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COVID-19 et après ? Comment organiser le retour des salariés au bureau

23 février 2021

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L’année 2020 aura mis à rude épreuve le monde du travail et la manière dont il s’organise. Prises de court par un télétravail imposé, les entreprises ont dû s’adapter dans l’urgence et s’équiper comme il se doit afin de maintenir leurs activités malgré les confinements que nous avons vécu.

A l’aube d’un nouvel élan, et alors que les employés se préparent peu à peu à reprendre le chemin du bureau, se pose la question de l’utilité du bureau physique et de son avenir. Lorsque l’on se penche un peu plus sur la question on constate que dans l’esprit collectif, que ce soit côté employeur ou salarié, le bureau physique est toujours bien présent. Il est simplement en train de se réinventer afin de répondre au mieux aux nouveaux besoins des parties prenantes.

La question ne résulte donc pas l’éradication du bureau mais plutôt dans sa nouvelle organisation afin de réussir à créer ce « pont » entre télétravail et bureau, le tout dans un contexte sanitaire encore très tendu.

Si l’on regarde la croissance du télétravail en 2020, on constate bien entendu, une nette augmentation. Cependant, on ne peut pas réellement parler de « révolution » dans le monde du travail car cette méthode de collaboration était déjà bien utilisée et demandée de la part des salariés avant la crise sanitaire.

En septembre 2020, 87% des salariés demandaient déjà au moins un jour de télétravail par semaine1

Ce qui a évolué en revanche, c’est le nombre de jours de télétravail demandés passant en moyenne d’un à deux jours.

 

La démocratisation du télétravail sonne-t-elle la fin du bureau physique ?

Une question qu’il est néanmoins légitime de se poser serait: Maintenant que les salariés ont « gouté aux joies » du télétravail, vont-ils souhaiter un jour retourner au bureau ?

Là encore, la réponse ne tend pas vers la révolution mais plutôt vers un rééquilibrage de nos différents lieux de travail.

En effet, force est de constater que l’Homme reste un animal social qui a besoin d’interagir un minimum avec ses pairs. Les outils de visio-conférences, bien que fort utiles, ont leurs limites et ne pourront en rien remplacer le plaisir de se retrouver.

Ainsi, 34% des salariés affirment que ce qui leur a le plus manqué dans une organisation 100% en télétravail est de na pas pouvoir voir leurs collègues en face à face et seulement 16% souhaiteraient continuer de travailler uniquement depuis leur domicile2.

Côté entreprise, il a aussi été prouvé que les employés qui avaient l’habitude de collaborer dans un même espace physique construisaient une relation plus étroite et étaient en moyenne plus productifs et satisfaits de leurs conditions de travail

Non, le bureau n’est donc pas mort et nous continuerons d’y aller, mais lorsque nous irons sur notre lieu de travail, nous rechercherons davantage le travail collectif plutôt qu’individuel.

 

Retour au bureau : comment s’organiser côté manager ?

Nous l’aurons compris, le défis de ces prochains mois consistera donc à organiser le retour au bureau des salariés en toute sérénité et dans de bonnes conditions sanitaires. Distanciations sociales, port du masque, gestes barrières… sont autant de termes qui font désormais partie intégrante de notre quotidien et que les entreprises doivent également adopter dans leur organisation et dans les conditions d’accueil qu’elles proposent aux salariés.

Chez ROOMZ, cette problématique est arrivée rapidement suite au premier confinement en mars dernier. Notre client Lonza, plus grand fabricant sous contrat au monde de l’industrie pharmaceutique et biotechnologique, qui avait déjà adopté les écrans ROOMZ pour la gestion de ses salles de réunion, s’est tourné vers nos équipes afin de trouver une solution efficace pour intégrer la notion de Flex Office dans leur organisation de travail.

Suite à cette demande, nous avons créé myROOMZ, une application web intuitive qui permet aux salariés de trouver et réserver un bureau disponible pour les jours à venir depuis leur domicile tout en respectant les mesures sanitaires imposées. Lonza a rapidement intégré myROOMZ au sein de son organisation de travail et la solution a grandement facilité l’organisation de roulement des salariés post-confinement.

Nous vous invitons à découvrir la suite de la Success Story Lonza ici.

building business

Afin d’assurer un retour au bureau en toute sécurité, les managers des espaces de collaboration ont donc de nouveaux défis à relever.  Pour la plupart, il s’agit de nouvelles problématiques pour lesquelles ils n’ont pas été préparés ou formés en amont. Nous pouvons les résumer en 3 étapes clés :

 

1. Repenser 

Redessiner les espaces de collaboration passe avant tout par une phase de questionnement en tentant de répondre à la question des usages. Pourquoi les employés viennent-ils au bureau ? Pour collaborer ? Discuter avec leurs collègues ? Faire des réunions ?
Pour ce faire, l’analyse de données comportementales peuvent nous apporter plusieurs éléments de réponse. Ainsi, on distinguera deux types de data à prendre en compte:

  • Les données de réservation répondant à la question « Quel espace est utilisé, ou non, dans mon entreprise ? »
  • Les données d’usage que l’on peut par exemple obtenir grâce à la présence de capteurs et qui peuvent, elles, nous orienter pour savoir quels espaces sont les plus utilisés au sein de notre organisation et de quelle manière.

Toutes ces informations permettent donc de prendre les bonnes décisions et de tracer les grandes lignes du bureau de demain en définissant les espaces stratégiques que l’on souhaite faire évoluer dans sa structure.

 

2. S’adapter 

Une seconde étape consiste à adapter son organisation aux nouvelles normes en vigueur tels que: le respect des distanciations sociales entre les bureaux/collaborateurs selon les législations légales, la mise en place d’un taux d’occupation maximal par étage, un service de nettoyage efficace qui permet de fournir des espaces désinfectés après chaque passage…

Cette étape nécessite de s’équiper de logiciels performants qui vous accompagneront durant tout le processus de transition et surtout qui seront capables de s’adapter en fonction de  l’évolution de la situation. Des fonctionnalités telles que la possibilité de réserver un bureau sur deux, la digitalisation des plans du bâtiment ou encore une vue en temps réel de la situation sont autant d’outils qui vous permettront de créer un univers de travail sécurisé.

 

3. Sensibiliser

Selon un récent sondage, 49% des salariés craignent de contracter le virus au bureau3

Afin de ne pas tomber dans un schéma anxiogène, il est donc fondamental d’intégrer au maximum les collaborateurs dans le processus de transition afin de gagner leur confiance.

Pour qu’elle soit bien accueillie en interne, toute conduite du changement doit se faire dans la transparence. N’hésitez pas à communiquer sur les outils que vous mettez en place, transmettez des données actuelles aux différents collaborateurs (ex : taux d’occupation moyen par étage) et montrez que vous prenez les mesures nécessaires afin qu’ils n’aient pas à se soucier de leur sécurité au travail.

L’année 2021 sera donc marquée par une poursuite de la transformation numérique des entreprises afin de coordonner nos différents lieux de travail. L’accent sera mis sur une réadaptation des usages des espaces de collaboration tout en assurant un contexte sécurisé pour tous. Si vous souhaitez vous faire accompagner dans cette période de transition et déployer en interne une solution complète, n’hésitez pas à prendre contact avec nous afin d’échanger ensemble sur vos problématiques.

 

[1] Paris WORKPLACE « Les salariés jugent leur bureau » Baromètre 2020
[2] Kaspersky Report « Own Your Futur » 2020
[3]  Baromètre « BNP Paribas Real Estate »
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