage et l’adoption de la solution par les utilisateurs.

Cette approche permet de limiter les risques lors d’un déploiement sur plusieurs étages ou sites, tout en identifiant les fonctionnalités réellement utiles, comme la réservation directement depuis l’écran, les capteurs d’occupation, les outils d’analyse ou encore des affichages spécifiques pour les salles de classe et les amphithéâtres.

ROOMZ Advanced Analytics fournit des informations détaillées sur l’utilisation réelle des salles de réunion et aide les organisations à prendre des décisions fondées sur les données afin d’optimiser leur stratégie d’aménagement des espaces de travail.

Exemples concrets: ETH de Zurich, Ecole Cantonale d’Olten et BOBST

L’ETH de Zurich a équipé ses salles de réunion, salles de séminaire et amphithéâtres de plus de 800 écrans e-paper, permettant aux étudiants de repérer facilement les salles disponibles entre deux cours. L’installation sans fil était une exigence essentielle, le bâtiment principal étant classé et ne permettant pas de réaliser des travaux de câblage. Le serveur ROOMZ est connecté à plus de dix systèmes de réservation différents.

Lors de la rénovation complète de ses bâtiments, l’école cantonale d’Olten a remplacé les emplois du temps papier affichés devant 85 salles de classe par des écrans de réservation de salle connectés à son logiciel de gestion scolaire. Isabelle Berger, responsable informatique de l’établissement, résume les limites de l’ancien système : «Chaque semestre, quelqu’un devait retirer les anciens horaires des 85 salles de classe et les remplacer par les nouveaux. Dès qu’il y avait un changement, les horaires n’étaient plus à jour.»

BOBST, l’un des leaders mondiaux des équipements pour l’industrie de l’emballage, a modernisé son siège de Lausanne dans le cadre du projet «New Workplace at BSA», qui concerne près de 1 000 collaborateurs. L’entreprise a choisi ROOMZ pour accompagner sa démarche en faveur d’espaces de travail plus durables et plus efficaces. Stéphane Mader, Head of Group Marketing & Communications & Workplace Program Manager, explique: «Choisir ROOMZ, c’est aussi soutenir une
entreprise locale partageant notre vision durable et notre exigence de qualité.»

Découvrez ces projets, ainsi que de nombreuses autres réalisations, des entreprises ABB à Lonza en passant par l’UNESCO, dans les études de cas ROOMZ.

Voir les études de cas →

Questions fréquentes sur les écrans de réservation de salle

Quel est le coût d’un écran de réservation de salle? Le coût total dépend du matériel, des licences logicielles, de l’installation et de l’exploitation. Les écrans de réservation de salle E Ink® sans fil permettent d’éviter les coûts liés au câblage, à l’infrastructure PoE et à la consommation électrique permanente. Il est donc recommandé de comparer le coût total de possession (TCO) sur toute la durée de vie de la solution, plus de 10 ans pour un ROOMZ Display, plutôt que de se limiter au prix d’achat de l’écran.

Comment un écran de réservation de salle est-il alimenté? Les modèles LCD filaires sont alimentés en continu par un câble électrique ou via Power over Ethernet (PoE). Les écrans de réservation de salle E Ink® sans fil fonctionnent quant à eux sur batterie. Grâce à la technologie E Ink®, qui ne consomme de l’énergie que lors d’un changement d’affichage, le ROOMZ Display offre une autonomie d’environ 3 à 5 ans dans des conditions d’utilisation normales.

Avec quels systèmes un écran de réservation de salle est-il compatible? Les solutions les plus courantes se synchronisent avec Microsoft Outlook, Exchange, Microsoft 365, Google Workspace et Microsoft Teams. ROOMZ est compatible avec plus de 20 systèmes de réservation et s’intègre également à des logiciels métiers. À la l’école cantonale d’Olten, par exemple, les écrans sont connectés au logiciel de gestion scolaire afin d’afficher automatiquement les emplois du temps.

Peut-on installer un écran de réservation de salle sans câblage? Oui. Les modèles E Ink® sans fil s’installent sans perçage ni câblage sur des surfaces en verre, en métal ou en bois. Grâce à un support de fixation, ils peuvent également être montés sur un mur. Cette solution est particulièrement adaptée aux bâtiments classés, aux locaux en location ou à tout environnement où les installations électriques sont complexes, coûteuses ou impossibles.

Les écrans de réservation de salle sont-ils conformes aux normes RGPD? Oui, à condition que la solution applique les principes de protection des données. Le ROOMZ Display ne stocke aucune donnée localement, les communications sont chiffrées via HTTPS/TLS, et ROOMZ est certifié ISO 27001 tout en étant pleinement conforme aux normes RGPD.

 

Conclusion: fini les affichages papier à l’entrée des portes

Les écrans de réservation de salle offrent une solution moderne, fiable et simple pour la gestion des espaces. Les status de disponibilité, les emplois du temps et les informations affichées se mettent à jour automatiquement, les réservations de dernière minute peuvent être effectuées directement devant la salle et, associés à des capteurs d’occupation, ces écrans fournissent des données précieuses pour optimiser l’utilisation des espaces de travail. Au moment de choisir une solution, les principaux critères à prendre en compte sont la compatibilité avec les outils de collaboration existants, la sécurité, le coût total de possession (TCO) et la facilité de déploiement à grande échelle.

Le meilleur moyen d’évaluer une solution reste de la tester dans votre propre environnement de travail. Avec les ROOMZ Experience Box, vous pouvez équiper une première salle en moins d’une heure, sans câblage. Une solution fabriquée en Suisse depuis plus de dix ans et déjà adoptée par des organisations telles que l’ETH de Zurich, l’école cantonale d’Olten, l’Université de Bâle, ABB et bien d’autres.

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Auteurs et validation technique
Nadia Obeida Auteure Rédige et développe les contenus ROOMZ consacrés à la réservation de salles, à la l’experience collaborateur et aux solutions numériques pour les espaces de travail. Nadia Obeida est responsable marketing chez ROOMZ. Pour ce guide, elle a traduit les besoins des équipes IT, Facility Management et Office Management en une aide à la décision claire et accessible. Elle est également responsable de la stratégie SEO/GEO et de la structure éditoriale de cet article.   Profil LinkedIn de Nadia Obeida
Roger Meier Co-auteur et validation technique Apporte son expertise produit et son expérience acquise à travers les projets ROOMZ. Roger Meier est fondateur et CEO de ROOMZ SA. Il a assuré la validation technique de cet article et l’a enrichi grâce à son expertise sur les technologies, les intégrations, la scalabilité des solutions et leur mise en œuvre sur le terrain.   LinkedIn-Profil von Roger Meier