Ricola s’appuie sur les solutions de gestion des salles de réunion ROOMZ depuis plus de neuf ans pour soutenir une expérience de travail efficace dans ses bureaux en Suisse.
Aujourd’hui, l’installation continue de fonctionner avec une fiabilité remarquable, avec des appareils en service depuis 2017 et un minimum de support nécessaire au fil des années. La solution sans fil a permis à Ricola de maintenir un système simple et peu contraignant pour la gestion de ses espaces de réunion.
Cette collaboration de long terme repose sur la confiance, la performance et des valeurs suisses partagées de qualité et de fiabilité, récemment confirmées par la prolongation de l’abonnement pour trois années supplémentaires.
Depuis 2017, Pilatus Aircraft Ltd, le célèbre fabricant d’avions suisse, fait confiance à ROOMZ pour optimiser ses bureaux.
Basée en Suisse et reconnue internationalement pour ses avions de haute performance, Pilatus a choisi ROOMZ afin d’apporter le même niveau d’efficacité et de précision à la gestion de ses espaces de travail.
Le partenariat a débuté en 2016, lorsque Pilatus cherchait une solution plus efficace pour gérer les réservations de salles de réunion. Comme beaucoup de grandes organisations, l’entreprise était de plus en plus confrontée aux frustrations liées aux processus manuels, tels que l’impression des plannings hebdomadaires.
Aujourd’hui, avec 57 écrans ROOMZ installés dans ses différents sites, le système fonctionne parfaitement, permettant aux équipes de trouver et de réserver facilement des salles de réunion tout en améliorant significativement l’efficacité au travail.
Le témoignage du succès de cette collaboration réside dans la confiance continue de Pilatus envers ROOMZ: l’entreprise vient en effet de renouveler son engagement pour trois années supplémentaires, prolongeant notre partenariat jusqu’au moins 2028 !
Fait remarquable, les écrans installés en 2017 fonctionnent encore parfaitement aujourd’hui et Pilatus a simplement choisi de renouveler les licences de ces mêmes appareils, démontrant l’excellente durabilité de la technologie ROOMZ.
Nous sommes fiers d’accompagner Pilatus dans la modernisation de son environnement de travail, porté par l’innovation suisse et des valeurs communes de fiabilité et d’excellence.
lastminute.com est un acteur majeur du voyage en ligne en Europe depuis plus de 20 ans. Pour son siège à Chiasso en Suisse, l’entreprise a choisi myROOMZ afin d’optimiser l’utilisation de ses 27 cabines téléphoniques.
Trouver un espace disponible dans un environnement de bureaux sur plusieurs étages
En 2024, Stefano Poli, responsable de l’équipe End User Service chez lastminute.com, a du relever un défi: faciliter la recherche des cabines téléphoniques libres pour les 450 collaborateurs répartis sur deux bâtiments – l’un de sept étages et l’autre de trois.
Stefano explique: «Ces petits espaces, utilisés pour de courts appels ou des échanges confidentiels, sont essentiels, mais leur statut d’occupation change constamment. Même si nous encourageons nos collaborateurs à marcher davantage, passer d’un étage à l’autre pour trouver un endroit calme était une perte de temps. Nous avons étudié plusieurs fournisseurs proposant différentes solutions, avant de constater que ROOMZ correspondait exactement à nos besoins.» .
Plutôt que d’afficher des plans d’étage classiques, lastminute.com a configuré myROOMZ pour présenter une liste en temps réel de toutes les cabines téléphoniques, avec leur statut d’occupation.
Chaque espace indique clairement l’étage auquel il se trouve et comporte une note complémentaire, par exemple «en face de la salle de réunion Caracas», ce qui aide les collaborateurs à se repérer plus facilement dans les bâtiments et à réduire la perte de temps.
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Un concept de bureau inspirant pour gérer les cabines téléphoniques
Pour aller encore plus loin, les cabines téléphoniques ont été nommées d’après des compagnies aériennes partenaires, comme Air Europa, Iberia ou KLM. Cette référence à l’univers du voyage renforce l’identité du lieu de travail et facilite leur identification. Elle montre également comment myROOMZ peut s’adapter de manière flexible aux structures existantes pour répondre à des besoins spécifiques en matière de gestion d’espaces.
Grâce à cette configuration intelligente, lastminute.com a relevé un défi majeur: offrir aux collaborateurs une visibilité instantanée sur la disponibilité des espaces selon leurs besoins tout au long de la journée, favorisant ainsi la collaboration.
Stefano ajoute: «La réaction de nos collaborateurs depuis l’arrivée de ROOMZ, il y a 18 mois, a été très positive. En tant qu’entreprise internationale, avec des équipes réparties dans le monde entier, pouvoir effectuer nos appels Google Hangout en toute confidentialité est très important. Disposer d’un système qui permet de trouver une cabine acoustique sans perdre de temps, ou même de rester à son bureau jusqu’au dernier moment, est vraiment un avantage.»
En 2018, l’administration municipale de Sarnen a équipé l’école de musique de la ville de 10 écrans ROOMZ pour gérer la gestion de ses salles de classe.
L’objectif de cette nouvelle organisation était clair: faciliter la réservation des salles et améliorer la visibilité pour les enseignants et les étudiants en éliminant les emplois du temps papier. En parallèle, la solution devait rester simple et ne pas générer de surcharge de maintenance.
Plus de sept ans après l’installation des écrans, les résultats parlent d’eux-mêmes:
aucun ticket de support n’a été créé
aucun écran n’a dû être remplacé
aucun problème technique n’a été constaté
Les écrans fonctionnent toujours parfaitement, comme au premier jour.
Cette longévité exceptionnelle illustre l’un des atouts majeurs de ROOMZ : une solution qui ne nécessite aucune maintenance. Grâce à l’installation sans fil, à l’absence de système d’exploitation et à une faible consommation d’énergie, les écrans offrent une fiabilité durable, tout en réduisant considérablement la charge de travail des équipes techniques.
À l’image d’une symphonie bien orchestrée, ROOMZ coordonne chaque emploi du temps avec cohérence et harmonie.
Dans le cadre de son ambitieux projet « New Workplace at BSA », le leader mondial de l’emballage BOBST modernise ses environnements de travail à Lausanne en Suisse, afin de créer des espaces plus flexibles, connectés et durables.
Impliquant près de 1 000 collaborateurs, ce projet vise à adapter les bureaux aux nouveaux modes de travail tout en intégrant des outils numériques de pointe. ROOMZ s’est imposé comme un partenaire technologique clé dans cette démarche.
Pour accompagner cette transformation, BOBSTa déployé des écrans et capteurs ROOMZ pour la gestion des salles de réunion, ainsi que des capteurs de bureau facilitant la mise en place du flex office. Le système, sans fil et à faible consommation d’énergie, permet une installation agile et progressive, bâtiment par bâtiment.
« ROOMZ s’est distingué par la simplicité de son intégration sans fil et sa capacité à évoluer progressivement avec notre projet […] De plus, la faible consommation d’énergie des écrans reflète notre engagement en faveur d’une approche plus responsable, tout en restant fidèle à notre culture de l’innovation », déclare Stéphane Mader, Head of Group Marketing & Communications & Workplace Program Manager chez BOBST.
Les données d’analyse des espaces de travailgénérées par ROOMZ sont un véritable levier d’optimisation. Elles permettent à BOBST d’analyser l’utilisation réelle des espaces pour ajuster l’aménagement, équilibrer les zones collaboratives et les espaces individuels, et améliorer la satisfaction des collaborateurs.
D’une organisation de travail traditionnelle à des bureaux flexibles
HDI Global, société internationale spécialisée dans l’assurance en responsabilité civile, recherchait une solution moderne pour gérer ses espaces de travail en Suisse, où travaillent près de 120 employés.
> LE BESOIN INITIAL
Auparavant réparties sur neuf étages, HDI souhaitait réunir ses équipes sur un seul étage afin de favoriser la collaboration entre les départements. Cette nouvelle organisation de travail nécessitait de passer d’un modèle de bureaux fixes et attitrés à des espaces de collaboration flexibles.
> LA REPONSE DE ROOMZ
En choisissant l’écosystème ROOMZ pour gérer ses bureaux, phone boxes et salles de réunion, HDI a pu mettre en place des espaces modernes et flexibles en peu de temps.
“ROOMZ maintenant en service, nous permet de travailler en équipes hybrides et selon différents modèles de travail. Cela nous a vraiment aidé à travailler d’une manière que je n’aurais jamais imaginée “
7 ans après l’installation des premiers écrans, l’ETH de Zurich revient sur son expérience avec ROOMZ.
800 écrans sont aujourd’hui installés au sein des salles de classe de la prestigieuse université Suisse.
Armin Brunner, Responsable ITS Infrastructure revient sur son expérience avec ROOMZ et sur l’évolution des écrans dans le temps:
> CONSOMMATION D’ENERGIE
En tant que premier client de ROOMZ, nous pouvons témoigner de la très faible consommation d’énergie des écrans et de l’excellente autonomie des batteries.
En 2016, lorsque nous avons installé nos 400 premiers écrans à l’ETH, ROOMZ estimait leur autonomie à 2 ans. Ce cap a largement été atteint puisque l’autonomie moyenne des écrans sur notre installation dépasse les 4 ans.
Quant au remplacement de la batterie, il est très simple et prend moins d’une minute par écran.
> DURABILITE DES ECRANS
400 écrans ont été installés en 2016 et aujourd’hui nous avons un total de 800 écrans sur notre parc. Sur ces 800 écrans, seuls 10 ont été défectueux (0,26{6f7944a7318c6d9fe2a817e598f07947d1ff9cb4a6b89de06e6363d2af27e3bb} ou 1,6{6f7944a7318c6d9fe2a817e598f07947d1ff9cb4a6b89de06e6363d2af27e3bb} d’écran par an).
Après 7 ans de fonctionnement, les écrans ne présentent pratiquement aucune dégradation visible, et nous pouvons nous attendre à ce qu’ils durent encore 10 ans.
> MAINTENANCE
Comme les écrans n’ont pas de système d’exploitation, ils ne nécessitent AUCUNE maintenance logicielle – ils fonctionnent de manière autonome, tout simplement.
Les employés de l’UNESCO ont adopté les écrans ROOMZ
L’UNESCO était en recherche d’une solution pour moderniser l’utilisation des salles de réunion de son siège social à Paris. Sensible à la cause environnementale, l’organisation souhaitait une technologie basse consommation.
Après plusieurs mois d’utilisation, ROOMZ fait désormais partie des nouvelles habitudes de travail des collaborateurs, comme le précise Vincent Rudent, Chef d’Unité audiovisuel et téléphone:
« ROOMZ a permis à notre organisation de se doter d’un système de réservation de salle simple, efficace et facile à mettre en œuvre. »
La ville de Sunderland cherchait une solution globale pour intégrer des méthodes de travail agiles au sein de son nouvel hôtel de ville, inauguré le 17 mars 2022.
Implémenté en même temps que la finalisation du nouveau bâtiment, ROOMZ a été le bon produit au bon moment.
«Nos bureaux sont désormais conçus pour tous les types de travail et surtout la collaboration.
Des salles de réunion sont réservables par les employés qui veulent collaborer en face-à-face, tandis que des bureaux individuels peuvent également être réservés.
ROOMZ nous a donné les outils pour gérer cette nouvelle façon de travailler.» témoigne Ian Crosby, responsable des locaux et de la sécurité pour le conseil municipal de Sunderland.
Les écrans ROOMZ facilitent la vie d’ABB au travail
ABB cherchait un nouveau système de gestion de salles qui permette les réservations via Outlook et qui affiche l’occupation et toutes les réservations à venir devant les entrées.
Au cours d’une évaluation minutieuse, ROOMZ s’est clairement imposé comme étant la solution favorite en répondant à toutes les exigences, également en termes de prix.
Après l’implémentation réussie, Bartosz Patyna, chef de projet du système d’information au siège social, ne tarit pas d’éloges :
« Le système de réservation fonctionne parfaitement depuis sa mise en service et les utilisateurs en sont très satisfaits ». Bartosz Patyna a d’ailleurs déjà recommandé la solution à d’autres personnes. « Mes collègues de la succursale de Dubaï en ont immédiatement commandé 120. »
Introduction des méthodes de travail hybrides avec le ROOMZ Display et myROOMZ
Pharmaplan est l’un des principaux partenaires en matière de conseil et d’ingénierie dans l’industrie pharmaceutique.
L’équipe projet chargée de trouver une solution pour implanter des espaces de travail hybrides et optimiser la gestion des salles de réunion tout en respectant les normes liées à la crise sanitaire du Coronavirus a connu ROOMZ lors de ses recherches.
Au fil des discussions, myROOMZ et ROOMZ Display se sont imposés comme les solutions parfaites pour tous les enjeux actuels et futurs de Pharmaplan. Le système a été intégré progressivement dans l’infrastructure existante. Markus Reuss, Project Engineer, Manufacturing IT & Automation, se réjouit: « ROOMZ répond à toutes nos exigences et sert de base à l’introduction de notre modèle de travail hybride. Les employés l’ont déjà adopté »
Une nouvelle signalétique pour les salles de classe et de réunion
Dans le cadre d’une rénovation globale de ses locaux, l’école cantonale d’Olten souhaitait également moderniser le système d’affichage situé à l’entrée des salles et jusqu’alors effectué sur papier.
Le Display Education a été installé à l’entrée des 100 salles de classe. Concernant les salles de réunion, elles ont été équipées des écrans ROOMZ Display classiques.
Isabelle BERGER, responsable des services informatiques de l’école fut ravie de la collaboration sans faille entre les experts ROOMZ et les programmeurs du logiciel utilisé en local KASHUSO. Elle souligne la simplicité avec laquelle le projet a été mené.
Le domaine de l’éducation a de nouveau été séduit par la technologie ROOMZ. En effet, la Business School internationale WHU – Otto Beisheim School of Management – a choisi d’intégrer les écrans et Flightboard ROOMZ pour offrir une meilleure expérience utilisateur à ses étudiants et au corps enseignant.
La WHU l souhaitait remplacer son ancien système d’affichage afin de faire face à ses nouveaux besoins et optimiser l’utilisation de ses salles. Grâce aux écrans ROOMZ, les étudiants savent en temps réel et à l’avance si une salle est occupée ou non et peuvent l’utiliser pour étudier si elle est disponible.
N’hésitez pas à découvrir notre solution ROOMZ Education, spécialement conçue pour les écoles et universités, afin d’en savoir plus.
Le groupe pharmaceutique Lonza emploie près d’un millier de personnes sur son site de Bâle. En 2019, les responsables ont commandé des écrans ROOMZ sans-fil pour optimiser l’utilisation de leurs salles de réunion mal gérées jusque-là dans le bâtiment du siège.
Mais une fois le système de réservation mis en place avec succès, Lonza a dû relever de nouveaux défis liés à la crise du Covid-19. Il a donc été décidé d’étendre le système de réservation aux postes de travail. Avec le logiciel myROOMZ, Lonza peut désormais garantir une occupation des postes de travail conforme aux normes sanitaires pour lutter contre le Corona virus. Malgré l’exiguïté de l’espace, une protection maximale des employés est ainsi garantie à tout moment.
Rapide, simple et fiable — les attentes du COO/CIO Holger Schulthess (jusqu’en 2020) envers les écrans ROOMZ, de la commande à la mise en service, peuvent se résumer ainsi. Sa satisfaction sans réserve parle en notre faveur.
En 2022, Bellevue Group opéra un autre changement majeur: la migration du serveur ROOMZ jusqu’alors On premise sur le Cloud. Philipp Huber, System Engineer chez Bellevue Asset Management (filiale de Bellevue Group) était en charge du projet qui s’est déroulé facilement.
En matière de poste de travail numérique, isolutions, partenaire d’affaire leader de Microsoft, s’arroge un rôle de pionnier: les cracks de la technologie encadrent avec succès les entreprises dans leur transformation numérique. La décision d’isolutions en faveur de ROOMZ est à considérer à sa juste valeur: il s’agit d’une reconnaissance dont nous sommes fiers.
L’utilisation optimale et une gestion efficace de ressources de réunion sont bien plus qu’une simple exigence de rapport coût/utilité. Pour l’ETH Zurich, l’utilisation intelligente d’espaces implique aussi de créer un cadre idéal permettant aux professeurs, doctorants et étudiants de déployer le mieux possible leurs ressources. ROOMZ y apporte une contribution durable.
Pour en savoir plus sur notre solution Education, n’hésitez pas à visiter notre page web dédiée.
