Un système de réservation de salles rend visibles les salles de réunion disponibles. Il simplifie la réservation et permet de mieux exploiter les surfaces existantes. Avec ROOMZ, les collaborateurs réservent leurs salles de réunion depuis leurs outils habituels ou directement devant la salle.
Des écrans sans fil affichent la disponibilité là où l’information est utile. Des capteurs d’occupation, en option, détectent si une salle réservée est réellement utilisée. ROOMZ Space Analytics croise les données de réservation et d’occupation pour fournir une base fiable au pilotage des environnements de travail.
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Qu’est-ce qu’un système de réservation de salles ?
Un système de réservation de salles est une solution numérique qui permet de réserver et de gérer les espaces partagés. Il indique quelles salles de réunion et de conférence sont libres ou occupées, enregistre les réservations et les synchronise avec le calendrier de chaque salle. Les systèmes modernes complètent cette fonction de base avec des écrans de porte, la réservation ad hoc, la gestion des no-shows, des capteurs d’occupation et des outils d’analyse.
Les termes logiciel de réservation de salles, room booking system ou meeting room booking software désignent tous le même besoin. Les collaborateurs doivent trouver rapidement la bonne salle, la réserver de manière fiable et pouvoir l’utiliser spontanément si nécessaire. Pour les équipes workplace et facility management, un second enjeu s’ajoute: comprendre comment les salles sont réellement utilisées.
Microsoft 365 permet déjà de gérer les salles comme des ressources dotées de leur propre calendrier. Les collaborateurs les réservent par exemple directement depuis Outlook ou Teams. Un système spécialisé s’appuie sur cette logique de réservation existante. Il y ajoute la visibilité devant la salle, la réservation spontanée, la libération automatique et les données d’utilisation.
Source externe: Microsoft Learn, réservation de salles et de bureaux
Comment fonctionne un système de réservation de salles numérique ?
Un système de réservation de salles numérique relie trois niveaux: le calendrier, la disponibilité visible sur place et, selon la solution, l’occupation réelle. Le processus de réservation reste ainsi cohérent, de la planification de la réunion jusqu’à l’utilisation effective de la salle.
1. Réserver une salle via le calendrier, une application ou un écran
La réservation peut se faire dans le calendrier existant, via une application de réservation ou directement sur l’écran placé devant la salle. ROOMZ se synchronise avec Microsoft 365, Microsoft Teams, Google Workspace, Exchange et plus de 20 autres systèmes de réservation. Les collaborateurs conservent donc leurs habitudes de travail.
2. Voir la disponibilité directement devant la salle
Un écran de réservation indique en un coup d’œil si une salle de réunion est libre, occupée ou bientôt disponible. Les déplacements inutiles diminuent et les réservations ad hoc deviennent possibles. Le ROOMZ Display repose sur la technologie e-ink©. Entièrement sans fil, il peut également être fixé sur une paroi vitrée.
Le ROOMZ Display affiche en un coup d’œil la disponibilité de la salle et les prochaines réunions. |
3. Détecter automatiquement l’occupation réelle
Une réservation indique seulement qu’une salle a été bloquée. Elle ne prouve pas que la réunion a réellement lieu. Le capteur ROOMZ Sensor, proposé en option, détecte l’occupation physique de manière anonyme. Si personne ne se présente, la salle peut être libérée automatiquement. Un créneau bloqué dans le calendrier redevient ainsi une capacité disponible.
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Le ROOMZ Sensor détecte l’occupation réelle de la salle de manière anonyme, grâce à la technologie infrarouge passive. |
Pourquoi la réservation par calendrier ne suffit souvent pas
Outlook, Teams ou Google Calendar gèrent les salles de manière fiable en tant que ressources. Pour de nombreuses entreprises, c’est une bonne base. Au quotidien, d’autres questions se posent pourtant. La salle est-elle réellement libre sur place ? Puis-je la réserver spontanément ? La réservation est-elle annulée automatiquement si personne ne vient ? Quelles salles sont souvent sur-occupées ou sous-utilisées ?
C’est précisément là qu’un système de réservation de salles de réunion spécialisé complète le calendrier. Il transpose l’information de réservation dans l’espace physique et peut relier l’utilisation prévue à l’utilisation réelle.
| Calendrier seul | Logiciel de réservation de salles | Écosystème ROOMZ | |
|---|---|---|---|
| Réservation | Oui | Oui | Oui, via les outils existants |
| Visibilité sur place | Limitée | Selon l’écran ou la borne disponible | Écran de salle sans fil |
| Occupation réelle | Non | Généralement basée sur le check-in | En option, grâce aux capteurs |
| Installation | Aucune | Câbles électriques ou réseau souvent nécessaires | Sans fil, sans travaux |
Quelles fonctionnalités un système de réservation de salles moderne doit-il offrir ?
La solution adaptée dépend de la taille du bâtiment, de l’environnement IT et du mode de travail. Pour faire un choix éclairé, il ne suffit pas de comparer les interfaces de réservation. Il faut analyser l’ensemble du cycle de vie d’une réservation.
| Critère | Pourquoi c’est important |
|---|---|
| Disponibilité en temps réel | Les salles libres et occupées doivent s’afficher de manière cohérente dans les calendriers et sur place. |
| Réservation ad hoc | Une salle disponible doit pouvoir être réservée spontanément, directement à l’entrée. |
| Intégration calendrier | Microsoft 365, Teams, Outlook, Google Workspace ou Exchange doivent être intégrés sans rupture de processus. |
| Gestion des no-shows | Les réservations inutilisées doivent être détectées automatiquement, afin que la salle soit libérée sans intervention manuelle. |
| Écrans de salle | Un statut visible devant la porte réduit le temps de recherche et les conflits. |
| Analytics | Les données de réservation seules suffisent rarement pour décider de l’usage des surfaces. L’utilisation réelle apporte un éclairage supplémentaire. |
| Évolutivité | La solution doit pouvoir être déployée facilement sur plusieurs étages, bâtiments et sites. |
| Sécurité | L’authentification, le chiffrement des communications et des processus documentés de sécurité de l’information sont essentiels en entreprise. |
ROOMZ: un système de réservation de salles sans câblage
De nombreux systèmes automatisés de réservation de salles de conférence nécessitent des tablettes alimentées en permanence, des câbles réseau ou une infrastructure PoE. ROOMZ adopte une approche différente. Le ROOMZ Display fonctionne sur batterie et se connecte au réseau Wi-Fi existant. Il s’installe sans travaux sur une porte, un mur ou une paroi vitrée.
De par sa conception, l’écran offre jusqu’à quatre ans d’autonomie en utilisation standard. Sa durée de vie est conçue pour dépasser dix ans. L’écran ne fonctionne pas avec un système d’exploitation classique et ne stocke aucune donnée client en local. Les efforts de maintenance et de mise à jour sont donc réduits.
Pour les entreprises qui gèrent de nombreuses salles, cette différence peut être déterminante. Le coût total ne dépend pas uniquement de la licence logicielle. Il inclut aussi l’installation, l’alimentation électrique, le câblage, la gestion des appareils, les cycles de remplacement et la maintenance.
Le ROOMZ Display se fixe sur une porte, un mur ou une paroi vitrée, sans aucun câblage. |
Réduire automatiquement les no-shows et les réunions fantômes
Les réunions fantômes sont un problème fréquent dans la réservation de salles de conférence. La salle reste bloquée dans le calendrier alors que la réunion a été annulée ou que personne ne se présente. Le check-in manuel résout en partie ce problème. Il suppose toutefois que les collaborateurs confirment activement leur présence.
ROOMZ peut détecter l’occupation réelle grâce à un capteur dédié. Lorsqu’une salle réservée n’est pas occupée, la réservation peut être libérée automatiquement. La détection est anonyme. Le capteur utilise la technologie infrarouge passive et ne nécessite ni caméra ni identification des personnes.
Cette approche est particulièrement pertinente pour les organisations qui souhaitent non seulement améliorer la discipline de réservation, mais aussi mesurer objectivement l’utilisation réelle des salles.
Intégrer un système de réservation de salles à Microsoft 365, Teams et Google
Un bon système de réservation de salles doit s’adapter aux méthodes de travail existantes. Les collaborateurs ne devraient pas avoir à ouvrir une nouvelle application pour chaque réservation. ROOMZ se synchronise avec les systèmes de calendrier et de collaboration en place. Les réservations effectuées dans Microsoft 365, Teams, Google Workspace ou Exchange s’affichent sur l’écran. À l’inverse, les salles libres peuvent être réservées directement sur l’écran.
ROOMZ convient donc aussi aux entreprises qui ont déjà configuré leurs ressources de salles dans Exchange ou Microsoft Places. Le système de calendrier existant reste la base de réservation. ROOMZ y ajoute l’interface physique et, en option, la mesure de l’occupation.
Contexte technique: Microsoft Learn, Ressources sur Exchange Online
Analyser les réservations et l’utilisation réelle des espaces
Pour la gestion des réservations au quotidien, l’information « libre ou occupé » suffit. En revanche, les décisions stratégiques liées à l’optimisation des surfaces exigent davantage d’informations. Un calendrier de salle complet peut suggérer une forte demande alors que certaines réservations ne sont jamais honorées. À l’inverse, les salles utilisées spontanément peuvent être absentes des données de calendrier.
ROOMZ Space Analytics combine donc les données de réservation et d’occupation. Les analyses peuvent être réalisées par bâtiment, étage, zone ou tags définis. Vous identifiez ainsi les salles sous-utilisées, les heures de pointe, les no-shows ou les écarts entre durée réservée et durée réellement utilisée.
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Sécurité et protection des données dans la réservation de salles
Les systèmes de réservation de salles font partie de l’infrastructure IT de l’entreprise et doivent être évalués comme tels. Plusieurs aspects sont à examiner: chiffrement des communications, authentification, gestion des appareils, stockage des données et traitement des données d’occupation.
ROOMZ est certifié ISO 27001. L’occupation des salles est mesurée de manière anonyme. Les capteurs ROOMZ ne nécessitent ni images, ni vidéos, ni données personnelles pour détecter l’occupation. L’écran ne fonctionne pas avec un système d’exploitation classique et ne stocke aucune donnée client en local.
La norme ISO 27001 définit les exigences applicables à un système de management de la sécurité de l’information. Elle fournit un cadre structuré pour la gestion des risques liés à la sécurité de l’information.
Source externe: ISO, ISO/IEC 27001:2022
À qui s’adresse la solution de réservation de salles ROOMZ ?
ROOMZ s’adresse en particulier aux organisations qui souhaitent gérer efficacement leurs salles de réunion et de conférence sans déployer une infrastructure lourde de câblage ou de tablettes. L’approche est particulièrement intéressante pour un déploiement sur plusieurs sites ou un grand nombre de salles, lorsque l’occupation réelle doit ensuite alimenter la planification des surfaces.
- Entreprises équipées de Microsoft 365, Teams, Exchange ou Google Workspace
- Organisations disposant de nombreuses salles de réunion et de conférence
- Bâtiments dans lesquels l’ajout de câbles électriques ou réseau est indésirable ou complexe
- Équipes workplace et facility management qui souhaitent mesurer les no-shows et l’occupation réelle
- Entreprises qui veulent analyser conjointement les données de réservation et celles des capteurs
- Écoles, universités et campus comptant de nombreux espaces modulables ou des bâtiments protégés
En pratique: de quelques salles à un campus entier
Les projets ROOMZ existants illustrent l’évolutivité de la solution. À l’ETH Zurich, 800 ROOMZ Displays sont actuellement en service. La solution y a été introduite dès 2016 et se connecte à plusieurs outils de réservation différents. L’ETH utilise notamment les écrans pour afficher la disponibilité des salles de réunion, des auditoires et des salles de séminaire.
Chez Lonza, ROOMZ équipe 260 salles de réunion, avec 3 000 capteurs installés. Au-delà de la gestion des salles de réunion, Lonza utilise l’écosystème ROOMZ complet. L’entreprise optimise également ses postes de travail partagés grâce à l’application myROOMZ.
Référence ETH Zurich⟶Références et téléchargements ROOMZ⟶
Quel système de réservation de salles convient à votre entreprise ?
La meilleure solution n’est pas forcément celle qui propose le plus de fonctionnalités. L’essentiel est qu’elle corresponde à votre environnement IT, à votre nombre de salles et au modèle de données souhaité. Une simple application de réservation peut suffire si seules des réservations numériques sont nécessaires. Dès que la visibilité sur place, la libération automatique des no-shows ou des données d’occupation fiables deviennent importantes, le matériel et la mesure de l’occupation doivent faire partie de l’évaluation.
- Identifiez les systèmes de calendrier et de collaboration déjà utilisés.
- Déterminez si les réservations doivent se faire uniquement à l’avance ou aussi spontanément devant la salle.
- Décidez si un check-in manuel suffit ou si l’occupation réelle doit être détectée automatiquement.
- Tenez compte des efforts d’installation et de maintenance des écrans, et pas seulement du coût logiciel.
- Clarifiez les exigences de protection des données, de sécurité de l’information et les indicateurs d’analyse attendus.
- Testez la solution dans de vraies salles avec des scénarios de réservation typiques avant tout déploiement à grande échelle.
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Auteurs & relecture experte
Nadia Obeida
Responsable marketing chez ROOMZ
Auteure
Nadia a traduit les besoins des équipes IT, facility management et workplace en un guide pratique pour choisir un système de réservation de salles. Elle a également défini la structure SEO et GEO de cet article.
Roger Meier
Fondateur et CEO de ROOMZ
Co-auteur & relecture experte
Roger apporte la vision produit et terrain issue des projets ROOMZ. Il a relu cet article en se concentrant sur la technologie, l’intégration, l’évolutivité et la pertinence pratique.
