Workplace Management Software verbindet Menschen, Arbeitsbereiche und Nutzungsdaten in einer zentralen digitalen Umgebung. Sie hilft Unternehmen, Shared Desks, Meetingräume und andere Arbeitsbereiche effizient zu organisieren, Verfügbarkeiten sichtbar zu machen und die tatsächliche Nutzung ihrer Büroflächen besser zu verstehen.
ROOMZ verbindet dafür Buchungen, digitale Grundrisse, kabellose Displays und Belegungssensoren mit Workplace Analytics.
Das ist besonders relevant, wenn hybride Arbeit dazu führt, dass Anwesenheit und Flächenbedarf stärker schwanken. Der JLL Global Occupancy Planning Benchmark 2026 weist eine globale Büroauslastung von 56 % aus. Damit wird die Frage wichtiger, welche Flächen wirklich gebraucht werden und wie sie im Alltag besser nutzbar werden.
Was ist Workplace Management Software?
Workplace Management Software unterstützt Unternehmen dabei, physische Arbeitsumgebungen zu organisieren und besser zu nutzen. Dazu gehören Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Gemeinschaftsbereiche, Buchungen, Verfügbarkeiten, Belegungsdaten und Workplace Analytics.
Eine Workplace Management Platform führt diese Informationen zusammen. Sie schafft damit eine gemeinsame Grundlage für Mitarbeitende und Verantwortliche aus Workplace Management, Facility Management, Corporate Real Estate, HR und IT.
Wichtig ist die Abgrenzung: Workplace Management ist nicht dasselbe wie IT Workplace Management. IT Workplace Management verwaltet vor allem Endgeräte, Betriebssysteme, Anwendungen, Security und Support. Ein Integrated Workplace Management System (IWMS) geht oft noch breiter und kann zusätzlich Immobilien-, Wartungs-, Asset- oder Vertragsprozesse abdecken.
Mit ROOMZ fokussieren wir uns auf die digital unterstützte Nutzung physischer Arbeitsbereiche und können bestehende Systemlandschaften ergänzen.
Workplace Management, Digital Workplace und IT Workplace Management im Vergleich⟶
Was eine Workplace Management Platform leisten sollte
Gute Workplace Tools erleichtern nicht nur die Organisation des Büroalltags. Sie helfen Mitarbeitenden, den passenden Arbeitsort zu finden, und liefern Unternehmen zugleich eine verlässliche Grundlage für fundierte Flächenentscheidungen.
Entscheidend ist das Zusammenspiel von einfacher Bedienung, aktuellen Verfügbarkeitsinformationen, Integrationen und aussagekräftigen Nutzungsdaten.
Arbeitsplätze und Räume einfach finden und buchen
Mitarbeitende sollten freie Arbeitsplätze und Meetingräume schnell finden und mit wenigen Schritten buchen können. Mit myROOMZ lassen sich verfügbare Arbeitsbereiche über einen interaktiven Grundriss suchen und reservieren.
Ausserdem sehen Mitarbeitende, wann ihre Kolleginnen und Kollegen im Büro sind, und können ihre Präsenztage besser aufeinander abstimmen.
myROOMZ für Shared Desks und flexible Arbeitsbereiche⟶
Mit myROOMZ finden und buchen Mitarbeitende Arbeitsplätze und Meetingräume per Smartphone oder Desktop. |
Verfügbarkeit dort anzeigen, wo sie gebraucht wird
Eine Workplace Application allein löst nicht jede Alltagssituation. Wer bereits vor einem Meetingraum steht, braucht die Information direkt vor Ort.
Unsere ROOMZ Displays zeigen Buchungsstatus und kommende Termine am Raum. Je nach Konfiguration ermöglichen sie auch spontane Buchungen oder Freigaben.
Da die Displays kabellos arbeiten und sich per WLAN verbinden, lassen sie sich ohne neue Strom- oder Netzwerkkabel installieren.
ROOMZ Display für digitale Raumbeschilderung ansehen⟶
Buchung und tatsächliche Belegung unterscheiden
Eine Reservierung bedeutet nicht automatisch, dass ein Arbeitsplatz oder Raum tatsächlich genutzt wird. Für eine realistische Einschätzung der Büroauslastung ist dieser Unterschied entscheidend.
ROOMZ Sensoren erkennen die Anwesenheit mithilfe passiver Infrarot-Technologie und liefern anonyme Belegungsdaten in Echtzeit. So lassen sich beispielsweise sogenannte Ghost Meetings erkennen, also reservierte, aber nicht genutzte Meetingräume. Je nach Konfiguration werden diese Räume automatisch wieder freigegeben.
ROOMZ Sensor und Desk Sensor entdecken⟶
Workplace Analytics für bessere Flächenentscheidungen
Workplace Analytics helfen dabei, einzelne Buchungen und Belegungsereignisse in aussagekräftige Nutzungsmuster einzuordnen. Mit ROOMZ Space Analytics lassen sich Buchungs- und Sensordaten nach Gebäude, Etage, Zone oder individuell definierten Tags auswerten.
Unternehmen erkennen so, welche Bereiche besonders gefragt sind, wo Kapazitäten fehlen und welche Flächen dauerhaft wenig genutzt werden. Diese Erkenntnisse unterstützen fundierte Entscheidungen über Umbauten, neue Raumkonzepte oder angepasste Desk-Sharing-Regeln.
ROOMZ Space Analytics kennenlernen⟶
ROOMZ Space Analytics führt Buchungs- und Sensordaten zusammen und zeigt, wie Arbeitsbereiche tatsächlich genutzt werden. |
Warum Workplace Management Software im hybriden Büro entscheidend ist
Hybride Arbeit verändert nicht nur, wo Menschen arbeiten, sondern auch, wie stark Büroflächen nachgefragt werden. An manchen Tagen sind kleine Besprechungsräume knapp, an anderen bleiben ganze Bereiche weitgehend ungenutzt.
Office Management Software sollte deshalb nicht nur Buchungen verwalten. Sie sollte auch zeigen, wie die Arbeitsbereiche tatsächlich genutzt werden.
| Nutzen | Beitrag im Alltag |
|---|---|
| Weniger Suchaufwand | Freie Arbeitsplätze, Meetingräume und Huddle Spaces sind schneller auffindbar. |
| Bessere Workplace Experience | Mitarbeitende können ihre Bürotage planbarer gestalten und passende Arbeitsbereiche gezielt wählen. |
| Weniger No-Shows | Belegungssensorik kann reservierte, aber ungenutzte Räume sichtbar machen und Auto-Release unterstützen. |
| Belastbarere Flächenplanung | Entscheidungen basieren nicht nur auf Buchungsabsichten, sondern auch auf realer Nutzung. |
| Einfacherer Rollout | Kabellose Sensoren und Displays reduzieren den baulichen Installationsaufwand. |
| Skalierbare Steuerung | Daten lassen sich über mehrere Gebäude, Etagen und Zonen vergleichen. |
Workplace Management System: Software und physischer Raum müssen zusammenspielen
Viele Workplace Systems bilden vor allem Buchungen und Verfügbarkeiten im Kalender oder in der App ab. Der Büroalltag sieht jedoch oft anders aus: Räume werden spontan genutzt, reservierte Plätze bleiben leer und nicht buchbare Bereiche sind trotzdem stark gefragt.
Eine leistungsfähige Office Space Management Software sollte deshalb digitale Planung und tatsächliche Nutzung zusammenbringen.
Genau hier setzt das ROOMZ-Ökosystem an:
- myROOMZ: unterstützt die Planung und Buchung von Arbeitsbereichen.
- Digitale Grundrisse: erleichtern die Orientierung im Büro.
- ROOMZ Displays: zeigen die Verfügbarkeit direkt am Raum.
- ROOMZ Sensoren: erfassen die tatsächliche Belegung.
- Space Analytics: führt Buchungs- und Sensordaten für die Auswertung zusammen.
So entsteht ein durchgängiger Prozess aus Planen, Nutzen, Messen und Optimieren statt einer isolierten Workplace Application.
ROOMZ Floorplans zeigen die Verfügbarkeit aller Arbeitsbereiche in Echtzeit. |
Integration statt Systembruch
Eine Workplace Platform sollte bestehende Arbeitsabläufe sinnvoll ergänzen, statt neue Insellösungen zu schaffen. ROOMZ lässt sich an vorhandene Buchungssysteme anbinden, darunter Microsoft 365 / Exchange und Google Workspace. myROOMZ unterstützt zudem Single Sign-on (SSO), sodass Mitarbeitende keine zusätzlichen Zugangsdaten benötigen.
Für Microsoft-Umgebungen ist eine saubere Ressourcenstruktur besonders relevant. Die Microsoft-Dokumentation zu Raum- und Arbeitsplatzbuchungen beschreibt, wie Räume in Microsoft 365 als buchbare Ressourcen mit eigenen Kalendern verwaltet werden. Buchungen können über Outlook, Teams oder Microsoft Places erfolgen.
Datenschutz und Betrieb von Workplace Management Software
Workplace Management wirft wichtige Fragen auf: Welche Daten werden erfasst? Lassen sich Personen identifizieren? Wer hat Zugriff auf die Auswertungen? Diese Punkte sollten bereits vor einem Pilotprojekt geklärt werden.
ROOMZ Präsenzsensoren nutzen passive Infrarot-Technologie, um die Belegung anonym zu erfassen.
Auch das Betriebsmodell sollte zur IT-Strategie des Unternehmens passen. ROOMZ kann in der Cloud oder innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur betrieben werden. Bei der Auswahl einer Arbeitsplatzmanagement-Software sollten Unternehmen deshalb neben den Funktionen auch Security, Rollen- und Berechtigungskonzepte, SSO, Datenflüsse, Updateprozesse und interne Datenschutzanforderungen berücksichtigen.
So wählen Sie die passende Workplace Management Software aus
Die beste Workplace Management Software ist nicht automatisch die Plattform mit der längsten Feature-Liste.
Entscheidend ist, ob sie die konkreten Anforderungen im Büroalltag erfüllt und sich in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt:
- Anwendungsfall definieren: Geht es vor allem um Desk Sharing, Meetingräume, die Erfassung der tatsächlichen Belegung, die Flächenoptimierung oder eine Kombination daraus?
- Buchungen und tatsächliche Nutzung unterscheiden: Reichen Reservierungsdaten aus oder benötigen Sie Sensoren, um die reale Belegung zu erfassen?
- Integrationen prüfen: Berücksichtigen Sie Kalender, Microsoft 365, Google Workspace, SSO und bereits eingesetzte Buchungssysteme.
- Einführungsaufwand bewerten: Verkabelung, Montage, Konfiguration und spätere Erweiterungen wirken sich auf Zeit und Kosten aus.
- Analytics an konkrete Entscheidungen knüpfen: Dashboards sollten konkrete Fragen beantworten, etwa welche Zonen zu gross oder zu klein sind oder eine andere Ausstattung benötigen.
- Datenschutz frühzeitig klären: Zweck, Datenminimierung, Zugriffsrechte und interne Kommunikation sollten bereits bei der Planung des Pilotprojekts berücksichtigt werden.
- Mit einem Pilotprojekt starten: Ein klar abgegrenzter Bereich liefert schneller belastbare Erkenntnisse als ein sofortiger Rollout im gesamten Unternehmen.
Warum ROOMZ als Workplace Management Platform?
ROOMZ verbindet Software und physische Arbeitsplatztechnologie in einem skalierbaren Ökosystem. Unternehmen können mit einem konkreten Anwendungsfall starten und die Lösung bei Bedarf um weitere Arbeitsbereiche, Sensoren, Displays oder Analysefunktionen erweitern.
Die ROOMZ Displays und Sensoren wurden für den Einsatz in modernen Arbeitsumgebungen entwickelt. Sie arbeiten kabellos und verbinden sich über WLAN.
Workplace Management Software mit ROOMZ testen
Wenn Sie hybride Arbeitsbereiche besser organisieren und verstehen möchten, wie Ihre Büroflächen tatsächlich genutzt werden, empfiehlt sich ein klar definierter Einstieg. Wählen Sie einen Pilotbereich, legen Sie messbare Ziele fest und vergleichen Sie Buchungsdaten mit der tatsächlichen Belegung.
So erkennen Sie, welche Workplace Tools in Ihrer Umgebung den grössten Mehrwert bieten.
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie ROOMZ zu Ihren Arbeitsbereichen und Ihrem bestehenden Buchungssystem passt.
Workplace Management Software im Vergleich: ROOMZ vs. andere Lösungen
Workplace Management Plattformen unterscheiden sich vor allem in ihrem Funktionsumfang und ihrem technischen Ansatz. Einige Anbieter bündeln zahlreiche Prozesse wie Buchungen, Besuchermanagement, Parkplätze, Services und Immobilienverwaltung in einer umfassenden Software-Suite. Andere konzentrieren sich auf die Reservierung von Arbeitsbereichen.
ROOMZ verbindet die digitale Buchung mit dem physischen Büro. Neben Reservierungen erfassen wir auch die tatsächliche Nutzung von Arbeitsbereichen.
Der folgende Vergleich basiert auf den öffentlich dokumentierten Funktionen der Anbieter und wurde am 25. August 2026 geprüft. Er zeigt, wo die jeweiligen Plattformen ihre Stärken haben, ohne pauschal zu bewerten, welche Lösung für jedes Unternehmen die beste ist.
| Lösung | Besonders stark bei | Einordnung im Vergleich zu ROOMZ |
|---|---|---|
| ROOMZ | Desk- und Raumbuchung, digitale Grundrisse, eigene kabellose e-ink©-Displays, eigene Präsenzsensoren für Räume, Desks und Huddle Spaces, Echtzeit-Belegung und Space Analytics. | Besonders geeignet für Unternehmen, die Buchungsdaten und tatsächliche Belegung in einem integrierten Workplace-Ökosystem zusammenführen möchten. Unsere Displays laufen bei typischer Nutzung rund vier Jahre mit Batterie, Sensoren rund vier bis fünf Jahre. Beide benötigen keine Verkabelung. |
| deskbird | Breite Employee-Experience-Plattform mit Desk- und Raumbuchung, Parkplätzen, Besuchern, Ticketing, Signage, vielen HR- und Collaboration-Integrationen sowie Workplace Intelligence. | Besonders geeignet, wenn zahlreiche Employee-Experience-Prozesse in einer Software gebündelt werden sollen. ROOMZ setzt stärker auf eigene physische Sensoren zur anonymen Belegungsmessung. |
| Skedda | Flexible Buchungsregeln, Desk- und Raumbuchung, interaktive Grundrisse, Visitor Management, viele Integrationen sowie WLAN-basierte Präsenz- und Auslastungsdaten. | Besonders geeignet als flexible, softwarebasierte Buchungs- und Scheduling-Plattform. ROOMZ ergänzt Buchungsdaten durch eigene Sensoren, die auch die Belegung von nicht buchbaren Huddle Spaces erfassen können. |
| YAROOMS | Breite Workplace-Suite mit Desk- und Raumbuchung, Hybrid Work Scheduling, Visitor Management, Parkplätzen, Services, digitalen Anzeigen und dem KI-Assistenten Yarvis. | Stärker, wenn Visitor Management, Servicebuchungen oder KI-gestützte Workflows zentral sind. YAROOMS setzt bei Signage auf einen hardware-agnostischen Ansatz und Hardware-Partner. ROOMZ differenziert sich durch ein eigenes, eng integriertes Sensor- und Display-Ökosystem. |
| OfficeSpace | Umfassende Flächen- und Immobilienplanung, Desk- und Raumbuchung, Facility Requests, Moves, Assets, Workplace Intelligence und Portfolio-Optimierung. | Stärker für Organisationen, die ein sehr breites Real-Estate- und Facility-Management-System benötigen. OfficeSpace kann verschiedene Sensor-, Badge- und WLAN-Datenquellen anbinden. ROOMZ ist schlanker, wenn der Fokus auf Buchung, realer Belegung und schneller Optimierung bestehender Arbeitsbereiche liegt. |
| Humly | Eigenes Hardware-Ökosystem für Room und Desk Booking, Visitor Management, Navigation, Analytics und Sensorik. Besonders nah an ROOMZ bei der Verbindung aus Software und Hardware. | Humly bietet breite Workplace-Funktionen und starke Hardware. Beim Retrofit hat ROOMZ einen klaren praktischen Vorteil: ROOMZ Displays und Präsenzsensoren arbeiten batteriebetrieben und kabellos, während Humly Room Displays Strom über PoE oder ein Netzteil benötigen. |
Wo andere Workplace Tools einen grösseren Funktionsumfang bieten
Ein fairer Vergleich zeigt auch, wo ROOMZ bewusst nicht den breitesten Funktionsumfang abdeckt. Wenn Sie Besuchermanagement, Facility-Management-Tickets oder Hospitality-Services verwalten möchten, sollten Sie prüfen, welcher Anbieter Ihre Anforderungen am besten erfüllt. Auch KI-gestützte Workflows stehen bei Anbietern wie YAROOMS oder deskbird stärker im Vordergrund.
Ein grösserer Funktionsumfang ist jedoch nicht automatisch ein Vorteil. Je mehr Prozesse eine Workplace Platform abdecken soll, desto wichtiger werden der Einführungsaufwand, die Datenstruktur, klare Zuständigkeiten und die Akzeptanz durch die Mitarbeitenden.
Wenn es vor allem darum geht, Arbeitsplätze und Räume besser zu nutzen und die tatsächliche Auslastung zu verstehen, kann eine fokussierte Lösung die bessere Wahl sein.
Warum ROOMZ für sensorbasiertes Workplace Management überzeugt
Wenn Sie bestehende Buchungsprozesse mit verlässlichen Informationen aus dem physischen Büro verbinden möchten, ist ROOMZ eine überzeugende Option.
Entscheidend ist das Zusammenspiel mehrerer Eigenschaften, die sich auf die Einführung, den Betrieb und die Qualität der Nutzungsdaten auswirken.
1. Wir erfassen nicht nur Buchungen, sondern auch die tatsächliche Belegung
Reservierungen zeigen, was geplant ist. Unsere Präsenzsensoren erfassen zusätzlich, ob ein Raum, Desk oder Huddle Space tatsächlich genutzt wird. Die PIR-basierte Erfassung liefert anonyme Belegungsdaten und hilft, die Lücke zwischen Kalender und Büroalltag zu schliessen. So werden nicht genutzte Reservierungen, spontane Nutzung und Auslastungsmuster sichtbar.
2. Wir entwickeln und produzieren unsere eigenen Belegungssensoren
ROOMZ entwickelt und produziert eigene Belegungssensoren für Besprechungsräume, Shared Desks und Akustikkabinen. Für Unternehmen bedeutet das einen zentralen Ansprechpartner für diese Hardware. Das vereinfacht die Abstimmung bei Supportanfragen und erleichtert die Verwaltung der ausgestatteten Arbeitsbereiche.
3. Wir ergänzen bestehende Buchungssysteme, statt sie zu ersetzen
ROOMZ lässt sich an bestehende Buchungsumgebungen wie Microsoft 365, Exchange und Google Workspace anbinden. So können Unternehmen ihre etablierten Kalender- und Collaboration-Prozesse beibehalten. Gleichzeitig erweitern sie die physische Arbeitsplatzebene um Verfügbarkeitsanzeigen und Analytics.
4. Unsere Hardware eignet sich für Nachrüstungen und Pilotprojekte
ROOMZ Displays benötigen keine Verkabelung und erreichen bei typischer Nutzung eine Batterielaufzeit von rund vier Jahren. Auch unsere Sensoren arbeiten kabellos und erreichen typischerweise vier bis fünf Jahre Batterielaufzeit. So lassen sich bestehende Büros ausstatten, ohne zusätzliche Strom- oder Netzwerkleitungen zu jedem Raum verlegen zu müssen.
5. Software, Displays, Sensoren und Analytics greifen ineinander
Mitarbeitende finden und buchen Arbeitsbereiche, Displays zeigen die Verfügbarkeit vor Ort und Sensoren erfassen die tatsächliche Nutzung. Space Analytics führt Buchungs- und Sensordaten zusammen. So entsteht ein durchgängiger Prozess aus Planen, Nutzen, Messen und Optimieren statt einer Sammlung voneinander getrennter Workplace Tools.
6. Datenschutz und IT-Betrieb sind von Anfang an mitgedacht
Unsere Belegungssensoren erfassen die Nutzung anonym. ROOMZ verfügt zudem über eine ISO-27001-Zertifizierung und ist DSGVO-konform. Die Kommunikation erfolgt verschlüsselt. Diese technischen und organisatorischen Grundlagen unterstützen Workplace- und IT-Teams bei ihrer Bewertung, ersetzen jedoch nicht die unternehmensinterne Datenschutzprüfung.
Entscheidend ist nicht, welche Plattform die meisten Funktionen bietet
Die entscheidende Frage lautet: Welche Lösung liefert für Ihren konkreten Anwendungsfall verlässliche Daten und lässt sich mit vertretbarem Aufwand einführen?
Wenn Sie eine umfassende Lösung für Besuchermanagement, Ticketing und Facility-Management-Prozesse benötigen, kann ein Anbieter mit einem breiteren Leistungsspektrum besser passen.
Wenn Sie dagegen Meetingräume, Shared Desks und Huddle Spaces effizient organisieren, die tatsächliche Belegung anonym erfassen und bestehende Kalender- und Buchungssysteme weiterverwenden möchten, bietet ROOMZ eine überzeugende Kombination aus Software, physischer Workplace-Technologie und Analytics.
Unternehmen, die ROOMZ zunächst im eigenen Büro testen möchten, können mit einem einzelnen Raum starten und die Lösung schrittweise erweitern. Ein Pilotprojekt können Sie über die Seite ROOMZ testen anfragen. Für Fragen zu einem grösseren Rollout steht Ihnen unser Team für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.
Autorin & fachliche Prüfung
Nadia Obeida
Marketingmanagerin bei ROOMZ
Autorin
Nadia hat die Anforderungen von IT-, Facility- und Workplace-Teams in eine praxisnahe Entscheidungshilfe übersetzt und die SEO- und GEO-Struktur dieses Artikels verantwortet.
Roger Meier
Founder und CEO von ROOMZ
Co-Autor & fachliche Prüfung
Roger bringt die Produkt- und Praxissicht aus ROOMZ-Workplace-Projekten ein. Er hat den Artikel mit Blick auf Technologie, Integration, Skalierbarkeit und Praxistauglichkeit fachlich geprüft.
