Un logiciel de gestion des espaces de travail relie les collaborateurs, les espaces et les données d’occupation au sein d’un environnement numérique unique. Il aide les entreprises à organiser les bureaux partagés, les salles de réunion et les espaces collaboratifs, tout en leur donnant une meilleure visibilité sur les disponibilités et l’utilisation réelle des espaces.
Le logiciel de gestion des espaces de travail ROOMZ associe la visualisation des disponibilités, les plans interactifs, les écrans de réservation sans fil, les capteurs d’occupation et l’analyse des données d’utilisation.
Cette question prend une importance particulière avec le développement du travail hybride, qui modifie les habitudes de présence au bureau et fait évoluer les besoins en espaces. Selon le JLL Global Occupancy Planning Benchmark 2026, le taux d’occupation des bureaux à l’échelle mondiale s’établit à 56 %. Ces données soulignent l’importance de disposer d’une vision précise de l’utilisation des espaces pour adapter les surfaces aux besoins réels des collaborateurs.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des espaces de travail ?
Un logiciel de gestion des espaces de travail est un outil numérique qui permet d’organiser et d’optimiser les environnements de travail physiques. Il couvre notamment les espaces de travail, les salles de réunion, les espaces partagés, les réservations, les disponibilités, l’occupation et l’analyse des données d’utilisation.
Une plateforme de gestion des espaces de travail centralise les données utiles aux collaborateurs et aux équipes chargées de la gestion des espaces, du Facility Management, de l’immobilier d’entreprise, des ressources humaines et de l’informatique.
La gestion des espaces physiques doit être distinguée de celle des environnements informatiques. Cette dernière porte principalement sur les appareils, les systèmes d’exploitation, les applications, la sécurité et le support informatique. Un système intégré de gestion de l’environnement de travail (Integrated Workplace Management System, IWMS) couvre quant à lui un périmètre plus large, qui peut englober l’immobilier, la maintenance, la gestion des actifs et les contrats.
ROOMZ se concentre sur l’utilisation des espaces physiques grâce aux technologies numériques et vient en complément des systèmes existants.
Que doit proposer une plateforme de gestion des espaces de travail ?
Un logiciel de gestion des espaces de travail doit répondre à deux enjeux complémentaires : faciliter l’organisation quotidienne des collaborateurs et fournir aux équipes responsables des espaces des données fiables pour orienter leurs décisions d’aménagement.
Sa pertinence repose sur l’association de plusieurs éléments : simplicité d’utilisation, visibilité sur les disponibilités, intégration aux outils existants et fiabilité des données d’occupation.
Trouver et réserver facilement un bureau ou une salle de réunion
Les collaborateurs doivent pouvoir identifier rapidement les bureaux et les salles de réunion disponibles et effectuer leurs réservations en quelques étapes. Avec myROOMZ, ils peuvent rechercher et réserver des espaces de collaboration, des postes de travail et des salles de réunion directement depuis un plan interactif.
Ils disposent également d’une visibilité sur la présence de leurs collègues au bureau, ce qui facilite la coordination des jours de présence et l’organisation du travail en équipe.
Découvrir myROOMZ pour les bureaux partagés et les espaces flexibles⟶
Avec myROOMZ, les collaborateurs trouvent et réservent un bureau ou une salle de réunion depuis leur smartphone ou leur ordinateur. |
Afficher les disponibilités directement sur place
Une application de gestion des espaces ne suffit pas à répondre à toutes les situations du quotidien. Lorsqu’un collaborateur se trouve devant une salle de réunion, il doit pouvoir vérifier immédiatement si elle est disponible.
Les écrans ROOMZ affichent le statut de réservation et les prochaines réunions directement à l’entrée des salles. Selon la configuration, ils permettent également de réserver sur place ou de libérer une réservation.
Les écrans se connectent au Wi-Fi et fonctionnent sans fil. Leur installation ne nécessite donc pas de câblage électrique ou réseau supplémentaire.
Découvrir les écrans ROOMZ pour la signalétique numérique des salles⟶
Distinguer les réservations de l’occupation réelle
Une réservation ne signifie pas nécessairement qu’un bureau ou une salle de réunion est effectivement utilisé. Comprendre cette différence est essentiel pour gérer efficacement les espaces de travail.
Les capteurs ROOMZ utilisent la technologie infrarouge passive (PIR) pour détecter la présence et fournir des données d’occupation anonymes en temps réel. Ils permettent notamment d’identifier les réunions fantômes et de libérer automatiquement les salles réservées qui restent inoccupées.
Découvrir les capteurs ROOMZ et les Desk Sensors⟶
Optimiser l’aménagement grâce à l’analyse des données d’utilisation
L’analyse des données d’utilisation permet de dégager des tendances à partir des réservations et des mesures d’occupation. Avec ROOMZ Space Analytics, ces données peuvent être analysées à l’échelle d’un bâtiment, d’un étage, d’une zone ou selon des étiquettes personnalisées.
Cette analyse permet de repérer les espaces les plus sollicités, les zones dont la capacité ne répond pas à la demande et celles qui restent durablement sous-utilisées. Ces informations constituent une base objective pour faire évoluer l’aménagement des bureaux, ajuster la répartition des espaces ou adapter les règles de partage des postes de travail.
Découvrir ROOMZ Space Analytics⟶
ROOMZ Space Analytics réunit les données de réservation et d’occupation pour montrer l’utilisation réelle des espaces. |
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des espaces de travail dans un bureau hybride ?
Le travail hybride transforme les conditions d’utilisation des bureaux et accentue les écarts de fréquentation selon les jours. La demande peut se concentrer sur certaines salles de réunion, tandis que d’autres espaces restent peu occupés.
Dans ce contexte, un logiciel de gestion des espaces de travail ne peut se limiter à la planification des réservations. Il doit également apporter une visibilité sur l’occupation réelle afin de permettre une gestion plus éclairée des surfaces disponibles.
| Avantage | Impact au quotidien |
|---|---|
| Moins de temps passé à chercher un espace | Les collaborateurs trouvent plus rapidement un bureau, une salle de réunion ou un espace de réunion informel disponible. |
| Une meilleure expérience au bureau | Les collaborateurs organisent plus facilement leurs journées sur site et choisissent les espaces adaptés à leurs besoins. |
| Moins d’absences aux réunions réservées | Les capteurs d’occupation identifient les salles réservées mais inutilisées et permettent leur libération automatique. |
| Un aménagement mieux adapté | Les décisions reposent sur l’utilisation réelle des espaces, et pas uniquement sur les intentions de réservation. |
| Une installation simplifiée | Les capteurs et les écrans sans fil réduisent les travaux d’installation et les besoins en infrastructure. |
| Une gestion évolutive | Les données d’occupation peuvent être comparées entre plusieurs bâtiments, étages et zones. |
Un système de gestion des espaces de travail : relier les logiciels aux espaces physiques
De nombreux systèmes de gestion des espaces de travail s’arrêtent au calendrier ou à l’application. Pourtant, la réalité du bureau est parfois différente. Les collaborateurs utilisent spontanément certaines salles, des espaces réservés restent vides et des zones qui ne peuvent pas être réservées peuvent malgré tout être très fréquentées.
Un logiciel efficace de gestion des espaces de bureau doit faire le lien entre la planification numérique et l’utilisation réelle des espaces.
L’écosystème ROOMZ établit ce lien entre la planification numérique et la réalité du terrain :
- myROOMZ : centralise la recherche et la réservation des espaces.
- Plans interactifs : facilitent l’orientation dans les bureaux.
- Écrans ROOMZ : affichent les disponibilités à proximité des salles.
- Capteurs ROOMZ : mesurent l’occupation effective.
- Space Analytics : rassemble ces données pour en dégager des tendances et éclairer les décisions d’aménagement.
Le résultat va au-delà d’une simple application de gestion des espaces. Il s’agit d’un processus connecté qui permet de planifier, d’utiliser, de mesurer et d’optimiser les espaces de travail.
Les plans interactifs ROOMZ affichent en temps réel la disponibilité de chaque espace de travail. |
Un logiciel de gestion des espaces de travail connecté aux systèmes existants
Une plateforme de gestion des espaces de travail doit s’intégrer aux processus existants. ROOMZ peut se connecter aux systèmes de réservation en place, notamment Microsoft 365 / Exchange et Google Workspace. myROOMZ prend également en charge l’authentification unique (SSO), ce qui évite aux collaborateurs de devoir gérer des identifiants supplémentaires.
Dans les environnements Microsoft, une configuration adaptée des ressources est particulièrement importante. La documentation Microsoft sur la réservation des salles et des bureaux explique comment gérer les salles dans Microsoft 365 comme des ressources réservables disposant de leur propre calendrier. Les réservations peuvent ensuite se faire via Outlook, Teams ou Microsoft Places.
Protection des données et exploitation informatique
La protection des données constitue un critère essentiel dans le choix d’un logiciel de gestion des espaces de travail. Les entreprises doivent notamment examiner la nature des données collectées, les possibilités d’identification des personnes, les conditions d’accès aux rapports d’occupation et les modalités de conservation des informations.
Ces aspects doivent être évalués dès la préparation du projet pilote, en cohérence avec les exigences internes et les règles applicables en matière de protection des données.
Les capteurs d’occupation ROOMZ utilisent la technologie infrarouge passive (PIR) pour détecter les mouvements et fournir des données d’occupation anonymes.
Le mode de déploiement constitue également un élément à prendre en compte. ROOMZ peut être déployé dans le cloud ou sur l’infrastructure informatique propre à l’entreprise. Au-delà des fonctionnalités, le choix d’une plateforme doit donc intégrer les exigences de sécurité, la gestion des rôles utilisateurs, l’authentification unique (SSO), les flux de données, les processus de mise à jour et les politiques internes de protection des données.
Comment choisir le bon logiciel de gestion des espaces de travail ?
Le choix d’un logiciel de gestion des espaces de travail dépend avant tout des objectifs poursuivis et des contraintes propres à chaque entreprise.
Au-delà du nombre de fonctionnalités disponibles, il convient d’évaluer sa capacité à répondre aux besoins opérationnels, à s’intégrer à l’environnement informatique existant et à fournir des données pertinentes pour orienter les décisions d’aménagement :
- Définir d’abord les besoins : cherchez-vous principalement à gérer les bureaux partagés, les salles de réunion, l’occupation réelle, l’optimisation des espaces ou une combinaison de ces besoins ?
- Distinguer les réservations de l’utilisation réelle : les données de réservation suffisent-elles ou avez-vous besoin de capteurs pour mesurer l’occupation effective ?
- Vérifier les intégrations : prenez en compte les calendriers, Microsoft 365, Google Workspace, le SSO et les systèmes de réservation existants.
- Évaluer les contraintes de déploiement : le câblage, le montage, la configuration et les possibilités d’extension influencent le temps et le coût de mise en œuvre.
- Relier les analyses aux décisions métier : les tableaux de bord doivent répondre à des questions précises, par exemple quelles zones sont trop grandes, trop petites ou insuffisamment équipées.
- Anticiper les questions de protection des données : définissez les objectifs de la collecte, les exigences de minimisation des données, les droits d’accès et la communication interne avant le projet pilote.
- Commencer par un projet pilote : tester une zone clairement définie permet d’obtenir des résultats exploitables plus rapidement qu’un déploiement immédiat à l’échelle de l’entreprise.
Pourquoi choisir ROOMZ comme plateforme de gestion des espaces de travail ?
ROOMZ associe logiciels et technologies physiques au sein d’un écosystème conçu pour évoluer avec les besoins de l’entreprise. Le déploiement peut commencer par un périmètre précis, puis s’étendre progressivement à d’autres espaces, avec l’ajout de capteurs, d’écrans ou de fonctionnalités d’analyse en fonction des besoins identifiés.
Conçus pour les environnements de travail, les écrans et les capteurs ROOMZ fonctionnent sans fil et se connectent au Wi-Fi.
Découvrir nos projets clients⟶
Tester un logiciel de gestion des espaces de travail avec ROOMZ
Si vous souhaitez mieux organiser vos espaces de travail hybrides et comprendre comment vos bureaux sont réellement utilisés, commencez par définir un besoin précis. Sélectionnez une zone pilote, définissez des indicateurs clés de performance (KPI) et combinez les données de réservation avec les mesures d’occupation réelle.
Cette approche vous aide à identifier rapidement les outils qui apportent le plus de valeur dans votre environnement.
Voyons ensemble comment ROOMZ peut s’intégrer à vos espaces de travail et à votre système de réservation existant.
Comparatif des logiciels de gestion des espaces de travail : ROOMZ et les autres solutions
Les logiciels de gestion des espaces de travail se distinguent par l’étendue de leurs fonctionnalités et les problématiques auxquelles ils répondent. Certaines plateformes couvrent un large éventail de processus, de la réservation des espaces à la gestion des visiteurs, du stationnement et des services aux collaborateurs. D’autres privilégient la réservation et l’optimisation de l’utilisation des bureaux.
ROOMZ adopte une approche différente. Nous relions les processus de réservation numériques aux espaces physiques, en mesurant non seulement les réservations, mais aussi l’utilisation réelle des espaces.
Cette comparaison repose sur les fonctionnalités publiquement documentées par les fournisseurs et a été vérifiée le 25 août 2026. Elle vise à mettre en évidence les différences de positionnement entre les solutions et à aider les entreprises à identifier celles qui correspondent le mieux à leurs besoins, plutôt qu’à désigner un fournisseur comme universellement supérieur aux autres.
| Solution | Principaux atouts | Comparaison avec ROOMZ |
|---|---|---|
| ROOMZ | Réservation de bureaux et de salles, plans interactifs, écrans e-ink© sans fil développés en interne, capteurs d’occupation dédiés aux salles, bureaux et espaces de réunion informels, occupation en temps réel et Space Analytics. | Particulièrement adapté aux entreprises qui souhaitent réunir les données de réservation et d’occupation réelle dans un écosystème dédié à la gestion des espaces de travail. Les écrans ROOMZ offrent généralement jusqu’à quatre ans d’autonomie, tandis que les capteurs fonctionnent habituellement quatre à cinq ans sans câblage. |
| deskbird | Plateforme étendue dédiée à l’expérience collaborateur, avec réservation de bureaux et de salles, stationnement, gestion des visiteurs, ticketing, signalétique numérique, nombreuses intégrations RH et collaboratives, et Workplace Intelligence. | Un choix intéressant pour centraliser un large éventail de processus liés à l’expérience collaborateur dans une seule application. Pour détecter la présence et effectuer des enregistrements automatiques, deskbird utilise notamment des méthodes logicielles, réseau et de détection des écrans. ROOMZ se concentre davantage sur les capteurs physiques dédiés et la mesure anonyme de l’occupation. |
| Skedda | Règles de réservation flexibles, réservation de bureaux et de salles, plans interactifs, gestion des visiteurs, nombreuses intégrations, données de présence et d’utilisation basées sur le Wi-Fi. | Particulièrement performant en tant que plateforme logicielle de réservation et de planification. ROOMZ se distingue lorsque les entreprises souhaitent mesurer l’occupation physique de bureaux, de salles et d’espaces de réunion informels non réservables à l’aide de capteurs dédiés. |
| YAROOMS | Suite étendue de gestion des espaces de travail avec réservation de bureaux et de salles, planification du travail hybride, gestion des visiteurs, stationnement, services, signalétique numérique et assistant IA Yarvis. | Une option intéressante lorsque la gestion des visiteurs, la réservation de services ou les processus assistés par l’IA sont prioritaires. YAROOMS adopte une approche indépendante du matériel pour la signalétique et travaille avec des partenaires matériels. ROOMZ se distingue par son écosystème intégré d’écrans de réservation et de capteurs. |
| OfficeSpace | Planification des espaces et de l’immobilier, réservation de bureaux et de salles, demandes de services, déménagements, gestion des actifs, Workplace Intelligence et optimisation du portefeuille immobilier. | Particulièrement adapté aux entreprises qui ont besoin d’un système étendu de gestion immobilière et de Facility Management. OfficeSpace peut intégrer des données issues de différents capteurs, badges et réseaux Wi-Fi. ROOMZ propose une approche plus ciblée lorsque les priorités sont la réservation, l’occupation réelle et l’optimisation des espaces existants, sans déploiement d’une plateforme étendue. |
| Humly | Écosystème matériel propriétaire pour la réservation de salles et de bureaux, la gestion des visiteurs, la navigation, l’analyse et les capteurs. Une approche particulièrement comparable à celle de ROOMZ par l’association du logiciel et du matériel. | Humly propose un large éventail de fonctionnalités et de matériel dédié à la gestion des espaces de travail. Pour équiper des bureaux existants, ROOMZ présente un avantage pratique : ses écrans et capteurs d’occupation fonctionnent sur batterie et sans fil, tandis que les écrans Humly Room Display nécessitent une alimentation par Ethernet (PoE) ou un adaptateur secteur. |
Quand les autres outils de gestion des espaces de travail offrent-ils davantage de fonctionnalités ?
Le périmètre fonctionnel constitue un critère de différenciation important entre les plateformes. Les entreprises qui souhaitent centraliser la gestion des visiteurs, les demandes de Facility Management ou les services aux collaborateurs ont intérêt à examiner les solutions qui couvrent ces processus. De même, les fonctionnalités fondées sur l’intelligence artificielle occupent une place croissante dans les offres de fournisseurs tels que YAROOMS et deskbird.
Cependant, davantage de fonctionnalités ne signifie pas automatiquement davantage de valeur. Plus une plateforme couvre de processus, plus la mise en œuvre, les modèles de données, la gouvernance et l’adoption par les utilisateurs deviennent importants.
Si votre objectif principal est de mieux utiliser vos espaces de travail et de comprendre leur occupation réelle, une architecture plus ciblée peut être plus adaptée.
Pourquoi ROOMZ est un choix pertinent pour la gestion des espaces de travail basée sur des capteurs
Si votre objectif est de relier vos processus de réservation existants à des données fiables sur l’utilisation réelle de vos bureaux, nous considérons ROOMZ comme le choix le plus pertinent de cette comparaison.
Cet avantage ne repose pas sur une fonctionnalité isolée, mais sur six caractéristiques qui influencent directement la mise en œuvre et la qualité des données.
1. ROOMZ mesure l’occupation réelle, pas seulement les réservations
Les données de réservation reflètent les intentions des collaborateurs, mais ne suffisent pas à décrire l’utilisation effective des espaces. Les capteurs ROOMZ complètent ces informations en détectant l’occupation réelle des salles, des bureaux et des espaces de réunion informels.
Grâce à la technologie infrarouge passive (PIR), ils fournissent des données d’occupation anonymes qui permettent de confronter les réservations à la réalité du terrain. Les absences aux réunions, les usages spontanés et les tendances d’occupation deviennent ainsi plus facilement identifiables.
2. Nous développons et fabriquons nos propres capteurs d’occupation
ROOMZ conçoit et fabrique ses propres capteurs d’occupation pour les salles de réunion, les bureaux partagés et les cabines acoustiques. En cas de problème, vous disposez d’un interlocuteur unique. Cela simplifie le support et vous permet de gérer l’ensemble de vos espaces de travail avec un seul fabricant.
3. ROOMZ complète les systèmes de réservation existants, sans imposer leur remplacement
ROOMZ peut se connecter aux environnements de réservation existants, notamment Microsoft 365, Exchange et Google Workspace. C’est particulièrement pertinent lorsque les processus de calendrier et de collaboration sont déjà établis et que l’objectif est d’améliorer l’expérience au bureau et la visibilité sur l’utilisation des espaces.
4. Le matériel ROOMZ est conçu pour équiper les bureaux existants et lancer rapidement des projets pilotes
Les écrans ROOMZ ne nécessitent aucun câblage et offrent généralement jusqu’à quatre ans d’autonomie. Nos capteurs sont également sans fil et fonctionnent habituellement quatre à cinq ans.
Il est ainsi possible d’équiper des bureaux existants sans installer de nouvelles lignes électriques ou réseau dans chaque salle. Par rapport aux écrans de salle filaires, cette approche facilite concrètement le déploiement.
5. Logiciels, écrans, capteurs et analyses fonctionnent ensemble au sein d’un même système
Les collaborateurs recherchent et réservent leurs espaces, les écrans affichent les disponibilités sur place, les capteurs mesurent l’utilisation réelle et Space Analytics combine les données de réservation et d’occupation. Cela crée un processus continu de planification, d’utilisation, de mesure et d’optimisation, plutôt qu’un ensemble d’outils indépendants.
6. La protection des données et les exigences informatiques sont intégrées à la conception du produit
Nos capteurs d’occupation fonctionnent de manière anonyme. ROOMZ documente également sa certification ISO 27001, sa conformité au RGPD et le chiffrement des communications. Ces mesures ne remplacent pas l’évaluation interne de la protection des données par chaque entreprise, mais elles constituent une base technique solide pour les équipes Workplace et IT.
Choisir une plateforme : la fiabilité des données avant le nombre de fonctionnalités
Le choix d’une plateforme ne doit pas reposer uniquement sur l’étendue de ses fonctionnalités. Il doit avant tout tenir compte de la fiabilité des données produites, de leur utilité pour les décisions d’aménagement et des ressources nécessaires à la mise en œuvre.
Les entreprises qui recherchent une suite complète pour gérer les visiteurs, les demandes de Facility Management et les services aux collaborateurs peuvent privilégier une plateforme plus étendue.
Celles qui souhaitent organiser les salles de réunion, les bureaux partagés et les cabines acoustiques, tout en mesurant l’occupation réelle et en conservant leurs systèmes de réservation existants, peuvent s’orienter vers une approche plus ciblée.
Les entreprises qui souhaitent d’abord tester ROOMZ dans leurs propres bureaux peuvent commencer par une seule salle, puis étendre la solution progressivement. Un projet pilote peut être demandé depuis la page Essayer ROOMZ. Pour toute question sur un déploiement à plus grande échelle, notre équipe est disponible pour un rendez-vous personnalisé.
Autrice & relecture experte
Nadia Obeida
Responsable marketing chez ROOMZ
Autrice
Nadia a traduit les besoins des équipes IT, Facility et Workplace en un guide d’aide à la décision concret et a défini la structure SEO et GEO de cet article.
Roger Meier
Fondateur et CEO de ROOMZ
Co-auteur & relecture experte
Roger apporte la vision produit et terrain issue des projets ROOMZ. Il a relu cet article sous l’angle de la technologie, de l’intégration, de l’évolutivité et de la pertinence opérationnelle.
