Politique de confidentialité

1 Champ d’application

La présente politique de confidentialité (« Politique de confidentialité ») explique comment nous traitons et protégeons vos données personnelles lorsque vous utilisez les sites web et applications suivants :

• https://roomz.local
• https://www.roomz.io
• https://portal.roomz.io (ci-après désignés ensemble le « Site web ») et,
• L’application web myROOMZ et l’application mobile myROOMZ disponibles sur l’Apple App Store et Google Play Store (l’« Application », et ensemble avec le Site web, le « Service »).

ROOMZ SA, dont le siège social est situé Passage du Cardinal 11, 1700 Fribourg, Suisse (ci-après « nous », « notre » ou « nos ») exploite le Service.

Chez ROOMZ SA, nous accordons une grande importance à votre vie privée et respectons les lois applicables sur la protection des données lors de la collecte et du traitement de vos données. Nous sommes une entreprise suisse proposant notre Service dans le secteur B2B. Nous respectons les dispositions du RGPD de l’UE et de la Loi fédérale suisse sur la protection des données (ci-après « LPD »).

Cette Politique de confidentialité vous informe de nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de données personnelles lorsque vous utilisez notre Service ainsi que des choix dont vous disposez quant à ces données.

Sauf définition contraire dans la présente Politique de confidentialité, les termes utilisés ont la même signification que dans nos Conditions générales, accessibles sur www.roomz.io.

2 Données personnelles

Nous respectons votre vie privée et ne traitons aucune donnée personnelle autre que celles indiquées dans les présentes. Nous ne collectons ni ne stockons aucune donnée personnelle sensible au sens de la législation applicable sur la protection des données.

2.1 Données de contact

Nous traitons certaines informations permettant de vous identifier ou de vous contacter (ci-après « Données de contact »). Les informations personnelles peuvent inclure, sans s’y limiter :

• Adresse e-mail
• Prénom et nom de famille
• Numéro de téléphone
• Adresse, État/Canton, Province, Code postal, Ville

2.2 Données de réservation

Lorsque vous utilisez notre Service aux fins de gérer les réservations de salles ou d’espaces de travail et les fonctionnalités associées sur le site exploité par votre employeur (« Données de réservation »). Nous traitons ces Données de réservation uniquement en qualité de sous-traitant pour le compte et selon les instructions de votre employeur.

2.3 Données d’utilisation

Lorsque vous visitez le Site web ou utilisez notre Application, le navigateur de votre appareil ou votre appareil envoie automatiquement des informations à notre serveur. Ces informations sont temporairement stockées dans un fichier journal (log file). Par conséquent, nous pouvons également collecter des informations sur la manière dont le Service est consulté et utilisé (ci-après « Données d’utilisation »). Ces Données d’utilisation peuvent inclure des informations telles que l’adresse de protocole Internet de votre appareil (ex. adresse IP), le type d’appareil, le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre Service que vous visitez, l’heure et la date de votre visite, le temps passé sur ces pages, les identifiants uniques d’appareil et d’autres données de diagnostic. Ces informations sont collectées sans intervention de votre part et stockées jusqu’à leur suppression automatique.

3 Comment nous collectons les données personnelles

Nous collectons des informations vous concernant lorsque vous utilisez notre Service ou lorsque vous interagissez avec notre Site web, notamment en effectuant certaines actions sur celui-ci.

Directement

• Lorsque vous accédez, utilisez ou interagissez de toute autre manière avec notre Service.
• Lorsque vous correspondez avec nous par voie électronique.
• Lorsque vous vous inscrivez pour recevoir notre newsletter et d’autres documents marketing.

Indirectement

• De la part de votre employeur, qui peut nous transmettre des coordonnées pour les inscriptions ou des informations similaires.
• De tiers, tels que les plugins de réseaux sociaux et les cookies tiers.

4 Bases légales et finalités

Notre base légale pour la collecte et l’utilisation des données personnelles décrites dans cette Politique de confidentialité dépend des données personnelles que nous collectons et des finalités spécifiques pour lesquelles nous les collectons :

Contrat : Pour exécuter nos obligations contractuelles ou prendre des mesures liées à un contrat conclu avec vous ou votre employeur.

• Données de réservation : Nous traitons les Données de réservation uniquement en tant que sous-traitant pour le compte et selon les instructions de votre employeur. Veuillez contacter votre employeur pour plus de détails sur les finalités et les bases légales de ce traitement.
• Données de contact et d’utilisation : Pour vous fournir nos Services et assurer l’assistance client.

Consentement : Nous pouvons nous fonder sur votre consentement librement accordé au moment où vous avez fourni vos données personnelles.

• Données de contact : Pour vous fournir des actualités, des offres spéciales, des newsletters et des informations générales sur les produits et services que nous proposons (avec votre consentement explicite).

Intérêts légitimes : Nous pouvons nous fonder sur des intérêts légitimes sur la base de notre évaluation que le traitement est équitable et raisonnable.

• Données de contact : Pour vous contacter afin d’obtenir des retours clients, réaliser des sondages ou vous adresser d’autres communications de marketing direct, sous réserve que cela corresponde à nos intérêts légitimes et ne porte pas atteinte à vos droits en matière de vie privée.
• Données d’utilisation : Pour surveiller, sécuriser, maintenir et améliorer nos Services.
• Tout type de données : Pour protéger nos droits ou biens ainsi que ceux de tiers, et pour prévenir ou enquêter sur tout acte répréhensible lié aux Services.

Intérêt public : Pour satisfaire aux obligations réglementaires et d’intérêt public.

• Tout type de données : Nous pouvons être tenus par la loi de partager des données personnelles avec les autorités publiques.

5 Conservation des données

Nous pouvons conserver des informations vous concernant et concernant votre utilisation du Service, y compris des informations d’identification personnelle (Données personnelles), aussi longtemps que nécessaire pour vous fournir notre Service et pour les utilisations décrites dans la présente Politique de confidentialité. Nous pouvons en tout état de cause conserver et utiliser ces données dans la mesure nécessaire pour respecter nos obligations légales, tenir des registres comptables, financiers et opérationnels précis, résoudre des litiges et faire valoir nos droits liés à votre utilisation du Site web. Les données seront supprimées dans un délai d’un mois après que la finalité correspondante aura cessé de s’appliquer.

6 Sous-traitants et transfert de données

Nous pouvons faire appel à des sociétés et personnes tierces pour faciliter notre Service (ci-après « Prestataires de services »), pour fournir le Service en notre nom, pour exécuter des prestations liées au Service ou pour nous aider à analyser la manière dont notre Service est utilisé.

Actuellement, nous travaillons avec des Prestataires de services qui traitent des données personnelles en Suisse et dans l’UE et, pour les Données de contact (e-mail) relatives aux newsletters et aux ventes, aux États-Unis.

Ces tiers n’ont accès à vos Données personnelles que pour effectuer ces tâches en notre nom, ont l’obligation de ne pas les divulguer ni les utiliser à d’autres fins et, lorsque ces Prestataires de services sont situés dans des juridictions reconnues comme n’offrant pas un niveau adéquat de protection des données, ils sont tenus de respecter nos obligations contractuelles et la législation applicable sur la protection des données conformément aux clauses contractuelles types approuvées qui assurent une protection adéquate des données transférées à l’étranger.

6.1 Conformité à la politique d’utilisation limitée de Google

L’utilisation et le transfert par ROOMZ à toute autre application d’informations reçues des API Google respecteront la Politique relative aux données utilisateur des services d’API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use).

7 Sécurité des données

La sécurité de vos données est importante pour nous, mais n’oubliez pas qu’aucune méthode de transmission sur Internet ni méthode de stockage électronique n’est sûre à 100 %. Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles commercialement raisonnables pour prévenir la perte, l’utilisation abusive ou l’altération de vos données. En conséquence, nous stockons toutes les informations personnelles que vous fournissez sur des serveurs sécurisés (protégés par mot de passe et pare-feu). Bien que nous nous efforcions d’utiliser des moyens commercialement acceptables pour protéger vos Données personnelles, nous ne pouvons garantir leur sécurité absolue.

8 Outils d’analyse

Nous pouvons recourir à des Prestataires de services tiers pour surveiller et analyser l’utilisation de notre Service. D’autre part, nous utilisons des plug-ins sociaux de différents fournisseurs sur le Site web (par ex. LinkedIn). Cela peut s’accompagner d’une collecte de données par les fournisseurs respectifs.

Google Analytics est un service d’analyse web proposé par Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, États-Unis (https://www.google.fr/intl/fr/about/) (ci-après « Google »), qui suit et signale le trafic sur les sites web. Google utilise les données collectées pour suivre et surveiller l’utilisation de notre Service. Ces données (y compris votre adresse IP) sont transmises à un serveur de Google aux États-Unis, y sont stockées et partagées avec d’autres services Google ou d’autres tiers si la loi l’exige ou si des tiers traitent ces données pour le compte de Google. En aucun cas votre adresse IP ne sera recoupée avec d’autres données de Google. Les adresses IP sont anonymisées afin qu’une attribution soit impossible (masquage IP). Google peut utiliser les données collectées pour contextualiser et personnaliser les annonces de son propre réseau publicitaire.

Vous pouvez désactiver le suivi de votre activité sur le Service par Google Analytics en installant le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr). Ce module empêche le code JavaScript de Google Analytics (ga.js, analytics.js et dc.js) de partager des informations relatives aux visites avec Google Analytics. Veuillez toutefois noter que si vous désactivez ces outils, vous risquez de ne pas pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités du Site web.

Pour plus d’informations sur les pratiques de confidentialité de Google ou sur la protection des données liée à Google Analytics, veuillez consulter le site Règles de confidentialité et conditions d’utilisation de Google (https://policies.google.com/privacy?hl=fr) ou le centre d’aide Google Analytics (https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fr).

En utilisant le Site web, vous consentez au traitement des données collectées par Google de la manière et aux fins décrites ci-dessus.

9 Réseaux sociaux

LinkedIn est un réseau social de LinkedIn Corporation (2029 Stierlin Court, Mountain View, CA 94043, États-Unis).

Lorsque vous consultez le Site web, votre navigateur établit une connexion directe avec le serveur du fournisseur mentionné ci-dessus et charge le bouton correspondant depuis celui-ci. L’information selon laquelle le Site web a été consulté est alors transmise au fournisseur. Si vous êtes un utilisateur enregistré du service concerné, le fournisseur peut également associer la consultation de la page au profil correspondant et, le cas échéant, collecter d’autres données. Pour plus d’informations sur la collecte et le traitement des données, veuillez consulter la déclaration de protection des données du fournisseur concerné, disponible sur www.linkedin.com.

10 Liens vers d’autres sites web

Notre Service peut contenir des liens vers d’autres sites web qui ne sont pas exploités par nous. Si vous cliquez sur un lien tiers, vous serez redirigé vers le site web de ce tiers. La présente Politique de confidentialité ne s’applique pas aux liens tiers. Les dispositions relatives à la protection des données de ces tiers s’appliquent. Nous vous conseillons vivement de consulter la politique de confidentialité de chaque site que vous visitez.

Nous n’avons aucun contrôle et déclinons toute responsabilité quant au contenu, aux politiques de confidentialité ou aux pratiques des sites ou services tiers.

11 Protection des mineurs

Notre Service ne s’adresse pas aux personnes de moins de 18 ans (ci-après les « Mineurs »).

Nous ne collectons pas sciemment d’informations d’identification personnelle auprès de personnes de moins de 18 ans. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous apprenez que votre enfant nous a fourni des Données personnelles, veuillez nous contacter. Si nous apprenons que nous avons collecté des Données personnelles auprès de mineurs sans vérification du consentement parental, nous prenons des mesures pour supprimer ces informations de nos serveurs.

12 Vos droits en matière de protection des données

Vous disposez des droits suivants en matière de protection des données sur la base du RGPD et de la LPD.

Vous avez le droit de demander des informations sur vos Données personnelles traitées par nos soins. Vous pouvez notamment demander des informations sur les finalités du traitement, la catégorie de Données personnelles, les catégories de destinataires auxquels vos données ont été ou seront divulguées, la durée de conservation prévue, l’existence d’un droit de rectification, d’effacement, de limitation du traitement ou d’opposition, l’existence d’un droit de recours, l’origine de vos données si elles n’ont pas été collectées par nous, et l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage, ainsi que, le cas échéant, des informations pertinentes sur leurs détails.

Vous avez également le droit d’exiger la rectification de données personnelles inexactes ou incomplètes enregistrées chez nous, ainsi que de demander la suppression de vos Données personnelles stockées par nous, sauf si le traitement est justifié par nos intérêts légitimes, nécessaire pour respecter une obligation légale, pour des motifs d’intérêt public ou pour faire valoir, exercer ou défendre des droits en justice.

Vous avez également le droit d’exiger la limitation du traitement de vos Données personnelles si vous contestez l’exactitude des données, si le traitement est illicite mais que vous refusez leur suppression et que nous n’avons plus besoin des données, mais que vous en avez besoin pour faire valoir, exercer ou défendre des droits en justice, ou si vous vous êtes opposé au traitement. Si notre traitement de données est basé sur votre consentement, vous avez le droit de révoquer ce consentement à tout moment. En conséquence, nous ne serons plus autorisés à poursuivre à l’avenir le traitement des données fondé sur ce consentement.

Vous avez également le droit de recevoir les Données personnelles que vous nous avez fournies sur la base d’un consentement ou d’un contrat dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de demander leur transfert à un autre responsable du traitement. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. En Suisse, l’autorité de protection des données compétente est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (www.edoeb.admin.ch).

Vous pouvez contacter le service responsable de ces demandes par e-mail : info@roomz.io.

Nous sommes tenus de vérifier votre identité dans le cadre de telles demandes. Les demandes ne peuvent donc être traitées que si elles sont accompagnées d’une preuve d’identité appropriée (copie d’une pièce d’identité ou équivalent).

13 Droits d’auteur

Le contenu et les créations figurant sur ce Site web sont protégés par le droit d’auteur. La reproduction, l’adaptation, la diffusion et toute forme d’exploitation en dehors des limites du droit d’auteur requièrent notre accord écrit préalable. Les téléchargements et copies de ce Site web ne sont autorisés que pour un usage privé et non commercial. Dans la mesure où les contenus de ce site n’ont pas été créés par nos soins, les droits d’auteur de tiers sont respectés. Si vous constatez une violation du droit d’auteur, nous vous remercions de nous en informer par e-mail.

14 Modifications de la présente politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour notre Politique de confidentialité périodiquement. Nous vous informerons de tout changement en publiant la nouvelle Politique de confidentialité sur cette page.

Nous vous en informerons par e-mail et/ou par un avis visible sur notre Service avant que la modification ne prenne effet, et nous mettrons à jour la « date d’entrée en vigueur » en haut de la présente Politique de confidentialité.

Il vous est conseillé de consulter régulièrement cette Politique de confidentialité pour prendre connaissance de toute modification. Les modifications apportées à cette Politique de confidentialité entrent en vigueur lorsqu’elles sont publiées sur cette page. La Politique de confidentialité la plus récente remplace toutes les versions antérieures et est immédiatement contraignante.

15 Nous contacter

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité ou le traitement de vos Données personnelles, veuillez nous contacter par e-mail : info@roomz.io.