Horaires imprimés, feuilles glissées dans des porte-documents en plastique, panneaux « Occupé » écrits à la main: dans de nombreux bâtiments, les informations affichées sur les portes sont encore sur papier et deviennent rapidement obsolètes.
Les écrans de réservation de salle remplacent ces solutions temporaires par un affichage numérique qui se met automatiquement à jour à partir de votre calendrier ou de votre système de réservation.

Avec le retour progressif des collaborateurs au bureau, l’optimisation des espaces devient un enjeu majeur. Selon la dernière étude CBRE Global Workplace & Occupancy Insights, le taux moyen d’occupation des bureaux dans le monde est passé de 38 % en 2024 à 53 %.

Dans ce contexte, les informations en temps réel sur la disponibilité des salles et les processus de réservation automatisés deviennent la norme dans les entreprises, les établissements d’enseignement et les administrations.

 

Qu’est-ce qu’un écran de réservation de salle?

Les écrans de réservation de salle sont des écrans d’affichage dynamique installés à l’entrée d’une salle de réunion. Ils affichent en temps réel des informations telles que le nom de la salle, son statut (libre ou occupée), les prochaines réservations ou, selon les usages, les plannings. Les données sont automatiquement synchronisées avec un calendrier ou un système de réservation, ce qui élimine définitivement les affichages papier à mettre à jour manuellement.
Selon les fabricants, plusieurs termes sont utilisés pour désigner ces solutions: écran de réservation, tablette de réservation, signalétique salle de réunion ou encore affichage dynamique pour salle de réunion. Tous décrivent une même catégorie d’équipements conçus pour améliorer la gestion des espaces de travail et la communication au sein des bâtiments.
Les besoins varient toutefois selon les environnements. Dans les entreprises, l’objectif est avant tout d’afficher la disponibilité des salles de réunion et de faciliter leur réservation. Dans les établissements d’enseignement, les écrans diffusent les emplois du temps et les changements de salle. Dans les administrations, ils permettent d’informer les visiteurs sur les réunions, les audiences ou les événements prévus. Au-delà de l’affichage d’un simple statut, un écran de réservation de salle doit s’adapter aux usages du bâtiment.

Domaines d’application: de la salle de réunion à la salle de classe

En pratique, les tablettes de réservation de salle sont principalement utilisés dans trois types d’environnements:
      • Salles de salle de réunion en entreprise
        L’écran affiche l’état d’occupation et permet d’effectuer une réservation à la volée (instant booking) directement à l’entrée de la salle. Les panneaux de porte numériques pour le bureau font ainsi partie intégrante de la solution d’affichage numérique pour la salle de réunion et améliorent l’expérience des collaborateurs à l’instar du ROOMZ Display.

        En savoir plus sur le ROOMZ Display →
      • Établissements scolaires
        Les écoles, universités et campus peuvent remplacer les emplois du temps imprimés par un affichage numérique toujours à jour. L’écran affiche automatiquement les horaires des cours, les changements de salle ou les réservations.  Les informations sont synchronisées avec le logiciel de gestion des emplois du temps ou le système de réservation. C’est notamment ce que propose la solution Education de ROOMZ.

        En savoir plus sur la solution ROOMZ Education →
      • Secteur public, administration et établissement de santé
        Les changements d’utilisation des salles, les consultations et les réunions sont affichés en temps réel sur l’écran de réservation de la salle améliorant l’orientation des visiteurs comme l’organisation des équipes.

Les principaux avantages des écrans de réservation de salle

Quel que soit le secteur d’activité, les écrans de réservation de salle offrent de nombreux avantages.
      • Des informations toujours à jour
        Toute modification apportée au calendrier ou à l’emploi du temps est immédiatement affichée sur l’écran. Plus besoin d’imprimer, de remplacer ou de vérifier des affichages papier, et les utilisateurs ne se retrouvent plus devant une salle avec des informations obsolètes.
      • Une meilleure utilisation des espaces
        Dans de nombreuses entreprises, les salles de réunion sont occupées moins de 40% du temps en moyenne. Un écran de réservation de salle affiche instantanément les créneaux disponibles et permet, selon la solution utilisée, d’effectuer une réservation de dernière minute directement devant la salle.
      • Une gestion simplifiée et moins de formalité administrative
        Tous les écrans sont administrés depuis un portail central, qu’il s’agisse de la configuration, de la personnalisation de l’affichage ou des mises à jour du firmware. Cette gestion centralisée réduit considérablement les tâches répétitives liées aux affichages papier ou aux plaques signalétiques traditionnelles.
      • Une image plus professionnelle
        Des écrans au design homogène et élégant valorisent les couloirs, les espaces d’accueil et les zones de réunion. Ils offrent une signalétique claire et moderne, aussi bien pour les visiteurs que pour les collaborateurs.
      • Une solution plus durable
        Plus besoin de papier ni de supports plastifiés. Associés à la technologie E Ink®, les écrans de réservation de salle consomment très peu d’énergie. Nous reviendrons plus loin sur les différentes technologies d’affichage.
L’impact de ces avantages dépend de la situation initiale. Les établissements qui affichent encore les emplois du temps sur papier chaque semestre réalisent un important gain de temps, tandis que les entreprises confrontées à des salles de réunion sous-utilisées malgré des agendas bien remplis optimisent avant tout l’utilisation de leurs espaces.
Dans les bâtiments de grande taille, les bénéfices ne se limitent pas à une seule salle, mais résultent d’un fonctionnement cohérent à l’échelle de l’ensemble des espaces de collaboration. Lorsque le statut d’occupation des espaces, les réservations de dernière minute et la gestion centralisée fonctionnent de manière uniforme, le nombre de demandes adressées à l’accueil, au secrétariat ou au facility management diminue. Les collaborateurs, les étudiants et les visiteurs identifient également plus rapidement les salles disponibles, les événements en cours et les éventuelles modifications de planning.

Comment fonctionnent les écrans de réservation de salle ?

Un écran de réservation de salle se connecte au réseau via le Wi-Fi et se synchronise avec le calendrier ou le système de réservation existant, comme Microsoft Outlook, Exchange, Microsoft 365 ou Google Workspace. Les réservations effectuées dans Microsoft Teams s’affichent automatiquement sur l’écran, et ROOMZ est compatible avec plus de 20 systèmes de réservation. Chaque modification apportée au calendrier est instantanément visible sur l’écran, et toute réservation réalisée depuis l’écran est immédiatement synchronisée avec le calendrier.
L’administration s’effectue de manière centralisée. Depuis un portail de gestion, il est possible d’attribuer les salles, de personnaliser l’affichage et de déployer automatiquement les mises à jour du firmware. La mise en service est simple: la plupart des clients ROOMZ configurent leur première salle en moins d’une heure, installation de l’écran comprise.
Les solutions modernes et sans fil utilisent la technologie E Ink®, également appelée papier électronique (e-paper). Un écran E Ink® ne consomme de l’énergie que lorsque son affichage change, ce qui lui permet de fonctionner pendant plusieurs années avec une seule batterie. Associé à un capteur d’occupation comme le ROOMZ Sensor, le système détecte également les réunions fantômes (ghost meetings) et libère automatiquement les salles réservées mais inoccupées.
Capteur d'occupation salle de réunion

Le capteur ROOMZ détecte l’occupation réelle des salles de réunion et libère automatiquement les réservations des salles restées inoccupées.

E-Ink® ou LCD: comparaison des technologies

Deux technologies se sont imposées pour les écrans de réservation de salle: les écrans LCD TFT filaires alimentés via Power over Ethernet (PoE) et les écrans E Ink® sans fil fonctionnant sur batterie et connectés en Wi-Fi. La différence se fait principalement sentir au niveau des coûts d’installation et d’exploitation sur le long terme.

 

 

Critère Écran de réservation de salle E Ink® sans fil Écran LCD TFT filaire
Installation Installation en quelques minutes sur une surface en verre, en bois ou sur un mur, sans câblage ni perçage Nécessite une alimentation électrique et un câble réseau ou une connexion PoE, avec des travaux de câblage et souvent des perçages
Alimentation Batterie, jusqu’à 4 ans d’autonomie avec le ROOMZ Display Alimentation électrique continue via un câble ou un switch PoE
Consommation d’énergie Très faible, la technologie E Ink® ne consomme de l’énergie que lors d’un changement d’affichage Consommation continue, nettement plus élevée
Lisibilité Angle de lecture proche de 180° et affichage comparable au papier Angle de vision généralement limité à 90 à 120°
Evolutivité Ajout de nouvelles salles, étages ou bâtiments en quelques minutes Chaque extension nécessite un nouveau câblage
Maintenance Sans système d’exploitation, avec mises à jour automatiques du firmware Système d’exploitation nécessitant des mises à jour et des correctifs de sécurité
Sécurité Sans système d’exploitation, sans câblage, connexion Wi-Fi sécurisée de niveau entreprise et aucune donnée personnelle stockée sur l’appareil Système d’exploitation exposé aux vulnérabilités, câbles pouvant constituer des points d’entrée et données stockées sur l’appareil
Le bilan est également très favorable sur le plan environnemental: les écrans filaires consomment jusqu’à 10 000 fois plus d’énergie qu’un écran E Ink® fonctionnant sur batterie. Sur une période de huit ans, 100 écrans de réservation de salle sans fil permettent ainsi d’économiser environ 14 tonnes de CO₂.La durée de vie d’un ROOMZ Display dépasse 10 ans, tandis que celle d’un écran LCD TFT filaire utilisé en continu (24 h/24, 7 j/7) est généralement comprise entre 3 et 7 ans, selon sa qualité.

Consulter l’étude de la consommation énergétique d’un écran ROOMZ →

Installation: une signalétique numérique de salle sans câblage

Le principal avantage des modèles sans fil apparaît dès l’installation. L’écran se fixe sur des surfaces lisses comme le verre, le métal ou le bois, sans perçage ni câblage. La signalétique de salle numérique peut ainsi être déployée dans des environnements où les travaux électriques sont coûteux, complexes, voire impossibles, comme les bâtiments classés, les locaux en location ou les établissements scolaires en activité.
Qu’il s’agisse d’équiper une nouvelle salle, un nouvel étage ou un bâtiment entier, l’installation s’effectue sans intervention d’un électricien. Si l’organisation des espaces évolue ou en cas de déménagement, l’écran peut être déplacé facilement, sans démontage complexe ni nouvelle installation.
écran de réservation salle de réunion

Les écrans E Ink®, comme le ROOMZ Display, se fixent facilement et proprement sur les surfaces lisses grâce à un système de fixation adhésif.

Quels critères prendre en compte avant de choisir un écran de réservation de salle?

En pratique, six critères sont essentiels:
  1. Compatibilité avec les outils de collaboration existants
    Assurez-vous que la solution est compatible avec vos calendriers et systèmes de réservation, tels que Outlook, Exchange, Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Teams ou encore des logiciels métiers, comme les systèmes de gestion des établissements scolaires tels que Untis.
  2. Installation et évolutivité
    Évaluez le temps nécessaire pour équiper une salle et la facilité avec laquelle vous pourrez étendre le déploiement. Les solutions sans fil permettent d’équiper plusieurs sites rapidement, sans intervention d’un électricien.
  3. Sécurité et protection des données
    Privilégiez une solution utilisant des communications chiffrées (HTTPS/TLS), limitant l’affichage des données personnelles et proposée par un fournisseur certifié ISO 27001. Le traitement des données doit également être conforme aux normes RGPD. Le ROOMZ Display ne stocke ni ne traite de données personnelles en local et ne dispose d’aucun système d’exploitation, ce qui le rend particulièrement résistant à l’installation de logiciels malveillants.
  4. Coût total de possession (TCO)
    Ne vous limitez pas au prix d’achat. Prenez en compte le coût global sur toute la durée de vie de la solution : matériel, licences, câblage, switches PoE, consommation électrique, maintenance, installation et remplacement des équipements en fin de vie. Les travaux de câblage représentent généralement un coût d’environ 500 à 1 000 € par câble.
  5. Design et matériaux
    Les écrans de réservation de salle contribuent à l’image des bureaux et des espaces d’accueil. Des matériaux comme le verre véritable et l’aluminium offrent un rendu plus haut de gamme que le plastique. Une surface E Ink® mate améliore également le confort de lecture en limitant les reflets et les traces de doigts.
  6. Évolutivité des fonctionnalités
    Le potentiel d’une solution de gestion des espaces de travail est pleinement exploité lorsqu’elle est associée à des capteurs d’occupation, par exemple pour éliminer les réservations non utilisées (no-shows), ainsi qu’à des outils d’analyse. Des fonctionnalités comme ROOMZ Advanced Analytics permettent de comprendre l’utilisation réelle des espaces et d’appuyer les décisions liées à l’aménagement des bureaux ou à l’organisation des emplois du temps.

En savoir plus sur ROOMZ Advanced Analytics →

Avant un déploiement à grande échelle, il est recommandé de réaliser un projet pilote sur quelques salles. Les équipes IT et Facility Management peuvent ainsi vérifier en conditions réelles la couverture Wi-Fi, l’intégration avec les calendriers, la simplicité d’installation, les options d’affichage et l’adoption de la solution par les utilisateurs.

Cette approche permet de limiter les risques lors d’un déploiement sur plusieurs étages ou sites, tout en identifiant les fonctionnalités réellement utiles, comme la réservation directement depuis l’écran, les capteurs d’occupation, les outils d’analyse ou encore des affichages spécifiques pour les salles de classe et les amphithéâtres.

Analyse des espaces de travail

ROOMZ Advanced Analytics fournit des informations détaillées sur l’utilisation réelle des salles de réunion et aide les organisations à prendre des décisions fondées sur les données afin d’optimiser leur stratégie d’aménagement des espaces de travail.

Exemples concrets: ETH de Zurich, Ecole Cantonale d’Olten et BOBST

L’ETH de Zurich a équipé ses salles de réunion, salles de séminaire et amphithéâtres de plus de 800 écrans e-paper, permettant aux étudiants de repérer facilement les salles disponibles entre deux cours. L’installation sans fil était une exigence essentielle, le bâtiment principal étant classé et ne permettant pas de réaliser des travaux de câblage. Le serveur ROOMZ est connecté à plus de dix systèmes de réservation différents.
Lors de la rénovation complète de ses bâtiments, l’école cantonale d’Olten a remplacé les emplois du temps papier affichés devant 85 salles de classe par des écrans de réservation de salle connectés à son logiciel de gestion scolaire. Isabelle Berger, responsable informatique de l’établissement, résume les limites de l’ancien système : «Chaque semestre, quelqu’un devait retirer les anciens horaires des 85 salles de classe et les remplacer par les nouveaux. Dès qu’il y avait un changement, les horaires n’étaient plus à jour.»
BOBST, l’un des leaders mondiaux des équipements pour l’industrie de l’emballage, a modernisé son siège de Lausanne dans le cadre du projet «New Workplace at BSA», qui concerne près de 1 000 collaborateurs. L’entreprise a choisi ROOMZ pour accompagner sa démarche en faveur d’espaces de travail plus durables et plus efficaces. Stéphane Mader, Head of Group Marketing & Communications & Workplace Program Manager, explique: «Choisir ROOMZ, c’est aussi soutenir une
entreprise locale partageant notre vision durable et notre exigence de qualité.»

Découvrez ces projets, ainsi que de nombreuses autres réalisations, des entreprises ABB à Lonza en passant par l’UNESCO, dans les études de cas ROOMZ.

Voir les études de cas →

Conclusion: fini les affichages papier à l’entrée des portes

Les écrans de réservation de salle offrent une solution moderne, fiable et simple pour la gestion des espaces. Les status de disponibilité, les emplois du temps et les informations affichées se mettent à jour automatiquement, les réservations de dernière minute peuvent être effectuées directement devant la salle et, associés à des capteurs d’occupation, ces écrans fournissent des données précieuses pour optimiser l’utilisation des espaces de travail. Au moment de choisir une solution, les principaux critères à prendre en compte sont la compatibilité avec les outils de collaboration existants, la sécurité, le coût total de possession (TCO) et la facilité de déploiement à grande échelle.
Le meilleur moyen d’évaluer une solution reste de la tester dans votre propre environnement de travail. Avec les ROOMZ Experience Box, vous pouvez équiper une première salle en moins d’une heure, sans câblage. Une solution fabriquée en Suisse depuis plus de dix ans et déjà adoptée par des organisations telles que l’ETH de Zurich, l’école cantonale d’Olten, l’Université de Bâle, ABB et bien d’autres.
Auteurs et validation technique
Nadia OBEIDA ROOMZ Workspace Management

Nadia Obeida

Auteure

Rédige et développe les contenus ROOMZ consacrés à la réservation de salles, à la l’experience collaborateur et aux solutions numériques pour les espaces de travail.

Nadia Obeida est responsable marketing chez ROOMZ. Pour ce guide, elle a traduit les besoins des équipes IT, Facility Management et Office Management en une aide à la décision claire et accessible. Elle est également responsable de la stratégie SEO/GEO et de la structure éditoriale de cet article.

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Roger Meier CEO ROOMZ

Roger Meier

Co-auteur et validation technique

Apporte son expertise produit et son expérience acquise à travers les projets ROOMZ.

Roger Meier est fondateur et CEO de ROOMZ SA. Il a assuré la validation technique de cet article et l’a enrichi grâce à son expertise sur les technologies, les intégrations, la scalabilité des solutions et leur mise en œuvre sur le terrain.


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