Gestion des espaces de travail, digital workplace management et IT workplace management: quelles différences?

1. 1. Stratégie et gouvernance:
      Tout commence par une vision claire, des responsabilités définies et des règles de décision. Les équipes Workplace, Facility, RH, IT, protection des données, immobilier d’entreprise et, le cas échéant, les représentants du personnel doivent être impliqués dès le départ. Cela permet de définir ensemble les ressources, les données, les indicateurs et les décisions relatives à l’aménagement des bureaux.
   2. Réservation et orientation:
      Les collaborateurs doivent pouvoir trouver et réserver rapidement et simplement un poste de travail, une salle de réunion ou une cabine téléphonique. Des plans de bâtiment et d’étage interactifs, une application de réservation pour ordinateur et smartphone comme myROOMZ, ainsi qu’un affichage en temps réel de l’occupation, aident à réduire nettement le temps de recherche.
      L’essentiel est que ces fonctions s’intègrent facilement aux outils déjà utilisés au quotidien, comme les calendriers, Microsoft 365 ou Google Workspace.
   3. Occupation et usage réel:
      Les données de réservation traduisent une intention, pas nécessairement un usage. Une salle réservée peut rester vide, tandis qu’un espace de type huddle non réservable peut être très sollicité. Les capteurs d’occupation viennent compléter cette vision. Ils ne doivent capter que les données nécessaires à l’objectif défini.
      Seule la comparaison entre données de réservation et données d’occupation donne une image fiable de l’usage réel des espaces de travail. Elle révèle les no-shows, les salles réservées mais non utilisées, ainsi que les zones fréquemment utilisées de façon spontanée et donc potentiellement surchargées.
   4. Workplace Analytics:
      Le Workplace Analytics transforme les données de réservation et d’occupation en tendances exploitables. Les équipes responsables peuvent comparer bâtiments, étages, zones ou types de salles, identifier les pics d’affluence et suivre les évolutions sur la durée. De bons tableaux de bord répondent à des questions précises plutôt que de multiplier les graphiques.
      L’utilisation de tags, par exemple par service, équipement, zone ou bâtiment, permet de créer des tableaux de bord personnalisés. On visualise ainsi d’un coup d’œil quels espaces de travail sont fortement ou peu utilisés, et les facteurs qui expliquent ces écarts.
      Ces analyses offrent une base solide pour les décisions d’aménagement des bureaux: augmenter le nombre de cabines téléphoniques si les zones de concentration sont durablement saturées, créer des petites salles de réunion supplémentaires, ou réaffecter les surfaces peu utilisées. Les investissements suivent ainsi les besoins réels des collaborateurs plutôt que de simples hypothèses.
   5. Intégrations et exploitation:
      Un logiciel de gestion des espaces de travail doit s’intégrer à l’environnement IT et immobilier existant: calendriers, Microsoft 365, Google Workspace, SSO, Wi-Fi, affichages numériques, systèmes de contrôle d’accès le cas échéant, et reporting.
      Une intégration native aux outils déjà utilisés facilite non seulement le déploiement et l’administration de la solution, mais favorise aussi son adoption au quotidien. Les collaborateurs peuvent réserver salles ou postes directement depuis les applications qu’ils connaissent déjà, sans modifier leurs habitudes de travail.
      Les modèles cloud ou on-premise doivent être évalués selon la sécurité, l’exploitation, la capacité de mise à jour et les ressources internes disponibles.
   6. Conduite du changement et amélioration continue:
      De nouvelles règles de réservation ou un concept de desk sharing modifient les habitudes. Des groupes pilotes, une communication claire, des retours d’expérience et des améliorations visibles renforcent l’adoption. La gestion des espaces de travail n’est pas un projet ponctuel, mais un cycle continu.

Comment fonctionne une gestion des espaces de travail pilotée par la donnée

1. Comprendre la demande:
   Recenser les équipes, les activités, les habitudes de présence et les types de salles réellement nécessaires.
2. Visualiser les ressources:
   Présenter clairement postes de travail, salles de réunion et autres espaces de travail sur des plans d’étage interactifs.
3. Permettre la réservation:
   Donner aux collaborateurs la possibilité de réserver facilement l’espace de travail adapté, directement depuis l’écran de planification des salles ou leur système de réservation habituel.
4. Mesurer l’occupation réelle:
   Utiliser les capteurs d’occupation associés aux données de réservation pour identifier les espaces réellement utilisés.
5. Mettre en œuvre les améliorations et ajustements d’espace:
   Adapter les règles de réservation, les types de salles (salles de réunion, cabines téléphoniques, postes de travail) et les équipements (doubles écrans, matériel de visioconférence) en fonction des enseignements tirés des données.
6. Mesurer les résultats:
   Vérifier si l’expérience collaborateur, la disponibilité des espaces, l’usage des surfaces et l’efficacité opérationnelle se sont réellement améliorés. À cette étape, il est important de recueillir systématiquement les retours de toutes les parties concernées, des collaborateurs aux équipes Facility et IT jusqu’à la direction, et de les intégrer dans l’amélioration continue.

Étape 2: définir les parties prenantes et la gouvernance

Étape 3: évaluer la situation de départ et la qualité des données

Analysez vos espaces de travail existants et les usages qu’ils permettent aujourd’hui. Répondent-ils aux besoins des collaborateurs?
Quelles solutions de réservation de salles et de postes, ainsi que d’outils de collaboration, sont déjà en place?
Quelles difficultés quotidiennes les utilisateurs signalent-ils, par exemple un temps de recherche trop long pour trouver une salle de réunion libre, ou des salles réservées mais jamais utilisées?

Étape 4: concevoir la protection des données et la sécurité

Déterminez quelles données sont sensibles, par exemple les titres de réunion ou les noms des organisateurs. Définissez les durées de conservation, les droits d’accès et le niveau de transparence offert aux collaborateurs. Évaluez avec les services concernés si le cloud ou le on-premise est le plus adapté, et quelles exigences s’appliquent au SSO, au Wi-Fi et aux intégrations.

Étape 5: lancer un pilote représentatif

Choisissez un étage ou une zone comportant des types de salles représentatifs et un groupe d’utilisateurs impliqué. Le pilote doit tester les processus de réservation en conditions réelles, révéler grâce aux capteurs les écarts entre données de réservation et occupation réelle, et évaluer la façon dont les collaborateurs adoptent la solution au quotidien.

Étape 6: accompagner l’adoption et exploiter les retours

Expliquez les règles et les bénéfices, proposez de courtes aides à l’utilisation, et suivez l’adoption, la qualité des données et les demandes de support. Combinez indicateurs quantitatifs et retours qualitatifs.

Étape 7: mesurer l’impact et déployer de façon maîtrisée

Comparez les résultats à la situation de départ. Ne déployez à plus grande échelle que les fonctionnalités dont l’efficacité est prouvée, et instaurez un rythme régulier de revues et d’ajustements.
Avec la ROOMZ Experience Box, vous pouvez tester la solution dans un environnement de travail réel et équiper votre première salle de réunion en moins d’une heure, grâce à une installation sans fil.

L’importance de la diversité des espaces de travail pour une stratégie immobilière réussie

Le succès d’une stratégie de gestion des espaces de travail ne dépend pas uniquement du nombre de postes disponibles. Ce qui compte avant tout, c’est la capacité de l’environnement de travail à répondre aux différents besoins des collaborateurs au fil de la journée. Une journée de travail type comprend réunions d’équipe, travail concentré, visioconférences, échanges informels ou collaboration créative. Aucun espace de travail unique ne peut répondre à l’ensemble de ces besoins de façon équivalente.

Les données issues des solutions de gestion des espaces de travail permettent de rendre visibles les besoins réels des collaborateurs. En analysant réservations, occupation réelle et habitudes d’usage, les entreprises identifient les espaces les plus demandés, ceux qui sont peu utilisés, et les zones où la capacité manque. Ces informations permettent de faire évoluer les surfaces de façon ciblée, par exemple en ajoutant des cabines téléphoniques, de petites salles de réunion ou des espaces de travail collaboratifs, lorsque les données montrent une demande croissante.

Ces constats sont confirmés par l’étude Leesman intitulée « The Value of Variety ». Selon cette étude, 65 % des environnements de travail proposant une offre variée d’espaces atteignent un score Leesman Index (Lmi) d’au moins 70, contre seulement 17 % pour les environnements peu diversifiés. Une expérience collaborateur positive ne dépend donc pas uniquement de l’adoption d’un concept de flex office, mais bien de la disponibilité d’espaces de travail adaptés aux différentes activités.

Pour aller plus loin sur ce sujet, consultez notre article de blog:

Comment la diversité des espaces de travail améliore la satisfaction des collaborateurs →

Critères de choix d’un logiciel de gestion des espaces de travail

Le bon choix dépend de vos objectifs propres, mais quelques critères déterminent presque toujours si une solution de gestion des espaces de bureaux tient ses promesses sur la durée, ou devient un projet à part entière.

Critère	Question à se poser
Périmètre fonctionnel adapté	La solution couvre-t-elle exactement les ressources et les processus dont vous avez besoin, sans complexité inutile?
Facilité d’utilisation	Les collaborateurs peuvent-ils trouver, réserver et libérer salles et postes en quelques étapes?
Réservation et occupation	Les réservations planifiées et l’usage réel peuvent-ils être analysés conjointement?
Intégrations	La solution s’intègre-t-elle aux calendriers, à Teams, Outlook, Google Workspace, au SSO et à votre infrastructure existante?
Plans numériques (viewers)	Les bâtiments, étages, types de salles et le statut en temps réel sont-ils visualisables clairement?
Protection des données et sécurité	Les principes d’anonymisation des données, de chiffrement, de gestion des accès et de conformité au RGPD sont-ils clairement définis?
Cloud ou on-premise	Le modèle correspond-il à vos exigences internes et aux ressources d’exploitation disponibles?
Évolutivité	Le pilote peut-il être étendu à d’autres étages, sites et ressources?
Analytics	Le système fournit-il des analyses claires, exportables et exploitables?
Matériel et maintenance	Quel est le niveau d’effort d’installation, de câblage, de consommation d’énergie, d’autonomie de batterie et de maintenance?

Missions d’un workplace manager

Un workplace manager relie la stratégie au quotidien opérationnel. Son rôle ne se limite pas à coordonner les salles: il traduit les objectifs de l’entreprise et les besoins des collaborateurs en services concrets, en règles et en améliorations.

• Développer la stratégie et les standards liés aux espaces de travail
• Analyser les besoins en postes, salles et services
• Concevoir les processus de réservation et d’usage
• Suivre l’expérience collaborateur et les retours
• Préparer les indicateurs, tableaux de bord et décisions d’aménagement des bureaux
• Coordonner Facility, RH, IT, immobilier d’entreprise et prestataires
• Piloter les pilotes, déploiements et la communication liée au changement
• Garantir la protection des données, la sécurité et la gouvernance avec les services concernés

Dans les organisations plus petites, ces missions relèvent souvent de l’office management ou du facility management. Dans les grandes entreprises, un workplace manager peut diriger une équipe dédiée et coordonner plusieurs sites ou prestataires.

Erreurs fréquentes et comment les éviter

Erreur	Meilleure approche
Partir de l’outil plutôt que du problème	Définissez le cas d’usage, la cible et les critères de succès avant de choisir un produit.
N’analyser que les données de réservation	Complétez, lorsque c’est pertinent, avec l’occupation réelle et les retours des utilisateurs.
Surestimer les valeurs moyennes	Analysez les pics, les jours de la semaine, les types de salles, les zones et l’évolution dans le temps.
Intégrer la protection des données trop tard	Intégrez dès le pilote la finalité, la minimisation des données et la transparence.
Considérer l’adoption comme acquise	Prévoyez communication, aides à l’utilisation, retours et succès visibles rapidement.
Traiter la gestion des espaces de travail comme un projet ponctuel	Instaurez un processus continu de revue et d’amélioration.

Comment ROOMZ accompagne la gestion des espaces de travail

ROOMZ accompagne le volet opérationnel de la gestion des espaces de travail en reliant les espaces, les réservations et l’occupation réelle. ROOMZ ne remplace ni un système complet de type IWMS (Integrated Workplace Management System), ni les solutions de gestion IT des postes de travail dédiées aux équipements et terminaux. ROOMZ vient au contraire compléter votre écosystème existant, en connectant votre système de réservation actuel aux espaces de travail physiques et à leurs données d’usage.

Avec la solution de bureaux partagés ROOMZ, vous gérez et visualisez salles de réunion, espaces huddle et bureaux partagés. Les plans interactifs permettent de localiser rapidement les ressources disponibles, tandis que myROOMZ aide les collaborateurs à trouver et réserver l’espace de travail le plus adapté à leurs besoins.

myROOMZ, l’application mobile de réservation d’espaces de travail au service d’une gestion moderne des espaces de travail.

Les capteurs d’occupation ROOMZ utilisent une technologie infrarouge passive (PIR) pour mesurer de façon anonyme l’usage réel des espaces de travail, sans collecter de données personnelles. La comparaison entre les données de réservation et les données d’occupation issues des capteurs permet d’identifier les no-shows, les usages spontanés ainsi que les écarts entre usage prévu et usage réel. Ces données constituent la base du Workplace Analytics et permettent de prendre des décisions fondées pour concevoir et optimiser les environnements de travail.

Les données de réservation et d’occupation sont ensuite consolidées dans ROOMZ Advanced Analytics, qui permet de comparer plusieurs bâtiments, étages ou zones, et de créer des tableaux de bord personnalisés grâce aux tags.

Pour les salles de réunion, nos écrans numériques ROOMZ Display affichent le statut et les prochaines réservations directement devant la salle. Selon la configuration, les salles libres peuvent être réservées sur place. L’installation sans fil facilite les pilotes comme les extensions ultérieures.

Conseil pratique: ne démarrez pas sur l’ensemble des bureaux en même temps. Choisissez une zone où la frustration liée aux réservations, les no-shows ou une occupation peu claire sont déjà visibles. Mesurez une situation de référence avant le pilote, puis vérifiez après quelques semaines si la disponibilité, l’usage et l’adoption des espaces se sont améliorés.

Vous souhaitez identifier le point de départ le plus adapté à vos salles et à votre système de réservation? Testez la ROOMZ Experience Box, ou échangez avec notre équipe pour définir la configuration pilote la plus pertinente pour vos besoins.

Étude de cas: comment BOBST optimise ses environnements de travail grâce à la donnée

Dans le cadre du projet « New Workplace at BSA », qui modernise progressivement le siège de Lausanne pour environ 1 000 collaborateurs, BOBST a fait de la gestion des espaces de travail un pilier central de sa stratégie immobilière.

L’objectif n’était pas seulement de digitaliser la réservation des salles, mais surtout de créer une base pilotée par la donnée pour concevoir des environnements de travail modernes. Grâce aux données de réservation, aux capteurs d’occupation et aux tableaux de bord analytics de ROOMZ, l’équipe facility management peut analyser précisément l’usage réel des salles de réunion, des bureaux partagés et des espaces de travail collaboratifs.

Lire l’étude de cas BOBST →

FAQ sur la gestion des espaces de travail

Qu’entend-on par gestion des espaces de travail? La gestion des espaces de travail désigne le pilotage stratégique et opérationnel de l’environnement de travail. Elle relie les personnes, les postes, les salles, les services, les technologies et les données d’usage, afin que le travail hybride fonctionne de façon efficace, fiable et centrée sur les besoins des utilisateurs.

Quelle est la différence entre gestion des espaces de travail et facility management? Le facility management pilote les bâtiments, les installations techniques et les services support. La gestion des espaces de travail se concentre davantage sur la façon dont les personnes utilisent et vivent les postes de travail et les salles. En pratique, ces deux disciplines se recoupent largement, notamment sur l’aménagement des bureaux, l’exploitation et l’analyse des données.

Que signifie le digital workplace management? Le digital workplace management conçoit et exploite l’environnement de travail numérique: plateformes de collaboration, intranet, gestion des connaissances, workflows et expérience collaborateur digitale. La gestion des espaces de travail intègre en plus l’environnement de travail physique, avec les salles, les postes et leur occupation.

Que comprend la notion d’IT workplace management? L’IT workplace management recouvre le cycle de vie technique du poste de travail numérique: terminaux, systèmes d’exploitation, applications, mises à jour, sécurité, droits d’accès, support et souvent la gestion unifiée des terminaux (UEM). Cela ne recouvre pas la gestion des salles ou des surfaces.

Que fait un workplace manager? Un workplace manager développe les standards et les services liés à l’environnement de travail, analyse la demande et l’usage, coordonne les équipes Workplace, Facility, RH, IT et immobilier d’entreprise, et améliore continuellement les processus de réservation, d’aménagement des bureaux et d’usage.

Quelles fonctionnalités un logiciel de gestion des espaces de travail doit-il proposer? Les fonctionnalités clés incluent la réservation de postes et de salles, les plans numériques, le statut en temps réel, les données d’occupation, l’analytics, les intégrations, la gestion des rôles et des accès, le SSO, les fonctions de protection des données et une gestion évolutive de plusieurs étages ou sites.

Les capteurs d’occupation sont-ils compatibles avec la protection des données? Cela dépend de la technologie, de sa finalité et de sa mise en œuvre. Des capteurs respectueux des données ne collectent que les informations nécessaires à l’objectif défini, évitent tout lien avec une personne identifiable, s’appuient sur des droits d’accès clairement définis et informent les collaborateurs en toute transparence. L’évaluation précise doit se faire avec les équipes chargées de la protection des données et, le cas échéant, les représentants du personnel.

Comment démarrer une démarche de gestion des espaces de travail? Démarrez avec un problème clairement identifié et une zone pilote représentative. Définissez votre situation de référence, les parties prenantes, votre approche en matière de protection des données, vos indicateurs cibles et le support nécessaire. Combinez données de réservation, usage réel et retours des utilisateurs avant d’étendre la solution à d’autres espaces.

 

Conclusion: les bonnes données rendent la gestion des espaces de travail mesurable

Pour évaluer concrètement la solution, il est préférable de commencer en équipant une salle de réunion. Avec les ROOMZ Starter Kits, vous équipez votre première salle en moins d’une heure, sans câblage. Fabriquées en Suisse, les solutions ROOMZ sont utilisées depuis plus de 10 ans par des entreprises renommées telles que BOBST et Lonza.

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Auteurs et validation technique
Nadia Obeida Auteure Rédige et développe les contenus ROOMZ consacrés à la réservation de salles, à la l’experience collaborateur et aux solutions numériques pour les espaces de travail. Nadia Obeida est responsable marketing chez ROOMZ. Pour ce guide, elle a traduit les besoins des équipes IT, Facility Management et Office Management en une aide à la décision claire et accessible. Elle est également responsable de la stratégie SEO/GEO et de la structure éditoriale de cet article.   Profil LinkedIn de Nadia Obeida
Roger Meier Co-auteur et validation technique Apporte son expertise produit et son expérience acquise à travers les projets ROOMZ. Roger Meier est fondateur et CEO de ROOMZ SA. Il a assuré la validation technique de cet article et l’a enrichi grâce à son expertise sur les technologies, les intégrations, la scalabilité des solutions et leur mise en œuvre sur le terrain.   LinkedIn-Profil von Roger Meier