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Flex office: au-delà de l’optimisation, la notion d’expérience collaborateur

21 juin 2022

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Au départ pensé pour optimiser ses espaces et les réduire afin de faire des économies de coûts, le Flex Office s’étend désormais à une nouvelle notion: celle de rendre l’expérience collaborateur meilleure. En effet, bien que 77% des entreprises admettent que la raison principale de leur passage en Flex Office demeure la réduction des coûts¹, nous voyons de plus en plus apparaitre une volonté de coupler cette transformation avec l’envie d’apporter une réelle plus-value aux usagers. Il ne s’agit donc plus simplement de dire, nous passons en Flex Office pour réduire nos espaces ou les repenser mais aussi de profiter de ce réaménagement pour rendre les bureaux plus agréables, adaptables et proposer de vrais services supplémentaires qui in fine contribueront à renforcer l’expérience sur site et le bien-être au travail.

1. Allier flexibilité et qualité de service

Au-delà de la notion de Flex Office, on parle désormais de plus en plus souvent, et au sens plus large, de Smart Office. Autrement dit, des bureaux connectés aux collaborateurs pour proposer de nouveaux services, diminuer les frictions au quotidien et apporter une vraie valeur ajoutée.

Si le bureau devient donc flexible avec la possibilité de pouvoir réserver un espace à n’importe quel moment de la journée et en fonction de ses besoins, ce sont aussi tous les autres services proposés par une entreprise qui le deviennent.
Ainsi, des fonctionnalités à la base propre à la gestion du flex office comme par exemple l’accès à une cartographie interactive en temps réel pour trouver un espace de travail disponible, s’étendent à d’autres services comme la localisation des ressources (ex : équipements, casiers, place de parking…) ou encore la participation à des activités proposées par l’entreprise (ex : réservation d’un cours de sport). Avec l’apparition de ce nouveau type de services et des outils collaboratifs interconnectés qui les rendent possible, c’est donc toute la journée du collaborateur qui devient flexible.

L’analyse de la data fournit par les différents outils de management des espaces, permettra également de faire évoluer et d’adapter les services proposés en fonction des besoins réels des employés.

2. Une qualité de service qui profite aux entreprises et aux espaces de coworking

Proposer un bureau qui s’adapte aux collaborateurs est aussi une manière de les fidéliser. En effet, avec le développement du télétravail, les entreprises cherchent désormais à donner envie aux personnes de revenir au bureau. Et pour cela, il faut leur apporter un cadre et des prestations qu’ils ne retrouvent pas lorsqu’ils travaillent depuis leur domicile.
Cette notion de flexibilité et de services représente également pour les ressources humaines un avantage concurrentiel non négligeable comparé à des entreprises au fonctionnement plus traditionnel. En effet, l’espace de travail fait partie intégrante de la marque employeur et de l’identité de l’entreprise. Il reflète ses valeurs, sa vision et sa manière de fonctionner. Il s’agit d’une « vitrine » de plus en plus regardée par les candidats à la recherche d’un emploi.

Chez les milléniaux (nés entre le début des années 80 et la fin des années 90) qui représenteront d’ici 2025 environ 75% de la population active dans le monde2, cette notion est particulièrement importante. Connue pour accorder une grande importance à son bien-être et son développement personnel, cette génération est relativement difficile à recruter, et encore plus à fidéliser. Le sentiment d’appartenance à l’entreprise et le bien-être au travail favorisés par des locaux stimulants contribuent donc à attirer de nouveaux talents.

En forte hausse ces dernières années et encore plus suite au développement du travail hybride, les espaces de coworking s’inscrivent également dans cette démarche du New Ways of Working et profitent de ces innovations pour se positionner de manière pérenne sur le marché des espaces de travail de demain. Le développement de ces structures repose sur les mêmes enjeux: proposer des prestations de qualité et des environnements adaptés aux besoins réels que l’on ne retrouve pas lorsque l’on travaille chez soi. Ils représentent également une alternative avantageuse pour les personnes qui n’ont pas un cadre optimisé pour le travail chez eux, en témoignent les nombreux espaces de coworking qui s’implantent dans les provinces afin d’être toujours plus proches des usagers.

3. L’exemple de Cobot et ROOMZ

cobot roomz

La récente collaboration entre Cobot et ROOMZ représente un bel exemple de deux solutions qui s’associent pour créer des bureaux plus intelligents et proposer des services de qualité.

Cobot, logiciel de gestion d’espaces de coworking destiné à automatiser et centraliser toutes les tâches relatives au bon fonctionnement des bureaux partagés (gestion administrative, gestion des ressources, paiements…) souhaitait étendre ses services afin de proposer une meilleure expérience à ses utilisateurs.
Parmi les axes de développement, il y avait notamment la volonté de proposer une visualisation en temps réel de l’occupation des espaces de travail afin d’en faciliter l’utilisation. Cobot et ROOMZ se sont donc rapprochés pour unir leurs deux solutions afin de créer un outil interactif et interconnecté.

Cette visualisation d’ensemble des espaces de travail offre de la flexibilité à plusieurs niveaux :

  • Le ROOMZ Flightboard installé dans les lieux de passage, permet de visualiser en temps réel les réservations faites via l’application Cobot mais également les réservations à venir de ses collègues afin de faciliter la collaboration.
  • Le ROOMZ Display, également connecté à la plateforme de réservation Cobot, et installé à l’entrée des salles de réunions permet de réserver une salle sur place ou de consulter les futures réservations.
  • Les capteurs ROOMZ placés sous les bureaux ou les Huddle détectent la présence et actualisent automatiquement leur statut d’occupation si quelqu’un est présent ou a réservé l’espace via Cobot.

Chaque ressource ROOMZ peut être connectée à l’outil de Cobot afin de faciliter la recherche/ réservation d’espaces de travail, la collaboration et donc la productivité.

> Retrouvez plus d’information sur ces fonctionnalités à travers l’article de blog de Cobot qui retrace cette intégration.

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Pour faire évoluer leurs espaces de travail, les entreprises misent donc de plus en plus sur la qualité des infrastructures mais également des outils de collaboration tout en proposant aux collaborateurs un panel de services de plus en plus étendu afin de soutenir la productivité de chacun.

[1] Sondage Deskeo sur un panel de 3878 professionnels – Février 2021
[2] Rapport INSEE – Projection de population active 2016 -2070

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