Ein Raumbuchungssystem macht freie Besprechungsräume sichtbar, vereinfacht die Reservation und hilft, vorhandene Flächen besser zu nutzen. Mit ROOMZ buchen Mitarbeitende Meetingräume über ihre gewohnten Tools oder direkt am Raum.
Kabellose Displays zeigen die Verfügbarkeit dort, wo sie gebraucht wird, während optionale Belegungssensoren erkennen, ob ein gebuchter Raum tatsächlich genutzt wird. Space Analytics verbindet Buchungs- und Belegungsdaten zu einer belastbaren Grundlage für das Workplace Management.
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Was ist ein Raumbuchungssystem?
Ein Raumbuchungssystem ist eine digitale Lösung zur Reservation und Verwaltung gemeinsam genutzter Räume. Es zeigt, welche Meeting- und Konferenzräume frei oder belegt sind, nimmt Buchungen entgegen und synchronisiert diese mit dem Raumkalender. Moderne Systeme ergänzen diese Basisfunktion um Türdisplays, Ad-hoc-Buchungen, No-Show-Management, Belegungssensoren und Auswertungen.
Die Begriffe Raumbuchung Software, Room Booking System, Room Booking Software, Meeting Room Booking System oder Conference Room Booking Software beschreiben im Kern dieselbe Aufgabe: Mitarbeitende sollen den passenden Raum schnell finden, zuverlässig reservieren und bei Bedarf spontan nutzen können. Für Workplace- und Facility-Teams kommt eine zweite Aufgabe hinzu: Sie müssen verstehen, wie die Räume tatsächlich genutzt werden.
Microsoft 365 kann Räume bereits als eigene Ressourcen mit Kalendern verwalten. Mitarbeitende buchen sie zum Beispiel direkt aus Outlook oder Teams. Ein spezialisiertes System baut auf dieser vorhandenen Buchungslogik auf und ergänzt sie um Sichtbarkeit am Raum, spontane Reservationen, automatische Freigaben und Nutzungsdaten.
Externe Fachquelle: Microsoft Learn – Raum- und Arbeitsplatzbuchung
Wie funktioniert ein digitales Raumbuchungssystem?
Ein digitales Raumbuchungssystem verbindet drei Ebenen: den Kalender, die sichtbare Raumverfügbarkeit vor Ort und – je nach Lösung – die tatsächliche Belegung. Dadurch entsteht ein konsistenter Buchungsprozess vom geplanten Meeting bis zur realen Nutzung.
1. Raum über Kalender, App oder Display buchen
Die Reservation kann im bestehenden Kalender, über eine Room Booking App oder direkt am Display vor dem Raum erfolgen. ROOMZ synchronisiert sich mit Microsoft 365, Microsoft Teams, Google Workspace, Exchange und mehr als 20 weiteren Buchungssystemen. Mitarbeitende müssen ihre gewohnte Arbeitsweise deshalb nicht ersetzen.
2. Verfügbarkeit direkt am Raum sehen
Ein Raumdisplay zeigt auf einen Blick, ob ein Meetingraum frei, belegt oder bald wieder verfügbar ist. Das reduziert unnötige Wege und ermöglicht spontane Ad-hoc-Buchungen. Das ROOMZ Display arbeitet mit e-ink©-Technologie, ist vollständig kabellos und kann auch auf Glas montiert werden.
Das ROOMZ Display zeigt Raumverfügbarkeit und anstehende Meetings auf einen Blick. |
3. Tatsächliche Belegung automatisch erkennen
Eine Buchung zeigt zunächst nur, dass ein Raum reserviert wurde. Sie beweist nicht, dass das Meeting tatsächlich stattfindet. Ein optionaler ROOMZ Sensor erkennt die physische Belegung anonym. Erscheint niemand zu einer Reservation, kann der Raum automatisch wieder freigegeben werden. So wird aus einem blockierten Kalenderfenster wieder verfügbare Kapazität.
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Der ROOMZ Sensor erkennt die tatsächliche Raumbelegung anonym mittels passiver Infrarottechnologie. |
Warum eine reine Kalenderbuchung oft nicht genügt
Outlook, Teams oder Google Calendar können Räume zuverlässig als Ressourcen verwalten. Für viele Unternehmen ist das eine gute Grundlage. Im Büroalltag entstehen jedoch zusätzliche Fragen: Ist der Raum vor Ort tatsächlich frei? Kann ich ihn spontan buchen? Wird eine Reservation automatisch aufgehoben, wenn niemand erscheint? Welche Räume sind dauerhaft über- oder unterbelegt?
Genau hier erweitert ein spezialisiertes Meetingraum-Buchungssystem den Kalender. Es bringt die Buchungsinformation in den physischen Raum und kann geplante mit tatsächlicher Nutzung verbinden.
| Kalender allein | Room Booking Software | ROOMZ Ökosystem | |
|---|---|---|---|
| Buchung | Ja | Ja | Ja, über bestehende Tools |
| Sichtbarkeit vor Ort | Begrenzt | Je nach vorhandenem Display oder Kiosk | Kabelloses Raumdisplay |
| Reale Belegung | Nein | Meist Check-in-basiert | Optional per Sensor |
| Installation | Keine | Oft Strom- oder Netzwerkkabel | Kabellos, ohne bauliche Massnahmen |
Welche Funktionen sollte ein modernes Raumbuchungssystem bieten?
Die passende Lösung hängt von Gebäudegrösse, IT-Landschaft und Arbeitsmodell ab. Für eine fundierte Auswahl sollten Sie nicht nur die Buchungsmaske vergleichen, sondern den gesamten Lebenszyklus einer Raumreservation.
| Kriterium | Warum es wichtig ist |
|---|---|
| Echtzeit-Verfügbarkeit | Freie und belegte Räume müssen in Kalendern und vor Ort konsistent angezeigt werden. |
| Ad-hoc-Buchung | Spontan freie Räume sollten direkt am Eingang reserviert werden können. |
| Kalenderintegration | Microsoft 365, Teams, Outlook, Google Workspace oder Exchange sollten ohne Medienbruch eingebunden werden. |
| No-Show-Management | Ungenutzte Reservationen sollten automatisch erkannt werden, damit der Raum ohne manuelles Eingreifen wieder freigegeben wird. |
| Raumdisplays | Ein sichtbarer Status vor der Tür reduziert Suchzeiten und Konflikte. |
| Analytics | Buchungsdaten allein reichen für Flächenentscheidungen oft nicht; reale Nutzung liefert zusätzliche Aussagekraft. |
| Skalierbarkeit | Die Lösung sollte sich einfach über mehrere Etagen, Gebäude und Standorte ausrollen lassen. |
| Sicherheit | Authentifizierung, verschlüsselte Kommunikation und dokumentierte Informationssicherheitsprozesse sind für Unternehmensumgebungen zentral. |
ROOMZ: Raumbuchungssystem ohne Verkabelung
Viele automatisierte Konferenzraum-Buchungssysteme benötigen dauerhaft versorgte Tablets, Netzwerkkabel oder PoE-Infrastruktur. ROOMZ verfolgt einen anderen Ansatz. Das ROOMZ Display ist batteriebetrieben, verbindet sich über das vorhandene WLAN und lässt sich ohne bauliche Massnahmen an Türen, Wänden oder Glasflächen installieren.
Bei typischer Nutzung erreicht das Display laut aktueller Produktspezifikation bis zu vier Jahre Batterielaufzeit und ist auf eine Lebensdauer von mehr als zehn Jahren ausgelegt. Da auf dem Display kein klassisches Betriebssystem läuft und keine Kundendaten lokal gespeichert werden, reduziert sich zugleich der laufende Wartungs- und Patch-Aufwand.
Für Unternehmen mit vielen Räumen kann dieser Unterschied relevant sein: Nicht nur die Softwarelizenz bestimmt die Gesamtkosten, sondern auch Installation, Stromversorgung, Verkabelung, Geräteverwaltung, Ersatzzyklen und Wartung.
Das ROOMZ Display lässt sich ohne Verkabelung an Türen, Wänden oder Glastrennwänden montieren. |
No-Shows und Ghost Meetings automatisch reduzieren
Ein häufiges Problem bei der Konferenzraumreservierung sind sogenannte Ghost Meetings: Der Raum bleibt im Kalender blockiert, obwohl das Meeting abgesagt wurde oder niemand erscheint. Manuelle Check-ins können dieses Problem teilweise lösen, setzen aber voraus, dass Mitarbeitende die Bestätigung aktiv durchführen.
ROOMZ kann die tatsächliche Belegung mit einem separaten Sensor erkennen. Ist ein gebuchter Raum nicht belegt, lässt sich die Reservation automatisch freigeben. Die Erkennung erfolgt anonym; der Sensor nutzt passive Infrarottechnologie und benötigt keine Kamera oder personenbezogene Identifikation.
Das ist besonders relevant, wenn die Organisation nicht nur Buchungsdisziplin durchsetzen, sondern reale Raumnutzung objektiv messen möchte.
Room Booking System in Microsoft 365, Teams und Google integrieren
Ein gutes Room Booking System sollte sich an die vorhandene Arbeitsweise anpassen. Mitarbeitende sollen nicht für jede Raumreservation eine neue Anwendung öffnen müssen. ROOMZ synchronisiert sich mit bestehenden Kalender- und Collaboration-Systemen. Buchungen aus Microsoft 365, Teams, Google Workspace oder Exchange werden auf dem Display sichtbar; umgekehrt können freie Räume direkt am Display reserviert werden.
Damit eignet sich ROOMZ auch für Unternehmen, die ihre Raumressourcen bereits sauber in Exchange oder Microsoft Places eingerichtet haben. Das bestehende Kalendersystem bleibt die Buchungsbasis, während ROOMZ die physische Benutzeroberfläche und – optional – die Belegungserfassung ergänzt.
Technischer Hintergrund: Microsoft Learn – Ressourcenpostfächer in Exchange Online
Raumbuchungen und tatsächliche Flächennutzung analysieren
Für die tägliche Verwaltung von Raumbuchungen genügt die Information «frei oder belegt». Strategische Entscheidungen zur Flächenoptimierung erfordern jedoch mehr Informationen. Ein voll gebuchter Raumkalender kann eine hohe Nachfrage suggerieren, obwohl einzelne Reservationen nie wahrgenommen werden. Umgekehrt können spontan genutzte Räume in reinen Kalenderdaten fehlen.
ROOMZ Space Analytics kombiniert deshalb Buchungs- und Belegungsdaten. Auswertungen können nach Gebäude, Etage, Zone oder definierten Tags erfolgen. So lassen sich beispielsweise unterbelegte Räume, Spitzenzeiten, No-Shows oder Unterschiede zwischen gebuchter und tatsächlicher Nutzungsdauer erkennen.
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Sicherheit und Datenschutz beim Meeting Room Booking
Raumbuchungssysteme sind Teil der Unternehmens-IT und sollten entsprechend geprüft werden. Relevant sind unter anderem verschlüsselte Kommunikation, Authentifizierung, Geräteverwaltung, Datenspeicherung und der Umgang mit Belegungsdaten.
ROOMZ weist eine ISO-27001-Zertifizierung aus. Die Raumbelegung wird anonym erfasst; ROOMZ Sensoren benötigen für die Belegungserkennung keine Bilder, Videos oder personenbezogenen Daten. Das Display besitzt kein klassisches Betriebssystem und speichert keine Kundendaten lokal.
ISO 27001 definiert Anforderungen an ein Informationssicherheits-Managementsystem und schafft damit einen strukturierten Rahmen für den Umgang mit Informationssicherheitsrisiken.
Externe Fachquelle: ISO – ISO/IEC 27001:2022
Für wen eignet sich die ROOMZ Room Booking Solution?
ROOMZ eignet sich besonders für Organisationen, die ihre Meeting- und Konferenzräume zuverlässig verwalten wollen, ohne eine aufwendige Verkabelungs- oder Tablet-Infrastruktur aufzubauen. Der Ansatz ist vor allem interessant, wenn mehrere Standorte oder viele Räume ausgerollt werden sollen und die reale Auslastung später in die Flächenplanung einfliessen soll.
- Unternehmen mit Microsoft 365, Teams, Exchange oder Google Workspace
- Organisationen mit vielen Meeting- und Konferenzräumen
- Gebäude, in denen neue Strom- oder Netzwerkkabel unerwünscht oder schwierig sind
- Workplace- und Facility-Teams, die No-Shows und reale Auslastung messen möchten
- Unternehmen, die Buchungs- und Sensordaten gemeinsam analysieren wollen
- Schulen, Hochschulen und Campusareale mit vielen flexibel nutzbaren Räumen oder denkmalgeschützten Gebäuden
Praxis: Skalierung von wenigen Räumen bis zum Campus
Die Skalierbarkeit lässt sich an bestehenden ROOMZ Projekten nachvollziehen. An der ETH Zürich sind laut aktueller Referenz 800 ROOMZ Displays im Einsatz. Die Lösung wurde dort bereits 2016 eingeführt und verbindet sich mit mehreren unterschiedlichen Reservationstools. Die ETH nutzt die Displays unter anderem, um die Verfügbarkeit von Sitzungszimmern, Hörsälen und Seminarräumen sichtbar zu machen.
Bei Lonza sind 260 Meetingräume mit ROOMZ ausgestattet und 3’000 Sensoren installiert. Lonza nutzt das gesamte ROOMZ Ökosystem und nicht nur die Verwaltung der Meetingräume. Mit der App myROOMZ optimiert das Unternehmen auch seine geteilten Arbeitsplätze.
Referenz ETH Zürich⟶ROOMZ Referenzen und Downloads⟶
Welches Raumbuchungssystem passt zu Ihrem Unternehmen?
Die beste Lösung ist nicht automatisch die mit den meisten Funktionen. Entscheidend ist, ob sie zur vorhandenen IT, zur Anzahl Räume und zum gewünschten Datenmodell passt. Eine reine Room Booking App kann genügen, wenn nur digitale Reservationen benötigt werden. Sobald jedoch Sichtbarkeit vor Ort, automatische No-Show-Freigabe oder belastbare Auslastungsdaten wichtig werden, sollten Hardware und Belegungserfassung in die Evaluation einbezogen werden.
- Prüfen Sie, welche Kalender- und Collaboration-Systeme bereits im Einsatz sind.
- Definieren Sie, ob Buchungen nur im Voraus oder auch spontan am Raum möglich sein sollen.
- Entscheiden Sie, ob ein manueller Check-in genügt oder reale Belegung automatisch erkannt werden soll.
- Berücksichtigen Sie Installations- und Wartungsaufwand der Displays, nicht nur die Softwarekosten.
- Klären Sie Datenschutz, Informationssicherheit und gewünschte Analytics-Kennzahlen.
- Testen Sie die Lösung mit realen Räumen und typischen Buchungsszenarien, bevor Sie breit ausrollen.
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Autorin & fachliche Prüfung
Nadia Obeida
Marketingmanagerin bei ROOMZ
Autorin
Nadia hat die Anforderungen von IT-, Facility- und Workplace-Teams in einen praxisnahen Leitfaden zur Auswahl eines Raumbuchungssystems übersetzt und die SEO- und GEO-Struktur dieses Artikels verantwortet.
Roger Meier
Gründer und CEO von ROOMZ
Co-Autor & fachliche Prüfung
Roger bringt die Produkt- und Praxissicht aus ROOMZ Workplace-Projekten ein. Er hat den Artikel mit Blick auf Technologie, Integration, Skalierbarkeit und Praxistauglichkeit fachlich geprüft.
