Cabines acoustiques: booster la productivité et l’expérience collaborateur en open space

Dans un contexte de travail hybride où les employés changent de lieu de travail en fonction des tâches de la journée, les cabines acoustiques sont devenues des ressources stratégiques au sein des espaces de travail. Moins coûteuses et plus flexibles que les salles de réunion classiques, elles offrent des zones de confidentialité et de concentration particulièrement appréciées par les collaborateurs.

Leur gestion reste toutefois un enjeu pour les gestionnaires d’environnements de travail, qui doivent garantir un usage optimal sans créer de frustrations ni pertes de temps. Pour y parvenir, il est essentiel de s’appuyer sur trois piliers: la visibilité en temps réel, une configuration adaptée à chaque type d’espace et une analyse continue des données d’utilisation.
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Comprendre les besoins: différentes typologies de cabines acoustiques

Toutes les cabines n’ont pas les mêmes usages, identifier leur fonction et adapter leurs équipements selon leur typologie est essentiel pour assurer une gestion fluide de ces espaces.

• Les petites cabines acoustiques (ou phone-box)  pour 1 à 2 personnes: Elles offrent une vraie bulle de confidentialité. Compactes et faciles à intégrer en open-space ou placés dans les couloirs, elles sont idéales pour des appels téléphoniques rapides, des entretiens en tête à tête ou des besoins ponctuels de concentration.
  Leur utilisation spontanée et leur forte rotation demandent une gestion automatisée qui permet de fluidifier les allers et venues des collaborateurs.

Le capteur de présence, tel que le ROOMZ Huddle Sensor, est ici particulièrement adapté: il détecte l’occupation sans aucune action de l’utilisateur et libère automatiquement l’espace 15 minutes après son départ.
Le statut (rouge/vert) est automatiquement mis à jour sur un plan d’étage interactif accessible sur une smart TV ou à travers l’application web et mobile myROOMZ, ce qui permet de diffuser une information toujours à jour et facilement accessible par l’ensemble des équipes.

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Exemple d’une cabine de deux personnes à droite affichant le statut disponible

sur l’application myROOMZ

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• Les cabines acoustiques moyennes pour 4 à 6 personnes: Elles s’apparentent davantage à des salles de réunion compactes, utilisées pour des sessions collaboratives relativement courtes.

Dans ce contexte, l’ajout d’un écran de réservation devient pertinent. Il permet la réservation anticipée, la modification de créneaux et offre un niveau de contrôle adapté à des usages plus formalisés.
L’aspect sans-fil des écrans de réservation ROOMZ prend ici tout son sens: installés en quelques minutes et parfaitement adaptés aux surfaces vitrées, ROOMZ permet d’équiper facilement ces espaces de collaboration de manière simple et modulable.

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©Koplus.com

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Analyser et optimiser l’usage des cabines acoustiques grâce aux données d’utilisation

Au-delà de la gestion en temps réel, les gestionnaires d’espaces ont besoin de comprendre précisément comment les cabines sont utilisées et si leur nombre répond réellement aux besoins des équipes. ROOMZ Advanced Analytics couplé aux capteurs d’occupation fournit des données fiables pour identifier les espaces saturés, sous-utilisés ou mal répartis, offrant une vision claire de l’efficacité du parc de ces micro-espaces.

©Koplus.com

Ces analyses sont particulièrement utiles pour:

• Ajuster le nombre de cabines par étage ou par zone
• Eviter les zones surpeuplées
• Définir le ratio optimal entre espaces de collaboration et postes individuels
• Proposer une diversité d’espaces adaptée aux usages réels des équipes

Par exemple, si l’analyse révèle que deux cabines situées à l’étage 3 sont utilisées à 90 % de leur capacité, cela peut justifier l’installation d’une troisième. À l’inverse, des espaces rarement utilisés peuvent être reconfigurés ou déplacés vers des zones à plus forte demande.

Cette approche data-driven remplace les impressions subjectives par des décisions éclairées, optimisant l’investissement immobilier.

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Témoignage client: lastminute.com optimise 27 phone-boxes sur 10 étages

Le siège de lastminute.com à Chiasso en Suisse illustre parfaitement ces bénéfices.
Avant l’adoption de myROOMZ, le défi était de taille: permettre aux 450 collaborateurs de trouver rapidement une phone-box libre dans un environnement de deux bâtiments avec plusieurs étages, sans avoir à parcourir les couloirs inutilement.

Stefano Poli, End User Service Team Leader, explique:
«Ces petits espaces, utilisés pour des appels courts et des échanges confidentiels, sont importants, mais leur statut d’occupation change constamment. Même si nous encourageons nos collaborateurs à marcher, parcourir les étages à la recherche d’un endroit privé faisait perdre un temps précieux.»

Pour répondre à ce défi, Stefano Poli a installé l’application myROOMZ avec une configuration innovante: plutôt qu’un plan d’étage classique, une vue en liste affiche toutes les phone-boxes, leur statut en temps réel, leur localisation et des repères contextuels, permettant à chacun de savoir où trouver un espace disponible rapidement.

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©lastminute.com

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👉 Découvrez l’étude de cas complète ici 

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Une gestion efficace des cabines acoustiques repose sur l’équilibre entre automatisation, visibilité et analyse. En adaptant la solution au type d’espace – capteurs pour les boxes individuelles, écrans pour les espaces plus grands – et en exploitant les analyses, les Facility Managers gagnent en efficacité opérationnelle tandis que les collaborateurs bénéficient d’une expérience fluide et intuitive. L’exemple de lastminute.com démontre qu’une configuration bien pensée transforme l’usage de ces micro-espaces devenus essentiels à la productivité dans les bureaux modernes.
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👉 FAQ sur les cabines acoustiques en entreprise

Qu’est-ce qu’une cabine acoustique ?
Une cabine acoustique est un espace fermé ou semi-fermé conçu pour offrir confidentialité et concentration dans les bureaux ouverts. Elle permet de passer des appels, tenir des réunions en petit comité ou travailler de manière ponctuelle et individuelle.

Pourquoi installer des cabines acoustiques en open space ?
Elles améliorent la productivité et l’expérience collaborateur en offrant des zones de confidentialité, réduisent les distractions sonores et permettent de gérer l’espace efficacement, sans agrandir les salles de réunion classiques.

Quelle est la différence entre une petite cabine et une cabine pour 4–6 personnes ?
Les petites cabines sont idéales pour 1 à 2 personnes et des appels rapides ou du travail individuel, tandis que les cabines moyennes fonctionnent comme des salles de réunion compactes pour de courtes sessions collaboratives et peuvent être réservées à l’avance.

Comment optimiser l’usage des cabines acoustiques ?
Les capteurs de présence et les écrans de réservation ROOMZ facilitent la gestion des cabines acoustiques sans intervention constante, réduisant les conflits d’usage et optimisant l’efficacité opérationnelle pour les Facility Managers.