Le bureau s’adapte aux entreprises et non l’inverse, c’est la philosophie sur laquelle nous avons basé et développé notre solution. Pour ce faire il est cependant nécessaire que les outils qui accompagnent les organisations soient d’une grande flexibilité.
La force de la solution ROOMZ réside dans la complémentarité et la personnalisation de ses outils en fonction des situations afin de placer les employés avant les espaces de travail dans le but d’améliorer la collaboration.

Fort de notre expérience et des retours de nos clients, nous avons défini 4 grandes typologies de bureaux, toutes combinables entre elles et dont les objectifs diffèrent. De la solution la plus « rigide » à la plus « flex », cet article a pour but de vous présenter des situations concrètes afin de vous donner des premières pistes de réflexion sur le modèle de gestion des espaces de travail qui conviendrait le mieux à votre structure.

1. Les bureaux alloués

Solution la moins flexible, il s’agit ici d’allouer certains bureaux à des personnes ou des contextes spécifiques. Une fois le bureau assigné, il n’est plus réservable par le restant des usagers mais uniquement consultable sur le plan digitalisé des espaces de travail. Ici, seuls les administrateurs peuvent effectuer les réservations, les employés peuvent cependant libérer les bureaux s’ils n’en ont plus besoin (ex : jour de congés, vacances, arrêts maladie…).

L’avantage premier de ce schéma est qu’il présente une plus grande flexibilité que l’organisation classique où chacun a son propre bureau attitré. En effet, si une personne est en vacances ou en arrêt maladie, le bureau peut être libéré et utilisé par les autres collaborateurs.

Quand utiliser les bureaux alloués (liste non exhaustive) ?

• Si les employés passent 60% du temps de travail au bureau.
• Si un employé utilise un bureau certains jours fixes par semaine (ex : mercredi et jeudi), il est alors réservable par les autres le reste du temps.
• Si un employé se rend très régulièrement au bureau, cela évite de faire une réservation à chaque fois.
• Pour certaines fonctions à responsabilités qui nécessitent un bureau fixe (ex : CEO).
• Pour un projet spécifique.
• Pour organiser le service de nettoyage des bureaux.

Quelles solutions ROOMZ ?

• L’application de réservation myROOMZ
• Le capteur de présence ROOMZ Desk Sensor afin d’analyser si le poste de travail est plus utile en statut alloué ou réservable (optionnel).

2. Les bureaux réservables (Bookable Desks)

Ici, nous laissons une grande liberté aux employés qui réservent un bureau dans l’espace de leur choix. Ce modèle permet aussi aux collaborateurs de planifier à l’avance leur semaine de travail et d’être sure qu’ils auront à disposition un bureau qui corresponde à leurs besoins (ex : être assis à côté d’un certain collègue).

Une des grandes forces de ce schéma est de favoriser la collaboration au sein d’une équipe en proposant aux collaborateurs des outils pour organiser leurs journées de travail entre eux (ex : rechercher un collègue, placer des collègues en « favoris »…).

Quand utiliser les bureaux réservables (liste non exhaustive) ?

• Pour favoriser la cohésion inter services : certaines personnes qui ne travaillent pas ensemble peuvent se retrouver côte à côte si elles le souhaitent.
• Pour permettre aux employés de s’organiser de manière autonome.
• Pour s’assurer qu’il n’y ait pas plus de collaborateurs que de bureaux.
• Pour analyser le taux d’occupation de certains espaces afin de les optimiser.

Quelles solutions ROOMZ ?

• L’application de réservation myROOMZ.
• Le capteur de présence ROOMZ Desk Sensor afin d’analyser si le nombre de postes réservables est suffisant ou non (optionnel).

3. Les bureaux réservables dans une zone (Bookable desks in an area)

Avec cette option, nous nous rapprochons d’une organisation en Flex Office mais en gardant tout de même un certain contrôle. Il est ici question de créer des contingents de bureaux que les employés se partagent et peuvent réserver tout en ne sachant pas où ils seront assis. Etant donné que les réservations ne sont pas nominatives sur le plan, elles sont anonymes. L’avantage de ce schéma est aussi de mélanger les équipes puisque personne ne peut choisir d’être assit tout le temps à la même place.

Il s’agit d’une solution efficace si l’entreprise ne souhaite pas monter des plans d’étages précis mais veut tout de même garantir à ses employés qu’ils trouveront un bureau à leur arrivée.

Comme pour le modèle précédent, cette organisation contribue à renforcer la collaboration entre les employés en leur proposant des outils pour se retrouver et échanger.

Quand utiliser les bureaux réservables dans une zone (liste non exhaustive) ?

• Pour augmenter la collaboration au sein d’un groupe de personnes.
• Pour s’assurer qu’il n’y ait pas plus de collaborateurs que de bureaux.
• En cas de gestion de projet: permet de définir un ensemble de bureaux réservables pour l’équipe.
• Pour définir des bureaux réservables par service (commerce, marketing, comptabilité…).
• Pour garder un certain degré d’anonymat dans les réservations.

Quelles solutions ROOMZ ?

• L’application de réservation myROOMZ.
• ROOMZ Analytics pour connaitre les données sur les usages réels de la zone (optionnel).

4. Les bureaux non réservables (Hot Desks)

Dans cette dernière organisation, nous sommes à l’apogée de la flexibilité. Ici, pas d’application de réservation ni d’anticipation, les bureaux sont disponibles pour tout le monde selon la logique du «premier arrivé, premier servi». Un capteur de présence est placé sous chaque poste de travail afin de changer le statut d’occupation du bureau si quelqu’un prend place, les allers et venues des employés se font donc de manière totalement anonyme.

La solution est en générale complétée par l’affichage d’un plan d’étage ou de bâtiment qui diffuse le statut des postes en temps réel.

Le modèle des bureaux non réservables est particulièrement efficace pour gérer les flux de personnes étrangères à l’entreprise ou simplement de passage pour quelques heures.

Quand utiliser les bureaux non réservables (liste non exhaustive) ?

• Pour réduire la taille de ses espaces afin de trouver le taux de Flex Office optimum.
• Pour gérer la surpopulation éventuelle de certains espaces.
• Pour gérer les visiteurs externes qui ont tout de même besoin d’un poste de travail pour quelques heures/jours.

Quelles solutions ROOMZ ?

• Le capteur de présence ROOMZ Desk Sensor afin de communiquer en temps réel le statut d’occupation des bureaux.
• L’affichage dynamique sur Smart TV du statut des postes de travail afin que les collaborateurs puissent trouver un espace disponible facilement (optionnel).
• ROOMZ Analytics pour connaitre le taux d’occupation des espaces et les adapter si besoin (optionnel).

Quel que soit le type de modèle, il est important de garder à l’esprit qu’ils sont tous combinables entre eux. Par exemple, une entreprise peut tout à fait choisir d’opter pour 100 bureaux réservables afin d’être sûre que ses employés trouvent un poste de travail et 20 bureaux non réservables (en installant des capteurs) pour les travailleurs plus nomades ou visiteurs.

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Il n’y a pas un modèle miracle et tout le défi consiste à trouver le bon équilibre entre les différentes options. C’est aussi notre cœur de métier et nous nous engageons à vous accompagner afin de remplir un triple objectif: encourager la collaboration, renforcer l’expérience collaborateur et améliorer la productivité.